![[eSign] Saat Kontrak Menjadi Bukti, Apa yang Sebenarnya Perlu Disiapkan?](https://mekarisign.com/wp-content/uploads/2026/08/eSign-Saat-Kontrak-Menjadi-Bukti-Apa-yang-Sebenarnya-Perlu-Disiapkan--1024x576.webp)
- Riset World Commerce and Contracting menemukan organisasi rata rata kehilangan sekitar 11 persen nilai kontrak, dan kebocoran itu terjadi setelah tanda tangan, di tahap pelaksanaan dan tata kelola.
- Dalam sengketa komersial, yang dipersoalkan jarang keaslian tanda tangan, melainkan makna kesepakatan dan cara klausul yang sama diterapkan pada satu keadaan.
- Undang-Undang ITE mengakui dokumen elektronik sebagai alat bukti, tetapi kekuatan pembuktiannya bergantung pada pemenuhan syarat Pasal 11, bukan pada bentuk digitalnya.
- Untuk perusahaan dengan banyak entitas dan kontrak berjangka panjang, kemampuan menelusuri seluruh perjalanan kontrak menentukan posisi saat sengketa, bukan sekadar arsip dokumen final.
Organisasi rata rata kehilangan sekitar 11 persen nilai kontrak yang sudah mereka tandatangani. Angka itu berasal dari riset World Commerce and Contracting, dan yang penting bukan besarannya saja, melainkan letak kebocorannya. Kerugian itu muncul setelah tanda tangan, di tahap ketika kontrak dijalankan, ditafsirkan, dan dikelola.
Tanda tangan, dengan kata lain, bukan garis akhir. Ia justru titik ketika kewajiban mulai berjalan dan perbedaan pemahaman mulai punya ruang untuk tumbuh.
Sebuah transaksi terasa tuntas begitu dokumen diteken, lalu diarsipkan dan dilupakan. Persoalannya, saat sengketa datang bertahun kemudian, yang menentukan bukan halaman tanda tangannya, melainkan apa yang masih bisa ditelusuri dari perjalanan kontrak itu.
Untuk memahami apa yang sebenarnya dicari ketika kontrak dipersoalkan, kami berbicara dengan praktisi yang terbiasa berada di sisi perusahaan yang menghadapi gugatan.
Tanda tangan bukan garis akhir
Menandatangani kontrak memberi rasa selesai. Kesepakatan tercapai, dokumen final tersimpan, tim berpindah ke pekerjaan berikutnya.
Pelaksanaan kontrak justru baru dimulai di titik itu. Selama kontrak berjalan, muncul perubahan lingkup, penyesuaian harga, klaim, dan keadaan yang tidak sepenuhnya terbayang saat penandatanganan.
Sebagaimana diperlihatkan pada Gambar 1, Riset World Commerce and Contracting memperkirakan erosi nilai kontrak rata rata berada di kisaran 8,6 persen, dengan organisasi terbaik menekannya sekitar 3 persen dan yang terburuk kehilangan di atas 20 persen.
Gambar 1 – Erosi Nilai Kontrak Berdasarkan Performa Organisasi
Sumber: World Commerce & Contracting, 2025
Akar masalahnya, menurut laporan itu, adalah pengelolaan yang terfragmentasi, ketika data kontrak tersebar di sistem yang terputus tanpa pandangan bersama atas kewajiban dan risikonya.
Kerugian seperti itu jarang datang dari satu kesalahan besar. Ia menumpuk dari celah kecil selama kontrak dijalankan.
Fabianus Wirawan melihat pola ini dari sisi yang jarang jadi sorotan. Ia bukan pengacara yang mewakili penggugat dari kantor hukum, melainkan penasihat hukum internal yang menerima gugatan atas nama perusahaan. Pengalamannya mencakup pembebasan lahan proyek Kereta Cepat Jakarta Bandung serta penanganan kontrak vendor pada proyek jalan tol dan infrastruktur di lingkungan Bakrie Group.
Baca juga:Â Celah di Kontrak Kerja yang Baru Terlihat Saat Perusahaan Digugat
Saat kontrak dipersoalkan, apa yang dicari?
Yang dicari bukan keaslian tanda tangan, melainkan makna kesepakatan. Sebagian besar sengketa komersial berpusat pada cara klausul yang sama ditafsirkan dan diterapkan oleh masing masing pihak.
Gambaran sengketa sering kali dimulai dari pihak yang menyangkal pernah menandatangani suatu dokumen. Namun, menurut pengalaman Wirawan, situasi seperti ini justru jarang terjadi.
Ketika dua pihak sudah bernegosiasi dan sepakat mengikatkan diri, keduanya umumnya mengakui kontraknya ada. Perdebatan muncul belakangan, saat mereka menafsirkan isi yang sama secara berbeda.
