Manajemen Arsip: Menjaga Dokumen Tetap Tertata dan Terlacak

Sebuah perusahaan bisa membuat ribuan kontrak, invoice, dokumen HR, laporan, dan korespondensi dalam satu tahun. File-file tersebut kemudian tersebar di folder bersama, email, laptop, atau sistem yang digunakan masing-masing tim.

Masalah biasanya baru terasa ketika seseorang membutuhkan satu dokumen lama. Tidak ada yang ingat siapa yang menyimpannya, versi mana yang terakhir, atau apakah file yang ditemukan memang dokumen final.

Hampir 60% karyawan menghabiskan setidaknya 30 menit per bulan untuk mencari dokumen dan konten yang sebenarnya sudah tersedia. Ketika tidak menemukan yang dicari, hampir dua pertiga responden memilih membuatnya kembali dari awal.

Di titik itu, perusahaan wajib tahu dokumen apa yang dimiliki, di mana letaknya, siapa yang boleh mengakses, dan berapa lama dokumen tersebut harus disimpan.

Apa Itu Manajemen Arsip dan Kenapa Penting bagi Perusahaan?

Manajemen arsip adalah pengelolaan dokumen dan rekod secara sistematis sepanjang siklus hidupnya. Prosesnya mencakup penciptaan atau penerimaan arsip, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, pencarian kembali, retensi, hingga pemindahan atau pemusnahan sesuai ketentuan yang berlaku.

Karena itu, manajemen arsip lebih luas daripada menyimpan dokumen ke dalam folder tertentu. Perusahaan juga perlu menentukan kategori dokumen, hak akses, masa simpan, dan cara mengambilnya kembali ketika dibutuhkan.

Kebutuhan tersebut makin terasa pada perusahaan dengan banyak fungsi, cabang, atau entitas. Satu kontrak dapat melewati Procurement, Legal, Finance, Business Owner, dan pihak yang memiliki kewenangan tanda tangan sebelum akhirnya menjadi dokumen yang perlu disimpan.

Manajemen arsip membantu menjaga dokumen tetap tersedia sebagai informasi kerja sekaligus bukti aktivitas organisasi.

Apa Saja yang Diatur dalam Manajemen Arsip?

Manajemen arsip mencakup beberapa keputusan yang terlihat administratif, tetapi dampaknya terasa ketika volume dokumen mulai besar.

Enam hal tersebut saling berkaitan. Dokumen bisa tersimpan dengan aman, tetapi tetap sulit digunakan kalau klasifikasinya tidak konsisten atau tidak ada cara yang jelas untuk menemukannya kembali.

Akses juga perlu mengikuti kebutuhan pekerjaan. Dokumen sensitif yang terbuka terlalu luas bisa menimbulkan persoalan baru, sementara akses yang terlalu terbatas dapat membuat pekerjaan terhambat.

Bagaimana Siklus Hidup Arsip Dikelola?

Siklus hidup arsip dimulai sejak dokumen dibuat atau diterima dan berlanjut sampai dokumen tersebut dipindahkan atau dimusnahkan.

1. Dibuat atau diterima. Dokumen muncul dari aktivitas internal atau diterima dari pihak lain.
2. Digunakan. Dokumen menjadi bagian dari pekerjaan, review, persetujuan, transaksi, atau proses bisnis lainnya.
3. Disimpan dan dipelihara. Dokumen ditempatkan pada media penyimpanan yang sesuai dan dijaga agar tetap dapat digunakan.
4. Dipertahankan. Perusahaan menentukan berapa lama dokumen harus tersedia berdasarkan kebutuhan bisnis dan aturan yang berlaku.
5. Ditemukan kembali. Ketika dibutuhkan, dokumen dapat diambil tanpa harus menelusuri banyak folder atau meminta file dari orang yang membuatnya.
6. Didisposisikan. Setelah masa retensi berakhir, dokumen dapat dipindahkan, dimusnahkan, atau dipertahankan sesuai kebijakan dan nilainya.

Baca juga: Pelajari Contract Lifecycle Management

Bagaimana dengan Arsip Digital?

Arsip digital memudahkan pencarian dan mengurangi ketergantungan pada ruang fisik. Metadata dan indeks juga dapat membantu tim menemukan file dengan lebih cepat.

Tetapi file digital tetap membutuhkan aturan. Folder yang tidak teratur tetap sulit dicari, hanya bentuknya yang berubah dari map fisik menjadi kumpulan file.

