Panduan Digitalisasi Dokumen: Dari Proses Manual ke Workflow Digital

Tim administrasi sudah menyimpan kontrak dalam bentuk PDF. Namun ketika dokumen perlu ditandatangani direktur, mereka masih harus mencetaknya, meminta tanda tangan manual, lalu memindai dokumen tersebut untuk dikirim kembali.

Dokumen memang sudah berbentuk digital, tetapi prosesnya masih bergantung pada pekerjaan manual. Digitalisasi dokumen membantu perusahaan mengubah cara dokumen dibuat, diproses, dibagikan, dan disimpan agar pekerjaan administratif berjalan lebih cepat.

Lalu, apa bedanya digitalisasi dokumen dengan scanning? Bagaimana perusahaan dapat menerapkannya dalam workflow sehari-hari? Simak penjelasan dan langkahnya berikut ini.

Apa Itu Digitalisasi Dokumen?

Digitalisasi dokumen adalah proses mengubah pengelolaan dokumen dari cara manual atau berbasis kertas menjadi proses digital. Perusahaan dapat menyimpan, mengakses, membagikan, dan memproses dokumen melalui perangkat atau sistem digital.

Prosesnya dapat dimulai dari mengubah dokumen fisik menjadi file digital, kemudian menggunakan file tersebut dalam pekerjaan sehari-hari. Misalnya, kontrak yang sebelumnya dicetak untuk ditandatangani dapat dikirim secara digital kepada pihak terkait, kemudian disimpan dan diakses kembali tanpa mencari berkas fisik.

Digitalisasi dokumen mencakup cara perusahaan mengelola dokumen setelah file digital tersedia. Karena itu, proses seperti review, approval, tanda tangan, penyimpanan, dan pengarsipan juga perlu masuk ke dalam workflow digital.

Digitalisasi Dokumen vs Scanning Dokumen

Scanning dokumen mengubah dokumen fisik menjadi file digital, seperti PDF atau JPG. Proses ini berguna ketika perusahaan ingin menyimpan salinan dokumen tanpa bergantung pada berkas fisik.

Digitalisasi dokumen memiliki cakupan yang lebih luas. Setelah dokumen menjadi file digital, perusahaan juga perlu mengatur penyimpanan, akses, pembagian, pemrosesan, hingga penggunaan dokumen dalam workflow.

Perbedaannya terlihat saat dokumen perlu ditandatangani. Jika file hasil scan masih harus dicetak untuk mendapatkan tanda tangan, kemudian dipindai kembali, perusahaan baru memindahkan bentuk dokumen tanpa mengubah seluruh proses kerjanya.

Temuan tersebut menunjukkan bahwa mengubah dokumen menjadi file digital belum otomatis menghilangkan proses manual. Perusahaan perlu mendigitalisasi workflow yang menggunakan dokumen tersebut agar proses administrasi tidak kembali ke kertas pada tahap berikutnya.

Karena itu, scanning dapat menjadi bagian dari digitalisasi dokumen, tetapi keduanya bukan hal yang sama. Digitalisasi mencakup perubahan cara perusahaan mengelola dokumen sepanjang proses kerja.

Penelitian mengenai document management system juga menunjukkan pentingnya pengelolaan dokumen sepanjang siklus hidupnya. Keberhasilan sistem bergantung pada kesiapan organisasi dan cara pengguna mengadopsi teknologi tersebut.

Manfaat Digitalisasi Dokumen bagi Bisnis

Dokumen yang tersebar dalam bentuk fisik, email, dan berbagai folder dapat memperlambat pekerjaan administratif. Tim perlu mencari berkas, meminta dokumen dari rekan kerja, atau menunggu pihak tertentu menyelesaikan proses sebelum pekerjaan dapat dilanjutkan.

Digitalisasi dokumen membantu perusahaan mengurangi hambatan tersebut dengan memindahkan pengelolaan dokumen ke workflow digital. Tim dapat mengakses, memproses, membagikan, dan menyimpan dokumen melalui proses yang lebih terstruktur.