Ambil contoh soal lingkup kerja. Satu pihak menilai sebuah pekerjaan masih bagian dari kesepakatan awal sehingga tidak ada tagihan tambahan. Pihak lain menganggapnya pekerjaan baru yang memunculkan hak menagih.
Legal Counsel Fabianus Wirawan mengatakan, “Dalam sengketa komersial, pertanyaannya bukan apakah kita pernah sepakat, tetapi apa sebenarnya yang kita sepakati, dan bagaimana kesepakatan itu harus diterapkan,” tuturnya, Jumat (14/08/2026).
Ia menunjuk dua contoh yang bisa ditelusuri di pemberitaan, tanpa menyebut nama pihak. Pertama, perselisihan perubahan harga antara sebuah perusahaan kereta cepat dan salah satu kontraktor konsorsiumnya, yang sempat masuk ke lembaga arbitrase internasional di Singapura sebelum ditangguhkan karena para pihak menempuh mediasi.
Kedua, sengketa antara pemilik resor mewah di Bali dan operator hotel internasionalnya soal cara membaca klausul eksklusivitas wilayah.
Gambar 2 – Fokus Utama Perselisihan dalam Sengketa Komersial
Sumber: Perspective Legal Counsel & Mekari Sign Analysis, 2026
Data analisis pada Gambar 2 mempertegas realita ini: 42% perselisihan berpusat pada penafsiran makna klausul dan 28% pada perubahan lingkup kerja. Sebaliknya, isu keaslian fisik tanda tangan hanya mencakup 1% dari total sengketa komersial.
Dokumen final tak menyimpan seluruh cerita
Kalau yang diperebutkan adalah makna, kontrak final saja tidak cukup untuk menjelaskannya. Dokumen final menangkap hasil akhir, bukan bagaimana para pihak sampai ke sana.
Konteks itu tersebar di sepanjang perjalanan kontrak, yaitu draf dan versi finalnya, adendum, perubahan lingkup, korespondensi, pemberitahuan, persetujuan, klaim, sampai komunikasi yang menunjukkan bagaimana masing masing pihak memahami dan menjalankan kontrak dari waktu ke waktu.
“Yang harus dijaga bukan hanya halaman tanda tangan dari kontrak itu, tetapi seluruh perjalanan kontraknya,” ujar Wirawan.
Jejak audit dan manajemen dokumen menjadi relevan justru untuk alasan ini. Bukan semata menjawab siapa yang menandatangani, melainkan menjaga rekam sejarah dari keseluruhan hubungan kontraktual.
Baca juga:Â Manajemen Arsip: Menjaga Dokumen Tetap Tertata dan Terlacak
Ketika kronologi sulit ditelusuri
Masalah muncul ketika perjalanan kontrak itu tidak bisa direkonstruksi. Ini soal yang praktis, bukan teoretis.
Hambatan utama dalam merekonstruksi jejak hukum adalah ketersediaan dokumen. Seperti ditunjukkan pada Gambar 3, riset McKinsey memperkirakan karyawan menghabiskan rata-rata 1,8 jam per hari (sekitar 22,5% dari total waktu kerja) hanya untuk mencari dan mengumpulkan dokumen yang tersebar. Saat satu bidang tanah atau satu klausul dipersoalkan lima sampai sepuluh tahun kemudian, dokumennya bisa tersebar di banyak folder, banyak orang, bahkan banyak institusi.
Gambar 3 – Efisiensi Waktu Kerja Karyawan & Beban Pencarian Dokumen
Sumber: McKinsey & Crown Records Management, 2025
Bagi Wirawan, risiko sesungguhnya bukan pada ada atau tidaknya dokumen, melainkan pada kemampuan merekonstruksi rangkaian buktinya dengan cepat dan meyakinkan.
Legal Counsel Fabianus Wirawan mengatakan, “Masalahnya bukan hanya apakah transaksi itu pernah terjadi, tetapi apakah lima atau sepuluh tahun kemudian kita masih bisa membuktikan dengan utuh bahwa transaksi itu benar benar terjadi,” ungkapnya.
Dalam struktur pembiayaan proyek, konsekuensinya menjalar lebih jauh. Wirawan menjelaskan bahwa pemberi dana tidak bekerja berdasarkan kepanikan, melainkan penilaian risiko. Saat muncul sengketa, yang mereka nilai adalah materialitasnya, apakah memengaruhi jadwal, biaya, atau posisi jaminan.
Yang lebih mengkhawatirkan bagi pemberi dana, menurut dia, bukan adanya sengketa, melainkan ketika perusahaan sendiri tidak mampu menjelaskan sengketanya secara utuh.
Menyimpan dokumen dan mampu menelusurinya adalah dua hal berbeda. Arsip yang lengkap tetapi terpencar tetap lemah saat sengketa, karena yang menentukan adalah kecepatan dan keutuhan rekonstruksinya.
