7 Alasan Mengapa Finance Wajib Tanda Tangan Digital

Tim Finance menangani berbagai dokumen yang membutuhkan pemeriksaan dan persetujuan, mulai dari invoice hingga perjanjian dengan vendor. Jika proses masih bergantung pada pencetakan, tanda tangan basah, dan pengiriman fisik, dokumen berisiko tertahan sebelum transaksi dapat dilanjutkan.

Dokumen yang tersebar di email, folder pribadi, dan arsip fisik juga menyulitkan pencarian saat tim perlu memeriksa transaksi atau menyiapkan dokumen untuk audit. Tanda tangan digital membantu menyederhanakan proses penandatanganan, terutama jika didukung pengelolaan dokumen yang terstruktur.

Berikut tujuh manfaat tanda tangan digital bagi efisiensi kerja dan pengendalian dokumen keuangan.

1. Mempercepat Proses Persetujuan Keuangan

Tanda tangan digital mengurangi kebutuhan untuk mencetak, mengirim, dan mengumpulkan dokumen fisik. Manajer dapat menandatangani dokumen melalui perangkat yang didukung layanan tanpa harus berada di kantor, sehingga proses persetujuan tidak bergantung pada perpindahan berkas.

Contohnya, tim Finance dapat mengirim dokumen persetujuan anggaran kepada manajer dan direktur secara digital. Waktu penyelesaian tetap bergantung pada respons penanda tangan dan kompleksitas alur persetujuan, tetapi perusahaan dapat mengurangi waktu tunggu akibat pengiriman fisik.

2. Memudahkan Pengelolaan Dokumen Keuangan

Dokumen yang tersebar di email, folder pribadi, dan arsip fisik menyulitkan tim ketika harus mencari invoice atau bukti persetujuan transaksi. Sistem pengelolaan dokumen secara digital membantu menata berkas berdasarkan nama, nomor dokumen, kategori, atau atribut lain yang relevan.

Agar dokumen mudah ditemukan kembali, perusahaan perlu menetapkan standar penamaan file, hak akses, dan kebijakan penyimpanan yang konsisten. Pengaturan tersebut juga membantu tim menjaga arsip perusahaan tetap terstruktur untuk kebutuhan operasional dan audit.

3. Mengurangi Biaya Operasional

Penandatanganan digital dapat mengurangi pengeluaran untuk kertas, tinta, pencetakan, dan kurir. Perusahaan juga dapat mengurangi pekerjaan administratif, seperti memindai dokumen yang telah ditandatangani atau mengirim ulang berkas yang terlambat sampai.

Besarnya penghematan bergantung pada volume dokumen dan biaya solusi digital yang digunakan. Perusahaan dapat membandingkan biaya administrasi serta waktu pemrosesan sebelum dan sesudah digitalisasi untuk mengukur dampaknya, sekaligus mendukung penerapan paperless office.

4. Mendukung Keamanan Dokumen dan Kepatuhan Hukum

Tanda tangan elektronik berbasis kriptografi membantu memverifikasi asal tanda tangan dan mendeteksi perubahan pada data yang ditandatangani. Untuk dokumen keuangan, mekanisme ini mendukung pemeriksaan integritas dokumen, terutama jika dilengkapi verifikasi identitas dan kontrol akses yang sesuai.

UU ITE mengatur persyaratan agar tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah. Karena itu, perusahaan perlu memastikan jenis tanda tangan yang digunakan sesuai dengan ketentuan terkait, termasuk persyaratan legalitas tanda tangan elektronik. Penggunaan tanda tangan digital saja tidak otomatis membuat semua dokumen patuh terhadap ketentuan akuntansi atau regulasi OJK.

5. Memudahkan Penelusuran Aktivitas melalui Audit Trail

Audit trail mencatat aktivitas dokumen yang tersedia dalam sistem, seperti waktu proses dan status penandatanganan. Informasi ini membantu tim Finance menelusuri tahapan persetujuan dan mengumpulkan bukti pendukung ketika melakukan audit internal.

Audit trail bukan jaminan otomatis atas kepatuhan terhadap SOX, PSAK, atau ketentuan OJK. Perusahaan tetap perlu menerapkan pengendalian internal, prosedur otorisasi, dan kebijakan retensi dokumen sesuai kewajibannya.

6. Mendukung Integrasi dengan Sistem Keuangan

Integrasi antara platform pengelolaan dokumen dan sistem keuangan dapat mengurangi pemindahan data secara manual. Namun, kemampuan integrasi bergantung pada platform, konektor, API, dan proses yang ingin dihubungkan, sehingga perusahaan perlu memeriksa dukungannya sebelum implementasi.

Salah satu contoh spesifik adalah integrasi Mekari Sign dengan Mekari Jurnal untuk pembubuhan e-Meterai secara langsung pada invoice. Integrasi ini mendukung proses administrasi invoice, tetapi tidak berarti seluruh proses akuntansi atau pelaporan keuangan otomatis terhubung.

7. Meningkatkan Produktivitas Tim Finance

Persetujuan yang lebih terstruktur dan dokumen yang mudah ditelusuri membantu mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mengejar tanda tangan atau mencari berkas. Tim Finance dapat mengalokasikan lebih banyak waktu untuk analisis anggaran, pemantauan arus kas, dan evaluasi transaksi.

Perusahaan dapat mengevaluasi hasil digitalisasi dengan memantau waktu penyelesaian dokumen, jumlah persetujuan yang terlambat, dan biaya administrasi per transaksi. Indikator tersebut membantu menunjukkan apakah perubahan proses benar-benar meningkatkan efisiensi kerja.

Tanda tangan digital membantu tim Finance mempercepat persetujuan, mengurangi pekerjaan administratif, dan mendukung penelusuran dokumen. Manfaatnya akan lebih terukur jika perusahaan menerapkannya bersama alur persetujuan dan kebijakan pengelolaan dokumen yang jelas.

Kelola Dokumen Keuangan Secara Digital dengan Mekari Sign

Mekari Sign untuk tim Finance mendukung proses penandatanganan dan pengelolaan dokumen transaksi secara digital, termasuk pengiriman dokumen kepada pihak terkait, pemantauan status penandatanganan, serta pembubuhan e-Meterai pada invoice melalui integrasi dengan Mekari Jurnal.

Perusahaan dapat mengevaluasi fitur berdasarkan kebutuhan persetujuan, jenis dokumen, dan alur kerja internal untuk menentukan proses yang paling tepat didigitalisasi.

Referensi

• Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas UU ITE.
• Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.

Mulai Transisi Paperless? Coba dengan Tanda Tangan Digital dari Mekari Sign

Dapatkan Penawaran