Cerita Tim Atalian: Kirim dan Kelola Dokumen Lebih Mudah Tanpa Repot

Sekilas Tentang Atalian

Atalian Global Services merupakan perusahaan penyedia jasa outsourcing yang pertama didirikan di Perancis sejak tahun 1944. Atalian telah beroperasi di lebih dari 36 negara dengan 123,600 karyawan seluruh dunia. Atalian mengintegrasikan SDM, proses, dan teknologi untuk menyediakan jasa pembersihan, keamanan, pemeliharaan teknis, pemeliharaan hama, pelayanan IT dan jasa lainnya yang patuh terhadap standar HSE (Health, Safety, Environment global).

Atalian Global Service Indonesia pertama didirikan pada tahun 2014. Tim Atalian Indonesia kini terdiri lebih dari 13.000 karyawan, dengan layanan yang tersebar di kota besar Indonesia, yakni Jakarta, Balikpapan, Makassar, Surabaya, Pekanbaru, Medan, Batam, Semarang, Bandung, Samarinda, Bali, Lombok, dan Palembang.

Bagaimana Atalian Menggunakan Mekari Sign

Naufal, selaku tim database support Atalian, menggunakan tanda tangan elektronik dari Mekari Sign pada salah satu tahap rekrutmen SDM outsource. Ketika SDM telah disetujui untuk dipekerjakan, tim database support akan mengirimkan dokumen elektronik berupa PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) dan ditandatangani secara digital.

Sebelum menggunakan tanda tangan elektronik, Naufal dan tim melakukan pengiriman dokumen untuk ditandatangani secara manual. Terutama untuk SDM di luar kota atau pulau, dokumen harus dicetak dan dikirim melalui pos, lalu dikirimkan kembali ke pihak Atalian setelah ditandatangani. Proses tersebut tentunya tidak efisien, sehingga akhirnya Atalian beralih ke solusi tanda tangan elektronik Mekari Sign.

Untuk sebelumnya kita pakai cara manual untuk tanda tangan konrtak, setelah pakai Mekari Sign kita jadi lebih mudah untuk mengirim-ngirim dokumen.”

Naufal Hidayatullah Database Support Team

Sejak menggunakan Mekari Sign, tim database support Atalian dapat mengirimkan dokumen secara instan tanpa perlu mengeluarkan biaya cetak dan pos. Dengan begitu, proses rekrutmen SDM oleh Atalian menjadi lebih efisien waktu serta biaya. Tidak hanya itu, pengelolaan dokumen juga lebih mudah karena pengarsipan dilakukan secara digital, sehingga dokumen tidak mungkin hilang atau rusak.

Sebelum menggunakan tanda tangan elektronik Mekari Sign, tim Atalian sepenuhnya menggunakan metode manual dengan cetak dan kirim dokumen. Proses tersebut dirasa kurang efisien dan membutuhkan lebih banyak waktu, biaya, dan tenaga. Maka, dibutuhkan solusi untuk mempercepat pengiriman dokumen PKWT, tanpa harus mengirimkannya melalui ekspedisi ke luar kota atau pulau.

Ditambah lagi, dokumen PKWT yang seharusnya dikembalikan oleh pihak SDM setelah ditandatangani terkadang tidak kembali ke pihak Atalian atau hilang pada proses pengirimannya. Akibatnya, proses rekrutmen memakan waktu jauh lebih lama.

Setelah dokumen dikirim, ditandatangani, dan diterima kembali oleh pihak Atalian, dokumen harus diarsipkan. Dengan dokumen cetak, proses pengarsipan dan pengelolaan penyimpanannya membutuhkan banyak waktu dan melelahkan. Naufal menjelaskan, tim Atalian dapat mengirimkan 100 hingga 200 dokumen dalam satu hari. Maka proses penyimpanan dokumennya dirasa merepotkan.

Kita sehari bisa mengirim hingga 100 sampai 200 dokumen. Sebelumnya di Kami dokumennya kebanyakan hilang, dikirim ke pihak untuk proses rekrutmen tapi tidak balik. Kami jadi susah untuk filing-nya.”

Naufal Hidayatullah Database Support Team

Solusi

Kemudahan Distribusi Dokumen ke Seluruh SDM

Sejak menggunakan fitur tanda tangan elektronik dari Mekari Sign, semua dokumen PKWT dapat dikirimkan kepada seluruh SDM yang akan dipekerjakan tanpa ada batasan jarak. Proses pengiriman kini juga menjadi lebih cepat karena tidak perlu mencetak dokumen, cukup unggah dokumen ke Mekari Sign dan dokumen PKWT akan dikirimkan secara digital kepada pihak SDM di manapun mereka berada.

Tim kami merasa jadi lebih cepat untuk menyebarkan kontraknya ke pihak-pihak terkait yang akan direkrut.”

Naufal Hidayatullah Database Support Team

Kini, tim database support Atalian dapat mengirimkan ratusan dokumen PKWT kepada para SDM secara instan dalam beberapa klik. Naufal menjelaskan bahwa aplikasi Mekari Sign juga mudah dioperasikan, membuat seluruh alur kerja lebih efisien dibandingkan cara manual yang digunakan sebelumnya.

Sistem Penyimpanan Dokumen yang Lebih Efisien

Hal yang paling utama menurut Naufal dan tim setelah menggunakan tanda tangan elektronik adalah kemudahan dalam penyimpanan dokumen. Kini, dokumen pasti diterima kembali oleh pihak Atalian setelah ditandatangani, bahkan dapat dilacak secara detail progres penandatangannya.

Sekarang tim Atalian tidak perlu lagi bergelut dengan ratusan hingga ribuan dokumen dalam arsip, karena seluruh dokumen PKWT dapat disimpan dan dikelola melalui Mekari Sign dengan sistem berbasis cloud. Dokumen PKWT juga dapat disimpan berdasarkan folder yang hierarkis, memastikan dokumen tersimpan secara beurut sesuai dengan proyek dan kliennya.

Sekarang jadi lebih terdokumentasi seluruh dokumen kontraknya, tidak ada lagi dokumen yang hilang atau tidak balik ke pihak Kami.”

Naufal Hidayatullah Database Support Team

Hasil

Kemudahan Tim Database dalam Proses Distribusi dan Arsip Dokumen

Fitur tanda tangan elektronik dari Mekari Sign sangat membantu tim Atalian dalam menyelesaikan proses administratif dokumen tanpa harus melakukan pengiriman ekspedisi ke luar kota atau pulau dan melakukan pengarsipan secara manual. Kini, tahapan pengiriman dan penandatanganan dokumen PKWT terpangkas. Karena proses pengiriman dokumennya lebih singkat, otomatis tahapan rekrutmen SDM menjadi lebih cepat selesai dan jumlah dokumen PKWT yang dikirimkan dalam satu hari juga meningkat.

Dengan menggunakan dokumen elektronik, seluruh dokumen yang sudah diterima dan ditandatangani dapat langsung tersimpan secara digital. Jika dibutuhkan kembali, dokumen dapat dengan mudah dilacak tanpa risiko hilang, tertukar tempat penyimpanannya, atau bahkan rusak. Folder penyimpanannya juga dapat diatur dalam beberapa klik, sehingga lebih hemat waktu dan tenaga.

Karena kami sering kirim dokumen untuk pihak di luar pulau, jadi sangat terbantu sekali menggunakan Mekari Sign ini untuk hiring manpower yang jauh-jauh. setelah pakai Mekari Sign, kita jadi lebih mudah untuk mengirim dan menyimpan dokumen.”

Naufal Hidayatullah Database Support Team