Panduan Surat Masuk dan Surat Keluar [+7 Contohnya!]

Surat masuk dan surat keluar adalah dokumen yang tak terpisahkan dari perusahaan atau instansi. Sebab, surat ini mempunyai banyak fungsi dan tujuan yang terkadang penting untuk operasional perusahaan atau instansi tersebut.

Lalu, apa itu surat masuk dan surat keluar? Apa saja macam dan contohnya? Anda akan mendapatkan jawaban lengkapnya di artikel ini. Maka dari itu, simak sampai selesai, ya!

Apa itu Surat Masuk dan Surat Keluar?

Sumber gambar: Unsplash

Berikut pengertian masing-masing dari kedua surat ini:

• Surat Masuk: setiap surat yang masuk ke suatu perusahaan atau instansi. Selain itu, biasa juga surat yang berasal dari suatu divisi ke divisi lain di perusahaan atau instansi yang sama
• Surat Keluar: surat yang dibuat dan dikirimkan oleh suatu perusahaan atau instansi ke pihak lain, baik itu individu maupun sama-sama perusahaan atau instansi

Baca juga: 6 Contoh Surat Block Style Beragai Keperluan, Terlengkap!

Fungsi atau Tujuan Surat Masuk dan Surat Keluar

Berikut beberapa tujuan atau fungsi dari kedua surat ini:

Fungsi atau Tujuan Surat Masuk

• Alat komunikasi antara para pihak yang berkepentingan
• Sebagai bentuk perwakilan dari pembuat surat
• Sebagai arsip atau dokumentasi perusahaan/instansi
• Bisa menjadi pedoman pelaksanaan kerja
• Sebagai alat pengingat terkait suatu event, kegiatan, dan semacamnya
• Bukti tertulis terkait suatu hal, sehingga bisa menjadi acuan bila dibutuhkan di masa depan

Baca juga: Laporan Pertanggungjawaban (LPJ): Fungsi, Format, dan Contohnya

Fungsi atau Tujuan Surat Keluar

• Sama seperti surat masuk, surat keluar juga bisa menjadi alat komunikasi antar pihak
• Suatu alat tata usaha
• Bentuk perwakilan dari penulis surat atau yang berkepentingan
• Alat bukti tertulis dengan pihak luar, sehingga surat ini bisa menjadi acuan bila terjadi hal tak diinginkan
• Alat ukur kemajuan perusahaan atau instansi, tergantung dengan siapa pihak lainnya atau jenis surat yang keluar

Baca juga: 13 Contoh Berita Acara Serah Terima Berbagai Kepentingan

Manfaat Mengelola Surat Masuk dan Surat Keluar

Melihat banyaknya fungsi atau tujuan kedua surat ini, maka penting bagi setiap perusahaan atau instansi untuk mengelola surat ini dengan baik. Berikut beberapa manfaatnya:

• Semua surat yang masuk dan keluar akan tercatat dan terdokumentasi dengan baik
• Prosedur penanganan surat jelas dan bisa Anda jalankan dengan rapi
• Setiap surat bisa Anda simpan dengan baik, sehingga akan lebih mudah ditemukan bila diperlukan nantinya
• Tak jarang, ada surat yang bersifat rahasia, sehingga dengan pengelolaan yang baik maka bisa mencegah kebocoran data surat tersebut

Tahapan Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

Umumnya, ada beberapa tahapan pengelolaan kedua surat ini, yaitu:

Tahapan Pengelolaan Surat Masuk

• Penerimaan Surat — biasanya dilakukan oleh bagian administrasi perusahaan atau instansi tersebut
• Penyortiran Surat — setelah diterima, maka akan dilakukan penyortiran surat
• Pembukaan Surat — di sini, selain pembukaan, akan dilakukan juga pencocokan alamat surat dengan alamat di amplop untuk memastikan
• Pencatatan Surat — dicatat di buku agenda, bertujuan untuk mengetahui jumlah surat yang masuk dalam kurun waktu tertentu
• Pemberian Lembar Disposisi — berguna untuk mencatat instruksi pimpinan atau atasan terkait surat tersebut
• Pencatatan di Buku Ekspedisi — sebelum mengantarkan surat ke pihak yang dituju, Anda bisa mencatatnya di buku ekspedisi intern
• Pendistribusian Surat — bagian administrasi bia mendistribusikan surat tersebut ke bagian pengelolah atau unit kerja untuk diproses lebih lanjut
• Klasifikasi Surat — cara klasifikasi adalah pegawai yang terkait membaca beberapa surat yang telah disortir
• Penyampaian Surat — selanjutnya, surat bisa langsung disampaikan ke pihak terkait, biasanya pimpinan atau atasan
• Tindak Lanjut Surat — setelah pimpinan atau atasan menulis disposisi surat, Anda bisa melakukan tindak lanjut, yaitu mengedarkan surat, membalas surat, atau menyimpannya.

