Apa Itu Dokumentasi? Ini Fungsi, Jenis, dan Tips Rapi Menyusunnya

Pernah kesulitan mencari dokumen kerja yang terselip di tumpukan file? Jika ya, itu tanda Anda belum menggunakan sistem dokumentasi yang tertata. Melalui dokumentasi yang baik, Anda bisa mengelola informasi secara efisien, meningkatkan akurasi kerja, dan menjaga profesionalisme dalam setiap proses administrasi.

Artikel ini membahas pengertian dokumentasi, fungsinya dalam operasional bisnis, serta langkah-langkah menyusunnya dengan tepat. Sangat relevan bagi pelaku UMKM, staf administrasi, hingga profesional yang ingin menjaga keteraturan dokumen secara digital maupun fisik.

Apa Itu Dokumentasi?

Dokumentasi adalah proses sistematis untuk mengumpulkan, mengelola, menyimpan, dan menyebarkan informasi sebagai bentuk bukti, referensi, atau pengingat. Dalam dunia kerja modern, dokumentasi menjadi elemen fundamental untuk menjaga akuntabilitas, mendukung pengambilan keputusan, hingga memenuhi kepatuhan hukum.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dokumentasi merujuk pada proses pengumpulan dan penyimpanan informasi, termasuk gambar, kutipan, hingga bahan referensi lainnya. Definisi serupa ditemukan di Oxford Learner’s Dictionary, yang menyebut dokumentasi sebagai kumpulan dokumen untuk memberikan informasi atau bukti resmi terhadap suatu hal.

Definisi Dokumentasi Menurut Para Ahli

Beberapa pakar telah memberikan definisi dokumentasi yang memperkaya pemahaman terhadap konsep ini:

• Sulistyo-Basuki (1992), bahwa dokumentasi berkaitan erat dengan dokumen sebagai wahana informasi yang dimanfaatkan untuk belajar, penelitian, rekreasi, hingga kesaksian hukum. 
• Kamus Umum Bahasa Indonesia (Poerwadarminta, 1976), mendefinisikan dokumen sebagai sesuatu yang tertulis atau tercetak yang berfungsi sebagai bukti atau keterangan.
• Ensiklopedi Umum (1977) menegaskan bahwa dokumen bisa mencakup surat, akta, piagam, rekaman audio atau visual yang memberikan keterangan untuk kepentingan ilmiah dan administratif. 
• Nurhadi Magetsari, dkk. (1992), melalui Kamus Istilah Perpustakaan dan Dokumentasi, menjelaskan bahwa dokumentasi adalah bahan informasi dalam bentuk apapun yang direkam, baik secara grafis, akustik, maupun haptik.

Sejarah Singkat

Konsep dokumentasi sudah hadir sejak ribuan tahun lalu. Di peradaban Sumeria dan Mesir Kuno, manusia menggunakan simbol dan tulisan pada tanah liat atau papyrus untuk mencatat transaksi, hukum, dan peristiwa penting. Aktivitas pencatatan ini menjadi fondasi sistem administrasi dan legal formal yang kita kenal saat ini.

Pada akhir abad ke-19, dokumentasi berkembang sebagai disiplin modern melalui kontribusi Paul Otlet dan Henri La Fontaine, pendiri International Institute of Bibliography (1895). Mereka menciptakan sistem Universal Decimal Classification (UDC) yang menjadi dasar sistem katalog modern. Dalam jurnal Journal of Documentation, G. Woledge (1983) menyebut dokumentasi sebagai transisi dari kegiatan bibliografi menuju sistem informasi yang terstruktur dan dapat diakses publik.

Di Indonesia, dokumentasi juga berkembang dalam konteks budaya. Pendirian Pusat Dokumentasi Sastra H.B. Jassin pada 1977 adalah salah satu tonggak penting pelestarian karya sastra nasional. Lembaga ini mencerminkan peran dokumentasi sebagai penjaga warisan intelektual dan identitas bangsa, bukan sekadar arsip administratif.

