- Laporan adalah bentuk penyampaian informasi faktual secara tertulis maupun lisan
- Utamanya, laporan dibuat sebagai sarana penyampaian hasil dan dapat membantu mengidentifikasi masalah
- Ada 5 jenis laporan yang umum berdasarkan bentuk, waktu, sifat, isi, dan output penyampaian
- Laporan yang dibuat dan akan dikirim dalam bentuk dokumen elektronik sebaiknya menggunakan tanda tangan digital agar keabsahannya tetap terjamin
Pernah menjadi panitia acara atau melakukan penelitian, lalu diminta bukti oleh atasan bahwa Anda benar sudah menjalankan itu semua? Bukti kegiatan tersebut biasanya berbentuk laporan. Siswa, mahasiswa, pekerja, hingga peneliti pun pasti tidak asing lagi dengan laporan.
Namun, untuk apa sebenarnya laporan itu? Dan laporan seperti apa yang harus dibuat?
Apa Itu Laporan?
Laporan adalah bentuk penyampaian informasi secara tertulis maupun lisan dengan lengkap dan faktual berdasarkan kegiatan, berita, penelitian, dan sebagainya. Laporan juga bisa disebut report.
Definisi laporan juga bisa dilihat dari pendapat beberapa ahli, seperti berikut:
- Himstreet: Pesan yang disampaikan secara sistematis dan objektif yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu bagian organisasi kepada bagian lain untuk membantu pengambilan keputusan
- J.C. Denyern: Sarana komunikasi di mana penulis menyampaikan informasi dalam bentuk yang terstruktur
- Dr. Prajudi Atmosudirjo: Tulisan yang memuat hasil pengolahan data dan informasi, disusun dalam bentuk dokumen yang singkat, jelas, dan padat, untuk tujuan serta audiens tertentu
Ciri-ciri Laporan yang Baik
Sebelum membuat laporan, Anda perlu tahu kriteria laporan yang baik agar lebih mudah dipahami pembaca:
- Objektif, artinya laporan menggunakan kalimat faktual berdasarkan data empiris, fakta, dan bukan opini
- Lugas dengan bahasa yang mudah dipahami dan tidak bertele-tele
- Sistematis berarti memiliki struktur yang runut
- Lengkap sesuai poin yang diminta
- Tepat waktu atau harus dibuat secepatnya setelah kegiatan selesai agar data masih lengkap
Fungsi Laporan
Laporan bisa dikatakan dokumen pelengkap dari suatu kegiatan. Sebagai dokumen, laporan memiliki fungsi utama:
- Sarana penyampaian temuan
- Sumber informasi dan data faktual
- Dasar untuk keperluan audit
- Menjaga transparansi operasional atau keuangan
- Pembuktian kepatuhan terhadap hukum dan standar
Manfaat Laporan
Peneliti atau pelaku suatu kegiatan juga akan merasakan manfaat berikut dalam pembuatan laporan yang jelas dan lengkap:
- Membantu mengidentifikasi masalah
- Menilai efektivitas suatu proses
- Membantu pengambilan keputusan
- Menjadi acuan evaluasi untuk perbaikan kegiatan selanjutnya
- Memberi rekomendasi atau pembenaran terhadap tindakan atau pengeluaran
Jenis Laporan
Ada berbagai jenis laporan atau report sesuai kebutuhan yang bisa dijadikan contoh:
1. Laporan Berdasarkan Bentuk
Mengikuti perkembangan teknologi, laporan bisa dibuat dalam dua bentuk
- Laporan Cetak: Hasil laporan dicetak di kertas untuk diserahkan langsung atau dikirim
- Laporan Digital: Laporan berbentuk dokumen elektronik. Misal: file PDF, spreadsheet Excel, atau presentasi online
2. Laporan Berdasarkan Waktu
Report yang ditulis berdasarkan waktu berarti antara pembuatannya harus rutin dalam jangka waktu tertentu atau hanya jika dibutuhkan.
- Laporan Berkala: Dibuat secara rutin dalam jangka waktu harian, mingguan, bulanan, tahunan, atau per-quarter
- Laporan Insidental: Hanya dibuat ketika diperlukan
Baca Juga: Contoh Laporan Harian Proyek dan Cara Membuatnya
3. Laporan Berdasarkan Sifat
Ada laporan yang bisa dilihat oleh siapapun atau hanya orang yang berkepentingan yang boleh melihatnya.
