7 Contoh Surat Permintaan Barang yang Benar

Kelancaran operasional perusahaan bergantung pada ketersediaan barang dan jasa yang dibutuhkan. Bayangkan jika setiap divisi bisa langsung ambil barang di gudang tanpa aturan! Stok bisa kacau, dan pengeluaran tidak terkontrol. Itulah mengapa surat permintaan barang dan jasa sangat penting.

Dokumen ini memastikan hanya yang berwenang yang bisa meminta barang, dan semua tercatat. Lalu, siapa yang membuat surat ini? Bagaimana formatnya? Simak panduannya di sini.

Apa yang Dimaksud Surat Permintaan Barang?

Surat Permintaan Barang (SPB) adalah dokumen resmi yang digunakan secara internal di perusahaan untuk meminta barang tertentu. Dokumen ini dibuat oleh departemen/divisi yang membutuhkan, dan ditujukan kepada departemen/divisi yang mengelola barang/jasa tersebut (umumnya gudang, logistik, umum, atau IT).

Sederhananya, surat permintaan barang adalah dokumen internal perusahaan yang dipakai suatu departemen untuk meminta barang ke bagian gudang atau logistik.

Fungsi Surat Permintaan Barang

• Dokumentasi Resmi: Mencatat secara resmi permintaan barang, sehingga ada bukti tertulis.
• Kontrol Stok: Membantu bagian gudang memantau keluar-masuk barang dan menjaga stok tetap akurat.
• Efisiensi: Memastikan permintaan barang diproses dengan cepat dan tepat, karena semua informasi yang dibutuhkan sudah tercantum jelas.
• Transparansi: Meminimalkan risiko “permintaan lisan yang terlupakan” atau “salah paham” tentang barang yang dibutuhkan.
• Dasar Pengambilan Keputusan: Data dari SPB bisa digunakan untuk analisis kebutuhan barang dan perencanaan pengadaan di masa depan.

Dengan SPB yang terstruktur dan dikelola dengan baik, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi proses pengadaan internal, mengurangi birokrasi yang tidak perlu, dan memastikan barang yang tepat sampai ke pihak yang tepat, pada waktu yang tepat.

Elliya

Head of People Operations di Mekari

Baca Juga: Contoh Surat Penawaran Barang Resmi Berbagai Keperluan, Terlengkap!

Format Surat Permintaan Barang

Meskipun setiap perusahaan bisa memiliki format SPB yang sedikit berbeda, unsur-unsur berikut ini umumnya ada:

1. Kop Surat Perusahaan: Menunjukkan identitas perusahaan.
2. Judul: “Surat Permintaan Barang” atau “Surat Permintaan Barang dan Jasa” (jika termasuk jasa).
3. Nomor Surat: Nomor unik untuk identifikasi dan pengarsipan.
4. Tanggal: Tanggal pembuatan surat.
5. Kepada: Ditujukan kepada bagian gudang/logistik/umum/IT (tergantung struktur perusahaan).
6. Dari: Departemen/divisi yang mengajukan permintaan.
7. Perihal: Singkat, jelas, dan langsung ke inti (misalnya, “Permintaan Alat Tulis Kantor”).
8. Isi Surat:
   • Kalimat pembuka yang sopan.
   • Daftar barang/jasa yang diminta, sangat detail:
     • Nama barang/jasa
     • Spesifikasi (merek, tipe, ukuran, warna, dll.)
     • Jumlah
     • Satuan (pcs, box, liter, dll.)
     • Kode barang (jika ada)
   • Tujuan penggunaan barang/jasa (ini penting untuk approval).
   • Tanggal dibutuhkan.
   • Informasi tambahan (jika ada).
9. Penutup: Kalimat penutup yang sopan.
10. Tanda Tangan:
    • Pemohon (kepala departemen/yang berwenang).
    • Persetujuan (atasan langsung pemohon, jika diperlukan).

Baca Juga: 17 Contoh Surat Pesanan Barang Berbagai Jenis, Terlengkap!

Contoh Surat Permintaan Barang

1. Contoh Surat Permintaan Barang Ke Gudang

2. Contoh Surat Permintaan Barang Di Kapal

Sumber: Scribd

3. Contoh Surat Permintaan Barang Alat Tulis Kantor

Sumber: Scribd

4. Contoh Surat Permintaan Barang Ke Perusahaan

Sumber: KantorKita

5. Contoh Surat Permintaan Barang Kepada Atasan

6. Contoh Surat Permintaan Barang Elektronik

7. Contoh Surat Permintaan Barang Ekspor

Baca Juga: 14 Contoh Surat Pengadaan Berbagai Kebutuhan, Terlengkap!

