Aktivitas e-procurement, atau pengadaan barang dan jasa secara elektronik untuk sebuah perusahaan, telah menjadi strategi yang sangat menguntungkan di era bisnis modern. Perubahan signifikan ini mencakup transformasi dalam cara perusahaan merencanakan, melibatkan, dan menyelesaikan proses pembelian.
Dalam era di mana efisiensi, transparansi, dan penghematan biaya menjadi krusial, sistem e-procurement menawarkan solusi yang memungkinkan perusahaan untuk mengatasi tantangan terbesar dalam pengadaan.
Artikel ini akan membahas mengenai apa itu e-procurement, perbedaannya dengan procurement yang dilakukan secara luring, manfaatnya, proses aktivitasnya, serta contoh implementasinya. Mari buat diri Anda lebih paham melalui artikel ini.
Apa itu e-Procurement?
e-Procurement merupakan evolusi terbaru dalam dunia pengadaan, di mana proses pembelian, penjualan, barang, peralatan, pekerjaan, dan jasa dilakukan secara daring atau online.
Berbeda dengan pendekatan konvensional, e-Procurement memanfaatkan platform digital untuk memfasilitasi interaksi antara pembeli dan penjual. Dengan adopsi teknologi ini, perusahaan dapat mengurangi hambatan komunikasi, mengawasi administrasi dengan lebih efisien, dan menghemat waktu serta biaya dalam keseluruhan proses pengadaan.
Perbedaan e-Procurement dengan Procurement
Perbedaan mendasar antara e-Procurement dan procurement konvensional terletak pada pendekatan dalam menjalankan proses pengadaan. Procurement konvensional bergantung pada metode manual dengan interaksi langsung antara pihak terlibat, sementara e-Procurement memanfaatkan teknologi digital.
Baca juga: Apa Itu Procurement? Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!
e-Procurement menggunakan platform online untuk memudahkan akses ke berbagai penjual dan penyedia barang atau jasa. Penggunaan teknologi ini memungkinkan fitur seperti tanda tangan digital untuk mempercepat pengesahan dokumen yang diperlukan dalam proses pengadaan.
Kemampuan e-Procurement dalam memanfaatkan teknologi, khususnya tanda tangan digital, memberikan keunggulan kompetitif yang besar. Ini mempercepat proses persetujuan, meningkatkan keamanan, dan memastikan keakuratan data, yang sangat penting dalam pengelolaan efisien proses pengadaan.
Manfaat Melakukan e-Procurement
Dengan mengadopsi sistem proses pengadaan barang dan jasa elektronik, perusahaan dapat merasakan berbagai manfaat yang signifikan dalam pengelolaan proses pengadaan mereka. Berikut adalah beberapa manfaat utama yang bisa diperoleh dari penggunaan e-Procurement:
1. Efisiensi Waktu dan Tenaga
Proses ini mempercepat proses pengadaan dengan mengurangi waktu yang diperlukan untuk transaksi. Melalui platform online, proses pencarian, pemilihan vendor, negosiasi, hingga pengesahan dapat dilakukan secara lebih cepat dan efisien. Hal ini menghemat waktu dan tenaga yang sebelumnya dibutuhkan dalam proses konvensional.
2. Memangkas Biaya Operasional
Penggunaan e-Procurement dapat secara signifikan mengurangi biaya operasional. Dengan memanfaatkan platform digital, perusahaan dapat memangkas biaya yang biasanya terjadi dalam proses manual seperti penggunaan kertas, pengiriman fisik, dan waktu yang terbuang.
Lebih lanjut, proses ini memungkinkan perbandingan harga yang lebih cepat dan transparan, memungkinkan perusahaan untuk memilih penawaran terbaik yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
3. Pengadaan Lebih Transparan
Semua informasi terkait pengadaan tersimpan dalam database digital, meningkatkan tingkat transparansi. Dengan akses mudah terhadap riwayat transaksi, dokumentasi, dan catatan pengadaan, e-Procurement mengurangi kemungkinan kesalahan manusia yang sering terjadi dalam proses konvensional.
Ini membantu dalam menghindari duplikasi pesanan, kesalahan pengiriman, atau kebingungan terkait status pesanan.
4. Meningkatkan Produktivitas
Dengan proses yang lebih efisien dan transparan, proses ini dapat meningkatkan produktivitas keseluruhan perusahaan. Tim procurement dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis daripada tugas administratif yang memakan waktu.
Selain itu, penggunaan teknologi dalam e-Procurement membantu mengotomatiskan beberapa langkah proses, membebaskan waktu bagi tim untuk fokus pada inovasi dan peningkatan operasional lainnya.
Manfaat-manfaat ini bukan hanya menguntungkan dari segi efisiensi, tetapi juga mengubah cara perusahaan menjalankan operasional mereka secara keseluruhan. Dengan demikian, adopsi e-procurement bukan sekadar langkah teknologi, melainkan investasi strategis dalam meningkatkan kinerja dan keunggulan kompetitif perusahaan.
