Workflow Automation: Manfaat dan Contoh Penerapannya

Satu approval yang tertunda bisa membuat pekerjaan di belakangnya ikut menunggu. Tim kemudian harus mencari tahu dokumen sedang berada di siapa, mengingatkan approver, atau memastikan tahap berikutnya sudah dimulai.

Hal seperti ini mungkin tidak terasa ketika hanya terjadi sesekali. Namun, ketika proses yang sama berjalan puluhan atau ratusan kali, pekerjaan administratif tersebut ikut menjadi beban operasional. Workflow automation membantu mengambil alih task yang berulang dan mengikuti aturan yang sudah jelas, sehingga tim tidak perlu terus melakukan handoff dan follow-up secara manual.

Automation tidak harus mengambil alih seluruh workflow. Bagian yang membutuhkan review, approval, atau keputusan tetap dapat ditangani oleh orang yang berwenang, sementara pekerjaan yang sifatnya rutin dapat dijalankan oleh sistem.

Apa Itu Workflow Automation?

Workflow automation adalah penggunaan teknologi untuk menjalankan bagian tertentu dari sebuah workflow secara otomatis berdasarkan aturan yang sudah ditentukan. Sistem dapat meneruskan pekerjaan ke PIC berikutnya, mengirim notifikasi, memperbarui status, atau menjalankan task tertentu ketika kondisi yang ditetapkan sudah terpenuhi.

Contohnya dapat dilihat pada proses kontrak. Setelah Legal menyelesaikan review, dokumen dapat langsung diteruskan ke approver berikutnya. Jika approval diberikan, workflow dapat melanjutkan dokumen ke tahap signing. Jika ada bagian yang perlu diperbaiki, dokumen dapat kembali ke pihak yang bertanggung jawab.

Automation tidak berarti seluruh proses berjalan tanpa manusia. Sistem menangani langkah yang sudah memiliki pola dan aturan jelas, sementara manusia tetap mengambil keputusan ketika proses membutuhkan review, pertimbangan, atau negosiasi.

Dalam konteks yang lebih luas, workflow automation merupakan salah satu bentuk otomatisasi bisnis. Bedanya, workflow automation berfokus pada bagaimana pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap berikutnya berdasarkan kondisi yang sudah ditentukan.

Workflow Management vs Workflow Automation

Workflow management dan workflow automation memang saling berkaitan, tetapi keduanya menjawab kebutuhan yang berbeda. Workflow management mengatur bagaimana sebuah proses seharusnya berjalan, sedangkan workflow automation membantu menjalankan bagian dari proses tersebut secara otomatis.

Artinya, automation bukan pengganti workflow management. Perusahaan tetap perlu memahami alurnya terlebih dahulu. Kalau prosesnya sendiri belum jelas atau rules-nya sering berubah, automation hanya akan membuat proses yang belum rapi berjalan lebih cepat.

Bagaimana Workflow Automation Bekerja?

Workflow automation membuat pekerjaan berpindah berdasarkan kondisi yang sudah ditentukan. Ketika satu tahap selesai, workflow menentukan apa yang perlu dilakukan berikutnya, siapa yang menerima pekerjaan, dan kapan proses perlu berhenti untuk menunggu keputusan.

Misalnya dalam proses approval kontrak:

Dokumen diajukan -> Menentukan approver -> Review -> Keputusan -> Tahap berikutnya

Beberapa elemen menentukan bagaimana alur tersebut berjalan:

Misalnya, perusahaan menetapkan bahwa kontrak dengan nilai tertentu harus melewati dua tingkat approval. Ketika dokumen masuk, workflow mengikuti aturan tersebut dan mengarahkannya ke approver yang sesuai. Setelah approval pertama diberikan, dokumen berpindah ke tahap berikutnya. Jika ditolak, alurnya dapat kembali ke pihak yang perlu melakukan revisi.

Di sinilah automation berbeda dari sekadar digitalisasi dokumen. Dokumen yang sudah berubah menjadi format digital belum tentu membuat prosesnya otomatis. Automation terjadi ketika sistem ikut menjalankan aturan dan perpindahan pekerjaan yang sebelumnya harus dilakukan secara manual.

