Blog

Laporan Pertanggungjawaban (LPJ): Fungsi, Format, dan Contohnya

featured image apa itu laporan pertanggung jawaban (LPJ)

Bisa dikatakan, LPJ adalah salah satu dokumen penting dalam kegiatan operasional bagi perusahaan maupun organisasi. Bagaimana tidak? Melalui Laporan Pertanggung Jawaban ini, Anda dan atasan bisa tahu mengenai performa kegiatan, sehingga bisa dilakukan evaluasi dan analisis mendalam.

Lalu, apa itu LPJ sebenarnya? Apa fungsinya? Bagaimana formatnya?

Tak perlu khawatir, semua pertanyaan Anda akan terjawab di artikel ini. Bahkan, kami juga akan memberikan contoh LPJ yang bisa Anda download gratis, sehingga bisa Anda edit sesuai kebutuhan. Maka dari itu, simak artikel ini sampai selesai ya!

banner blog tanda tangan digital

Apa Itu Laporan Pertanggungjawaban?

ilustrasi apa itu laporan pertanggungjawaban

Sumber gambar: Pixabay

 

LPJ adalah dokumen berisi laporan tentang penggunaan dana dan pelaksanaan suatu kegiatan dari awal sampai selesai. Biasanya, LPJ ditujukkan ke atasan atau unit organisasi di atas Anda sebagai bentuk tanggung jawab Anda. Nantinya, dokumen ini akan dijadikan sebagai bahan evaluasi untuk membantu kegiatan selanjutnya agar lebih baik lagi.

Laporan Pertanggungjawaban biasanya Anda susun setelah kegiatan selesai dijalankan. Tenggat waktu penyelesaiannya sendiri berbeda-beda, tergantung organisasi atau perusahaan Anda. Biasanya, berkisar antara 14 – 40 hari kerja.

Baca juga: Apa itu Term of Reference (TOR)? Manfaat, Cara Membuat, dan Contohnya

Fungsi atau Tujuan Laporan Pertanggungjawaban

Pada dasarnya, berikut beberapa tujuan atau fungsi LPJ:

  • Menjelaskan keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan. Mulai dari permulaan, aktivitas selama kegiatan berlangsung, hingga penutupan.
  • Mencari tahu kendala atau masalah yang dihadapi selama mempersiapkan dan melaksanakan kegiatan.
  • Sebagai bahan pembelajaran atau evaluasi untuk kegiatan selanjutnya
  • Mengukur bagaimana kinerja tim pelaksana kegiatan tersebut

Manfaat LPJ untuk Bisnis atau Perusahaan

Seperti yang Anda ketahui, prinsip utama bisnis adalah mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya dengan pengeluaran sekecil mungkin. Nah, LPJ bisa membantu Anda dalam hal ini. Bagaimana caranya?

Dengan membuat Laporan Pertanggungjawaban, maka Anda bisa tahu apakah kegiatan yang dilakukan bisnis atau perusahaan Anda tersebut memang sesuai harapan? Jika tidak, apa yang bisa Anda evaluasi dan analisis agar kegiatan berikutnya bisa lebih baik dan menguntungkan bagi bisnis? Atau, justru Anda hentikan saja kegiatan ini karena sangat merugikan?

Baca juga: Contoh Laporan Bisnis dan Cara Membuatnya [Termudah!]

Pun begitu, bila kegiatan tersebut sudah sesuai harapan. Apakah ada aspek yang bisa ditingkatkan lagi? Atau apakah kegiatan tersebut bisa diperbaiki lagi efisiensinya sehingga tak terlalu memakan banyak biaya?

Nah, berbagai pertanyaan di atas bisa Anda temukan jawabannya melalui Laporan Pertanggungjawaban ini. Maka dari itu, penting bagi Anda yang memiliki bisnis atau perusahaan untuk membuat LPJ dengan baik dan rinci.

Prinsip Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban

Supaya LPJ yang Anda buat bisa meyakinkan dan membantu para pihak, maka sebaiknya, LPJ Anda mengacu pada beberapa prinsip di bawah ini:

1.    Rinci

Prinsip utama yang harus Anda terapkan saat membuat laporan ini adalah rinci atau detail. Setiap tahapan kegiatan harus Anda jelaskan dengan rinci tanpa ada satu data yang terlewat. Pun begitu dengan penggunaan dana, seperti sumbernya, pendapatan, hingga pengeluarnnya.

Bila Laporan Pertanggungjawaban Anda rinci, maka siapapun yang membacanya akan bisa memahaminya. Baik itu mengenai kegiatan tersebut maupun penggunaan dana. Alhasil, proses evaluasi atau analisis akan semakin mudah untuk dilakukan.

2.    Transparan

Selanjutnya, Laporan Pertanggungjawaban harus Anda buat secara transparan. Dengan kata lain, LPJ Anda membuat informasi yang apa adanya sesuai proses berjalannya kegiatan serta penggunaan dananya. Tak ada yang Anda tutup-tutupi, kurangi, atau tambahkan.

Bahkan, lebih baik lagi bila Anda juga mencantumkan bukti transaksi yang valid pada penggunaan dana. Misalnya, kuitansi, invoice, struk pembelanjaan, faktur dan sejenisnya pada bagian akhir laporan.

3.    Sistematis dan Terpadu

Laporan Pertanggungjawaban harus Anda tulis sesuai dengan urutan kegiatan dan laporan yang sudah menjadi standar alias sistematis. Jangan sampai Anda menuliskan laporan secara melompat-lompat atau melupakan salah satu kegiatan.