Fungsi Dokumentasi

Dokumentasi digital bukan hanya catatan, melainkan alat strategis untuk menjaga keakuratan dan keamanan informasi. Fungsi utamanya terbagi menjadi dua kategori:

Fungsi Umum

Sebelum masuk ke ranah bisnis, dokumentasi memiliki peran mendasar dalam kehidupan sehari-hari. Berikut adalah fungsi umum dokumentasi digital yang berlaku secara luas di berbagai sektor:

• Menyediakan informasi terstruktur: Menjadi referensi yang akurat untuk berbagai keperluan.
• Membuktikan keabsahan: Misalnya, berita acara serah terima berperan sebagai bukti resmi.
• Melindungi dokumen: Mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan, terutama dalam era digitalisasi dan transformasi digital.
• Mendukung riset dan pembelajaran: Sumber data valid untuk studi dan penelitian.
• Memperkuat arsip nasional: Menyimpan catatan sejarah, budaya, dan kebijakan untuk kepentingan publik.

Fungsi dalam Bisnis dan Organisasi

Dalam konteks profesional, dokumentasi memegang peranan strategis dalam menjalankan dan mengelola operasional perusahaan. Berikut ini adalah fungsi dokumentasi khusus dalam dunia bisnis dan organisasi:

• Mencatat operasional: Merekam setiap transaksi dan komunikasi internal.
• Mendukung pengambilan keputusan: Menyediakan data terdokumentasi untuk perencanaan strategis.
• Menjadi alat bukti hukum: Kontrak kerja yang sah, seperti contoh kontrak kerja, memberikan dasar hukum bagi transaksi bisnis.
• Mencatat sejarah perusahaan: Menyimpan perubahan struktural dan kebijakan yang mencerminkan perjalanan organisasi.
• Mendukung pelatihan SDM: Menjadi referensi praktis, contohnya contoh surat penawaran untuk simulasi negosiasi.
• Membangun hubungan profesional: Dokumentasi transparan membantu menjaga kepercayaan antara perusahaan, klien, dan pemangku kepentingan.

Jenis Dokumentasi

Dokumentasi bervariasi sesuai tujuan, bentuk, dan penggunaan sehingga memudahkan pengelolaan informasi secara efisien. Berikut adalah jenis-jenis utama:

Baca juga: Cara Menjaga Dokumen Pribadi agar Tetap Aman

Mengapa Dokumentasi Penting dalam Dunia Digital?

Di era kerja modern, dokumentasi digital tidak lagi opsional ia menjadi fondasi utama dalam memastikan kelancaran operasional, keamanan data, dan kepatuhan hukum.

Pada operasional perusahaan, dokumentasi digital bukan sekadar alat bantu, tapi fondasi tata kelola administrasi yang efisien. Sistem yang baik tidak hanya mempercepat proses kerja, tapi juga memastikan akuntabilitas, keamanan, dan kemudahan audit. Kami di Mekari mengandalkan sistem dokumen digital untuk menjaga kerapian data dan mendukung kepatuhan hukum.

Annisa

Senior General Affairs di Mekari

Pernyataan tersebut sejalan dengan data dari FileCenter yang menunjukkan bagaimana dokumentasi digital memberikan dampak nyata terhadap berbagai aspek bisnis:

• Efisiensi Operasional: 83% karyawan pernah membuat ulang dokumen karena hilang atau tidak terorganisir, sehingga penyimpanan terpusat sangat menghemat waktu dan biaya.
• Pengurangan Duplikasi: 66% organisasi mengalami keterlambatan persetujuan dokumen akibat masalah versi dan duplikasi. Sistem digital menyederhanakan pengelolaan revisi sehingga setiap dokumen ter-update dengan akurat.
• Keamanan dan Kepatuhan Hukum: Enkripsi dan kontrol akses dokumen digital membantu perusahaan memenuhi persyaratan hukum. Teknologi seperti tanda tangan elektronik tersertifikasi menjamin keabsahan dokumen sesuai UU ITE.
• Dukungan Transformasi Digital: Pertumbuhan pasar sistem manajemen dokumen menunjukkan tren global ke arah digitalisasi arsip. Investasi di bidang ini meningkatkan kolaborasi dan mengoptimalkan proses bisnis.

