- Menjalin kerja sama supplier tanpa dokumen tertulis berisiko tinggi memicu sengketa, fluktuasi harga secara sepihak, hingga hambatan operasional.
- Surat perjanjian yang komprehensif mengamankan rantai pasok dengan mempertegas ruang lingkup, hak kewajiban, dan tenggat waktu pembayaran.
- Berdasarkan Pasal 1320 KUHPerdata, kontrak kerja sama sudah sah meski tanpa meterai, namun penggunaan e-Meterai mutlak diperlukan sebagai alat pembuktian yang kuat di pengadilan jika terjadi sengketa.
Menjalin kerja sama dengan supplier tanpa dokumen hitam di atas putih adalah pertaruhan besar bagi bisnis. Fluktuasi harga tiba-tiba, keterlambatan pengiriman, hingga kualitas barang yang tidak sesuai standar bisa merugikan operasional perusahaan Anda. Untuk memitigasi risiko tersebut, Anda wajib menyusun surat perjanjian kerja sama supplier yang mengikat secara hukum.
Artikel ini akan membedah komponen wajib dalam kontrak tersebut, sekaligus memberikan contoh template yang bisa langsung Anda unduh dan gunakan.
Apa itu Surat Perjanjian Kerja Sama Supplier?
Surat perjanjian kerja sama supplier adalah dokumen legal yang memuat kesepakatan tertulis antara perusahaan dan pemasok barang (supplier).
Surat ini penting karena bisa mencegah kesalahpahaman antar pihak, memastikan standar kualitas, dan menjamin kelancaran rantai pasok (supply chain) dalam jangka panjang.
Fungsi Surat Perjanjian Kerja Sama Supplier
Selain menjadi dasar kepastian hukum, surat perjanjian kerja sama supplier memiliki beberapa fungsi vital bagi kedua belah pihak, yaitu:
- Menjamin stabilitas rantai pasok: Bagi perusahaan, kontrak ini memastikan ketersediaan barang secara berkelanjutan dengan harga dan standar kualitas yang tetap terjaga.
- Mengamankan hak komersial pemasok: Bagi supplier, perjanjian ini memberikan jaminan kelancaran pelunasan invoice sesuai dengan tempo (terms of payment) yang disepakati.
- Memitigasi risiko wanprestasi: Kehadiran dokumen hitam di atas putih ini mencegah dan melindungi kedua pihak dari potensi pelanggaran atau kelalaian kewajiban secara sepihak.
- Menjadi rujukan penyelesaian sengketa: Dokumen ini berfungsi sebagai pedoman utama saat mediasi, sekaligus menjadi alat pembuktian yang kuat di pengadilan jika terjadi perselisihan di masa depan.
Baca juga: Panduan Lengkap Syarat Sah Perjanjian
Isi Surat Perjanjian Kerja Sama Supplier
Biasanya, surat ini memuat beberapa hal, yaitu:
- Kesepakatan
- Hak dan kewajiban para pihak
- Ruang lingkup kerja sama
- Barang yang dipasok
- Pemesanan barang
- Penyerahan barang
- Pembayaran harga barang
- Jangka waktu
- Force majeure
- Adendum
Baca juga: 5 Contoh Surat Pengajuan Barang Berbagai Keperluan, Terlengkap!
Contoh Surat Perjanjian Kerja Sama Supplier
Format ini umum terpakai untuk menjalin hubungan bisnis resmi antara perusahaan dengan penyedia barang atau jasa.
1. Contoh Surat Perjanjian Kerja Sama Sederhana
Format ini sesuai untuk kebutuhan kerja sama skala kecil dengan struktur ringkas, tetapi tetap sah secara hukum.
SURAT PERJANJIAN KERJA SAMA
Nomor: [nomor surat]/[bulan]/[tahun]
Pada hari ini, [hari], tanggal [tanggal] bulan [bulan] tahun [tahun], kami yang bertanda tangan di bawah ini:
PIHAK PERTAMA
Nama : [Nama Pihak Pertama]
Jabatan : [Jabatan Pihak Pertama]
Alamat : [Alamat Pihak Pertama]
(Selanjutnya disebut sebagai PEMBELI)
PIHAK KEDUA
Nama : [Nama Pihak Kedua]
Jabatan : [Jabatan Pihak Kedua]
Alamat : [Alamat Pihak Kedua]
(Selanjutnya disebut sebagai SUPPLIER)
Secara bersama-sama disebut sebagai “Para Pihak”, sepakat untuk mengadakan kerja sama dengan ketentuan sebagai berikut:
Pasal 1 Ruang Lingkup Kerja Sama
SUPPLIER sepakat untuk bertindak sebagai pemasok utama yang menyediakan dan mengirimkan barang berupa [Tuliskan jenis barang, misal: Biji Kopi Arabika Grade A] dengan kuantitas [Jumlah/volume, misal: 500 kg per bulan] kepada PEMBELI sesuai dengan standar kualitas yang telah disepakati bersama.