Tips Membuat SPB

Berikut adalah beberapa tips penting yang perlu Anda perhatikan saat membuat Surat Permintaan Barang (SPB) agar prosesnya lancar dan permintaan Anda disetujui:

1. Pahami Jenis Surat yang Tepat

Sebelum membuat surat, pastikan dulu bahwa Anda menggunakan jenis surat yang tepat. SPB hanya untuk meminta barang yang sudah tersedia di gudang internal perusahaan.

Jangan gunakan SPB untuk meminta pembelian barang baru dari supplier (untuk itu, gunakan Purchase Requisition atau PR), atau untuk meminta penawaran harga dari supplier (gunakan Request for Quotation atau RFQ).

Jika yang Anda butuhkan adalah jasa, seperti perbaikan, perawatan, atau instalasi, maka gunakan Surat Permintaan Jasa (SPJ), bukan SPB.Perhatikan tabel berikut untuk memahami perbedaannya:

Tabel Perbandingan Jenis Surat Permintaan:

2. Tujukan ke Departemen yang Tepat

Pastikan SPB Anda ditujukan kepada departemen yang benar. Di perusahaan besar, biasanya ada departemen khusus yang mengelola gudang (misalnya, bagian logistik, bagian gudang, atau bagian umum).

Jika Anda tidak yakin, tanyakan kepada rekan kerja yang lebih senior atau bagian administrasi. Jangan mengirim SPB ke departemen yang tidak berwenang, apalagi langsung ke vendor, karena hanya akan memperlambat proses.

3. Dapatkan Persetujuan dari Pihak Berwenang

Sebelum mengirimkan surat permintaan barang, pastikan Anda sudah mendapatkan persetujuan dari atasan langsung Anda atau pihak lain yang berwenang (sesuai dengan kebijakan perusahaan). Persetujuan ini bisa berupa tanda tangan pada SPB, atau melalui email atau sistem approval internal perusahaan.

SPB yang sudah disetujui atasan adalah bukti bahwa permintaan tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan dan anggaran departemen. Tanpa persetujuan, permintaan tersebut bisa dianggap tidak valid dan tidak akan diproses.

Elliya

Head of People Operations di Mekari

4. Manfaatkan Teknologi untuk Tracking

Jika perusahaan Anda sudah menggunakan sistem digital, manfaatkan sistem tersebut untuk membuat dan mengirimkan SPB. Dengan sistem digital, proses permintaan, persetujuan, dan pengeluaran barang bisa jauh lebih cepat, transparan, dan terlacak dengan baik. Anda bisa memantau status permintaan Anda secara real-time.

5. Cek Stok Barang (Jika Memungkinkan)

Meskipun tidak wajib, ada baiknya Anda mengecek ketersediaan barang di gudang (jika Anda memiliki akses ke sistem inventory atau bisa bertanya ke petugas gudang) sebelum membuat SPB. Ini untuk menghindari permintaan yang sia-sia jika ternyata barang yang Anda butuhkan sedang kosong.

Baca Juga: Contoh Surat Pengembalian Barang: Begini Format yang Tepat!

Itu dia panduan lengkap tentang Surat Permintaan Barang (SPB) internal, mulai dari pengertian, format, contoh, hingga tips membuatnya. Dengan memahami cara membuat SPB yang baik dan benar, Anda dapat membantu menciptakan proses pengadaan barang yang lebih tertib, efisien, dan akuntabel di perusahaan Anda. Ingatlah untuk selalu mengikuti prosedur yang berlaku dan berkomunikasi dengan baik dengan pihak-pihak terkait.

Kini, membuat dan mengirimkan surat permintaan barang tidak perlu lagi repot dengan cara manual. Dengan platform pengelolaan dokumen digital seperti Mekari Sign, Anda bisa membuat SPB, meminta persetujuan atasan, dan mengirimkannya ke bagian gudang secara elektronik, langsung dari komputer atau bahkan smartphone Anda.

Mekari Sign juga dilengkapi dengan fitur tanda tangan digital tersertifikasi, e-meterai, dan stempel elektronik untuk memastikan keamanan dan legalitas dokumen. Untuk informasi lebih lanjut dan demo gratis, klik banner di bawah ini.