Perbedaan Dokumentasi Manual vs. Digital

Dokumentasi manual dan digital memiliki fungsi serupa, tetapi berbeda dalam efisiensi, aksesibilitas, dan keamanan. Banyak organisasi mulai beralih ke dokumentasi digital untuk mendukung operasional yang lebih cepat dan minim risiko.

Baca juga: Cara Membeli e-Meterai Online secara Resmi

Tips Menyusun Dokumentasi yang Efektif dan Aman

Dokumentasi harus ringkas, jelas, dan sah secara hukum. Berikut tips yang bisa langsung Anda terapkan:

• Gunakan template siap pakai: Mempercepat penulisan dan menjaga konsistensi. Cocok untuk surat bisnis atau undangan resmi.
• Gunakan tanda tangan digital resmi: Wajib untuk dokumen legal seperti surat pernyataan bermeterai. Cek fitur tanda tangan digital Mekari Sign untuk solusi aman dan sah.
• Pakai bahasa yang netral dan jelas: Hindari jargon; sesuaikan dengan audiens. Referensi makna istilah bisa dicek di KBBI.
• Simpan di tempat terstruktur: Gunakan sistem digital dan arsipkan dengan rapi. Jangan lupa dokumentasi transaksi dicatat sebagai bukti transaksi.
• Pastikan isi relevan dengan tujuan: Fokus pada informasi penting, seperti siapa, kapan, dan untuk apa dokumen dibuat.
• Lakukan version control: Simpan riwayat revisi agar tidak hilang atau tertukar.
• Lindungi dokumen penting: Enkripsi atau beri kata sandi. Baca tips lengkapnya di cara menjaga dokumen pribadi.

Baca juga: Contoh Surat Bisnis yang Profesional dan Siap Digunakan

Contoh Format Dokumentasi

Sumber: Scribd

Baca juga: Laporan Bisnis: Cara Menyusun dan Formatnya

Dokumentasi yang tertata bukan sekadar formalitas melainkan kunci agar bisnis, administrasi, hingga komunikasi resmi berjalan lancar dan minim risiko. Tanpa pencatatan yang jelas dan aman, potensi miskomunikasi, hilangnya data penting, hingga masalah hukum bisa saja terjadi kapan saja.

Kini, semua itu bisa dicegah dengan solusi yang lebih modern dan efisien. Dengan Mekari Sign, Anda dapat menandatangani dokumen secara elektronik, melengkapi dokumen penting dengan e-Meterai resmi dari PERURI, hingga menyusun kontrak digital yang sah dan terorganisir langsung dari satu platform.

Semua proses bisa dilakukan kapan saja dan di mana saja, tanpa perlu cetak, kirim fisik, atau bertatap muka. Inilah solusi dokumentasi digital yang aman, praktis, dan legal untuk mendukung aktivitas kerja di era modern.

Kelola dan Tandatangani Dokumen Digital dengan Aman dan Legal

Coba Gratis

Referensi

• Emerald Insight. (1977). Documentation in information systems: definitions and scope.
• FileCenter. (2023). Document Management Statistics You Should Know.
• KBBI. (n.d.). Dokumentasi.
• L&G Risk Broker Indonesia. (2024). Studi Kasus Klaim Asuransi dalam Proyek Konstruksi: Proses, Tantangan, dan Pelajaran Berharga.
• Oxford Learner’s Dictionaries. (n.d.). Documentation – Definition.
• VOI. (2023). Pusat Dokumentasi Sastra HB Jassin Diresmikan Ali Sadikin – Sejarah Hari Ini, 30 Mei 1977.