Pasal 2 Hak dan Kewajiban
- PEMBELI bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran tepat waktu dan menyediakan akses penerimaan barang di lokasi yang disepakati.
- SUPPLIER bertanggung jawab untuk memastikan ketersediaan, kualitas, dan ketepatan waktu pengiriman barang sesuai Purchase Order (PO) dari PEMBELI.
Pasal 3 Jangka Waktu
Perjanjian ini berlaku sejak tanggal [tanggal mulai] sampai dengan [tanggal berakhir], dan dapat diperpanjang atas persetujuan kedua belah pihak.
Pasal 4 Pembayaran / Biaya
PEMBELI sepakat untuk melakukan pembayaran kepada SUPPLIER sebesar [Nominal/Harga Satuan] dengan metode pembayaran [Transfer Bank/Cek] dan tempo waktu (Terms of Payment) selama [Jumlah Hari] hari kerja terhitung sejak invoice dan Berita Acara Serah Terima (BAST) barang diterima dengan valid.
Pasal 5 Penyelesaian Perselisihan
Apabila terjadi perselisihan dalam pelaksanaan perjanjian ini, Para Pihak sepakat untuk menyelesaikannya secara musyawarah. Jika tidak tercapai kesepakatan, perselisihan diselesaikan melalui jalur hukum sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku di Republik Indonesia.
Pasal 6 Lain-lain
Hal-hal yang belum diatur dalam perjanjian ini akan dibicarakan dan disepakati Para Pihak kemudian.
Demikian surat perjanjian ini dibuat rangkap 2 (dua), masing-masing bermaterai cukup dan mempunyai kekuatan hukum yang sama, serta ditandatangani oleh Para Pihak pada hari, tanggal, bulan, dan tahun sebagaimana disebutkan di atas.
2. Contoh Surat Perjanjian Kerja Sama Supplier Bahan Makanan
Surat ini relevan untuk perusahaan yang bermitra dengan pemasok bahan makanan agar distribusi berjalan lancar dan teratur.
Sumber Gambar: Scribd
3. Referensi Alternatif Surat Perjanjian Kerja Sama Supplier
Bagian ini memuat pilihan format lain yang bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan bisnis dan jenis kerja sama.
Sumber Gambar: Scribd
Baca juga: Contoh Surat Perjanjian Konsinyasi [Download GRATIS!]
Tips Menyusun Surat Perjanjian Kerja Sama Supplier
Pastikan surat perjanjian kerja sama supplier tersusun rapi agar memiliki kekuatan hukum sekaligus meminimalisasi potensi sengketa. Berikut poin yang tidak boleh terlewat:
- Cantumkan identitas pihak: tulis nama lengkap, jabatan, dan perusahaan secara jelas
- Tentukan ruang lingkup kerja sama: jelaskan jenis barang, jasa, atau lingkup pasokan yang telah sepakati bersama
- Atur durasi perjanjian: sebutkan tanggal mulai hingga berakhirnya kontrak dengan tegas
- Buat detail hak serta kewajiban: uraikan pembagian tugas, kewajiban pembayaran, serta tanggung jawab pihak terkait
- Tetapkan mekanisme penyelesaian sengketa: sertakan prosedur penyelesaian jika muncul perselisihan
- Lengkapi dengan tanda tangan bermeterai: manfaatkan e-Meterai Mekari Sign agar dokumen memiliki kekuatan pembuktian hukum yang kuat di pengadilan sekaligus lebih praktis dikelola.
Baca juga: Cara Membeli e-Meterai Online secara Resmi, Termudah!
Itulah pembahasan contoh surat perjanjian kerja sama supplier beserta format, isi pokok, dan tips penyusunan agar sah secara hukum. Memahami poin penting ini membantu menjaga hubungan bisnis transparan dan mengurangi potensi sengketa.
Manfaatkan solusi digital Mekari Sign untuk tanda tangan elektronik dan e-Meterai agar dokumen lebih praktis dan aman. Jelajahi panduan lain terkait dokumen legal dan bisnis melalui blog Mekari Sign untuk informasi yang relevan dan terbaru.
Permudah pengesahan perjanjian dengan e-Meterai Mekari Sign tanpa proses manual
