Data Governance: Panduan Membangun Tata Kelola Data

featured image data governance — Data Governance: Panduan Membangun Tata Kelola Data

Mekari Sign Highlights

Data governance adalah tata kelola yang mengatur bagaimana data dikelola, digunakan, dan dipertanggungjawabkan dalam organisasi.
Data governance mencakup peran, kebijakan, proses, standar, dan kontrol untuk menjaga kualitas, keamanan, dan penggunaan data.
Penerapan data governance membantu perusahaan memperjelas ownership dan akses data sekaligus mendukung kebutuhan compliance.
Data governance berjalan sepanjang lifecycle data, mulai dari pembuatan dan penyimpanan hingga penggunaan, pembagian, retensi, dan penghapusan.
Dokumen yang memuat kebijakan, persetujuan, atau keputusan terkait data juga perlu dikelola dengan kontrol dan riwayat yang jelas melalui software contract lifecycle management (CLM).

Satu data pelanggan dapat digunakan oleh tim Sales, Finance, Marketing, dan Customer Service. Masalah mulai muncul ketika masing-masing tim memakai definisi, akses, atau aturan penggunaan yang berbeda.

Siapa yang menentukan data tersebut boleh digunakan untuk apa? Siapa yang bertanggung jawab ketika kualitasnya bermasalah? Dan bagaimana perusahaan memastikan aturan yang sudah dibuat benar-benar diterapkan?

Data governance membantu menjawab pertanyaan tersebut. Tata kelola ini menetapkan peran, kebijakan, proses, standar, dan kontrol agar data dikelola secara konsisten dan dapat dipertanggungjawabkan.

Dalam praktiknya, data governance juga menyentuh dokumen, approval, dan keputusan yang menjadi bagian dari pengelolaan data. Karena itu, governance perlu hadir dalam proses kerja sehari-hari, bukan hanya dalam policy document.

Apa Itu Data Governance?

Data governance adalah pendekatan untuk menetapkan aturan, tanggung jawab, dan proses dalam mengelola data di suatu organisasi. IBM menjelaskan data governance sebagai disiplin yang menetapkan kebijakan dan standar mengenai bagaimana data dikelola, digunakan, dilindungi, dan dipertanggungjawabkan.

Dalam praktiknya, data governance menjawab pertanyaan yang muncul ketika banyak tim menggunakan data yang sama. Siapa yang memiliki data? Siapa yang boleh mengaksesnya? Standar apa yang digunakan? Bagaimana perusahaan memastikan penggunaannya mengikuti kebijakan?

Karena itu, data governance mencakup lebih dari aktivitas penyimpanan data. Tata kelola membutuhkan kombinasi antara people, policy, process, standards, dan controls agar aturan yang ditetapkan dapat diterapkan dalam aktivitas bisnis.

Untuk memahami konsepnya secara sederhana, data governance menentukan aturan main dan pihak yang bertanggung jawab atas data, sedangkan data management menjalankan aktivitas pengelolaan data berdasarkan aturan tersebut.

Mengapa Data Governance Penting bagi Perusahaan?

Satu definisi data dapat menghasilkan keputusan yang berbeda ketika tiap tim memakai sumber atau standar yang berbeda. Misalnya, tim Finance dan Marketing dapat mencatat jumlah pelanggan aktif yang berbeda karena menggunakan kriteria dan waktu pembaruan yang tidak sama.

Data governance membantu perusahaan menetapkan definisi, ownership, dan standar yang dapat digunakan sebagai acuan bersama. Setiap tim kemudian memiliki dasar yang lebih konsisten ketika menggunakan data untuk kebutuhan operasional maupun pengambilan keputusan.

Ownership juga menjadi lebih jelas. Ketika sebuah domain data memiliki pihak yang bertanggung jawab, perusahaan dapat menentukan siapa yang menangani kualitas, akses, perubahan, atau masalah yang berkaitan dengan data tersebut.

Aspek compliance menjadi bagian lain yang perlu diperhatikan. Kebijakan mengenai akses, penggunaan, penyimpanan, dan penghapusan membantu perusahaan menerapkan data compliance serta persyaratan yang berlaku pada jenis data tertentu, termasuk data pribadi.

Salesforce menempatkan data governance sebagai kerangka yang membantu organisasi menentukan siapa yang dapat mengakses data, bagaimana data digunakan, serta bagaimana kualitas dan keamanan data dijaga.

Apa Saja Komponen Data Governance?

Data governance membutuhkan beberapa komponen yang saling berhubungan. Masing-masing membantu menerjemahkan prinsip tata kelola menjadi aturan dan aktivitas yang dapat dijalankan oleh organisasi.

Komponen	Fungsi
People & roles	Menentukan pihak yang memiliki tanggung jawab dan kewenangan atas data.
Policies	Menetapkan aturan mengenai penggunaan, akses, perlindungan, dan pengelolaan data.
Processes	Menentukan bagaimana kebijakan diterapkan dalam aktivitas sehari-hari.
Standards	Menjaga konsistensi definisi, format, dan kualitas data.
Controls	Menerapkan pembatasan dan mekanisme pengawasan terhadap akses atau penggunaan data.
Accountability & oversight	Menilai kepatuhan terhadap kebijakan, efektivitas kontrol, dan tindak lanjut atas masalah governance.

Komponen tersebut saling melengkapi. Policy menetapkan aturan, owner menentukan pihak yang bertanggung jawab, process menerjemahkan aturan ke aktivitas, dan controls membantu memastikan aturan tersebut berjalan.

