Tanda Tangan Digital 
Beli eMeterai 10000 
eKYC 
Manajemen Kontrak 
Tanda Tangan QR 
eSignature API 
eMeterai API 
Financial services 
Professional services 
Information & Technology 
Consumer Retail 
Manufacturing 
Healthcare 
Education 
Food & Beverages 
Nonprofit Organization 
Real Estate 
Finance 
HR Manager 
Legal 
Marketing 
Procurement 
Sales 
Operational 
Blog 
Download template 
Partnership 
Referral 
Sekilas Tentang Immobi
PT Immobi Solusi Prima (Immobi) adalah subkontraktor penyedia layanan IT dan Telekomunikasi yang berdiri sejak tahun 2014 dan berlokasi di Jakarta. Mereka menawarkan berbagai layanan, termasuk instalasi dan pemeliharaan jaringan telekomunikasi, serta pengembangan software dan aplikasi.
Layanan instalasi dan pemeliharaan jaringan (Service Solution) mencakup instalasi dan optimasi infrastruktur telekomunikasi seperti kabel fiber optic. Selain itu, Immobi juga menyediakan jasa profesional di bidang IT, jaringan (network), dan supply chain.
Untuk pengembangan software dan aplikasi, PT Immobi Solusi Prima dapat membantu mengembangkan aplikasi untuk bisnis dalam cakupan IT, jaringan, dan keuangan. Tidak hanya itu, Immobi juga menyediakan jasa untuk pengembangan software berbasis internet untuk Visitor Management Service (VMS) serta cakupan lain seperti pengelolaan akses dan presensi.
Bagaimana Immobi Menggunakan Mekari Sign
Nabila, selaku Administrator Divisi Teknologi di Immobi, menjelaskan bahwa Immobi menggunakan tanda tangan elektronik & eMeterai dari Mekari Sign untuk proses approval internal, utamanya digunakan untuk approval dokumen pengeluaran keuangan atau budget.
Sebelum masa pandemi, Immobi menggunakan metode manual untuk mengesahkan dokumen, yaitu dengan mencetak dokumen kertas dan dibubuhkan dengan tanda tangan basah. Namun, perusahaan menerapkan sistem kerja jarak jauh (WFH atau hybrid) selama dan setelah pandemi. Akhirnya, hingga saat ini, Immobi beralih menggunakan sistem penandatanganan digital.
Kami menggunakan Mekari Sign utamanya untuk approval internal, seperti dokumen request pengeluaran budget. Kalau menggunakan tanda tangan basah kan butuh kirim kemana-mana dan takes time ya.”
Dengan menggunakan Mekari Sign, Nabila menjelaskan bahwa proses approval menjadi lebih mudah karena dapat dilakukan oleh pihak manapun tanpa bertemu tatap muka di kantor. Tidak hanya tanda tangan elektronik, menurut Nabila, adanya fitur pembubuhan eMeterai juga sangat membantu untuk proses pembuatan dokumen. Karena keduanya dapat digunakan dalam satu platform, proses administratif bisnis menjadi lebih efisien.
Permasalahan
Pandemi Menimbulkan Kebutuhan Sistem Kerja Baru
Awalnya, karyawan di PT Immobi Solusi Prima menggunakan tanda tangan basah pada dokumen cetak. Namun, ketika pandemi muncul dan bekerja dari rumah menjadi keharusan, perlu diterapkan cara baru untuk menandatangani dan membubuhkan meterai pada dokumen tanpa tatap muka. Bahkan setelah pandemi, masih banyak karyawan yang menerapkan sistem bekerja jarak jauh, sehingga cara penandatanganan manual dengan dokumen hard copy dirasa sudah tidak dapat digunakan lagi.
Kebutuhan eMeterai yang Tidak Dimiliki Vendor Sebelumnya
Setelah menemukan sistem tanda tangan elektronik, Immobi beralih menggunakan salah satu vendor sebelum akhirnya beralih ke Mekari Sign. Salah satu alasan Immobi memilih menggunakan Mekari Sign adalah karena tidak adanya sistem pembubuhan eMeterai pada vendor sebelumnya. Karena itu, Nabila dan tim harus menandatangani dokumen di satu platform dan membubuhkan eMeterai di platform lain. Hal ini dirasa kurang efisien dan memakan waktu.
Karena tidak ada eMeterai (di vendor sebelumnya), jadi harus membubuhkan di third party lain. Prosesnya juga rumit karena tidak bisa dilakukan dalam satu platform.”
Dokumen Fisik Sulit Disimpan dan Mudah Tercecer
Seperti disebutkan sebelumnya, Immobi menggunakan dokumen cetak sebelum masa pandemi. Penggunaan sistem tanda tangan manual ini juga menimbulkan masalah lain yaitu kesulitan dalam pengarsipan dokumen. Lampiran dokumen yang cukup banyak membuat penyimpanannya jadi sulit, memakan tempat, serta mudah tercecer atau hilang.
