- Surat pernyataan keabsahan dokumen menyatakan bahwa dokumen yang disampaikan benar dan dapat dipertanggungjawabkan.
- Pahami penggunaan istilah surat pernyataan keaslian dokumen dan surat pernyataan keabsahan dokumen dalam kebutuhan administrasi.
- Lihat contoh surat pernyataan keabsahan dokumen beserta format dan bagian yang perlu dicantumkan.
- Pelajari cara membuat surat keabsahan dokumen, termasuk penulisan identitas dan bagian “Yang bertanda tangan di bawah ini”.
- Ketahui cara menandatangani surat pernyataan secara digital untuk mempercepat proses administrasi dokumen.
Dalam proses administrasi, Anda mungkin diminta memastikan bahwa dokumen yang diserahkan benar dan sesuai dengan kondisi sebenarnya. Kebutuhan ini dapat muncul saat pengajuan dokumen perusahaan, pendaftaran, proses kerja sama, atau keperluan administratif lainnya.
Salah satu dokumen yang dapat digunakan adalah surat pernyataan keabsahan dokumen. Surat ini memuat pernyataan dari pihak yang bertanggung jawab bahwa dokumen atau informasi yang disampaikan dapat dipertanggungjawabkan.
Anda mungkin juga menemukan istilah surat pernyataan keaslian dokumen untuk kebutuhan serupa. Lantas, seperti apa formatnya dan bagaimana cara membuat surat pernyataan keabsahan dokumen? Simak contoh dan penjelasannya berikut ini.
Apa Itu Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen?
Surat pernyataan keabsahan dokumen adalah surat yang digunakan untuk menyatakan bahwa dokumen atau informasi yang disampaikan benar dan dapat dipertanggungjawabkan oleh pihak yang membuat pernyataan.
Dalam surat ini, pembuat pernyataan biasanya mencantumkan identitas diri dan dokumen yang dinyatakan keabsahannya. Isi pernyataan perlu disesuaikan dengan tujuan penggunaan surat dan jenis dokumen yang dilampirkan.
Surat ini dapat digunakan dalam berbagai kebutuhan administrasi, seperti pengajuan dokumen perusahaan, pendaftaran, pengadaan, pendidikan, atau proses lain yang membutuhkan pernyataan tertulis mengenai kebenaran dokumen.
Jika dokumen yang dinyatakan sudah dibuat atau disimpan dalam format digital, Anda juga perlu memahami apa itu dokumen dan bagaimana dokumen digunakan dalam proses administrasi.
Surat Pernyataan Keaslian Dokumen vs Keabsahan Dokumen
Anda mungkin menemukan dua istilah yang berbeda, yaitu surat pernyataan keaslian dokumen dan surat pernyataan keabsahan dokumen. Keduanya sering digunakan untuk menyatakan bahwa dokumen yang diserahkan benar dan dapat dipertanggungjawabkan.
Penggunaan istilah dapat mengikuti persyaratan dari instansi atau pihak yang meminta surat. Karena itu, periksa terlebih dahulu ketentuan dokumen yang dibutuhkan sebelum menentukan judul surat.
Apa Fungsi Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen?
Saat seseorang menyerahkan dokumen kepada instansi atau perusahaan, pihak penerima perlu mengetahui bahwa informasi di dalamnya memang berasal dari pihak yang bertanggung jawab. Surat pernyataan keabsahan dokumen memberikan keterangan tertulis mengenai hal tersebut.
Isi surat juga menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas dokumen yang diserahkan. Karena itu, identitas pembuat dan dokumen yang dinyatakan perlu ditulis dengan jelas.
Dalam praktiknya, isi surat dapat mencakup:
- Identitas pihak yang membuat pernyataan
- Dokumen yang dinyatakan benar atau sesuai
- Pernyataan mengenai keaslian atau keabsahan dokumen
- Tujuan penggunaan dokumen
- Tempat dan tanggal pembuatan
- Tanda tangan pihak yang membuat pernyataan
Formatnya bisa berbeda mengikuti kebutuhan. Jika pihak penerima sudah menyediakan format tertentu, gunakan format tersebut sebagai acuan.