Manfaat Workflow Automation

Manfaat automation biasanya mulai terasa ketika sebuah proses sudah berjalan cukup sering atau melibatkan banyak pihak. Pada kondisi seperti itu, waktu yang dihabiskan untuk mengirim reminder, meneruskan dokumen, atau mengecek status bisa menumpuk. Berikut manfaat lain dari otomatisasi alur kerja:

• Mengurangi ketergantungan pada pekerjaan manual: Reminder, routing dokumen, pembaruan status, dan task sederhana tidak harus dilakukan satu per satu.
• Mempercepat perpindahan pekerjaan: Setelah satu tahap selesai, pekerjaan dapat langsung masuk ke tahap berikutnya tanpa menunggu handoff manual.
• Menjaga konsistensi proses: Workflow mengikuti rules yang sama sehingga cara routing tidak bergantung pada siapa yang sedang menjalankan proses.
• Mengurangi follow-up: PIC dapat melihat status dan menerima notifikasi tanpa harus terus menanyakan perkembangan pekerjaan.
• Menangani volume kerja lebih besar: Ketika jumlah dokumen atau transaksi bertambah, pekerjaan administratif tidak harus ikut bertambah dengan skala yang sama.

Contoh Workflow Automation dalam Bisnis

Workflow automation paling mudah dilihat dari pekerjaan yang sebelumnya membutuhkan seseorang untuk meneruskan proses dari satu tahap ke tahap berikutnya. Bentuknya bisa berbeda di setiap departemen, tetapi polanya sering sama: ada pengajuan, pemeriksaan, keputusan, lalu pekerjaan dilanjutkan.

Yang perlu diperhatikan, bagian yang diotomatisasi tidak harus mencakup seluruh proses. Pada proses Legal, misalnya, routing dokumen dan notifikasi bisa dijalankan oleh sistem, sementara review klausul dan negosiasi tetap dilakukan oleh tim Legal.

Kapan Workflow Sebaiknya Diotomatisasi?

Tidak semua proses perlu langsung dipindahkan ke automation. Kalau alurnya masih sering berubah atau setiap kasus membutuhkan penanganan berbeda, sistem justru akan sulit mengikuti proses tersebut.

Automation mulai masuk akal ketika pekerjaan sudah cukup rutin dan aturan mainnya bisa dijelaskan dengan jelas.

Jangan Mengotomatisasi Proses yang Belum Jelas

Automation bukan jalan pintas untuk memperbaiki workflow yang bermasalah. Kalau perusahaan sendiri belum tahu siapa yang bertanggung jawab, kapan pekerjaan harus berpindah, atau apa yang harus terjadi ketika sebuah approval ditolak, aturan tersebut perlu dibereskan terlebih dahulu.

Setelah alurnya jelas, barulah perusahaan bisa melihat bagian mana yang cukup rutin untuk diserahkan kepada sistem dan bagian mana yang tetap membutuhkan keputusan manusia.

Cara Menerapkan Workflow Automation

Perusahaan tidak harus mengotomatisasi seluruh workflow sekaligus. Mulai dari bagian yang paling sering dilakukan secara manual, lalu lihat apakah automation benar-benar membuat proses lebih mudah dikendalikan.

1. Petakan Workflow yang Berjalan

Lihat proses dari awal sampai selesai. Catat siapa yang mengerjakan setiap tahap, kapan pekerjaan berpindah tangan, aturan yang berlaku, dan titik yang membutuhkan keputusan.

Tujuannya bukan membuat diagram yang rumit. Yang penting, tim memahami bagaimana pekerjaan benar-benar berjalan, bukan hanya bagaimana proses tersebut seharusnya berjalan menurut SOP.

2. Tentukan Bagian yang Akan Diotomatisasi

Cari task yang berulang, memiliki pola yang jelas, dan tidak membutuhkan judgment. Mengirim reminder, meneruskan dokumen, atau memperbarui status biasanya lebih mudah diotomatisasi daripada pekerjaan yang membutuhkan penilaian.

3. Tetapkan Rules dan Kondisi

Tentukan apa yang harus terjadi pada setiap kondisi. Misalnya, siapa yang menerima dokumen, kapan approval berikutnya dimulai, dan ke mana dokumen kembali jika approval ditolak.

4. Hubungkan dengan Sistem yang Digunakan

Workflow di perusahaan biasanya tidak berdiri sendiri. Dokumen, data, approval, dan informasi terkait bisa berada di beberapa sistem. Karena itu, perhatikan bagian mana yang masih mengharuskan tim memindahkan informasi secara manual dari satu sistem ke sistem lain.