Bagaimana Data Governance Diterapkan di Perusahaan?

Penerapan data governance dimulai dengan menentukan data yang menjadi cakupan tata kelola dan aturan yang perlu diterapkan. Setelah itu, perusahaan dapat menetapkan ownership, membuat kebijakan, menerapkan kontrol, dan melakukan monitoring secara berkala.

Siapa yang Bertanggung Jawab atas Data?

Masalah sering muncul ketika beberapa tim menggunakan data yang sama, tetapi tidak ada pihak yang bertanggung jawab ketika definisi atau kualitas data berubah.

Data governance membutuhkan pembagian tanggung jawab yang jelas. Data owner memiliki kewenangan atas keputusan yang berkaitan dengan suatu domain data, sedangkan data steward membantu memastikan standar dan kebijakan tersebut diterapkan dalam operasional.

Fungsi IT, Legal, Compliance, dan unit bisnis dapat memiliki peran berbeda sesuai jenis data dan kebutuhan organisasi. Pembagian tersebut membantu perusahaan menempatkan keputusan data pada pihak yang tepat.

Bagaimana Policy dan Controls Ditetapkan?

Policy yang terlalu umum sulit diterjemahkan ke aktivitas sehari-hari. Perusahaan perlu menentukan aturan yang cukup spesifik untuk menjawab siapa yang dapat mengakses data, tujuan penggunaannya, pihak yang boleh menerima data, dan kondisi yang membutuhkan persetujuan.

Controls kemudian membantu menerapkan kebijakan tersebut. Contohnya mencakup pengaturan hak akses berdasarkan peran, approval untuk aktivitas tertentu, serta pencatatan aktivitas yang membutuhkan audit trail.

Bagaimana Data Dikelola Sepanjang Lifecycle?

Data governance mengikuti data sepanjang lifecycle-nya. OECD melihat data governance dalam konteks yang mencakup berbagai tahap data lifecycle, mulai dari penciptaan hingga penggunaan, pembagian, penyimpanan, dan penghapusan.

Tahap	Pertanyaan Governance
Creation	Siapa owner data dan bagaimana data diklasifikasikan?
Storage	Di mana data boleh disimpan dan siapa yang dapat mengaksesnya?
Use	Untuk tujuan apa data boleh digunakan?
Sharing	Dengan siapa data boleh dibagikan?
Retention	Berapa lama data perlu dipertahankan?
Deletion	Kapan dan bagaimana data dihapus sesuai kebijakan?

Pendekatan ini membuat governance mengikuti data ketika informasi berpindah dari satu proses ke proses lainnya. Aturan akses, penggunaan, retensi, dan penghapusan dapat disesuaikan dengan kebutuhan setiap tahap.

Bagaimana Teknologi Mendukung Data Governance?

Aturan governance perlu diterapkan dalam sistem dan workflow yang digunakan tim sehari-hari. Teknologi dapat membantu melalui pengaturan akses, pencatatan aktivitas, monitoring, dan automation.

Pada workflow dokumen, prinsip yang sama berlaku ketika perusahaan mengatur siapa yang membuat, mengakses, mengubah, menyetujui, dan menandatangani dokumen yang berkaitan dengan proses bisnis.

Ketika jumlah kontrak dan dokumen bertambah, software contract lifecycle management (CLM) dapat membantu perusahaan mengelola dokumen dan tahapan kontrak secara lebih terstruktur.

Data Governance vs Data Management

Data governance dan data management saling berkaitan, tetapi memiliki fokus berbeda. Governance menentukan aturan, tanggung jawab, dan keputusan mengenai data, sedangkan data management menjalankan aktivitas untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan menggunakan data.

Data Governance	Data Management
Menentukan aturan dan kebijakan data.	Menjalankan proses pengelolaan data.
Menetapkan ownership dan accountability.	Mengelola penyimpanan dan pemrosesan data.
Menentukan standar dan controls.	Menerapkan standar melalui sistem dan proses.
Menentukan bagaimana data boleh digunakan.	Menjalankan penggunaan dan distribusi data sesuai kebutuhan.

Sederhananya, governance menentukan aturan mainnya, sedangkan data management menjalankan pengelolaan datanya.

Ketika data berpindah atau diproses lintas negara, muncul pertanyaan lain: hukum negara mana yang berlaku dan siapa yang memiliki kontrol atas data tersebut? Pembahasan ini berkaitan dengan data sovereignty.

Kesimpulan

Data governance membantu perusahaan menetapkan aturan, peran, proses, dan kontrol untuk mengelola data secara bertanggung jawab. Penerapannya mencakup ownership, policy, access, data quality, security, monitoring, serta pengelolaan data sepanjang lifecycle.

Governance yang jelas membantu perusahaan menjaga konsistensi data sekaligus memperjelas accountability dan mendukung kebutuhan compliance. Prinsip yang sama dapat diterapkan pada dokumen dan workflow bisnis yang memuat informasi penting.

Pada akhirnya, data governance bekerja ketika aturan yang ditetapkan perusahaan terlihat dalam cara data diakses, digunakan, dibagikan, disimpan, dan dihapus sehari-hari. Ketika governance mulai melibatkan banyak dokumen, kontrak, dan pihak yang memiliki akses berbeda, software contract lifecycle management (CLM) dapat membantu menjaga dokumen dan tahapan kontrak tetap terstruktur.

Referensi