Contoh Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen
Format surat dapat menyesuaikan kebutuhan pihak yang membuat dan menerima dokumen. Pastikan identitas penandatangan, dokumen yang dinyatakan, serta isi pernyataannya sudah sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Berikut contoh surat pernyataan keabsahan dokumen yang bisa Anda jadikan referensi:
SURAT PERNYATAAN KEABSAHAN DOKUMEN
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Lengkap]
NIK : [Nomor Induk Kependudukan]
Jabatan : [Jabatan]
Nama Perusahaan/Instansi : [Nama Perusahaan/Instansi]
Alamat : [Alamat Lengkap]
Dengan ini menyatakan bahwa dokumen dan informasi yang saya sampaikan kepada [Nama Pihak/Instansi Penerima] merupakan data yang benar, sesuai dengan kondisi sebenarnya, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Adapun dokumen yang saya nyatakan keabsahannya adalah:
1. [Nama Dokumen 1]
2. [Nama Dokumen 2]
3. [Nama Dokumen 3]
Saya bertanggung jawab atas kebenaran dokumen tersebut. Apabila di kemudian hari ditemukan ketidaksesuaian atau pernyataan yang tidak benar, saya bersedia bertanggung jawab sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.
[Tempat], [Tanggal]
Yang membuat pernyataan,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
Contoh tersebut dapat Anda sesuaikan dengan jenis dokumen dan tujuan penggunaannya. Jika surat dibuat untuk kebutuhan perusahaan, bagian identitas dan uraian dokumen dapat disesuaikan dengan data perusahaan serta pihak yang berwenang menandatangani.
Untuk kebutuhan tertentu, pihak penerima juga dapat menetapkan format atau informasi tambahan yang wajib dicantumkan. Periksa persyaratan dari instansi atau pihak yang meminta surat sebelum menggunakannya.
Jika surat pernyataan juga menggunakan meterai, Anda dapat melihat contoh surat pernyataan bermeterai untuk melihat format surat yang memuat pembubuhan meterai.
Format dalam Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen
Sebelum membuat surat, tentukan informasi apa yang perlu diketahui oleh pihak penerima. Surat yang terlalu umum dapat menyulitkan proses pemeriksaan karena penerima tidak mengetahui dokumen mana yang dimaksud.
1. Judul surat
Gunakan judul yang langsung menunjukkan tujuan dokumen, seperti “Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen”. Jika pihak penerima sudah menentukan judul, ikuti ketentuan tersebut.
2. Identitas pembuat pernyataan
Tuliskan identitas orang yang bertanggung jawab atas isi surat. Untuk kebutuhan pribadi, informasi dapat mencakup nama dan NIK. Jika surat dibuat atas nama perusahaan, cantumkan jabatan dan nama perusahaan.
3. Dokumen yang dinyatakan
Sebutkan dokumen yang menjadi objek pernyataan. Hindari keterangan yang terlalu luas jika surat hanya berlaku untuk dokumen tertentu.
Misalnya, Anda menyerahkan NPWP, akta perusahaan, dan dokumen pendukung lainnya dalam satu proses administrasi. Sebutkan dokumen tersebut secara jelas agar pihak penerima dapat mencocokkannya dengan lampiran.
4. Isi pernyataan
Tuliskan pernyataan bahwa dokumen atau informasi yang disampaikan benar dan sesuai dengan kondisi sebenarnya. Pilih kalimat yang sesuai dengan tujuan surat dan persyaratan dari pihak penerima.
5. Pernyataan tanggung jawab
Bagian ini menegaskan bahwa pembuat surat bertanggung jawab atas kebenaran informasi yang diberikan. Redaksinya dapat mengikuti kebutuhan atau format yang ditetapkan pihak penerima.
6. Tempat, tanggal, dan tanda tangan
Cantumkan tempat serta tanggal surat dibuat, kemudian bubuhkan tanda tangan pihak yang membuat pernyataan. Nama pada bagian tanda tangan harus sesuai dengan identitas yang tercantum di dalam surat.
