Apa Itu Filling Dokumen? Fungsi, Cara, dan Contoh Lengkap

Anda pernah kesulitan mencari satu dokumen penting di antara banyak tumpukan berkas yang berantakan? Masalah klasik ini menjadi alasan utama mengapa Anda perlu memahami teknik filling dokumen yang baik.

Filling dokumen bukan sekadar menyimpan data di komputer atau menumpuknya di lemari, melainkan sebuah seni menata informasi agar bisa ditemukan kembali dalam hitungan detik. Dengan metode yang tepat, Anda bisa lebih produktif dalam bekerja. Artikel ini akan membantu Anda menyusun dokumen dengan rapi.

Apa Itu Filling Dokumen?

Filling dokumen atau filing dokumen adalah proses menyusun, menyimpan, dan mengatur dokumen agar mudah diakses jika dibutuhkan. Dokumen yang dimaksud bisa berupa dokumen fisik atau digital dengan proses filling sesuai jenis dokumen.

Sederhananya, Anda bisa menyebut filling dokumen sebagai pengarsipan dokumen agar lebih rapi dan efektif. Filling dokumen yang baik akan berguna dalam kegiatan administrasi, baik administrasi digital maupun manual, atau arsip sehari-hari.

Apa Saja Fungsi Filling Dokumen?

Filing dokumen biasanya banyak digunakan dalam bisnis dan dilakukan oleh staff perusahaan. Selain bertujuan untuk merapikan dokumen, berikut fungsi lain dari filing dokumen:

• Aksesibilitas: Memudahkan pencarian dokumen tertentu saat diperlukan
• Keamanan: Menghindari risiko dokumen hilang, rusak, atau diakses pihak tidak bertanggungjawab
• Sumber pengambilan keputusan: Melihat catatan atau data tersimpan untuk analisis, evaluasi, dan perencanaan strategi di masa depan
• Bukti hukum: Menjadi alat bukti yang sah jika terjadi sengketa atau audit
• Keberlangsungan bisnis: Menjaga kelangsungan bisnis jika terjadi sesuatu dengan mengakses cadangan filling
• Penghematan ruang & biaya: Perusahaan bisa menghemat ruangan & biaya untuk lemari arsip dengan sistem digital

Bagaimana Cara Filling Dokumen?

Pengarsipan dokumen ini tidak bisa asal dilakukan begitu saja. Anda perlu mengetahui cara filing dokumen yang benar, seperti metode atau tempat filling yang baik.

1. Tentukan metode filling dokumen

Langkah pertama adalah menentukan metode pengarsipan (filing system) agar dokumen tidak disusun secara acak. Ada 6 metode yang bisa Anda pilih.

• Sistem Abjad: Atur dokumen berdasarkan urutan abjad A-Z. Metode ini paling sederhana, biasanya diurutkan sesuai nama, judul, atau kata kunci pada dokumen.
• Sistem Nomor: Dokumen disusun berdasarkan nomor atau kode tertentu, seperti nomor faktur atau referensi. Biasanya metode ini digunakan untuk dokumen rahasia.
• Sistem Tanggal: Dokumen atau data juga bisa disusun sesuai tanggal pembuatan, penerimaan, atau deadline suatu dokumen.
• Sistem Wilayah: Urutkan dokumen sesuai dengan lokasi atau area asalnya.
• Sistem Kategori: Susun dokumen berdasarkan kategori tertentu, misalnya divisi, jenis, atau proyek. Metode ini cocok digunakan dalam organisasi yang memiliki berbagai jenis dokumen berbeda.
• Digital Filing: Gunakan sistem atau platform digital untuk filling dokumen elektronik (PDF, Word, gambar, atau video) agar lebih praktis.

2. Beri kode atau nama dokumen

Setelah menentukan jenis metode, tuliskan kode atau nama sesuai metode pada dokumen yang akan disusun, misalnya Dokumen 110: Kontrak Kerja Sama, Folder 001: Invoice Pembelian tanggal 8 Februari, atau Folder M: Mekari, Sign. Siapkan juga map untuk menyimpan kumpulan dokumen itu.

3. Menyortir dokumen sesuai kode

Kelompokkan dokumen yang kodenya sejenis sebelum benar-benar dimasukkan ke map pengumpulan.

4. Tempatkan sesuai metode

Jika seluruh dokumen sudah terkumpul sesuai kelompoknya, masukkan ke dalam map kumpulan. Misalnya dokumen kumpulan nama karyawan dimasukkan dalam map berjudul “Database Karyawan” dan diurutkan sesuai abjad. Seluruh map kemudian disimpan dalam lemari khusus arsip fisik atau filing cabinet.