Baca juga: Panduan Lengkap Digitalisasi Arsip dan Cara Membuatnya!

Tahapan Pengelolaan Surat Keluar

• Drafting Surat — disebut juga pembuatan konsep surat yang sesuai dengan keinginan atasan atau pemimpinan
• Pengetikan — setelah drafting disetujui, Anda bisa mulai mengetikkan surat tersebut
• Finalisasi Surat — bila semua sudah oke, Anda tinggal melakukan finalisasi surat tersebut dan memastikan semuanya sudah dimasukkan
• Pengesahan Surat — berupa pemberian tanda tangan, pembubuhan meterai, hingga pemberian stempel oleh atasan atau pimpinan
• Pencatatan Surat — dilakukan di buku agenda atau sejenis agar terdapat dokumentasi mengenai surat yang keluar
• Pengiriman Surat — Anda bisa mengirim secara langsung atau menggunakan jasa ekspedisi
• Penyimpanan Surat — biasanya, lembar utama Anda kirim, sedangkan lembar kedua disimpan untuk keperluan arsip

Baca juga: 9 Contoh Tanda Terima Berbagai Keperluan, Terlengkap!

Cara Membuat Surat Keluar

Berikut beberapa tips singkat cara membuat surat keluar yang bisa Anda coba:

• Cantumkan Nama dan Kontak Perusahaan: biasanya, terletak di sudut kiri atas surat. Lalu, di bawahnya ada kontak dan alamat pengirim.
• Tuliskan Tanggal: tanggal sangat penting, terutama bila Anda memberikan tenggat waktu untuk membalas surat tersebut.
• Cantumkan Nama dan Kontak Penerima: memastikan agar surat tak salah tujuan, sehingga tulis nama dengan lengkap beserta gelarnya bila memungkinkan.
• Tulis Salam yang Sopan: fungsinya agar lebih menghormati penerima. Usahakan juga salam Anda jangan terlalu santai atau terlalu bertele-tele.
• Tulis Isi Surat yang Jelas: sampaikan pesan Anda dengan jelas dan tidak terbelit-belit. Tak perlu terlalu panjang, cukup dua tiga paragraf.
• Tanda Tangan Jangan Lupa: sebagai bukti bahwa surat tersebut memang Anda atau perusahaan yang menuliskannya.
• Cek Sebelum Kirim : terakhir, pastikan Anda mengecek semuanya dari awal sampai akhir sudah sesuai atau belum. Pastikan tak ada typo atau kesalahan lainnya.

Macam dan Contoh Surat Masuk dan Surat Keluar

Berikut beberapa macam beserta contoh kedua surat ini:

1.    Surat Dinas

Sumber gambar: rangkulteman

2.    Surat Bisnis

Sumber gambar: suratresmi

3.    Surat Edaran

Sumber gambar: lezgetreal

4.    Internal Memo

Sumber gambar: suratresmi

5.    Surat Keputusan

Sumber gambar: Nesabamedia

6.    Surat Tugas

Sumber gambar: nesabamedia

7.    Surat Perintah

Sumber gambar: kledo

Permudah Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar dengan Mekari Sign!

Itulah penjelasan lengkap mengenai surat masuk dan surat keluar. Melalui artikel ini, Anda sudah belajar definisi, fungsi, manfaat, tahapan pengelolaan, hingga macam dan contoh dari kedua surat ini. Sekarang, Anda sudah paham, kan?

Nah, tentunya ada banyak surat keluar dan surat masuk per harinya, bukan? Mengurusnya satu per satu secara manual tentu menghabiskan waktu dan tenaga. Untungnya, Anda bisa memanfaatkan layanan otomasi dokumen seperti Mekari Sign. Gratis!

Coba Mekari Sign Sekarang!