- e-Procurement mempercepat proses pengadaan, mengurangi biaya operasional hingga 35%, dan menjaga transparansi melalui pencatatan digital.
- Perbedaan utama procurement, purchasing, dan e-Procurement terletak pada fokus, cakupan, serta tingkat digitalisasi proses pengadaan.
- Cara kerja e-Procurement meliputi perencanaan, pemilihan pemasok, pembuatan pesanan, pengiriman hingga pembayaran, serta pelaporan real-time.
- Implementasi nyata hadir di sektor swasta melalui Trakindo–PT AMNT dan di sektor publik melalui e-Katalog V6 LKPP untuk mendukung efisiensi dan reformasi birokrasi.
Keterlambatan pengadaan barang dan jasa bisa menunda seluruh proyek perusahaan dan menambah biaya operasional. Banyak perusahaan kehilangan kontrol karena proses manual yang rumit dan tidak efisien.
Artikel ini menguraikan manfaat e-Procurement, perbedaan dengan procurement konvensional, cara kerjanya, dan contoh implementasi nyata di Indonesia, selengkapnya sebagai berikut.
Apa itu e-Procurement?
e-Procurement adalah platform digital yang mengelola seluruh proses pengadaan barang dan jasa, mulai dari permintaan, seleksi pemasok, negosiasi, hingga pembayaran dan pelacakan transaksi. Sistem ini menyederhanakan alur kerja manual dan dokumen fisik.
Tak hanya itu, sistem ini membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, transparansi, dan efektivitas pengadaan, sekaligus menekan biaya operasional dan mempercepat pengambilan keputusan.
Perbedaan Procurement, Purchasing, & e-Procurement
Ketiga istilah ini seringkali terdengar secara bergantian, tetapi memiliki cakupan dan fokus yang berbeda secara fundamental. Berikut perbedaan ketiganya:
| Kriteria | Procurement | Purchasing | e-Procurement |
| Fokus | Strategis, jangka panjang | Taktis, transaksional, jangka pendek | Digital, otomatisasi seluruh proses |
| Cakupan | Menyeluruh: dari identifikasi kebutuhan hingga relasi pemasok | Spesifik: pemesanan, pengiriman, dan pembayaran | Menyeluruh: mengintegrasikan seluruh proses pengadaan |
| Tujuan | Menciptakan nilai dan efisiensi jangka panjang | Menjalankan transaksi dengan biaya terendah | Menerapkan digitalisasi untuk efisiensi dan transparansi |
| Alur Kerja | Perencanaan, sourcing, negosiasi, kontrak | Pembuatan PO, konfirmasi pesanan, pembayaran | Integrasi sistem, otomatisasi alur, pelaporan real-time |
Manfaat Melakukan e-Procurement
e-Procurement meningkatkan efisiensi, akuntabilitas, dan kualitas pengadaan melalui:
- Hemat Biaya dan Waktu: Otomatisasi alur kerja menghilangkan dokumen kertas dan mempercepat persetujuan. Proses pengadaan bisa lebih cepat hingga 35%.
- Transparansi dan Akuntabilitas: Semua transaksi tercatat digital dengan jejak audit jelas. Data real-time memudahkan pemantauan pengeluaran dan mencegah penyimpangan.
- Kontrol Anggaran: Sistem memantau pengeluaran, menampilkan arus kas, dan mendukung pembuatan laporan keuangan otomatis.
- Kualitas dan Kinerja Pemasok: Platform memfasilitasi perbandingan penawaran dan evaluasi kinerja pemasok secara berkelanjutan.
Baca Juga: Apa Itu Audit Trail? Ini Pengertian, Jenis, & Dasar Hukumnya!
Cara Kerja e-Procurement dengan Lengkap
e-Procurement mengotomatiskan alur pengadaan dari awal hingga akhir. Setiap langkah tercatat digital sehingga proses lebih efisien, transparan, dan terkontrol.
