- Surat tugas memastikan penunjukan seseorang tercatat resmi sehingga tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya jelas.
- Dokumen ini memudahkan proses keuangan, laporan, dan audit karena penugasan tersusun rapi.
- Formatnya sederhana: identitas, uraian tugas, jadwal, dan tanda tangan pejabat berwenang.
- Artikel ini menyajikan contoh surat tugas lengkap yang bisa langsung Anda pakai untuk berbagai kebutuhan.
Sering dapat permintaan mendadak untuk kirim orang ikut pelatihan, ambil dana BOS, atau ikut rapat luar kota, tetapi belum sempat susun surat tugas yang rapi? Banyak staf administrasi dan pemilik usaha kecil merasa waktunya habis hanya untuk mengutak-atik format surat, mencari contoh di internet, lalu tetap ragu apakah surat itu sudah cukup kuat jika nanti ikut proses audit. Situasi ini terasa makin rumit ketika penugasan menyangkut dana, perjalanan dinas, atau kerja sama lintas instansi.
Artikel ini akan membantu Anda memahami fungsi surat tugas, format penting yang perlu muncul, hingga contoh surat tugas siap pakai untuk berbagai kebutuhan, sebagai berikut.
Apa itu surat tugas?
Surat tugas adalah dokumen resmi yang menyatakan penunjukan seseorang atau tim agar jalankan tugas tertentu atas nama lembaga. Dokumen ini memuat identitas pemberi tugas, penerima tugas, uraian tugas, jangka waktu, serta penegasan bahwa penerima tugas bertindak sebagai wakil lembaga.
Berbagai contoh pada media dan panduan administrasi pemerintah juga menempatkan surat tugas sebagai bagian penting dari surat dinas resmi. Untuk Anda dan organisasi, surat tugas berguna sebagai:
- bukti tertulis bahwa atasan benar menunjuk orang tersebut;
- dasar bagian keuangan, SDM, atau tata usaha ketika verifikasi klaim biaya dan laporan;
- dokumen pendukung ketika lembaga hadapi audit internal maupun eksternal;
- pegangan penerima tugas saat berkoordinasi dengan instansi lain.
Jadi, surat tugas membantu semua pihak punya catatan yang sama tentang siapa bertugas, apa yang harus ia kerjakan, dan sampai kapan penugasan berlangsung.
Kapan surat tugas dibutuhkan?
Surat tugas paling sering muncul ketika lembaga perlu kirim orang ke kegiatan tertentu atau beri wewenang tambahan sementara. Kebutuhan umum tersebut antara lain:
- Perjalanan dinas: rapat, kunjungan kerja, negosiasi, pengawasan proyek.
- Kegiatan pendidikan: studi banding, pelatihan, lomba, ujian, tugas proktor dan teknisi ANBK.
- Pengelolaan dana: pengambilan dana BOS, pengawasan penggunaan anggaran, pengadaan barang dan jasa.
- Pekerjaan lapangan: survey lokasi, verifikasi data, audit internal, pengabdian masyarakat, kerja sama lintas instansi.
- Penunjukan peran khusus: koordinator lapangan, ketua panitia, relawan pada acara publik.
Selama tugas tersebut berjalan atas nama lembaga dan memiliki dampak keuangan, hukum, atau reputasi, surat tugas akan bantu lindungi semua pihak.
Baca Juga: 14 Contoh Surat Pengantar dan Formatnya yang Benar
Format surat tugas yang benar
Pada dasarnya format surat mengikuti pola surat dinas, dengan beberapa elemen wajib. Umumnya menyarankan struktur seperti berikut.
- Kop surat: logo, nama lembaga, alamat, kontak resmi.
- Judul surat: misalnya “SURAT TUGAS” atau “SURAT PERINTAH TUGAS”.
- Nomor surat: kode arsip yang memudahkan pelacakan.
- Identitas pemberi tugas: nama, jabatan, dan unit kerja.
- Identitas penerima tugas: nama, jabatan, unit, dan bila perlu NIP atau nomor anggota.
