Apa Itu Lembar Disposisi? Fungsi, Format & Contohnya!

Lembar disposisi digunakan untuk mencatat instruksi pimpinan dalam alur pengelolaan surat — Apa Itu Lembar Disposisi? Fungsi, Format & Contohnya!

Ringkasan

Lembar disposisi adalah catatan atau instruksi dari pimpinan kepada bawahan mengenai tindak lanjut yang harus dilakukan terhadap suatu surat.
Fungsi utamanya adalah memastikan surat ditangani dengan cepat, tepat, dan terdokumentasi, sehingga alur komunikasi dan kerja menjadi efisien.
Format lembar disposisi umumnya mencakup detail surat, instruksi spesifik, tujuan penerus, dan kolom pengesahan dari pimpinan.
Penggunaan lembar disposisi merupakan bagian dari tata kelola kearsipan yang baik sesuai dengan peraturan yang berlaku di Indonesia.

Di balik lancarnya alur surat-menyurat kantor, ada satu dokumen kecil yang kerap luput dari perhatian: lembar disposisi. Padahal, dokumen ini menjadi penghubung penting antara penerimaan surat dan tindakan yang diambil selanjutnya.

Tanpa sistem disposisi yang rapi, surat masuk bisa terhambat, tidak terarsipkan, atau bahkan diabaikan. Untuk memahami cara kerja, fungsi, hingga format lembar disposisi yang efektif, simak pembahasannya berikut ini.

Apa Itu Lembar Disposisi?

Lembar disposisi adalah dokumen yang mencatat arahan atau instruksi dari pimpinan terhadap surat masuk, sebagai bentuk tindak lanjut yang sah dan terdokumentasi. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), disposisi merupakan pendapat pejabat mengenai isi surat dinas, yang ditulis langsung pada surat atau lembar khusus sebagai dasar pengambilan keputusan.

Keberadaan lembar disposisi diakui secara hukum sebagai bagian dari naskah dinas internal. Hal ini ditegaskan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta diperinci dalam Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021, yang menyebut disposisi sebagai salah satu bentuk arsip dinamis yang wajib dikelola secara tertib dan sistematis di instansi pemerintah maupun swasta.

Fungsi Lembar Disposisi

Lembar disposisi memegang peran strategis dalam mendukung kelancaran birokrasi dan pengambilan keputusan yang cepat dan akuntabel. Berikut fungsi utamanya:

Mengarahkan tindak lanjut secara tertulis: Instruksi seperti “dibalas,” “diedarkan,” atau “diarsipkan” tercantum jelas agar staf tidak bingung dan tindakan tidak simpang siur.
Mempercepat proses kerja: Arahan spesifik dari pimpinan mempercepat respons tanpa perlu menunggu konfirmasi tambahan.
Melacak status surat: Disposisi memudahkan pemantauan progres surat dan siapa yang bertanggung jawab di tiap tahap.
Menjadi bukti sah untuk audit: Setiap paraf dan catatan menjadi jejak digital proses surat yang valid secara administratif.
Meningkatkan koordinasi dan akuntabilitas: Alur disposisi yang transparan memperjelas tanggung jawab antar bagian dan mendukung kerja lintas fungsi.

Dasar Hukum Penggunaan Lembar Disposisi

Lembar disposisi diakui sebagai bagian dari pengelolaan arsip resmi dalam administrasi pemerintahan. Dasarnya tercantum dalam beberapa regulasi berikut:

UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan: Menekankan prinsip autentik, akuntabel, dan sistematis dalam pengelolaan arsip dinamis seperti surat masuk dan disposisi (Pasal 3, Pasal 40 ayat 1).
Perka ANRI No. 7 Tahun 2017: Mengatur ketertiban pengelolaan arsip dinamis termasuk lembar disposisi sebagai bagian dari distribusi surat yang tertib dan efisien (Pasal 19).
Peraturan ANRI No. 5 Tahun 2021: Memberikan pedoman pembuatan naskah dinas, termasuk disposisi elektronik yang harus sah dan memenuhi standar kearsipan (Pasal 54–55).
Peraturan BKN No. 16 Tahun 2020: Mewajibkan setiap surat masuk dilengkapi lembar disposisi untuk pencatatan dan penyimpanan di arsip aktif sebagai alat kendali penyelesaian surat.