Bukti dibangun sejak kontrak dibuat
kekuatan bukti ditentukan oleh disiplin dokumentasi sejak kontrak lahir. Menunggu sampai sengketa terjadi berarti merekonstruksi jejak yang sudah telanjur terputus.
Bagi Wirawan, dokumentasi adalah bagian dari pengelolaan risiko hukum, bukan pekerjaan administratif. Semakin jelas jejak sebuah transaksi, semakin mudah diverifikasi siapa melakukan apa dan kapan, dan semakin sempit ruang bagi pihak lain menyusun narasi berbeda di kemudian hari.
Prinsip itu berlaku juga untuk tanda tangan elektronik. Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE), yang diubah melalui Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024, mengakui dokumen elektronik dan hasil cetaknya sebagai alat bukti yang sah. Namun, kekuatan pembuktiannya tidak seragam.
Kekuatan pembuktian dokumen elektronik sangat ditentukan oleh jenis tanda tangan yang digunakan. Pada Gambar 4, terlihat bahwa TTE PSrE Tersertifikasi memiliki kepastian identitas dan integritas data tertinggi dengan risiko sanggahan di pengadilan terendah dibanding TTE tidak tersertifikasi maupun scan tanda tangan basah.
Gambar 4 – Perbandingan Kekuatan Pembuktian Menurut Jenis Tanda Tangan Elektronik
Sumber: PP No. 71 Tahun 2019 & UU ITE No. 1 Tahun 2024
Pasal 11 UU ITE menetapkan syarat agar tanda tangan elektronik punya kekuatan hukum, termasuk keterkaitan data pembuatan tanda tangan hanya pada penanda tangan, kemampuan mendeteksi perubahan setelah penandatanganan, dan cara mengidentifikasi penanda tangan.
Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 kemudian membedakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dari yang tidak, dan penjelasannya menyebut perbedaan itu berpengaruh pada nilai pembuktian.
Karena itu Wirawan memilih pendekatan berbasis risiko, bukan aturan seragam untuk semua dokumen.
Tabel 1 – Menyesuaikan perlindungan dengan bobot dokumen
| Jenis dokumen | Pendekatan yang proporsional |
| Kontrak utama, perubahan bernilai besar, penyelesaian sengketa, persetujuan korporat | Dorong tanda tangan tersertifikasi melalui PSrE, autentikasi kuat, dan jejak audit yang dapat diverifikasi |
| Dokumen administratif berisiko rendah | Mekanisme lebih proporsional sesuai proses bisnis |
Sumber: perspektif Fabianus Wirawan, dengan dasar Pasal 11 UU ITE dan PP Nomor 71 Tahun 2019.
Ketika sebuah organisasi mengelola banyak entitas, ratusan vendor, dan kontrak yang berlangsung tahunan, jejak yang terpencar di banyak sistem menjadi titik lemah tersendiri. Kebutuhan akan satu sumber kebenaran untuk seluruh perjalanan kontrak menjadi nyata di skala ini.
Kapabilitas seperti manajemen kontrak elektronik, pelacakan status dokumen, dan jejak audit yang mencatat setiap aktivitas secara terperinci menjawab kebutuhan itu. Mekari Sign menyediakan fungsi tersebut, termasuk tanda tangan tersertifikasi melalui kemitraan sebagai mitra Certificate Authority PT Tilaka, jejak audit yang tidak dapat diubah, dan pengelolaan kontrak dalam satu dasbor.
Relevansinya bukan pada tanda tangannya, melainkan pada kemampuan menjaga konteks kontrak agar tetap dapat ditelusuri saat dibutuhkan.
Baca juga: Apa Itu Manajemen Kontrak? Simak 5 Tahap Pentingnya
Tanda tangan hanya awal perjalanan dokumen
Tanda tangan menandai kesepakatan, tetapi tidak menutup risiko yang muncul selama kontrak dijalankan.
Yang menentukan nasib perusahaan saat sengketa datang adalah kemampuan menjelaskan kembali seluruh perjalanan kontraknya, siapa menyetujui apa, kapan, atas dasar dokumen mana, dan bagaimana kesepakatan itu dijalankan.
Kesiapan itu dibangun hari ini, jauh sebelum ada yang menggugat. Tanda tangan adalah pembuka perjalanan dokumen, dan perjalanan itulah yang kelak diuji.
Referensi
- Crown Records Management. “Your employees are spending hours looking for documents. Why?“
- Digital Journal. “Contracts signed, value lost: How businesses are leaking 11% of spend“
- DTI Solution. “UU ITE Tanda Tangan Elektronik: Panduan Legal Perusahaan“
- JDIH Kemkomdigi. “Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024“
- SIP Law Firm. “Legalitas Tanda Tangan Digital dalam Transaksi Elektronik“
- World Commerce & Contracting. “From value leakage to better outcomes: why contracting needs integration“