5. Pemeliharaan rutin

Dokumen di lemari yang tertutup tentu akan berdebu. Anda perlu rutin membersihkan bahkan membuang dokumen yang sudah tidak lagi relevan agar tidak menumpuk.

6. Backup digital

Scan dokumen penting sebagai cadangan serta menghindari risiko hilang atau rusak.

Baca Juga: Ubah Tumpukan Kertas Dengan Digitalisasi Arsip

Contoh Filling Dokumen

Agar lebih terbayang, berikut gambaran sederhana contoh beserta cara menerapkan filing dokumen.

1. Contoh Filling Dokumen Fisik (Manual)

Anda adalah seorang staf administrasi di sebuah kantor yang ingin merapikan MoU. Bagaimana Anda melakukannya?

• Langkah 1 (Tentukan metode): Memilih sistem abjad karena akan menyusunnya sesuai nama perusahaan yang bekerja sama dengan perusahaan Anda.
• Langkah 2 (Memberi nama dokumen): Ada 3 MoU antara Mekari Sign (perusahaan Anda) dengan PT Selalu Bangkit, PT Jaya Bangsa, dan PT Maju Mundur. Anda pun menamai dokumen itu “Selalu Bangkit, PT”, “Jaya Bangsa, PT”, dan “Maju Mundur, PT”.
• Langkah 3 (Sortir dokumen): Anda mengelompokkan dokumen-dokumen itu ke dalam folder MoU.
• Langkah 4 (Tempatkan dokumen): Buka lemari arsip, cari laci berlabel MoU, dan masukkan tiga dokumen itu sesuai abjadnya: J, M, dan S.
• Langkah 5 (Backup digital): Jika ada MoU yang bersifat sangat penting atau bernilai besar, scan dokumen tersebut dan simpan dalam komputer kantor.

2. Contoh Filling Dokumen Digital

Filing dokumen secara digital cenderung mudah dan lebih praktis. Misalnya Anda ingin merapikan invoice penjualan.

• Langkah 1 (Tentukan metode): Memilih sistem tanggal karena akan menyusun invoice berdasarkan tanggal penjualan.
• Langkah 2 (Memberi nama file): Ada 2 invoice penjualan baru di tanggal 15 Desember 2025 dan 28 Desember 2025. Anda memberi nama invoice itu dengan “20251215_Invoice_SelaluBangkit.pdf” dan “20251228_Invoice_MajuMundur.pdf”.
• Langkah 3 (Sortir dokumen): Anda mengelompokkan file tersebut ke dalam folder utama Invoice 2025 > sub-folder 12_Desember di komputer.
• Langkah 4 (Tempatkan dokumen): Masukkan dua file invoice tersebut ke dalam sub-folder 12_Desember dan komputer otomatis akan menyusunnya sesuai tanggal.

Tips Saat Filling Dokumen

Disiplin dan konsisten adalah dua hal yang dibutuhkan dalam filing dokumen. Berikut beberapa tips dalam mengarsipkan dokumen:

• Beri nama yang mudah dibaca pada setiap map
• Gunakan sekat/pembatas berwarna (guide) agar kategori tertentu lebih cepat ditemukan tanpa harus membaca label satu per satu
• Buang dokumen yang tidak lagi relevan atau sudah terlalu lama disimpan
• Hindari mengisi map kumpulan dengan terlalu banyak dokumen
• Untuk filing digital, hindari membuat terlalu banyak sub-folder dalam sub-folder
• Lakukan audit berkala (setidaknya setiap 6 bulan sekali) untuk menghapus file duplikat
• Segera simpan file sesuai folder, jangan terlalu lama di Downloads

Baca Juga: 6 Rekomendasi Aplikasi Bisnis Online di Era Digital

Itulah pengertian, fungsi, cara, dan contoh filling dokumen. Sistem filing yang baik adalah investasi waktu. Filling dokumen memang terkesan melelahkan di awal, tetapi sistem ini akan memudahkan Anda saat menghadapi audit atau pencarian mendadak nanti. Ikuti juga tips dalam mengarsip dokumen agar filling Anda tidak sia-sia.

Sementara itu, gunakan Mekari Sign untuk mengelola dokumen administrasi perusahaan lebih mudah melalui pembubuhan tanda tangan digital, e-Meterai, hingga pengurusan kontrak. Anda bisa mengunjungi blog Mekari Sign untuk tips dokumen lain.

Urus kontrak perusahaan Anda dengan Mekari Sign!

Coba Gratis