- Laporan Biasa: Bersifat umum dan tidak rahasia, sehingga orang lain boleh membacanya
- Laporan Rahasia: Isi yang tercantum dalam laporan bersifat penting, rahasia, atau sensitif, sehingga hanya orang berkepentingan atau yang menandatangani Non Disclosure Agreement yang boleh membacanya
4. Laporan Berdasarkan Isi
Penulisan laporan bisa disesuaikan berdasarkan isi. Misal:
- Laporan Penelitian: Menjelaskan hasil dari suatu pengamatan atau penelitian
- Laporan Analisa: Hasil analisis mendalam, pembahasan lebih lanjut dari suatu kegiatan/peristiwa
- Laporan Kegiatan: Rangkuman lengkap dari kegiatan yang sudah dilaksanakan
- Laporan Pertanggungjawaban: Berisi pertanggungjawaban seseorang atau kelompok atas tugas yang diberikan
- Laporan Kelayakan: Hasil pembahasan untuk menentukan kelayakan atau pemilihan opsi terbaik
- Laporan Diskusi: Catatan tentang pembahasan dalam rapat atau diskusi
5. Laporan Berdasarkan Penyampaian
Sementara berdasarkan caranya disampaikan, terdapat tiga jenis laporan:
- Laporan Tertulis: Dibuat dalam tulisan
- Laporan Lisan: Penyampaian isi langsung secara lisan
- Laporan Visual: Menggunakan media untuk menyampaikan hasil, seperti gambar, presentasi, atau grafik
Struktur dan Cara Membuat Laporan
Membuat laporan umumnya melibatkan proses terstruktur, mulai dari perencanaan hingga penyajian akhir. Anda bisa mengikuti langkah ini untuk membuat laporan:
1. Tentukan Tujuan Penulisan Laporan
Hal utama yang perlu Anda lakukan adalah menentukan tujuan dibuatnya laporan serta mengetahui audiens yang akan membaca laporan ini, misalnya tim manajemen, klien, dosen, atau pihak lain. Tujuan ini turut membantu struktur isi dan penggunaan bahasa dalam laporan.
2. Kumpulkan Data & Informasi Relevan
Kumpulkan seluruh data dan fakta yang relevan dengan tujuan laporan. Data bisa berasal dari sumber primer (survei, eksperimen, percakapan langsung) atau sekunder (buku, penelitian terdahulu).
3. Penulisan Draf Laporan
Tulis draf dengan alur dan bahasa yang mudah dipahami dan sesuai format laporan standar. Struktur laporan yang bisa Anda ikuti adalah sebagai berikut:
- Pendahuluan: Bagian pertama ini menjelaskan maksud dan tujuan dibuatnya laporan (misalnya untuk melaporkan kegiatan atau menyampaikan hasil pengamatan), masalah pokok, serta sistematikanya
- Isi: Cantumkan data, fakta, masalah yang terjadi dengan pembahasannya, serta hasil yang didapat
- Penutup: Memuat kesimpulan akhir, saran untuk pembaca, dan evaluasi diri atas kegiatan/proses (opsional)
4. Lakukan Proofreading
Cek kembali laporan yang sudah jadi. Anda bisa periksa penjelasan dan bahasa yang digunakan, termasuk tata bahasa dan ejaan.
5. Finalisasi Laporan
Lengkapi laporan dengan daftar isi, lampiran, dan referensi serta pilih format penyajian laporan bentuk cetak atau digital.
Baca Juga: Contoh Laporan Bisnis & Cara Membuatnya
Artikel ini merangkum pengertian, fungsi, contoh, hingga struktur umum laporan. Jika Anda sedang melakukan pengamatan atau kegiatan, pertimbangkan membuat laporan agar seluruh proses terekam dengan baik. Laporan bisa menunjukkan keberhasilan suatu kegiatan dan hal lain untuk bahan evaluasi. Lihat contoh dokumen lainnya di blog Mekari Sign.
Sementara itu, ada laporan yang butuh tanda tangan dari pihak pelaku atau penanggungjawab. Untuk laporan berbentuk digital, Anda bisa menggunakan tanda tangan digital agar lebih praktis dan lebih terjamin keabsahannya karena sulit dipalsukan. Penggunaan tanda tangan digital sekaligus mendukung teknologi hijau.
Tanda Tangani Dokumen Elektronikmu dengan Mudah Melalui Mekari Sign!