1. Perencanaan dan Permintaan (Requisition)
Karyawan membuat permintaan pembelian lewat platform e-Procurement. Sistem mengarahkan permintaan ke jalur persetujuan sesuai struktur organisasi, sehingga setiap kebutuhan tercatat rapi.
2. Sourcing dan Pemilihan Pemasok
Platform menampilkan katalog elektronik berisi barang dan jasa dari pemasok terverifikasi. Untuk pengadaan kompleks, sistem memfasilitasi tender elektronik yang memberi ruang bagi pemasok mengajukan penawaran transparan dan kompetitif.
3. Pembuatan dan Manajemen Pesanan
Setelah pemasok terpilih, sistem membuat serta mengirim pesanan pembelian otomatis. Semua pesanan tercatat digital sehingga tim pengadaan mudah memantau status dan menyesuaikan bila ada perubahan.
4. Pengiriman dan Pembayaran
Pemasok mengonfirmasi pesanan lalu mengirim barang sesuai jadwal. Platform melacak penerimaan, memverifikasi tagihan, dan memproses pembayaran secara digital sehingga transaksi aman dan audit friendly.
5. Pelaporan dan Analisis
Seluruh data pengadaan terekam dari awal hingga akhir. Tim pengadaan dapat membuat laporan keuangan, menganalisis pola pengeluaran, dan menilai kinerja pemasok secara real-time untuk mendukung keputusan strategis.
Baca Juga: Apa Itu Procurement? Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!
Contoh Implementasi e-Procurement di Indonesia
Penerapan e-Procurement tidak hanya populer di sektor swasta, tetapi juga menjadi kebijakan pemerintah Indonesia untuk meningkatkan tata kelola, sebagai berikut:
1. e-Procurement di Sektor Swasta
Sumber Gambar: Trakindo
PT Trakindo Utama (Trakindo) menerapkan e-Procurement dalam proyek Re-Frame Machine bersama PT Amman Mineral Nusa Tenggara. Melalui sistem digital, proses pengadaan mesin tambang berjalan lebih cepat, transparan, dan terintegrasi. Implementasi ini membantu perusahaan mengontrol biaya, memperpanjang umur mesin, dan memastikan ketersediaan unit untuk mendukung produktivitas tambang.
2. e-Procurement di Sektor Pemerintah
Sumber Gambar: Menpan.go.id
LKPP meluncurkan e-Katalog V6 sebagai platform digital untuk pengadaan barang dan jasa pemerintah. Sistem ini masuk dalam indikator reformasi birokrasi karena mendorong belanja produk dalam negeri, efisiensi anggaran, serta transparansi transaksi.
Adanya fitur end-to-end, e-Katalog V6 memperluas akses produk lokal, mempercepat proses belanja pemerintah, dan memperkuat layanan publik yang bebas KKN.
Baca Juga: Prosedur Pengadaan Alat Kesehatan melalui e-Procurement
e-Procurement menghadirkan efisiensi pengadaan dengan mempercepat proses, menjaga transparansi, serta mengoptimalkan anggaran melalui sistem digital. Penerapannya dalam bisnis maupun instansi pemerintah menunjukkan peran strategisnya untuk mendukung operasional yang akurat dan terukur.
Untuk mengelola dokumen legal dengan aman dan praktis, Anda dapat memanfaatkan layanan dari Mekari Sign. Perluas wawasan Anda tentang tanda tangan elektronik dan pengelolaan dokumen bisnis melalui artikel terpercaya di blog Mekari Sign.
Permudah proses pengadaan Anda dengan e-Meterai sah dan praktis dari Mekari Sign
Referensi
- Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MenPANRB). “E-Katalog Disempurnakan LKPP, Menteri PANRB: Belanja Produk Dalam Negeri Jadi Indikator Reformasi Birokrasi.”
- Trakindo. “Advancing Customer Productivity: Trakindo Hands Over Machines Re-frame Cat 793C to PT Amman Mineral Nusa Tenggara.”
