Apa Itu Invoice? Ini Fungsi, Jenis, dan Contoh Lengkapnya

Jika tagihan klien belum terbayar karena invoice salah format atau tidak terkirim tepat waktu. Dampaknya tidak hanya pada kas perusahaan, tapi juga reputasi bisnis. Banyak tim keuangan mengalami masalah serupa akibat belum memahami cara kerja invoice secara menyeluruh.

Untuk menghindari kesalahan tersebut, kenali fungsi, jenis, dan perbedaan invoice dengan dokumen lain seperti faktur atau kwitansi selengkapnya sebagai berikut.

Apa Itu Invoice?

Invoice adalah dokumen tagihan yang mencatat transaksi penjualan barang atau jasa agar pembayaran tercatat rapi dan arus kas bisnis terkontrol. Dokumen ini juga berfungsi menjaga transparansi antara penjual dan pelanggan.

Setiap invoice mencantumkan nama perusahaan, tanggal, nomor transaksi, rincian barang atau jasa, jumlah, harga, dan instruksi pembayaran. Informasi tersebut penting untuk pengelolaan keuangan, audit, dan pelaporan pajak.

Fungsi Invoice dalam Bisnis

Invoice berfungsi mencatat transaksi, menagih pembayaran, dan mendukung pelaporan keuangan serta pajak bisnis.

• Alat penagihan resmi: mencatat kewajiban pembayaran pelanggan sesuai kesepakatan transaksi.
• Bukti transaksi penjualan: menunjukkan barang atau jasa, jumlah, dan nilai penjualan.
• Dasar pencatatan piutang: membantu tim akuntansi memantau tagihan dan saldo usaha.
• Pengendali arus kas: mengatur jadwal pembayaran agar proyeksi penerimaan dana terencana.
• Dokumen pelaporan pajak: mendukung perhitungan dan pelaporan PPN sesuai ketentuan.
• Bukti audit keuangan: memverifikasi pendapatan dan keabsahan transaksi perusahaan.

Baca Juga: Wajib Tahu! Aturan Penggunaan Meterai pada Invoice, Terbaru!

Perbedaan Invoice, Faktur, Nota, dan Kuitansi

Setiap dokumen transaksi memiliki fungsi serta waktu penerbitan berbeda. Invoice, faktur, nota, dan kuitansi berperan sebagai bukti keuangan dengan tujuan dan konteks pemakaian yang tidak sama.

Tabel berikut merangkum perbedaan utamanya:

Baca juga: Kenali Apa itu e-Faktur! Dari Pengertian, Format, hingga Contohnya! 

Jenis-Jenis Invoice yang Umum

Invoice memiliki berbagai jenis sesuai tujuan transaksi dan kebutuhan bisnis, sebagai berikut:

1. Proforma Invoice

Proforma invoice berfungsi sebagai penawaran resmi sebelum pengiriman barang atau jasa, memberi informasi biaya kepada pelanggan dan mempermudah kesepakatan transaksi.

Contoh Surat Proforma Invoice

Berikut contoh surat proforma invoice untuk penawaran jasa resmi kepada klien:

Dok. Mekari Sign

Download Template Surat Proforma Invoice | PDF

2. Invoice Penjualan

Invoice penjualan mencatat transaksi resmi barang atau jasa dan menagih pembayaran pelanggan. Dokumen ini menjadi dasar pencatatan piutang dan bukti transaksi penjualan.

Contoh Surat Invoice Penjualan

Berikut contoh surat invoice penjualan untuk transaksi resmi barang:

Sumber Gambar: Scribd

3. Invoice Komersial

Invoice komersial biasa berguna pada transaksi internasional atau ekspor-impor. Dokumen ini mencantumkan detail barang, nilai, syarat pengiriman, dan memudahkan proses bea cukai.

Contoh Surat Invoice Komersial

Berikut contoh surat invoice komersial untuk transaksi ekspor-impor:

Sumber Gambar: Scribd

4. Invoice Pajak

Invoice pajak mencantumkan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan menjadi dokumen resmi untuk pelaporan pajak sesuai aturan pemerintah.

Contoh Surat Invoice Pajak

Berikut contoh surat invoice pajak untuk layanan konsultasi IT:

Sumber Gambar: OnlinePajak

5. Recurring Invoice

Recurring invoice diterbitkan berkala untuk layanan berlangganan atau sewa, membantu perusahaan dan pelanggan memproses pembayaran secara rutin.

Contoh Surat Recurring Invoice

Berikut contoh surat recurring invoice untuk layanan berlangganan software SaaS:

Sumber Gambar: Scribd

6. Invoice Kolektif

Invoice kolektif mencatat beberapa transaksi dalam satu dokumen agar pelanggan memproses pembayaran lebih mudah dan perusahaan mencatat piutang dengan rapi.