Setelah pandemi, muncul juga kebutuhan baru untuk menyimpan dokumen secara digital karena sistem bekerja jarak jauh yang diterapkan. Tim Immobi membutuhkan solusi untuk melakukan pengarsipan dokumen yang lebih mudah dan teratur.
Solusi
Penandatanganan Dokumen Cepat di Mana Saja
Dengan fitur tanda tangan elektronik dari Mekari Sign, tim Immobi dapat menyelesaikan persetujuan secara online bahkan jika pihak penandatangannya tidak hadir di tempat. Fitur tanda tangan elektronik ini dapat diakses kapan saja dan di mana saja secara online, sehingga tidak perlu khawatir lagi jika pihak penandatangan sedang bekerja dari rumah.
Kini setelah pandemi, Nabila menyampaikan masih lebih banyak karyawan yang memilih untuk menandatangani dokumen secara digital karena masih banyak yang menerapkan sistem bekerja jarak jauh walaupun memiliki opsi untuk melakukan tanda tangan basah.
karena kantor kami banyaknya yang WFH juga, Mekari Sign ini membantu banget kalau pihak penandatangannya tidak ada di tempat. Kebanyakan divisi sekarang juga sudah pakai tanda tangan digitalnya.”
Kini selain kebutuhan approval internal, tim Immobi juga dapat menggunakan Mekari Sign untuk tanda tangan ke pihak eksternal seperti untuk kebutuhan partnership. Selain prosesnya yang dapat dilakukan di mana saja, estimasi waktu yang dibutuhkan untuk menandatangani dokumen juga menjadi lebih cepat.
Sistem Pembubuhan eMeterai yang Mudah dan Instan
Saat tim Immobi beralih menggunakan tanda tangan elektronik dengan vendor sebelumnya, dokumen yang tidak dapat dibubuhi meterai elektronik secara langsung karena keterbatasan fitur yang dimiliki. Namun sejak beralih ke Mekari Sign, prosesnya jadi lebih mudah tanpa harus berganti antara dua aplikasi untuk membubuhkan meterai pada dokumen elektronik.
Proses pembubuhan eMeterai ini juga lebih instan karena kepingnya dapat dibeli secara online kapan saja. Tidak hanya itu, kuota dan riwayat pembeliannya dapat terlacak dan ditunjukkan secara jelas dalam dashboard Mekari Sign. Pembebanan bea meterai nya juga dapat diatur sesuai kebutuhan, baik dibebankan pada pembuat dokumen maupun penandatangan.
Menggunakan eMeterai ini stepsnya lebih mudah di Mekari Sign daripada platform lain yang pernah kami coba. Pembubuhan lebih mudah dan bisa tahu juga kuota eMeterainya sisa berapa.”
Pelacakan Merinci dan Penyimpanan Dokumen yang Terarah
Tidak hanya penandatanganan dan pembubuhan meterai elektronik, Nabila juga menjelaskan bahwa fitur Jejak Audit sangat membantu dalam melacak progres penandatanganan karena menyediakan informasi yang sangat rinci. Dengan begitu, seluruh aktivitas dan perubahan yang terjadi pada dokumen dapat sepenuhnya terlacak, menciptakan alur kerja yang lebih jelas.
Selain itu, sistem penyimpanan dokumen di Mekari Sign dapat dikategorisasikan per folder sehingga lebih hierarkis. Dengan mengatur penyimpanan dokumen secara digital, tidak ada lagi dokumen yang tercecer atau hilang.
Di Mekari Sign, kami bisa atur per folder penempatan dokumennya dan tracking progress penandatanganan approval dokumen sampai mana dan akan dapat notifikasi juga bila dokumen sudah selesai ditandatangani. ”
Hasil
Penandatanganan Dokumen Elektronik Lebih Mudah Tanpa Batasan Jarak dan Waktu
Fitur-fitur dari Mekari Sign sangat membantu tim Immobi dalam menyelesaikan proses administratif dokumen tanpa harus bertemu tatap muka. Kini, hampir seluruh divisi yang membutuhkan approval internal menggunakan Mekari Sign untuk menghemat waktu dan energi untuk melakukan persetujuan karena dapat dilakukan tanpa batasan jarak dan waktu.
Meterai elektroniknya juga dapat dibubuhkan secara praktis dan instan dalam satu dashboard tersentralisasi. Ditambah lagi dengan pengarsipan hierarkis dan notifikasi progres secara real-time, membuat seluruh alur kerja dari pembuatan dokumen hingga persetujuannya menjadi lebih jelas dan efisien.
Overall Mekari Sign sudah sangat membantu, terlebih sekarang estimasi waktu penandatangan jadi lebih cepat setelah menggunakan tanda tangan elektronik dari Mekari Sign dibanding tanda tangan konvensional menggunakan kertas.”