Karena itu, digitalisasi arsip perlu dibarengi dengan aturan tentang klasifikasi, akses, versi, penyimpanan, dan retensi.

Bagaimana Manajemen Arsip Mendukung Compliance dan Audit?

Ketika auditor meminta satu kontrak, perusahaan tidak hanya perlu menemukan filenya. Tim juga perlu memastikan bahwa dokumen tersebut merupakan versi yang benar, masih dalam masa retensi, dan dapat dipertanggungjawabkan sebagai bagian dari aktivitas perusahaan.

Arsip yang dikelola dengan baik membantu menyediakan bukti tersebut.

Pertanyaan lain bisa muncul ketika perusahaan perlu menelusuri keputusan lama. Siapa yang menggunakan dokumen tersebut? Kapan versi tersebut dibuat? Apa yang berubah? Siapa yang melakukan tindakan tertentu?

Di sini audit trail melengkapi fungsi arsip. Arsip menjaga dokumennya, sedangkan audit trail membantu menelusuri aktivitas yang terjadi terhadap dokumen tersebut sehingga comply.

Untuk organisasi dengan kebutuhan compliance yang lebih formal, pengelolaan arsip dapat mengacu pada ISO 15489-1:2016 tentang records management dan ISO 30301:2019 tentang management systems for records. ISO juga sedang mengembangkan revisi ISO 30301.

Penerapan Manajemen Arsip dalam Proses Bisnis

Menghubungkan Arsip dengan Workflow Dokumen

Arsip sebaiknya dipikirkan sejak dokumen masuk ke proses bisnis. Saat dokumen dibuat, direview, disetujui, dan ditandatangani, setiap tahap meninggalkan hasil yang nantinya perlu dikelola.

Ambil contoh kontrak vendor.

Procurement menyiapkan dokumen, Legal melakukan review, Business Owner memberikan approval, lalu pihak yang berwenang menandatangani. Setelah selesai, versi yang sudah dieksekusi perlu menjadi dokumen resmi yang mudah ditemukan kembali.

Alur ini membuat pengelolaan dokumen lebih dekat dengan pekerjaan sehari-hari. Tim tidak perlu menyelesaikan seluruh proses lebih dulu lalu memikirkan tempat penyimpanannya belakangan.

Baca juga: Panduan Workflow Automation

Mengelola Dokumen Setelah Approval dan Tanda Tangan

Dokumen yang sudah disetujui dan ditandatangani tetap memiliki masa guna. Kontrak bisa dibuka kembali saat renewal, audit, pemeriksaan internal, atau ketika tim perlu merujuk kesepakatan sebelumnya.

Karena itu, pengelolaan dokumen dan aturan arsip perlu berjalan beriringan. Dokumen yang sudah dieksekusi sebaiknya tetap berada pada lokasi yang jelas, menggunakan versi yang benar, dan dapat ditemukan oleh pihak yang memang membutuhkannya.

Untuk kontrak, kebutuhan tersebut menjadi bagian dari manajemen kontrak. Dokumen tidak berhenti setelah tanda tangan selesai, karena masih ada masa berlaku, kewajiban, renewal, dan kebutuhan referensi di kemudian hari.

Pada proses yang sepenuhnya digital, pengelolaan arsip juga dapat mengikuti workflow dokumen sejak awal. Dengan begitu, hasil akhir dari proses review, approval, dan tanda tangan sudah memiliki tempat yang jelas dalam siklus hidup dokumen.

Pelajari di Sini: Document Approval Workflow: Strategi Mengurangi Bottleneck dalam Proses Persetujuan

Penutup

Manajemen arsip membantu perusahaan mengatur dokumen sejak dibuat sampai masa simpannya berakhir. Tim menentukan bagaimana dokumen diklasifikasikan, siapa yang boleh mengakses, berapa lama dokumen disimpan, dan bagaimana dokumen ditemukan kembali.

Saat dokumen melewati review, approval, dan tanda tangan, aturan yang sama perlu ikut berjalan. Dengan begitu, perusahaan tidak hanya menyimpan file, tetapi juga tahu versi mana yang berlaku, siapa yang dapat mengaksesnya, dan kapan dokumen tersebut perlu ditinjau kembali.

At the end, tim bisa menemukan dokumen yang tepat ketika kontrak, audit, atau kebutuhan operasional kembali membutuhkannya.

Jaga Dokumen Tetap Terkontrol dari Approval hingga Arsip

Hubungi Kami!