1. Mempercepat proses administrasi

Digitalisasi mengurangi tahapan manual yang tidak perlu dalam pengelolaan dokumen. Tim dapat meneruskan dokumen kepada pihak yang perlu memeriksa, menyetujui, atau menandatanganinya tanpa harus mencetak dan mengirimkan berkas secara fisik.

Kecepatan proses menjadi salah satu alasan perusahaan melakukan digitalisasi. Dalam survei AIIM dan Deep Analysis terhadap 600 perusahaan besar pada 2025, 50% responden menyebut pengurangan waktu pemrosesan sebagai manfaat terbesar dari intelligent document processing, lebih tinggi dibanding pengurangan kebutuhan tenaga kerja yang disebut oleh 30% responden.

2. Memudahkan akses dokumen

Dokumen digital dapat diakses tanpa harus mencari berkas di lemari arsip atau meminta dokumen fisik dari departemen lain. Dengan sistem penyimpanan yang terstruktur, tim dapat menemukan dokumen yang dibutuhkan dan melanjutkan pekerjaan dengan lebih cepat.

Masalah pencarian dokumen juga menjadi salah satu alasan perusahaan menerapkan sistem pengelolaan dokumen digital. Struktur penyimpanan dan klasifikasi yang jelas membantu tim menemukan kembali dokumen ketika dibutuhkan.

3. Mengurangi penggunaan dokumen fisik

Digitalisasi mengurangi kebutuhan untuk mencetak dokumen dalam proses administrasi sehari-hari. Perusahaan juga dapat mengurangi pekerjaan tambahan seperti menggandakan, mengirim, dan memindai kembali dokumen.

Pengurangan kertas tetap membutuhkan perubahan pada workflow. Dokumen yang sudah berbentuk PDF tetapi masih harus dicetak untuk mendapatkan tanda tangan tetap membuat proses bergantung pada dokumen fisik.

4. Mempercepat kolaborasi antar tim

Dokumen digital dapat dibagikan kepada pihak yang membutuhkan tanpa harus menyerahkan berkas fisik. Tim juga dapat melanjutkan proses meskipun pihak yang terlibat bekerja dari lokasi berbeda.

Workflow digital juga membuat pembagian tugas lebih jelas. Dokumen dapat diteruskan kepada pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan review, approval, atau tanda tangan sesuai kebutuhan proses.

5. Memudahkan pelacakan dokumen

Dokumen yang masuk ke workflow digital lebih mudah dipantau statusnya. Tim dapat mengetahui apakah dokumen masih dalam proses review, menunggu approval, atau sudah selesai ditandatangani.

Pelacakan seperti ini membantu mengurangi risiko dokumen tertahan karena tim tidak mengetahui pihak yang sedang memprosesnya. Riwayat aktivitas juga dapat membantu ketika perusahaan perlu memeriksa kembali proses yang sudah berlangsung.

6. Mendukung pengelolaan dokumen jangka panjang

Dokumen digital lebih mudah dikelompokkan berdasarkan jenis, departemen, atau kebutuhan bisnis. Perusahaan juga dapat menetapkan struktur penyimpanan dan hak akses agar dokumen tetap mudah ditemukan sekaligus hanya dapat diakses oleh pihak yang berkepentingan.

Pengelolaan ini penting ketika dokumen harus digunakan kembali untuk audit, pelaporan, pemeriksaan, atau kebutuhan administratif lainnya. Dengan workflow yang konsisten, perusahaan dapat menjaga dokumen tetap terorganisir sejak dibuat hingga selesai digunakan.

Contoh Dokumen yang Bisa Didigitalisasi

Perusahaan dapat mendigitalisasi berbagai dokumen yang digunakan dalam aktivitas sehari-hari. Jenis dokumen dan proses yang perlu didigitalisasi dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing departemen.