Selain sistematis, pastikan juga LPJ Anda terpadu. Maksudnya, laporan Anda wajib mempunyai kesinambungan per bagiannya, sehingga laporan terlihat utuh dari satu kegiatan. Alhasil, pembaca juga akan lebih mudah untuk mencari dan memahami informasi pada laporan tersebut.

4.    Komprehensif

Terakhir, Laporan Pertanggungjawaban Anda harus lengkap dan menyeluruh alias komprehensif. Maka dari itu, sebaiknya Anda membuat LPJ ini dengan prinsip 5W + 1H, yaitu What, Who, Why, When, Where, dan How. Berikut penjelasannya:

  • What informasi tentang kegiatan yang Anda selenggarakan
  • Who siapa saja pihak yang terlibat dalam acara, baik itu penyelenggaranya dan pihak yang ikut berkontribusi
  • Why alasan atau tujuan kenapa kegiatan diadakan
  • When kapan kegiatan tersebut Anda selenggarakan
  • Where di mana Anda menyelenggarakan kegiatan?
  • How bagaimana proses acara berlangsung?

Format Penyusunan LPJ

Umumnya, berikut format penyusunan Laporan Pertanggungjawaban yang sering digunakan:

  • Gunakan kertas berukuran F4
  • Pakai margin kiri 4, atas 3, bawah 3, dan kanan 3
  • Pakai font ukuran 12, dengan jenis huruf Times New Roman
  • Gunakan spasi 1 dan paragraf 1.5
  • Pakai format Alignment Justify

Sistematika Laporan Pertanggungjawaban

Setelah Anda paham format LPJ, berikut sistematikanya:

–       Bab I: Pendahuluan

Di bab ini, Anda paparkan saja apa latar belakang yang membuat kegiatan tersebut dilakukan. Biasanya, di bagian ini terdapat tiga sub-bab, yaitu nama kegiatan, latar belakang, dan tujuan kegiatan.

–       Bab II: Rencana Penyelenggaraan Kegiatan

Bab ini membahas mengenai target peserta, keterangan waktu, dan fasilitas yang tersedia. Di sini, ada tiga sub-bab yang Anda bahas, yaitu susunan panitia, anggaran biaya, serta rencana mekanisme kegiatan.

–       Bab III: Penyelenggaraan Kegiatan

Di sini, Anda harus menjabarkan mengenai pelaksanaan kegiatan yang sebelumnya Anda rencanakan di Bab II. Pada bagian ini, Anda juga bisa mengecek apakah hal-hal yang terjadi di lapangan sudah sesuai dengan rencana Anda.

–       Bab IV: Evaluasi dan Hasil Pelaksanaan Kegiatan

Di bab keempat, Anda jelaskan mengenai hasil dari penyelenggaraan kegiatan. Biasanya, berisi mengenai apakah kegiatan tersebut benar-benar berjalan sesuai yang Anda rencanakan. Lalu, jelaskan juga mengenai faktor penghambat atau masalah bila ada.

–       Bab V: Penutup

Pada bab ini, Anda sampaikan saja ucapan terima kasih ke semua pihak yang sudah membantu melaksanakan kegiatan tersebut. Jangan lupa juga ucapkan permohonan maaf untuk semua kekurangan atau kesalahan yang dilakukan oleh penyelenggara selama pengadaan kegiatan.

–       Lampiran

Di bagian ini, Anda bisa melampirkan dokumen penting lain yang relevan dengan LPJ dan kegiatan Anda. Misalnya, foto dokumentasi, liputan media, surat penting, laporan realisasi dana kegiatan, struk bukti belanja, dan sebagainya.

Contoh Laporan Pertanggungjawaban

Untuk menutup artikel ini, berikut kami berikan beberapa contoh LPJ yang agar Anda mendapatkan gambaran lebih jelas. Kami juga memberikan link download gratis di bawah. Selamat membuat LPJ!

1.    Contoh LPJ Bagian 1

Contoh LPJ Bagian 1

2.    Contoh LPJ Bagian 2

Contoh LPJ Bagian 2

3.    Contoh LPJ Bagian 3

Contoh LPJ Bagian 3

4.    Contoh LPJ Bagian 4

Contoh LPJ Bagian 4

Download GRATIS Contoh LPJ Berbagai Format

Kelola LPJ dan Dokumen Lainnya dengan Mekari Sign!

Itulah penjelasan LPJ atau Laporan Pertanggungjawaban yang mendalam. Melalui artikel ini, Anda sudah belajar mengenai pengertian LPJ, fungsi atau tujuannya, manfaat untuk bisnis, prinsip, format, hingga contohnya. Alhasil, Anda tak perlu kebingungan saat hendak membuat LPJ ini.

Oh ya, Anda juga bisa mengelola LPJ secara online, lho. Ini tentu saja memudahkan dan lebih praktis, terutama bila atasan atau pembaca laporan Anda sedang berada di beda kota maupun beda negara. Salah satu platform pengelola dokumen jarak jauh adalah Mekari eSign. Di Mekari eSign, kami menyediakan tanda tangan elektronik, meterai elektronik resmi, hingga kontrak elektronik yang bisa Anda coba sekarang juga.

Coba Mekari Sign Sekarang!

Blog

Artikel Terkait

WhatsApp WhatsApp Sales