Format dan Komponen dalam Lembar Disposisi

Meskipun format lembar disposisi dapat bervariasi antar instansi, ada beberapa komponen inti yang umumnya selalu ada untuk memastikan fungsinya berjalan optimal. Berikut adalah elemen-elemen kunci yang wajib ada:

1. Informasi Dasar Surat: Bagian ini berfungsi untuk mengidentifikasi surat yang didisposisikan. Tanpa informasi ini, lembar disposisi akan kehilangan konteksnya. Komponennya meliputi:

Indeks/Perihal: Ringkasan singkat mengenai isi surat.
Asal Surat: Nama instansi atau individu pengirim.
Nomor dan Tanggal Surat: Sesuai dengan yang tertera pada surat asli.
Tanggal Terima: Tanggal kapan surat tersebut diterima oleh organisasi.
Nomor Agenda: Nomor urut pencatatan surat masuk oleh bagian administrasi.

2. Klasifikasi Sifat Surat: Bagian ini biasanya berupa pilihan (checkbox) untuk menandai tingkat urgensi surat, yang akan menentukan prioritas penanganannya. Kategorinya antara lain:

Sangat Segera / Penting
Segera
Biasa / Rutin
Rahasia

3. Isi Disposisi (Instruksi atau Arahan): Ini adalah jantung dari lembar disposisi. Di bagian ini, pimpinan menuliskan perintah atau arahan spesifik. Untuk mempermudah, sering kali sudah disediakan daftar pilihan instruksi umum yang bisa dilingkari atau dicentang, seperti:

Untuk perhatian
Tanggapan dan saran
Proses lebih lanjut
Siapkan konsep balasan
Untuk diketahui / Arsipkan

4. Tujuan Disposisi (Diteruskan Kepada): Kolom ini menunjukkan kepada siapa (individu atau departemen) instruksi tersebut ditujukan. Pimpinan akan menuliskan nama jabatan atau unit kerja yang bertanggung jawab untuk menindaklanjuti surat tersebut.

5. Catatan Tambahan: Area ini disediakan untuk pimpinan jika ada instruksi tambahan yang lebih spesifik atau catatan khusus yang tidak ter-cover dalam pilihan instruksi umum.

6. Pengesahan: Untuk memastikan keabsahannya, lembar disposisi harus ditandatangani dan diberi tanggal oleh pimpinan yang memberikan arahan. Ini menunjukkan bahwa instruksi tersebut resmi dan dapat dipertanggungjawabkan.

Standarisasi untuk Efisiensi
Untuk menjaga konsistensi dan mempercepat proses, sangat disarankan bagi perusahaan atau instansi untuk memiliki template lembar disposisi Word yang standar. Template ini memastikan tidak ada informasi penting yang terlewat dan memudahkan semua pihak dalam membaca serta mengisinya.

Contoh Lembar Disposisi

Untuk memberikan gambaran yang jelas, berikut ini adalah beberapa contoh lembar disposisi yang bisa Anda gunakan:

Contoh Lembar Disposisi Surat

Sumber Gambar: Scribd

Contoh Lembar Disposisi Perusahaan

Contoh lembar disposisi surat dari Dinas Kesehatan Kabupaten Cirebon dengan status sangat segera, berisi arahan tindak lanjut, catatan lokasi fogging, serta disposisi kepada pihak terkait untuk tindakan sesuai ketentuan.

Sumber Gambar: Scribd

Contoh Lembar Disposisi Dinas

Format lembar disposisi resmi dari Kantor Kementerian Agama Purbalingga, dengan fitur prioritas surat, tujuan penyampaian, catatan kepala KUA, dan status tindak lanjut administratif.

Sumber Gambar: Scribd

Contoh Lembar Disposisi Sekolah

Gambar lembar disposisi Madrasah Aliyah Negeri 3 Garut dari Kementerian Agama, menampilkan struktur lengkap termasuk identitas surat, urgensi, bagian yang dituju, serta kolom catatan tindak lanjut dan pengesahan.

Sumber Gambar: Scribd

Perbedaan Lembar Disposisi, Lembar Konsep Surat, dan Kartu Kendali

Dalam administrasi perkantoran, selain lembar disposisi, ada juga dokumen lain seperti lembar konsep surat dan kartu kendali. Meskipun ketiganya terkait dengan pengelolaan surat, fungsinya sangat berbeda.

Memahami perbedaan antara lembar disposisi, lembar konsep, dan kartu kendali adalah dasar dari manajemen administrasi yang efektif. Ketiganya membantu memastikan tindak lanjut surat berjalan sesuai arahan, komunikasi resmi tersusun rapi, dan setiap surat dapat dilacak statusnya secara administratif.