Contohnya, kontrak kerja sama dapat dibuat dalam format digital, diperiksa oleh tim terkait, kemudian dikirim kepada pihak yang berwenang untuk disetujui dan ditandatangani. Setelah selesai, dokumen dapat disimpan dan dikelola tanpa perlu kembali ke berkas fisik.

Workflow juga dapat disesuaikan dengan jenis dokumen. Mekari Sign menyediakan pengelolaan dokumen berdasarkan status dan folder untuk membantu pengguna mengatur dokumen sesuai kebutuhan proses.

Bagaimana Cara Melakukan Digitalisasi Dokumen?

Digitalisasi dokumen sebaiknya dimulai dari proses yang ingin diperbaiki, bukan dari jumlah dokumen yang ingin dipindahkan ke format digital. Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat menentukan dokumen mana yang paling membutuhkan perubahan dan workflow seperti apa yang perlu diterapkan.

1. Identifikasi dokumen dan proses yang masih manual

Mulai dengan memetakan dokumen yang masih menggunakan kertas atau membutuhkan banyak pekerjaan manual. Perhatikan proses yang sering membuat tim menunggu, seperti mencari arsip, meminta persetujuan, atau mengirim dokumen untuk ditandatangani.

Prioritaskan dokumen yang paling sering digunakan atau proses yang paling banyak melibatkan perpindahan berkas. Dengan begitu, hasil digitalisasi dapat langsung dirasakan dalam pekerjaan sehari-hari.

2. Ubah dokumen fisik menjadi format digital

Jika dokumen masih berbentuk kertas, ubah ke format digital menggunakan scanner atau perangkat lain yang sesuai. Pastikan hasilnya mudah dibaca dan seluruh informasi penting tetap terlihat.

Namun, proses ini baru menjadi tahap awal. Setelah dokumen tersedia dalam format digital, perusahaan perlu menentukan bagaimana dokumen tersebut akan digunakan dalam workflow.

Baca juga: Panduan Workflow Management

3. Kelompokkan dan rapikan dokumen

Kelompokkan dokumen berdasarkan jenis, fungsi, departemen, atau kebutuhan lainnya. Gunakan penamaan file dan struktur penyimpanan yang konsisten agar tim dapat menemukan dokumen tanpa harus mencari di banyak tempat.

Untuk volume dokumen yang besar, perusahaan juga dapat menggunakan sistem yang membantu mengelompokkan dokumen secara otomatis. Mekari Sign memiliki fitur AI yang dapat memprediksi tipe dokumen berdasarkan isi teks menggunakan OCR saat dokumen diunggah.

4. Tentukan tempat penyimpanan dan hak akses

Simpan dokumen pada sistem yang dapat digunakan oleh pihak yang membutuhkan. Atur hak akses sesuai peran agar dokumen tidak tersebar di perangkat pribadi, email, atau folder yang sulit dikontrol.

Pengelolaan digital juga perlu memperhatikan status dokumen. Misalnya, dokumen yang masih berupa draft perlu dibedakan dari dokumen yang sudah selesai diproses agar tim tidak menggunakan versi yang keliru.

5. Integrasikan dokumen ke dalam workflow

Setelah dokumen tersedia secara digital, tentukan siapa yang perlu memeriksa, menyetujui, atau menandatanganinya. Workflow dapat disusun berdasarkan urutan pekerjaan sehingga dokumen berpindah kepada pihak yang tepat tanpa harus dikirim secara manual dari satu orang ke orang lain.

Approval workflow dapat melibatkan beberapa approver dan layer persetujuan. Perusahaan dapat menyesuaikan urutan approval dengan kebutuhan masing-masing proses dokumen.

6. Gunakan tanda tangan digital

Jika dokumen membutuhkan tanda tangan, gunakan tanda tangan digital agar proses tetap berjalan secara digital. Dengan begitu, tim tidak perlu mencetak dokumen hanya untuk mendapatkan tanda tangan kemudian memindainya kembali.

