Sekilas tentang Puyo Desserts
PT Puyo Indonesia Kreasi atau yang lebih dikenal sebagai Puyo Desserts adalah sebuah bisnis yang bergerak di bidang Food & Beverages. Dengan dua produk utama yaitu silky pudding dan silky drink, Puyo berkomitmen untuk menyajikan hidangan manis yang tidak hanya lezat, tetapi juga aman bagi kesehatan.
Perjalanan Puyo dimulai dari partisipasi di bazaar lokal di Jakarta. Berkat kerja keras dan dukungan yang luar biasa, Puyo semakin dikenal luas dan kini telah memiliki lebih dari 90 outlet yang tersebar di Jabodetabek, Bandung, Cirebon, Cilegon, Serang, dan Surabaya. Mengelola puluhan cabang dalam satu waktu tentu bukan pekerjaan yang mudah. Karena itu, Puyo membutuhkan solusi yang efektif untuk mendukung operasional bisnis mereka yang terus berkembang.
Bagaimana Puyo Menggunakan Mekari Sign
Puyo telah menggunakan Mekari Sign selama dua tahun terakhir. Sebelum menjatuhkan pilihan kepada Mekari Sign, Puyo sempat membandingkan tiga vendor serupa. Dari proses tersebut, Mekari Sign pada akhirnya dipilih karena dinilai memiliki user interface yang paling sesuai dengan kebutuhan dan alur kerja bisnis Puyo.
Sebenarnya dulu kita juga cari beberapa vendor yang mirip, waktu itu ada 3 vendor. Cuman yang user-interfacenya paling masuk, enak, dan gampang itu Mekari Sign sih.
Saat ini, Puyo memanfaatkan Mekari Sign untuk berbagai kebutuhan dokumen internal di sejumlah departemen seperti HR, finance, dan legal. Namun, penggunaannya paling dominan di departemen HR. Mulai dari pengiriman offering letter hingga penandatanganan perjanjian kerja dengan karyawan di outlet, seluruh proses kini dilakukan secara digital melalui Mekari Sign.
Tidak hanya terbatas pada fitur tanda tangan digital, Puyo juga rutin menggunakan fitur pembelian dan pembubuhan e-Meterai, terutama untuk kebutuhan kontrak kerja. Khusus untuk tim legal, Mekari Sign turut digunakan dalam pengelolaan dokumen eksternal, seperti perjanjian kerja sama dengan vendor dalam bentuk MoU.
Permasalahan
Proses Approval Memakan Waktu Akibat Jarak
Sebelum mengadopsi solusi digital, Puyo mengelola semua dokumennya secara manual. Setiap kali ada kebutuhan approval, tim Puyo harus mencetak dan mengirimkan dokumen secara fisik. Proses ini memakan waktu yang cukup lama, terutama jika dokumen memerlukan persetujuan dari cabang di luar kota. Penggunaan jasa ekspedisi pun tidak selalu bisa diandalkan karena waktu pengiriman sering meleset dari estimasi. Ketika dokumen sampai pun, belum tentu dokumen akan langsung ditandatangani di hari itu juga. Dengan cara manual, tim Puyo juga lebih sulit dalam melacak mana dokumen yang sudah dan belum terurus.
Pengiriman pakai ekspedisi yang satu hari, tapi dikirimnya nggak satu hari kalau ke Surabaya. Bisa 2–3 hari, belum nanti pas sampai harus di review dulu. Belum tentu di hari H langsung ditandatangani, baru ditandatangan besoknya. Kurang lebih 7 hari makan waktu.
Cara Manual Menguras Biaya yang Besar
Tak hanya membuat pekerjaan terhambat, menggunakan cara manual juga mengharuskan tim Puyo untuk mengeluarkan biaya besar hanya untuk sekedar mengurus dokumen. Setiap kontrak rata-rata terdiri dari 10 lembar. Ketika harus memproses banyak kontrak sekaligus, biaya untuk membeli kertas, tinta printer, serta listrik untuk mengoperasikan printer pun otomatis ikut membengkak.
Selain itu, proses pembubuhan meterai secara manual juga lebih menguras biaya. Jika kedua pihak penandatangan membutuhkan salinan dokumen, maka tim Puyo harus membubuhkan dua meterai untuk setiap dokumen.
SOLUSI
Tanda Tangan Digital dan Pembubuhan Meterai Elektronik
Bisnis yang terus-menerus berkembang mendorong Puyo untuk beralih ke solusi digital demi mendukung operasional yang lebih efektif. Dengan Mekari Sign, tim Puyo tak lagi perlu mencetak, mengirim dokumen secara fisik, dan memantau status kontrak secara manual.
Fitur tanda tangan digital dan e-Meterai dari Mekari Sign memungkinkan tim Puyo untuk mengelola dokumen kapan saja dan dari mana saja, tanpa terhambat jarak. Bahkan, dokumen onboarding kini bisa diselesaikan hanya dalam waktu kurang dari 24 jam.
Kalau untuk yang di daerah, biasanya onboarding dilakukan online dan setelah itu tanda tangan. Dalam hitungan kurang dari 24 jam, feedback sudah masuk. Dulu harus kirim manual pakai kurir dan segala macam.
Solusi Digital yang Hemat Biaya
Selain efisien dari segi waktu, penggunaan Mekari Sign juga membantu proses bisnis Puyo menjadi lebih hemat dari sisi biaya. Pengeluaran tambahan yang sebelumnya digunakan untuk membeli kertas, tinta printer, listrik, hingga biaya kurir kini bisa dialihkan untuk keperluan lain karena seluruh proses dokumen sudah berjalan secara digital.
Sekarang kan nggak perlu nge-print lagi, jadi hemat kertas, hemat tinta, hemat listrik. Selain dari segi waktu, dari segi biaya juga jadi jauh lebih efisien.
Tak hanya itu, proses pembelian dan pembubuhan meterai kini juga lebih efisien. Melalui Mekari Sign, pembubuhan e-Meterai dilakukan secara otomatis dan langsung membagikan salinan ke semua pihak terkait. Tim Puyo pun tak perlu lagi membeli dua meterai hanya untuk satu dokumen yang sama.
Hasil
Mengurus Dokumen Jadi Lebih Efisien dari Segi Waktu dan Biaya
Berkat Mekari Sign, Puyo kini dapat memangkas banyak waktu dan biaya dalam mengurus dokumen. Semua urusan dokumen di Puyo kini dapat diselesaikan dengan lebih efisien, baik dari segi waktu maupun segi biaya.
Salah satu manfaat paling terasa adalah pada proses onboarding karyawan secara online Sebelumnya, proses ini bisa memakan waktu hingga seminggu karena mengharuskan pengiriman fisik. Sekarang, semuanya bisa selesai dalam waktu satu hari dengan satu klik.
Dari sisi biaya, transformasi digital ini juga memberikan dampak signifikan. Pengeluaran rutin untuk kertas, tinta, printer, listrik, hingga ongkos kirim dokumen fisik kini bisa ditekan.
Mekari Sign sangat memudahkan. So far sih puas ya bekerjasama dengan Mekari Sign. Karena dari segi waktu dan budget lebih efisien dan efektif.
Dengan efisiensi waktu dan biaya yang signifikan ini, Mekari Sign telah menjadi solusi penting dalam mendukung operasional Puyo yang terus berkembang, terutama dalam mengelola dokumen lintas kota yang sebelumnya penuh tantangan.
