Download template invoice, lengkapi, dan tandatangani secara online

Invoice adalah dokumen krusial yang berfungsi sebagai:

• Alat Penagihan Profesional: Menunjukkan bahwa bisnis Anda dijalankan secara profesional.
• Bukti Transaksi yang Sah: Menjadi catatan resmi penjualan yang telah terjadi.
• Dasar Pembukuan Keuangan: Digunakan untuk mencatat piutang dan melacak arus kas masuk.
• Perlindungan Hukum: Menjadi bukti adanya kewajiban pembayaran jika terjadi sengketa.

Berikut adalah beberapa jenis invoice yang umum digunakan dalam bisnis:

• Invoice Standar: Dokumen penagihan umum yang memuat informasi transaksi seperti nomor invoice, data pembeli dan penjual, deskripsi barang/jasa, jumlah, harga, dan total pembayaran.
• Invoice Proforma: Invoice sementara yang berisi estimasi biaya sebelum barang atau jasa dikirim, membantu klien menyiapkan anggaran.
• Invoice Konsuler: Digunakan dalam transaksi ekspor-impor, harus mendapat persetujuan dari perwakilan negara pengimpor.
• Invoice Berulang (Recurring Invoice): Digunakan untuk penagihan berkala, misalnya layanan langganan, yang dikirim secara otomatis sesuai jadwal.
• Invoice Debit: Untuk menambah tagihan jika ada penambahan biaya setelah invoice awal dikirim.
• Invoice Kredit: Untuk mengoreksi atau mengurangi tagihan, misalnya pengembalian barang atau diskon.
• Invoice Komersial: Digunakan dalam transaksi internasional besar, berisi detail lengkap produk dan nilai transaksi.
• Self-billing Invoice: Invoice yang dibuat oleh pembeli dan diteruskan ke penjual berdasarkan kesepakatan bersama.
• Invoice Final: Invoice resmi yang diterbitkan setelah seluruh transaksi dan pengiriman selesai, sebagai dokumen penagihan akhir.
• Invoice Utilitas: Untuk penagihan layanan utilitas seperti listrik, air, internet.
• Expense Invoice: Digunakan untuk penggantian biaya yang dikeluarkan karyawan untuk perusahaan.

Invoice yang baik dan lengkap harus mencakup:

• Kop Surat (Opsional): Berisi logo dan nama bisnis Anda.
• Judul Dokumen: Jelas tertulis “INVOICE” atau “FAKTUR”.
• Nomor Invoice: Nomor unik untuk setiap tagihan guna memudahkan pelacakan.
• Tanggal Penerbitan & Jatuh Tempo: Tanggal invoice dibuat dan batas akhir pembayaran.
• Data Penjual & Pembeli: Nama, alamat, dan kontak yang jelas.
• Rincian Produk/Jasa: Deskripsi, kuantitas, harga satuan, dan subtotal untuk setiap item.
• Total Tagihan: Jumlah keseluruhan yang harus dibayar.
• Pajak (PPN): Jika berlaku, cantumkan besaran PPN.
• Informasi Pembayaran: Rincian nomor rekening bank dan nama pemilik rekening.

Cara membuat invoice dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:

• Masukkan data pembeli: Cantumkan nama lengkap pelanggan atau perusahaan, alamat, dan kontak agar jelas siapa yang harus membayar invoice.
• Sertakan data penerima pembayaran: Tuliskan informasi perusahaan atau orang yang menerima pembayaran, termasuk nomor rekening bank untuk memudahkan transaksi dan menghindari penipuan.
• Masukkan daftar produk atau jasa: Rinci barang atau jasa yang dijual, kuantitas, harga satuan, diskon (jika ada), dan total harga agar pelanggan memahami tagihan secara detail.
• Tambahkan tanggal dan nomor invoice: Nomor invoice harus unik untuk pelacakan, dan tanggal invoice serta tanggal jatuh tempo pembayaran harus jelas disebutkan.
• Cantumkan ketentuan pembayaran: Jelaskan cara pembayaran yang diterima dan batas waktu pembayaran, misalnya pembayaran melalui transfer bank dalam jangka waktu 30 hari (Net 30).

Waktu pengiriman bergantung pada kesepakatan Anda dengan klien:

• Segera setelah pekerjaan selesai, umumnya untuk proyek atau penjualan sekali jadi.
• Sesuai termin yang disepakati, seperti saat proyek mencapai 50% (untuk DP) dan 100% (untuk pelunasan).
• Di akhir periode, seperti layanan berlangganan (misalnya, tagihan bulanan dikirim setiap tanggal 25).

Perbedaan antara invoice, nota, dan kwitansi adalah sebagai berikut:

• Invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah diserahkan. Invoice berisi rincian lengkap seperti jenis barang/jasa, jumlah, harga satuan, dan total yang harus dibayar.
• Nota adalah dokumen yang berfungsi sebagai bukti transaksi atau konfirmasi bahwa barang atau jasa telah diterima, biasanya dikeluarkan setelah transaksi selesai. Nota mencatat detail transaksi dan sering digunakan untuk pembelian tunai atau sebagai catatan pengembalian barang (nota debit/kredit).
• Kwitansi adalah bukti penerimaan pembayaran yang dikeluarkan oleh penjual setelah menerima uang dari pembeli. Kwitansi menunjukkan bahwa pembayaran telah dilakukan dan biasanya dilengkapi tanda tangan penerima serta keterangan jumlah pembayaran.