Mekari Sign memungkinkan dokumen dikirim kepada pihak yang perlu menandatangani dan menyediakan audit trail untuk membantu menelusuri aktivitas dokumen selama proses berlangsung.

7. Kelola dokumen setelah proses selesai

Digitalisasi tidak selesai ketika dokumen sudah ditandatangani. Simpan dokumen final dengan struktur yang jelas agar mudah ditemukan ketika dibutuhkan kembali untuk audit, pelaporan, atau kebutuhan administratif lainnya.

Gunakan fitur pengelolaan dokumen yang sesuai untuk memindahkan dokumen ke folder, menghubungkan dokumen terkait, mengunduh laporan, atau menerapkan perlindungan tambahan seperti passcode.

Dalam konteks Indonesia, pengelolaan dokumen elektronik juga perlu memperhatikan keamanan dan keterlacakan. PP No. 71 Tahun 2019 mengatur bahwa penyelenggara sistem elektronik perlu menjaga kerahasiaan, keutuhan, keautentikan, keteraksesan, dan ketersediaan informasi elektronik serta dokumen elektronik.

Tantangan Digitalisasi Dokumen di Perusahaan

Digitalisasi dokumen membutuhkan lebih dari sekadar perangkat atau sistem baru. Perusahaan juga perlu menyesuaikan cara kerja, pengelolaan akses, dan kebiasaan tim agar dokumen digital benar-benar menggantikan proses manual.

1. Volume dokumen yang besar

Perusahaan dapat memiliki ribuan dokumen dari berbagai periode dan departemen. Memindahkan seluruh arsip sekaligus dapat membuat proses digitalisasi sulit dikendalikan.

Mulailah dari dokumen yang paling sering digunakan atau proses yang paling banyak menghabiskan waktu. Setelah workflow berjalan dengan baik, perusahaan dapat memperluas digitalisasi ke jenis dokumen lainnya.

2. Dokumen tersebar di berbagai tempat

Dokumen dapat tersimpan di komputer pribadi, email, folder bersama, hingga lemari arsip. Kondisi ini membuat tim kesulitan menentukan lokasi dokumen terbaru ketika file dibutuhkan.

Perusahaan perlu menentukan sistem penyimpanan yang jelas agar dokumen dapat ditemukan dengan mudah dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berkepentingan.

3. Proses kerja masih bergantung pada dokumen fisik

Dokumen yang sudah berubah menjadi PDF tetap membutuhkan proses manual jika tim masih mencetaknya untuk mendapatkan tanda tangan atau persetujuan. Kondisi ini membuat sebagian workflow tetap bergantung pada kertas.

Karena itu, perusahaan perlu melihat keseluruhan alur dokumen. Digitalisasi akan lebih efektif ketika proses review, approval, tanda tangan, dan penyimpanan juga dilakukan secara digital.

4. Keamanan dan akses dokumen

Dokumen perusahaan dapat memuat informasi yang hanya boleh diakses oleh pihak tertentu. Sistem digital perlu mengatur siapa yang dapat melihat, mengubah, membagikan, atau memproses dokumen.

Pengaturan akses yang sesuai membantu perusahaan mengurangi risiko dokumen digunakan oleh pihak yang tidak berkepentingan. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan bagaimana aktivitas pada dokumen dapat ditelusuri ketika dibutuhkan.

5. Adaptasi tim terhadap workflow baru

Perubahan dari proses manual ke digital membutuhkan penyesuaian dari orang-orang yang menjalankannya. Tim perlu memahami cara membuat, mengakses, memproses, dan menyimpan dokumen sesuai workflow baru.

Studi tentang digital records management di Indonesia yang melibatkan 123 responden menemukan bahwa 77% responden menyebut keterbatasan sumber daya manusia sebagai tantangan utama. Studi yang sama menemukan hanya 38% institusi memiliki kebijakan digital preservation dan 22% menggunakan standar metadata seperti PREMIS atau METS.