Contoh Surat Invoice Kolektif:

Berikut contoh surat invoice kolektif untuk beberapa transaksi sekaligus:

Sumber Gambar: Scribd

Format dan Isi yang Ada dalam Invoice

Invoice harus memuat informasi jelas agar sah dan profesional. Berikut komponen wajib yang harus Anda tulis:

• Judul Dokumen: Tuliskan kata “INVOICE” jelas di bagian atas.
• Nomor Invoice Unik: Gunakan sistem penomoran urut dan konsisten agar pelacakan mudah.
• Tanggal Penerbitan: Cantumkan tanggal pembuatan dan pengiriman invoice.
• Identitas Penjual: Nama perusahaan/perorangan, alamat, dan kontak yang aktif.
• Identitas Pembeli: Nama perusahaan/perorangan yang menerima tagihan dan alamat lengkap.
• Rincian Barang/Jasa: Tuliskan deskripsi item, kuantitas, harga per unit, dan subtotal.
• Total Tagihan: Cantumkan jumlah total, termasuk pajak (PPN) dan biaya lain jika ada.
• Termin Pembayaran: Tuliskan syarat dan tenggat waktu pembayaran (contoh: Net 30, Jatuh Tempo 14 Hari, Tunai/COD).
• Informasi Pembayaran: Sertakan detail rekening bank atau metode pembayaran lain yang tersedia.

Invoice yang jelas dan lengkap mempercepat proses pembayaran. Setiap informasi, mulai nomor invoice, rincian barang atau jasa, hingga kontak penjual, harus tertulis dengan benar. Hal ini tidak hanya memperlancar arus kas, tetapi juga membangun kepercayaan klien terhadap profesionalisme perusahaan.

Lasita

Head of Sales di Mekari

Baca Juga: 15 Contoh Invoice Tagihan Pembayaran untuk Barang & Jasa yang Benar

Kesalahan Umum Saat Mengelola Invoice

Kesalahan kecil dalam pengelolaan invoice dapat menunda pembayaran dan mengganggu arus kas. Hindari hal berikut:

• Terlambat Mengirim Invoice: Semakin lama pengiriman, semakin lama pembayaran masuk.
• Informasi Tidak Lengkap atau Salah: Kesalahan pada nama, alamat, atau nominal menyebabkan penolakan atau penundaan pembayaran.
• Tidak Memakai Nomor Invoice: Tanpa nomor unik, pelacakan dan rekonsiliasi menjadi sulit bagi Anda maupun klien.
• Tidak Melakukan Follow-up: Jangan mengandalkan klien mengingat sendiri; ingatkan secara sopan saat mendekati atau melewati tanggal jatuh tempo.
• Tidak Menyimpan Arsip: Simpan salinan setiap invoice untuk pencatatan, audit, dan antisipasi sengketa.

Kenapa Harus Beralih ke e-Invoice?

Membuat invoice manual memungkinkan, tetapi saat bisnis tumbuh, metode ini kurang efisien dan rawan kesalahan. Sistem e-invoice atau faktur elektronik menawarkan keuntungan berikut:

• Kecepatan: Buat dan kirim invoice profesional dalam hitungan menit dari mana saja.
• Akurasi: Template otomatis menekan risiko salah ketik dan salah hitung.
• Pelacakan Real-time: Pantau status invoice dengan mudah, apakah klien sudah membuka atau membayar.
• Profesionalisme: Tampilan konsisten dan modern meningkatkan citra perusahaan.
• Keamanan: Dokumen digital aman dari risiko hilang atau rusak. Tambahkan tanda tangan elektronik Mekari Sign untuk validasi dan proteksi ekstra.

Baca Juga: Tanda Tangan Digital: Keabsahan, Fungsi, dan Cara Kerjanya

Itulah penjelasan lengkap mengenai apa itu invoice, mulai dari fungsi, jenis, hingga komponen wajibnya. Invoice adalah dokumen fundamental dalam transaksi bisnis yang perannya jauh melampaui sekadar tagihan; ia adalah instrumen penting untuk menjaga arus kas, memastikan kepatuhan administrasi, dan membangun citra profesional.

Untuk memastikan setiap dokumen tagihan Anda secara efisien, aman, dan sah, manfaatkan Mekari Sign. Jika Anda ingin memperdalam wawasan seputar administrasi digital dan produktivitas bisnis, kunjungi blog Mekari Sign untuk panduan terpercaya dan terkini.

Kirim invoice profesional lengkap dengan tanda tangan digital dari  Mekari Sign

Coba Gratis