Proses Aktivitas e-Procurement
Proses aktivitas pengadaan barang dan jasa secara elektronik mengikuti serangkaian tahapan yang terstruktur, dimulai dari e-sourcing, e-tendering, e-auctioning, hingga e-ordering. Tahapan-tahapan ini mencakup rangkaian aktivitas dari pengidentifikasian kebutuhan hingga proses pembayaran secara elektronik.
- e-Sourcing: Identifikasi dan penilaian supplier dilakukan secara elektronik untuk menentukan pilihan terbaik dalam memenuhi kebutuhan perusahaan.
- e-Tendering: Proses penawaran dan penerimaan penawaran dilakukan secara elektronik, memungkinkan interaksi yang efisien antara perusahaan dan pihak yang menawarkan barang atau jasa.
- e-Auctioning: Melalui proses lelang elektronik, barang atau jasa diperoleh atau dijual dengan cara yang terotomatisasi, efisien, dan transparan.
- e-Ordering: Pemesanan barang atau jasa dilakukan secara elektronik, memfasilitasi perolehan barang dari tahap seleksi hingga tahap pembelian dengan efisiensi yang tinggi.
Setiap langkah dalam proses ini ditingkatkan dengan adopsi teknologi, memberikan manfaat efisiensi, kecepatan, dan transparansi yang mengubah cara perusahaan melakukan pengadaan barang dan jasa. Dengan demikian, e-Procurement menjadi fondasi dalam meningkatkan efektivitas proses pengadaan secara keseluruhan.
Contoh Implementasi e-Procurement
Terdapat beberapa implementasi proses pengadaan barang dan jasa secara elektronik yang pernah dilakukan oleh lembaga-lembaga di Indonesia yang mungkin dapat Anda jadikan referensi seperti:
1. Implementasi e-Procurement di Bagian Layanan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Kota Makassar
Implementasi e-Procurement di Bagian Layanan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Kota Makassar bertujuan untuk memaksimalkan efisiensi dalam pengadaan barang dan jasa. Melalui penggunaan e-Procurement, tujuannya adalah mengurangi beban waktu dan biaya yang sebelumnya diperlukan dalam proses pengadaan yang manual.
Lebih dari sekadar mengurangi beban waktu dan biaya, implementasi e-Procurement diharapkan memberikan loncatan signifikan dalam transparansi selama proses pengadaan.
Platform ini diharapkan akan menjadi jembatan yang memudahkan komunikasi antara pembeli dan vendor, menciptakan kerjasama yang lebih efisien dan mengurangi hambatan yang mungkin terjadi dalam setiap langkah transaksi.
2. Implementasi e-Procurement dalam Proses Pengadaan Barang/Jasa pada Lembaga Layanan di Kota Bogor
Studi ini berfokus pada implementasi e-Procurement dalam pengadaan barang/jasa di Lembaga Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Kota Bogor. Tujuannya adalah mengidentifikasi dampak dari adopsi e-Procurement dalam proses ini.
Adopsi e-Procurement di LPSE Kota Bogor bertujuan untuk mengurangi beban waktu dan biaya yang sebelumnya terjadi dalam proses pengadaan manual. Lebih dari sekadar efisiensi, teknologi ini diharapkan dapat memperbaiki komunikasi antara perusahaan, vendor, atau pelanggan, sambil meningkatkan keseluruhan efektivitas proses pengadaan.
3. Implementasi Sistem e-Procurement pada Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Aceh Barat
Studi ini memfokuskan pada penerapan e-Procurement dalam Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Aceh Barat dengan tujuan meningkatkan efisiensi serta transparansi selama proses pengadaan.
Implementasi e-Procurement bertujuan untuk memperbaiki proses pengadaan, mengurangi beban waktu dan biaya yang sebelumnya dibutuhkan, serta meningkatkan produktivitas dalam seluruh tahapan pengadaan.
Langkah ini diharapkan akan memberikan kemudahan yang lebih besar dalam menjalankan proses pengadaan, menciptakan perubahan yang signifikan dalam efektivitas serta transparansi proses pengadaan barang dan jasa di Sekretariat Daerah Kabupaten Aceh Barat.
Padukan Aktivitas e-Procurement Anda secara Digital dengan Mekari Sign!
e-Procurement telah mengubah cara perusahaan mengelola pengadaan barang dan jasa dengan memanfaatkan teknologi. Ini bukan hanya soal efisiensi, tapi juga transparansi dan pengurangan biaya operasional serta risiko kesalahan manusia.
Mekari Sign, sebagai penyedia tanda tangan digital tersertifikasi di Indonesia, menawarkan solusi yang cepat dan aman. Dengan mengadopsi tanda tangan digital dari Mekari Sign, perusahaan dapat mempercepat proses persetujuan dokumen dalam e-Procurement mereka, meningkatkan efisiensi secara signifikan.
Segera manfaatkan layanan Mekari Sign untuk merasakan perubahan dalam kecepatan dan keamanan proses persetujuan dokumen e-Procurement. Tingkatkan produktivitas perusahaan Anda dengan keandalan tanda tangan digital dari Mekari Sign!
Beralih ke tanda tangan digital tersertifikasi sekarang untuk pengesahan dokumen yang efisien!