Temuan tersebut menunjukkan bahwa perusahaan perlu menyiapkan orang dan workflow bersamaan dengan teknologi. Sistem digital akan lebih mudah diterapkan ketika tim memahami proses baru dan mengetahui peran masing-masing dalam pengelolaan dokumen.

Baca juga: Panduan Workflow Automation

Peran Tanda Tangan Digital dalam Digitalisasi Dokumen

Dokumen yang sudah tersedia secara digital masih dapat kembali ke proses manual ketika membutuhkan tanda tangan. Jika dokumen harus dicetak, ditandatangani, lalu dipindai kembali, tim tetap perlu menjalankan beberapa tahap yang seharusnya dapat dilakukan secara digital.

Tanda tangan digital membantu perusahaan mempertahankan dokumen dalam format digital selama proses penandatanganan. Pihak yang berwenang dapat menerima dokumen, memeriksanya, lalu memberikan tanda tangan tanpa perlu mencetak berkas terlebih dahulu.

Dalam workflow yang lebih lengkap, dokumen dapat melewati beberapa tahap sebelum dan sesudah penandatanganan. Misalnya, kontrak dapat dibuat, diperiksa, diajukan untuk approval, ditandatangani, kemudian disimpan sebagai dokumen final.

Mekari Sign mendukung approval workflow yang dapat melibatkan beberapa approver dan layer persetujuan. Pengguna dapat menyesuaikan pihak yang perlu memberikan persetujuan sesuai dengan kebutuhan proses dokumen.

Setelah dokumen ditandatangani, aktivitas dokumen juga dapat ditelusuri melalui audit trail. Informasi aktivitas tersebut membantu pihak terkait memeriksa riwayat dokumen ketika diperlukan.

Dengan alur tersebut, digitalisasi dokumen tidak berhenti pada penyimpanan file. Perusahaan dapat melanjutkan proses dari review -> approval -> signing -> tracking -> storage tanpa mengembalikan dokumen ke proses cetak dan scan.

Contoh Workflow Digitalisasi Dokumen

Digitalisasi dokumen akan memberikan dampak yang lebih besar ketika setiap tahap pengelolaannya terhubung dalam satu workflow. Dokumen dapat bergerak dari proses pembuatan hingga penyimpanan tanpa perlu kembali ke proses cetak dan scan.

Workflow tersebut dapat disesuaikan dengan jenis dan kebutuhan dokumen. Misalnya, kontrak dapat membutuhkan beberapa tahap approval sebelum masuk ke proses tanda tangan, sedangkan surat internal mungkin cukup melalui review dan satu persetujuan.

Dengan alur tersebut, perusahaan dapat melihat digitalisasi dokumen sebagai perubahan pada cara kerja, bukan semata-mata perubahan dari kertas menjadi file. Setiap tahap memiliki proses yang jelas sehingga dokumen dapat diproses, ditandatangani, dan dikelola tanpa perpindahan berkas secara manual.

Penutup

Digitalisasi dokumen membantu perusahaan mengurangi ketergantungan pada proses manual dalam mengelola dokumen. Prosesnya mencakup lebih dari mengubah dokumen fisik menjadi file digital, tetapi juga mengatur bagaimana dokumen dibuat, diperiksa, disetujui, ditandatangani, dan disimpan.

Dengan workflow yang terstruktur, tim dapat mengurangi proses cetak dan scan, mempercepat administrasi, serta memudahkan pelacakan dokumen. Perusahaan dapat memulainya dari dokumen dan proses yang paling sering digunakan, kemudian memperluas digitalisasi ke workflow lainnya.

Untuk membantu mengelola proses dokumen secara digital, Mekari Sign menyediakan fitur tanda tangan digital, approval workflow, dan pengelolaan dokumen dalam satu platform.

Digitalisasi Workflow Dokumen Lebih Mudah dengan Mekari Sign

Hubungi Kami!