Annisa

Senior General Affairs di Mekari

Berikut adalah tabel perbandingan untuk memperjelas perbedaannya:

Fitur	Lembar Disposisi	Lembar Konsep Surat	Kartu Kendali
Tujuan Utama	Memberikan instruksi/arahan tindak lanjut atas surat yang diterima.	Menyusun draf atau rancangan surat sebelum finalisasi dan dikirim.	Mencatat, melacak, dan mengendalikan pergerakan surat (masuk dan keluar).
Fokus	Perintah dan penugasan.	Isi dan redaksi surat.	Pelacakan dan pengarsipan.
Pengguna	Diisi oleh pimpinan/atasan untuk diberikan kepada staf/bawahan.	Dibuat oleh staf untuk direview dan disetujui oleh atasan.	Diisi oleh petugas administrasi/arsiparis (unit kearsipan).
Waktu Penggunaan	Setelah surat masuk diterima dan sebelum ditindaklanjuti.	Sebelum surat keluar dibuat secara resmi dan dikirimkan.	Sejak surat diterima hingga selesai diproses dan diarsipkan.
Contoh Isi	“Pelajari dan siapkan laporan”, “Untuk diarsipkan”, “Mohon ditindaklanjuti”.	Draf isi surat, alamat tujuan, perihal, dan lampiran.	Nomor urut, tanggal terima/kirim, asal/tujuan surat, kode klasifikasi.

Singkatnya, kartu kendali adalah “paspor” surat, lembar konsep adalah “cetak biru” surat, dan lembar disposisi adalah “perintah kerja” untuk surat tersebut.

FAQ Seputar Lembar Disposisi

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai lembar disposisi untuk membantu Anda memahaminya lebih dalam.

Apakah lembar disposisi hanya untuk surat masuk?

Utamanya, lembar disposisi digunakan untuk surat masuk guna memberikan arahan tindak lanjut. Namun, dalam beberapa organisasi, lembar ini juga bisa diterapkan pada surat keluar yang memerlukan persetujuan, catatan, atau koreksi dari atasan sebelum dikirim secara resmi.

Siapa yang mengisi lembar disposisi?

Pengisian lembar disposisi melibatkan dua pihak. Staf administrasi atau sekretaris biasanya mengisi bagian informasi dasar surat (nomor, tanggal, asal surat). Kemudian, pimpinan atau atasan yang berwenang akan mengisi bagian inti, yaitu instruksi, tujuan penerusan, dan catatan, lalu membubuhkan paraf atau tanda tangan sebagai bentuk pengesahan.

Apakah lembar disposisi wajib ditandatangani?

Ya, tanda tangan atau paraf dari pimpinan yang memberi disposisi sangat penting. Tanda tangan ini berfungsi sebagai otorisasi yang mengesahkan instruksi tersebut, menjadikannya perintah resmi yang dapat dipertanggungjawabkan dan menjadi bukti dalam jejak audit.

Apa beda utama lembar disposisi dengan kartu kendali?

Perbedaan utamanya terletak pada fungsi. Lembar disposisi berfokus pada instruksi kerja (apa yang harus dilakukan terhadap surat). Sementara itu, kartu kendali berfokus pada pelacakan fisik (mencatat pergerakan surat dari satu unit ke unit lain untuk tujuan kontrol dan pengarsipan).

Bisakah lembar disposisi dibuat secara digital?

Tentu saja. Saat ini sudah banyak sistem perkantoran digital atau e-office yang menyediakan fitur disposisi elektronik (e-disposisi). Sistem ini jauh lebih efisien karena instruksi dapat diberikan secara real-time, proses pelacakan menjadi otomatis, dan keamanan dokumen lebih terjamin, sangat mendukung model kerja yang fleksibel dan remote.

Itulah penjelasan lengkap mengenai lembar disposisi baik di instansi pemerintah maupun perusahaan swasta dari Mekari Sign. Dengan memahami fungsi, unsur, cara mengisi, hingga perbedaannya dengan dokumen pengendali lainnya, Anda dapat memastikan setiap surat masuk diproses dengan tepat, cepat, dan terdokumentasi dengan baik.

Jika Anda ingin memperdalam wawasan seputar dunia dokumen legal, hingga solusi tanda tangan elektronik, kunjungi artikel-artikel terbaru di blog Mekari Sign untuk mendapatkan panduan praktis dan terpercaya.

Tanda tangan langsung di dokumen disposisi? Bisa, tanpa print!

Coba Gratis

Referensi

Arsip Nasional Republik Indonesia. Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis.
Arsip Nasional Republik Indonesia. Perka ANRI Nomor 7 Tahun 2017 tentang Petunjuk Teknis Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah.
Badan Kepegawaian Negara. Peraturan BKN Nomor 16 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah.
Republik Indonesia. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.