5. Uji Sebelum Diterapkan Secara Luas

Sebelum automation digunakan di seluruh proses, coba jalankan pada skenario yang terbatas. Periksa apakah routing sudah benar, notifikasi diterima oleh orang yang tepat, dan kondisi khusus tidak membuat workflow berhenti.

6. Pantau Hasilnya

Automation tetap perlu diperiksa setelah berjalan. Lihat apakah masih ada tahap yang sering tertahan, task yang gagal, atau kondisi yang terlalu sering membutuhkan intervensi manual.

Kalau masalah yang sama terus muncul, rules atau alurnya mungkin perlu diperbaiki.

Workflow Automation untuk Pengelolaan Dokumen

Dokumen sering menjadi titik temu beberapa workflow sekaligus. Satu kontrak dapat berpindah dari tim yang membuat draft ke Legal, approver, pihak yang menandatangani, lalu ke penyimpanan setelah proses selesai.

Kalau setiap perpindahan masih dilakukan secara manual, tim harus terus memperhatikan status dokumen dan memastikan pekerjaan berikutnya sudah dimulai. Pada volume yang tinggi, pekerjaan kecil seperti ini bisa ikut memperlambat proses.

Pada proses kontrak, misalnya, routing dokumen dan pengiriman notifikasi dapat dijalankan oleh sistem, sedangkan review klausul dan negosiasi tetap dilakukan oleh Legal.

Approval dan Penandatanganan Dokumen

Approval menjadi contoh yang cukup jelas karena dokumen sering harus melewati lebih dari satu pihak. Setelah satu tahap selesai, pekerjaan perlu diteruskan ke orang berikutnya. Jika dilakukan secara manual, proses ini bergantung pada seseorang untuk mengetahui bahwa tahap sebelumnya sudah selesai.

Dengan automation, alurnya dapat mengikuti rules yang sudah ditentukan. Dokumen bisa masuk ke approver berikutnya setelah review selesai, lalu diteruskan ke tahap signing ketika seluruh approval sudah diberikan.

Untuk perusahaan yang membutuhkan pengelolaan alur persetujuan dokumen secara digital, Mekari Sign membantu mengatur proses persetujuan secara bertahap maupun paralel.

Pola ini juga dapat menjadi bagian dari contract lifecycle management, ketika kontrak perlu melewati beberapa tahap sejak request, pembuatan, negosiasi, approval, signing, hingga renewal.

Monitoring Aktivitas Workflow

Proses yang berjalan otomatis tetap perlu bisa ditelusuri. Tim perlu tahu apakah sebuah dokumen sudah selesai, masih menunggu approval, atau berhenti di tahap tertentu.

Audit trail membantu melihat aktivitas yang terjadi selama proses, termasuk siapa yang melakukan tindakan dan kapan aktivitas tersebut berlangsung. Informasi ini dapat digunakan ketika tim perlu mencari tahu mengapa dokumen tertahan atau mengevaluasi workflow yang sudah berjalan.

Automation juga menjadi bagian dari transformasi proses yang lebih luas. Jika perusahaan sedang memindahkan proses manual ke sistem digital, pembahasan tentang digitalisasi bisnis dapat membantu melihat konteks perubahan tersebut secara lebih menyeluruh.

Untuk kasus ketika pihak yang seharusnya menandatangani sedang berhalangan, misalnya, proses juga dapat membutuhkan mekanisme delegasi agar dokumen tidak berhenti hanya karena satu orang tidak tersedia. Mekari Sign membahas penerapannya melalui Forward Signing.

Workflow automation paling masuk akal ketika perusahaan sudah memiliki proses yang jelas, tetapi masih menghabiskan banyak waktu untuk routing, reminder, follow-up, dan pekerjaan administratif lain yang berulang. Automation membantu menjalankan bagian tersebut berdasarkan rules yang sudah ditentukan.

Untuk perusahaan yang banyak mengelola dokumen dan approval, automation juga dapat membuat perpindahan dari review ke approval hingga signing lebih terstruktur. Mekari Sign membantu perusahaan mengelola proses dokumen, approval, dan penandatanganan secara digital.

Optimalkan Proses Dokumen Bisnis dengan Mekari Sign

Jadwalkan Demo

Referensi:

• APQC. 2026 Process & Performance Management Priorities & Challenges Survey Report.