- Administrasi digital adalah penggunaan teknologi digital dalam mengelola data atau keperluan administratif.
- Dengan menerapkan administrasi digital, Anda bisa menghemat waktu dan biaya, tetapi juga tidak lepas dari risiko cyber crime. Pertimbangkan kelebihan dan kekurangannya.
- Administrasi digital cenderung cocok untuk bisnis dinamis atau fast-paced, sementara administrasi manual masih relevan untuk bisnis mikro.
- Tanda tangan digital, e-Invoice, dan filling dokumen adalah contoh mudah penerapan administrasi digital.
Jika saat ini Anda masih terjebak di gudang arsip yang penuh, proses input data yang lama, atau penghitungan bonus secara manual, mungkin Anda butuh istirahat sejenak untuk mempelajari administrasi digital. Konsep ini merupakan standar efisiensi dan keamanan yang baru.
Sesuai namanya, administrasi digital berarti mengerjakan rangkaian tugas administratif secara digital. Namun, bagaimana konsep ini bisa memudahkan pengelolaan data bahkan meningkatkan pelayanan klien? Simak fakta administrasi digital di artikel ini.
Apa Itu Administrasi Digital?
Administrasi digital adalah penggunaan teknologi dan sistem informasi untuk mengelola serta menyimpan data secara elektronik. Sistem digital ini bergantung pada software dan Cloud dalam proses otomatisasinya agar lebih terintegrasi.
Sederhananya, pengertian administrasi digital merujuk pada pergantian proses administratif konvensional (lama) menjadi digital untuk meningkatkan akurasi dan kecepatan akses. Menerapkan administrasi digital juga bisa meminimalisir penggunaan kertas (paperless) dan risiko kesalahan manusia (human error).
Namun, di balik berbagai fungsi itu administrasi digital juga memiliki tantangannya sendiri. Berikut kelebihan dan kekurangan administrasi digital:
| Kelebihan | Kekurangan |
| Menghemat waktu dan biaya operasional | Perlu biaya di awal untuk membeli perangkat atau berlangganan |
| Akses data lebih mudah | Akses bergantung pada koneksi internet |
| Data lebih aman, terhindar dari risiko hilang atau rusak | Ada risiko cyber crime, misalnya peretasan |
Baca Juga: Apa Itu Administrasi dalam Arti Luas?
Apa Saja Manfaat Administrasi Digital?
Selain mewujudkan kantor paperless, penerapan administrasi digital juga menawarkan berbagai manfaat bagi efisiensi perusahaan, seperti:
- Produktivitas karyawan meningkat karena tidak perlu mencari dokumen fisik atau input data secara manual
- Kerja sama atau kolaborasi antar tim lebih lancar
- Data akurat bisa tersedia kapan saja dibutuhkan
- Proses audit menjadi lebih mudah dan cepat
- Peningkatan pelayanan pelanggan
- Keaslian data lebih terjamin karena sulit dimanipulasi
- Skala bisnis meningkat
Administrasi Digital vs Administrasi Manual: Mana Lebih Efektif?
Sebelum adanya administrasi digital, administrasi manual selalu digunakan. Administrasi manual berarti Anda mengelola data tanpa bantuan teknologi atau internet, biasanya dengan mencatat di buku, pengarsipan kertas, atau interaksi langsung.
Selain dilihat dari jenis teknologi yang digunakan, perusahaan perlu tahu perbedaan lain antara administrasi manual dengan administrasi digital agar bisa menentukan sistem mana yang lebih cocok untuk perusahaan Anda.
| Aspek | Administrasi Manual | Administrasi Digital |
| Media penyimpanan | Fisik (kertas, lemari arsip) | Digital (Cloud, server, folder) |
| Kecepatan akses | Cenderung lambat (harus mencari secara fisik) | Cepat (bisa dicari dengan fitur Search) |
| Keamanan data | Risiko sobek, terbakar, hilang, terselip | Cenderung aman (adanya enkripsi dan bisa backup) |
| Biaya operasional | Rendah di awal, tapi bisa tinggi untuk biaya rutin (kertas, kurir, ruangan) | Tinggi di awal untuk investasi sistem & perangkat, tapi lebih murah untuk jangka panjang |
| Contoh penerapan | Pencatatan di buku, pengarsipan kertas | Tanda tangan digital, Google Drive, rekam medis elektronik |
| Dampak lingkungan | Boros kertas | Ramah lingkungan (paperless) |
6 Contoh Penerapan Administrasi Digital
Setelah memahami pengertian dan perbedaan administrasi digital dengan manual, bagaimana penerapan nyata sistem administrasi digital dalam bisnis?
1. Tanda Tangan Digital
Penggunaan tanda tangan digital adalah salah satu contoh administrasi digital yang paling banyak dilakukan. Daripada menghabiskan waktu lama untuk mencetak, tanda tangan basah, lalu memindai dokumen itu lagi, Anda tinggal menandatanganinya secara digital melalui platform resmi seperti Mekari Sign untuk proses yang lebih efektif.
2. Menyimpan Dokumen Berbasis Cloud
Menggunakan platform seperti Google Drive, Dropbox, atau sistem manajemen dokumen lain memungkinkan Anda untuk menyimpan semua arsip digital dalam satu tempat terpusat. Gunakan fitur Search untuk mencari suatu dokumen di sana dengan lebih cepat saat dibutuhkan.
3. Sistem Payroll dan HR Otomatis
Administrasi HR juga lebih praktis dengan bantuan software. Semua data karyawan, seperti absensi, pengajuan cuti, perhitungan gaji, hingga reimbursement akan diproses otomatis oleh sistem sehingga mengurangi risiko salah hitung atau terlewat.
4. Invoice Elektronik (e-Invoice)
Proses penagihan ikut beralih ke format digital. Perusahaan besar, UMKM, bisnis kecil, bahkan usaha perseorangan pun bisa mengirim invoice elektronik langsung ke pelanggan dan memantau status pembayaran secara real time.
5. Customer Relationship Management (CRM)
Administrasi digital juga digunakan oleh tim Sales dan Marketing melalui CRM. Semua riwayat interaksi dengan klien, data kontak, atau progres penjualan tersimpan dengan rapi. Tim pun akan lebih mudah menindaklanjuti calon klien secara personal.
6. Document Filing
Melakukan filling dokumen atau mengubah sistem penyimpanan manual dari map fisik ke Cloud juga cenderung lebih efektif. Hal ini termasuk proses scan dokumen fisik menjadi dokumen digital untuk menyimpannya di komputer.
Baca Juga: Audit Trail untuk Kelangsungan Bisnis
Itulah pengertian, manfaat, serta contoh penerapan administrasi digital. Meski butuh penyesuaian di awal, beralih ke sistem digital bisa membuat kerja dan biaya lebih efisien serta mengamankan data perusahaan. Dengan administrasi yang terintegrasi, tim Anda bisa bekerja lebih produktif tanpa hambatan birokrasi yang rumit.
Untuk mendukung kebutuhan tersebut, Anda bisa menggunakan Mekari Sign. Mekari Sign memudahkan Anda mengelola dokumen, mulai dari tanda tangan digital yang sah hingga e-Meterai dalam satu platform yang praktis. Kunjungi blog Mekari Sign untuk tips menarik lainnya seputar digitalisasi bisnis.
Tanda tangani e-Document bisnis Anda dengan Mekari Sign hari ini!