Cara Membuat Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen
Cara membuat surat keabsahan dokumen bergantung pada kebutuhan administrasi yang mendasarinya. Anda bisa memulainya dari persyaratan pihak yang meminta surat, kemudian menyesuaikan isi dan formatnya.
1. Cek kebutuhan surat
Cari tahu untuk keperluan apa surat tersebut dibuat dan siapa yang akan menerimanya. Jika instansi atau perusahaan penerima sudah memberikan format, gunakan ketentuan tersebut sebagai acuan.
2. Tentukan pihak yang membuat pernyataan
Pastikan orang yang namanya tercantum dalam surat memang memiliki kewenangan untuk memberikan pernyataan. Untuk dokumen perusahaan, periksa juga jabatan yang berwenang menandatangani.
3. Cantumkan dokumen yang dinyatakan
Tulis nama dokumen sesuai dengan dokumen aslinya. Jika terdapat nomor dokumen atau informasi identifikasi lain yang relevan, cantumkan agar proses pemeriksaan lebih mudah.
4. Susun isi pernyataan
Jelaskan dokumen atau informasi yang Anda nyatakan benar. Gunakan keterangan yang spesifik agar pihak penerima dapat memahami ruang lingkup pernyataan tersebut.
5. Cocokkan dengan dokumen asli
Sebelum menandatangani, periksa kembali nama, nomor dokumen, tanggal, jabatan, dan informasi lain yang tercantum. Kesalahan pada bagian ini dapat membuat Anda perlu memperbaiki surat dan mengulangi proses administrasi.
6. Tanda tangani surat
Setelah seluruh informasi sesuai, pihak yang bertanggung jawab dapat menandatangani surat. Jika proses berlangsung secara online, Anda dapat menggunakan tanda tangan elektronik untuk mengirim dan menandatangani dokumen tanpa mencetaknya terlebih dahulu.
Tim administrasi bisa saja sudah menyiapkan surat, tetapi direktur yang harus menandatanganinya sedang berada di luar kantor. Dengan proses digital, tim dapat langsung mengirim dokumen kepada penandatangan tanpa menunggu dokumen fisik dikirim dan dipindai kembali.
Jika ingin memahami aspek hukumnya, Anda juga dapat membaca pembahasan mengenai legalitas tanda tangan elektronik di Indonesia.
Apakah Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen Harus Bermeterai?
Penggunaan meterai pada surat pernyataan perlu disesuaikan dengan tujuan dan ketentuan yang berlaku untuk dokumen tersebut. Meterai berkaitan dengan Bea Meterai atas dokumen, bukan penentu apakah isi dokumen tersebut benar atau sah.
Karena itu, jangan menganggap surat otomatis menjadi sah hanya karena sudah dibubuhi meterai. Keabsahan pernyataan tetap berkaitan dengan isi dokumen, pihak yang membuat pernyataan, dan ketentuan yang mengatur kebutuhan dokumen tersebut.
Jika pihak penerima secara khusus meminta surat pernyataan menggunakan meterai, ikuti persyaratan tersebut. Untuk kebutuhan administrasi tertentu, periksa juga apakah pihak penerima menerima meterai elektronik pada dokumen digital.
Anda dapat membaca panduan tentang cara tanda tangan di e-Meterai jika dokumen yang digunakan membutuhkan proses pembubuhan dan tanda tangan secara digital.
Penutup
Surat pernyataan keabsahan dokumen membantu memberikan pernyataan tertulis bahwa dokumen atau informasi yang disampaikan benar dan dapat dipertanggungjawabkan. Pastikan identitas, dokumen yang dinyatakan, serta isi pernyataan sudah sesuai sebelum surat ditandatangani.
Format surat dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan dan persyaratan pihak penerima. Jika proses administrasi dilakukan secara online, Anda dapat menggunakan tanda tangan elektronik Mekari Sign untuk mempercepat proses tanpa perlu mencetak dan memindai dokumen.