- Uraian tugas: penjelasan singkat namun jelas tentang apa yang harus penerima tugas kerjakan.
- Waktu dan lokasi: rentang tanggal dan tempat pelaksanaan tugas.
- Kewajiban laporan: bila tugas perlu laporan tertulis atau lisan setelah selesai.
- Penutup: kalimat penegasan agar tugas penerima jalankan dengan penuh tanggung jawab.
- Tanda tangan pejabat berwenang: nama terang, jabatan, dan cap dinas apabila tersedia.
- Tembusan: pihak lain yang perlu mendapat salinan (bendahara, kepala unit lain, arsip).
Berikut ini contoh surat tugas yang dapat Anda salin lalu simpan ke file Word atau format doc/PDF dengan mudah dan bisa disesuaikan:
KOP SURAT PERUSAHAAN
SURAT TUGAS
Nomor: 012/ST/HRD/I/2026
Yang bertanda tangan pada surat ini:
Nama : [Nama Pemberi Tugas]
Jabatan : [Jabatan Pemberi Tugas]
Unit Kerja : [Nama Divisi]
Menugaskan kepada:
Nama : [Nama Karyawan]
Jabatan : [Jabatan Karyawan]
Unit Kerja : [Divisi Karyawan]
Untuk melaksanakan tugas:
[Uraian tugas secara singkat, misalnya: Menghadiri rapat koordinasi dengan PT XYZ terkait kerja sama pemasaran]
Waktu pelaksanaan: [Tanggal mulai] s.d. [Tanggal selesai]
Lokasi kegiatan : [Alamat atau tempat kegiatan]
Penerima tugas berkewajiban menyampaikan laporan singkat hasil pelaksanaan tugas kepada atasan langsung paling lambat [tanggal].
Surat tugas berlaku sejak tanggal penetapan sampai tugas selesai. Mohon penerima tugas jalankan penugasan dengan penuh tanggung jawab.
[ Kota ], [Tanggal Surat]
[ Jabatan Pemberi Tugas ]
Tanda tangan
(…………………………………)
[ Nama Terang ]
Baca Juga: Cara Membuat Surat Resmi, Lengkap dengan Contohnya!
Perbedaan surat tugas dan surat kuasa?
Banyak orang mencari “beda surat tugas dan surat kuasa” karena dua dokumen ini sama-sama memberi wewenang kepada seseorang, tetapi konteksnya berbeda. Gambaran sederhananya:
- Surat tugas: lembaga menunjuk pegawai atau perwakilan agar jalankan tugas sebagai bagian pekerjaan atau peran organisasi.
- Surat kuasa: seseorang memberi kewenangan khusus kepada pihak lain agar urus kepentingan tertentu atas namanya, sering menyangkut hak pribadi, harta, atau dokumen spesifik.
Biar lebih mudah Anda bedakan, berikut perbandingan surat tugas dan surat kuasa dalam bentuk tabel.
| Aspek | Surat Tugas | Surat Kuasa |
| Tujuan | Menugaskan seseorang untuk urus pekerjaan lembaga. | Memberi izin seseorang untuk urus keperluan pribadi atau hak tertentu. |
| Pemberi wewenang | Pimpinan lembaga (perusahaan, sekolah, instansi). | Pemilik hak langsung (individu). |
| Penerima wewenang | Pegawai atau perwakilan lembaga. | Orang yang dipercaya oleh pemberi kuasa. |
| Jenis kegiatan | Tugas kerja: perjalanan dinas, pelatihan, survey, audit. | Urusan pribadi: ambil dokumen, ambil gaji, tanda tangan akad. |
| Pertanggungjawaban | Laporan ke atasan atau lembaga. | Hasil tindakan melekat ke pemberi kuasa. |
| Contoh sederhana | Kepala sekolah menugaskan guru ikut pelatihan. | Orang tua memberi kuasa anak ambil ijazah. |
Contoh Surat Tugas Siap Pakai
Bagian berikut menyajikan berbagai contoh surat tugas yang dapat Anda jadikan inspirasi atau bisa Anda salin lalu simpan ke file Word atau format .doc lain, sebagai berikut:
1. Contoh Surat Tugas Lengkap
Sekarang Anda bisa ambil contoh surat tugas lengkap yang sudah kami susun khusus untuk kebutuhan bisnis. Template tersedia dalam format siap unduh.
