Sekilas tentang Bali Dynasty Resort
Bali Dynasty Resort adalah resor tepi pantai bintang lima yang berlokasi strategis di Kuta Selatan, berjarak hanya 10 menit dari Bandara Internasional Ngurah Rai. Resor ini menawarkan pengalaman menginap terbaik untuk semua kalangan dengan berbagai fasilitas yang cocok untuk liburan keluarga.
Selain kenyamanan, Bali Dynasty Resort juga menawarkan berbagai fasilitas hiburan dengan menghadirkan area yang cocok untuk anak-anak maupun dewasa. Berkat kualitas yang unggul dari fasilitas dan pelayanannya, resor ini telah meraih berbagai penghargaan bergengsi dan menjadi salah satu destinasi keluarga terbaik di Indonesia.
Bagaimana Bali Dynasty Resort Menggunakan Mekari Sign
Bali Dynasty Resort telah menggunakan fitur e-Signature dari Mekari Sign sejak Agustus 2022. Mereka menemukan Mekari Sign melalui iklan di Facebook tanpa sengaja. Menimbang kebutuhannya saat itu, Bali Dynasty Resort akhirnya memutuskan untuk mencoba berlangganan Mekari Sign. Sebelumnya, Bali Dynasty Resort mengandalkan sistem hybrid. Ketika ada dokumen yang harus di tanda tangan, mereka harus mencetak, menandatangani, scan, dan mengirimkan lewat email.
Ketemu iklan Mekari Sign lewat Facebook tentang e-Signature. Jadi kami langsung coba sendiri, trial, dan ternyata oke.Jadi langsung saya ajukan ke atasan.
Di Bali Dynasty Resort, Mekari Sign banyak digunakan oleh 6 pengguna dari tim finance untuk kebutuhan penandatanganan Purchasing Order (PO). Proses penandatanganan ini biasanya melibatkan approval berlapis, mulai dari purchasing manager, accounting manager, barulah kepada general manager. Setiap harinya, Bali Dynasty Resort dapat menangani 35-50 dokumen PO.
Permasalahan
Banyaknya Dokumen PO yang Harus Diurus Setiap Hari
Resor dengan total 313 kamar ini tentu memiliki banyak kebutuhan yang wajib dipenuhi. Tak heran jika dokumen PO yang harus ditandatangani setiap harinya dapat menyentuh 50 bahkan lebih. Bagus, Assistant Financial Controller Bali Dynasty Resort, mengatakan bahwa dokumen ini seringkali menumpuk dan memenuhi meja. Jika beliau mengambil cuti, maka tumpukan dokumen tersebut akan semakin tinggi. Untuk menandatangani itu semua tentu akan mengambil banyak sekali waktu. Jika menggunakan kertas, durasi pengerjaannya akan bertambah karena harus mencetak lalu memindai dokumen untuk dikirim.
Abis cuti, dokumennya jadi setinggi langit. Sehari anggap saja ada 30. Kalau seminggu cuti, bayangkan sendiri saja ada berapa banyak PO itu yang harus ditandatangan.
Penandatanganan dokumen ini semakin menguras waktu karena tahapan approvalnya yang berlapis. Setiap tahap approval biasanya memakan waktu sehari. Padahal, ada tiga lapisan approval untuk dokumen PO ini. Jika ditotalkan, setiap dokumen PO akan membutuhkan waktu hingga 3 hari.
Pakai kertas bisa 3 hari. Hari ini di purchasing manager, besok pagi di bawa ke meja saya, ke GM.
Dokumen Terlewat atau Terselip Karena Menumpuk
Tak hanya memakan waktu, cara manual dengan kertas juga rawan terhadap risiko terlewat atau hilang. Dokumen yang menumpuk menyebabkan tim mereka kesulitan untuk memantau setiap progress dokumen. Tak jarang, 1-2 lembar dokumen hilang karena terselip dalam tumpukan.
Sebelum Mekari Sign, Bali Dynasty Resort sebenarnya sempat menggunakan sistem lain. Namun, sistem ini tidak menyediakan fitur notifikasi sehingga mengharuskan mereka untuk selalu membuka program secara berkala. Cara ini tentunya tidak efisien.
Dulu sudah ada sistem untuk tanda tangan PO, namun kurang efisien karena harus buka program dan tidak ada notifikasinya.
Solusi
Solusi Tanda Tangan Digital yang Cepat, Efisien, dan Aman
Untuk meningkatkan efisiensi waktu, Bali Dynasty Resort akhirnya mempercayakan urusan penandatanganan PO-nya kepada solusi tanda tangan digital dari Mekari Sign. Dengan solusi tanda tangan digital, tim mereka tak perlu lagi mencetak, memindai, dan mengirimkan dokumen melalui email karena semuanya sudah terintegrasi dalam satu platform yang sama. Dalam satu alur kerja, mereka dapat mengirimkan, menandatangani, dan menyimpan dokumen sekaligus.
Selain itu, adanya fitur notifikasi membantu mereka melacak setiap progress dokumen PO yang melibatkan approval berlapis. Tak hanya itu, meja kerja mereka juga tidak terhalangi dengan tumpukan dokumen.
Pakai Mekari Signebih efisien, semua dokumen langsung ada copy-nya. Setelah tanda tangan tidak perlu lagi di scan. Di Mekari Sign juga ada fitur notif lewat email.
Hasil
Waktu Penandatanganan Dokumen Terpangkas Hingga Berkali-kali Lipat
Berkat beralih ke solusi digital dari Mekari Sign, waktu penandatanganan dokumen mereka setiap harinya berhasil terpangkas hingga 144 kali lipat. Yang mulanya membutuhkan 3 hari untuk satu dokumen, kini hanya membutuhkan waktu 30 menit. Tidak adanya lagi tumpukan dokumen juga memudahkan mereka untuk melacak dan menghindari adanya dokumen yang terlewat atau terselip. Ditambah dengan legalitasnya yang terjamin kian membuat mereka semakin nyaman menggunakan Mekari Sign.
Dengan Mekari Sign, proses tanda tangan jadi lebih cepat, efisien, dan aman karena legalitasnya terjamin.
