Sekilas tentang PT. BAP
BAP atau Berlian Amal Perkasa adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi, terkhususnya di sektor penyewaan alat-alat berat. Berdiri pada tahun 2014, PT. BAP didukung oleh Nikken Corporation, perusahaan asal Jepang yang juga bagian dari grup Mitsubishi Corporation. PT. BAP juga didukung oleh perusahaan-perusahaan lokal seperti PT. Kawan Lama Sejahtera dan PT. Cakrawala Inti Nusantara.
BAP bergerak dengan mengangkat keselamatan kerja dan kepedulian sebagai nilai utama dalam menjalankan bisnisnya. Sebagai perusahaan yang berkomitmen menyediakan layanan terbaik, PT. BAP kini tengah gencar mendorong digitalisasi demi operasional yang lebih efektif dan efisien. Salah satu langkah nyatanya adalah dengan menerapkan digitalisasi dalam pengelolaan dokumen. Upaya ini menjadi bagian penting dari transformasi mereka menuju proses kerja yang lebih cepat dan aman, khususnya dalam kolaborasi lintas negara.
Bagaimana PT. BAP Menggunakan Mekari Sign
Kini, sudah genap satu tahun PT. BAP mengadopsi Mekari Sign sebagai wujud komitmen perusahaan dalam mendorong digitalisasi. Dalam penggunaannya, PT. BAP mengoptimalkan berbagai fitur Mekari Sign, dengan fokus utama pada fitur tanda tangan digital dan pembubuhan e-Meterai. Fitur tanda tangan digital mempermudah proses approval berbagai dokumen, termasuk saat memerlukan persetujuan dari klien. Di sisi lain, fitur e-Meterai digunakan paling banyak oleh tim procurement dan sales.
Ada arahan dari HOMC di Tokyo agar semua anak perusahaan di bawah MC Group mulai go digital dan paperless. Dari situ, kami mulai mencari vendor yang bisa mendukung goals BAP, salah satunya soal penandatanganan dokumen yang waktu itu masih serba kertas.
Permasalahan
Dokumen Baru Bisa Diproses Saat Penandatangan Hadir Secara Fisik
Sebelum mengenal Mekari Sign, PT. BAP masih menggunakan cara serba manual dalam pengurusan dokumen. Setiap dokumen yang butuh approval mau tak mau di tanda tangan basah agar sah. Namun, kendala datang ketika pihak penandatangan sedang tak hadir secara fisik karena sedang business trip. Dengan begitu, PT. BAP harus konsisten dalam membaca jadwal kehadiran para pihak penandatangan. Jika terlewat, maka dokumen tidak ditandatangan. Terlebih jika ada kesalahan dalam dokumen, maka akan perlu waktu ekstra untuk melakukan follow up ke pihak penandatangan.
Kendala kalau misal yang bersangkutan sedang business trip. Paling mereka harus cocokin schedule-nya aja.Kalau ada kesalahan, follow up akan memakan waktu lama karena yang bersangkutan bisa saja tiba-tiba pergi.
Cara Manual Memakan Waktu Ekstra
Cara manual secara keseluruhan memang akan memakan waktu lebih lama. Tak hanya dalam menunggu pihak penandatangan, waktu ekstra juga dibutuhkan bahkan sejak dokumen baru akan dicetak dan dikirim. Tim PT. BAP membutuhkan waktu lebih untuk mencetak dokumen, melampirkan, lalu mendistribusikannya.
Kendala waktu saat menggunakan cara manual semakin terasa di PT. BAP ketika pihak penandatangan melibatkan ekspatriat ataupun mereka yang berada di kantor luar negeri. Para ekspat yang mayoritas berkewarganegaraan Jepang memang sering berada di lokasi, namun juga kerap berpindah dengan cepat. Karena itu, tim harus bergerak cepat setiap kali membutuhkan approval dari para ekspat. Beberapa dokumen bahkan sempat dikirim langsung menggunakan ekspedisi ke luar negeri, seperti Jepang dan Thailand. Proses ini tentu memakan waktu yang sangat banyak.
Dulu pas paper, kita harus sering-sering liat schedule para ekspat buat minta approval. Kadang ada juga dokumen yang kita kirim ke luar negeri dan ini bisa lama banget. Apalagi kalo dokumennya confidential, jadi harus di review dulu sama tim disana.
SOLUSI
Platform Digital untuk Urus Dokumen dari Mana Saja
Berkat dorongan untuk digitalisasi, PT. BAP akhirnya beralih ke solusi digital untuk pengelolaan dokumen. Dengan solusi ini, tim mereka dapat mengakses dan memproses dokumen dari mana saja dan kapan saja, tanpa terbatas oleh jarak. Berbeda dengan dokumen fisik yang harus dipegang langsung, sistem digital menghilangkan kebutuhan akan kertas sehingga membuat proses dokumen menjadi jauh lebih fleksibel. Business trip, ekspat yang sering berpindah, hingga urusan lintas negara kini tidak lagi menjadi hambatan bagi PT. BAP sejak beralih ke solusi digital.
Efisiensi waktu juga terasa karena tak ada lagi keperluan untuk mencetak dokumen lalu mendistribusikan dokumen satu per satu secara manual. Waktu yang dulu digunakan untuk memantau jadwal pihak penandatangan, kini juga bisa digunakan untuk pekerjaan lain. Terlebih lagi kini Mekari Sign sudah hadir dalam bentuk Mobile App. Dengan begitu, para ekspat terkhususnya, bisa mengakses dan mengurus dokumen kapan saja.
Paling berasa karena sekarang nggak perlu nge-print lagi. Jadi waktu buat ke printer, nyerahin dokumen, dan nyiapin lampiran itu kepangkas. Sekarang tinggal merger dokumen di laptop dan upload. Nggak ada istilah limitasi. Bisa upload dan urus kapan aja, jadi jauh lebih efisien.
Hasil
Dokumen Beres Lebih Cepat Tanpa Terbatas Jarak
Berkat solusi digital dari Mekari Sign, urusan dokumen di PT. BAP kini menjadi lebih cepat dan efisien. Tak ada lagi menunggu dan mengejar para pihak penandatangan untuk approval karena dokumen kini bisa diurus kapan saja.
Penandatanganan sekarang jelas jauh lebih cepat. Soalnya nggak perlu lagi ke mesin cetak yang kadang rusak, tinta habis, atau dokumennya bermasalah. Ditambah ada fitur bulk sign juga. Fiturnya sudah oke banget overall.
Meski saat ini Mekari Sign belum menjadi satu-satunya platform digital yang digunakan, Alif menyampaikan bahwa ke depannya mereka akan mempertimbangkan untuk mengoperasikan Mekari Sign secara penuh. Selain fiturnya yang sesuai kebutuhan, stabilitas server yang dimiliki Mekari Sign juga menjadi nilai tambah karena jarang terjadi gangguan dalam proses transaksi dokumen.
Untuk saat ini, dibanding vendor lain yang juga kami pakai, Mekari Sign jauh lebih stabil. Jarang down, baik web maupun aplikasinya. Sifatnya global sign dan transaksi dokumen juga jarang ada isu. Pernah sekali dokumen nggak kebaca, tapi setelah di-approach langsung aman lagi. Untuk fitur sih semuanya sejauh ini aman.
Secara keseluruhan, tidak ada yang kurang dari fitur-fitur Mekari Sign, kata Alif. Alif juga menilai Mekari Sign sangat mengapresiasi kepuasaan user.
