- Surat tidak perpanjang kontrak kerja adalah surat pemberitahuan dari perusahaan bahwa mereka tidak akan memperpanjang kontrak kerja dengan karyawan
- Surat tidak perpanjang kontrak kerja berbeda dengan surat pemutusan hubungan kerja (PHK)
- Surat tidak perpanjang kontrak bisa menjadi dasar resmi memperbarui database karyawan atau proses hiring baru
- Format standar surat tidak perpanjang kontrak kerja: Kop surat, nomor surat, perihal, pihak tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, tempat & tanggal surat, tanda tangan & pengesahan
Kontrak kerja adalah dokumen hukum yang mengatur hak, kewajiban, dan hubungan kerja. Sebelum menjadi karyawan tetap, perusahaan biasa merekrut karyawan dengan kontrak beberapa bulan terlebih dahulu untuk melihat kinerja atau kecocokannya dengan perusahaan. Jika dinilai kurang sesuai, keputusan untuk tidak memperpanjang kontrak karyawan pun bisa diambil dengan menyerahkan surat pemberitahuan. Namun, surat apa itu dan bagaimana cara membuatnya?
Apa Itu Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja?
Surat tidak perpanjang kontrak kerja adalah pemberitahuan formal perusahaan bahwa mereka tidak akan memperpanjang kontrak dengan karyawan yang bersangkutan. Surat ini dibuat oleh perusahaan dan menjadi bukti pemutusan hubungan kerja (PHK).
Tidak boleh asal memberhentikan atau tidak memperpanjang kontrak, berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Istirahat, dan PHK, perusahaan wajib memberi surat tidak perpanjang kontrak ini paling lama 14 hari kerja sebelum pemutusan hubungan kerja.
Meski bisa menjadi bukti pemutusan hubungan kerja, surat tidak perpanjang kontrak kerja berbeda dengan surat PHK. Secara sederhana, perbedaan antara keduanya meliputi:
- Surat tidak perpanjang kontrak kerja dibuat untuk karyawan kontrak (PKWT) saat waktu kontrak sudah habis, sementara surat PHK dibuat untuk karyawan kontrak atau karyawan tetap (PKWTT) sebelum masa kontrak habis
- Surat tidak perpanjang kontrak kerja tidak menyediakan pesangon, sementara surat PHK wajib memberi kompensasi/pesangon
- Surat tidak perpanjang kontrak kerja bersifat otomatis, sementara surat PHK merupakan pemutusan sepihak
Baca Juga: Contoh Kontrak Kerja Karyawan Terbaru: PKWT & PKWTT
Untuk Apa Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja?
Bagi HRD, surat pemberitahuan kontrak kerja tidak diperpanjang atau surat pemberitahuan akhir kontrak ini memiliki fungsi lengkap berikut:
- Menutup hubungan kerja secara resmi
- Dasar untuk bisa memproses administrasi akhir masa kerja
- Dasar resmi untuk memperbarui database karyawan
- Dasar dimulainya proses rekrutmen baru atau handover pekerjaan untuk posisi tersebut
- Memberi waktu yang cukup bagi karyawan terkait untuk mencari pekerjaan baru
Format & Cara Membuat Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja
Perusahaan harus memberi surat pemberitahuan akhir kontrak dengan formal dan jelas tanpa menyalahkan karyawan. Oleh karena itu, HRD perlu mengetahui format resmi dan cara membuat surat pemutusan kontrak ini. Mirip dengan surat resmi lain, berikut langkah membuat surat tidak perpanjang kontrak kerja:
1. Ketahui format standar surat
Surat tidak perpanjang kontrak kerja memiliki format resmi yang bisa diikuti.
- Kop surat: Logo, nama resmi, alamat, dan kontak perusahaan
- Nomor surat: Nomor resmi surat (penting untuk arsip legal HRD)
- Perihal (subjek): Tujuan surat dibuat, misalnya “Pemberitahuan Berakhirnya Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)”
- Pihak yang dituju: Tulis “Kepada Yth. [Nama Karyawan]”, jabatan di tempat
- Salam pembuka: Gunakan salam formal, misalnya “Dengan hormat,”
- Isi surat: Terdiri dari tiga paragraf utama (pembuka, informasi pemutusan, dan penutupan)
- Salam penutup: Salam hormat
- Tempat dan tanggal surat: Tempat (kota) dan tanggal surat dibuat
- Tanda tangan dan pengesahan: Tanda tangan manajer HRD atau pimpinan berwenang diikuti nama dan jabatan
2. Susun draf surat
Mulai buat draf surat tidak perpanjang kontrak kerja mengikuti format resmi di atas. Susun kalimat dengan jelas dan tidak bertele-tele agar surat mudah dipahami. Jangan lupa sisipkan apresiasi singkat atas kontribusi karyawan selama masa kontrak, instruksi administrasi yang perlu dilakukan oleh karyawan, dan harapan baik untuk karir mereka di masa depan.
3. Periksa kembali isi surat
Cek kembali draf surat untuk memastikan seluruh informasi sudah benar dan bebas dari typo. Pastikan alasan pemutusan kontrak kerja ditulis dengan objektif, lebih berfokus pada berakhirnya jangka waktu dan bukan kekurangan karyawan.
4. Tandatangani dan stempel surat
Pejabat berwenang perlu menandatangani surat dan memberi stempel resmi perusahaan sebelum karyawan menerima surat. Jika surat perpanjang kontrak kerja berbentuk digital dan akan dikirim melalui email, gunakan tanda tangan digital untuk keabsahan.
5. Jadwalkan pertemuan
Tim HRD bisa membuat jadwal pertemuan antar karyawan dengan user-nya agar surat bisa diberikan secara langsung (opsional dan jika surat berbentuk fisik). Pastikan waktu pertemuan di hari & jam kerja dengan tempat yang profesional.
Baca Juga: Gunakan Format Block Style untuk Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja
Contoh Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja
1. Contoh Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja
[Download Template Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja]
2. Contoh Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja Lain
Sumber: Scribd
Baca Juga: Contoh Surat Kerja Sama Outsourcing
Itulah pengertian, fungsi, cara membuat, dan contoh surat tidak perpanjang kontrak kerja untuk karyawan yang dirasa belum sesuai dengan budaya perusahaan. Melalui artikel ini, tim HR bisa membuat surat pemutusan yang baik dan memotivasi kandidat untuk bisa sukses di tempat lain.
Sementara itu, gunakan Mekari Sign untuk mengelola dokumen administrasi perusahaan lebih mudah melalui pembubuhan tanda tangan digital, e-Meterai, hingga pengurusan kontrak. Kunjungi juga blog Mekari Sign untuk tips atau contoh dokumen lain.
Kelola dokumen digital Anda melalui Mekari Sign!