Template Surat Tugas Lengkap | PDF
2. Contoh Surat Tugas Kerja / Perusahaan
Bagian ini cocok untuk HR, sekretariat, atau pimpinan unit ketika perlu menugaskan karyawan menghadiri rapat, kunjungan klien, atau mengelola proyek tertentu.
Dok. Scribd
3. Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas
Surat ini mendampingi perjalanan dinas dan sering terkait SPPD serta klaim biaya.
Dok. Scribd
4. Contoh Surat Tugas Survey Lapangan
Surat ini cocok untuk tim survey, enumerator, atau petugas pendataan.
Dok. Scribd
5. Contoh Surat Tugas Pelatihan
Surat ini berlaku ketika instansi mengirim pegawai ikut pelatihan resmi.
Dok. Scribd
6. Contoh Surat Tugas Verifikasi Data / Verifikasi Lapangan
Bagian ini berguna untuk tim verifikator, misalnya verifikasi data penerima bantuan atau validasi dokumen.
Dok. Scribd
7. Contoh Surat Tugas Audit Internal
Audit internal memerlukan dasar penugasan tertulis agar tim punya kewenangan periksa dokumen dan proses.
Dok. Scribd
8. Contoh Surat Tugas Kepala Sekolah / Operator Sekolah
Surat ini relevan untuk penugasan guru, operator, proktor ANBK, hingga kegiatan sekolah lain.
Dok. Scribd
9. Contoh Surat Tugas dari Desa / Kelurahan
Surat ini dipakai perangkat desa ketika tugaskan kader, ketua RT, atau petugas lapangan.
Dok. Scribd
10. Contoh Surat Tugas Pengambilan Dana BOS / Perizinan
Bagian ini berguna bagi bendahara, staf administrasi, atau guru yang mendapat tugas ambil dana atau urus izin tertentu pada bank maupun dinas.
Dok. Scribd
11. Contoh Surat Tugas Pengawasan Pengadaan Barang & Jasa
Surat ini menegaskan tim atau personel yang mengawasi proses pengadaan agar lebih tertib dan siap audit.
Dok. Scribd
12. Contoh Surat Tugas Koordinator Lapangan (Korlap)
Korlap memegang peran penting sebagai penanggung jawab di lokasi kegiatan.
Dok. Scribd
13. Contoh Surat Tugas Volunteer / Relawan
Surat ini memberi legitimasi kepada relawan ketika bertemu mitra, peserta, atau warga.
Dok. Scribd
14. Contoh Surat Tugas Studi Banding
Surat ini dipakai sekolah, kampus, atau instansi ketika kirim rombongan kunjungan studi banding.
Dok. Scribd
15. Contoh Surat Tugas Pengabdian Masyarakat
Surat ini cocok bagi kampus, organisasi profesi, atau lembaga keagamaan yang mengirim tim ke kegiatan pengabdian.
Dok. Scribd
Baca Juga: 10 Contoh Surat Resmi untuk Berbagai Keperluan
Demikian 14 contoh surat tugas yang bisa langsung dijadikan referensi untuk berbagai keperluan, mulai dari pekerjaan, sekolah, hingga perjalanan dinas. Dengan memahami format dan kategori surat tugas, Anda dapat memastikan dokumen resmi tersusun rapi, jelas, dan sesuai prosedur.
Untuk memperluas pemahaman dan mendapatkan panduan praktis lainnya, kunjungi blog Mekari Sign. Jika ingin membuat dan menandatangani surat tugas secara digital dengan aman dan efisien, kenali solusi lengkap dari Mekari Sign.
Kurangi antrean tanda tangan, kirim surat tugas untuk persetujuan online sekarang
