Contoh Surat Masuk dan Keluar Resmi & Cara Membuatnya

Setiap hari, dokumen masuk dan keluar terus berdatangan di perusahaan dari permintaan vendor hingga disposisi atasan. Tanpa pengelolaan surat yang rapi dan sistematis, informasi penting bisa terlewat dan menimbulkan risiko administratif.

Jika Anda bertugas di bidang administrasi, HR, atau sekretariat, memahami contoh surat masuk dan keluar resmi adalah bekal penting untuk menunjang kinerja. Selengkapnya akan dibahas sebagai berikut.

Apa Itu Surat Masuk dan Surat Keluar?

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima oleh sebuah organisasi atau perusahaan yang berasal dari pihak eksternal, baik itu perorangan, perusahaan lain, maupun instansi pemerintah. Surat ini menjadi gerbang masuknya informasi, permintaan, atau pemberitahuan dari luar ke dalam perusahaan.

Sebaliknya, surat keluar adalah semua surat yang dibuat atau dikeluarkan oleh suatu perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain. Surat ini berfungsi sebagai representasi resmi perusahaan dalam menyampaikan informasi, tanggapan, atau instruksi kepada pihak eksternal.

Fungsi dan Manfaat Surat Masuk dan Keluar

Pengelolaan surat masuk dan keluar yang baik bukanlah sekadar tugas administratif, melainkan fondasi penting bagi kelancaran operasional dan kepatuhan. Berikut adalah fungsi dan manfaat utamanya:

• Alat Komunikasi Resmi: Surat menjadi media komunikasi tertulis yang formal dan dapat dipertanggungjawabkan antara perusahaan dengan pihak luar.
• Bukti Historis (Historical Evidence): Setiap surat yang diarsipkan menjadi bukti otentik dari suatu kegiatan atau transaksi yang pernah terjadi, sangat berguna untuk audit atau penelusuran di masa depan.
• Pedoman Pengambilan Keputusan: Informasi yang terkandung dalam surat, seperti data penawaran atau instruksi dari klien, dapat menjadi dasar yang kuat bagi pimpinan untuk mengambil keputusan strategis.
• Alat Pelacakan dan Pengingat: Dengan pencatatan yang sistematis, perusahaan dapat dengan mudah melacak tindak lanjut dari sebuah surat dan menggunakannya sebagai pengingat untuk tugas atau kewajiban yang belum selesai.

Pada praktiknya pengelolaan dokumen resmi di perusahaan, surat masuk dan keluar bukan hanya soal komunikasi administratif. Dokumen-dokumen ini juga menjadi bagian dari jejak audit, yang jika dikelola sembarangan bisa berdampak pada kepatuhan dan reputasi perusahaan.

Bintang

Senior Infosec & Compliance Officer di Mekari

Jenis-Jenis Surat Keluar yang Umum Digunakan

Surat keluar memiliki beragam jenis, tergantung pada tujuan dan isi pesannya. Berikut adalah beberapa jenis surat keluar yang sering ditemui dalam operasional perusahaan atau instansi:

Jenis Surat Masuk

Baca Juga: 10+ Contoh Lengkap Surat Penawaran Kerja Sama dan Cara Membuatnya!

Jenis Surat Keluar

Surat keluar adalah dokumen resmi yang dikirim organisasi kepada pihak eksternal. Surat ini menunjukkan sikap profesional, memberikan informasi, dan memperkuat kredibilitas institusi.

Agar proses ini berjalan optimal, organisasi perlu memiliki sistem dokumentasi yang rapi dan aman. Penggunaan dokumen digital serta tanda tangan elektronik kini semakin umum untuk mendukung efisiensi serta mengurangi risiko kebocoran data.

Baca juga: Cara Membuat Surat Resmi dengan Format yang Tepat!

Perbedaan Surat Masuk dan Surat Keluar

Meskipun sama-sama berbentuk surat, keduanya memiliki perbedaan mendasar dalam hal sumber, tujuan, dan cara penanganannya. Berikut adalah tabel perbedaannya:

Baca juga: Panduan Lengkap Tanda Tangan Elektronik di Indonesia

Format Umum Penulisan Surat Masuk dan Keluar

Untuk menjaga profesionalisme, surat resmi, baik masuk maupun keluar, umumnya mengikuti format standar. Berikut adalah elemen-elemen kunci yang harus ada:

• Kop Surat (Letterhead): Berisi nama, logo, alamat, dan kontak perusahaan pengirim. Ini adalah identitas utama surat.
• Nomor Surat: Kode unik untuk keperluan pengarsipan dan pelacakan.
• Tanggal Surat: Menunjukkan kapan surat tersebut dibuat dan dikeluarkan.
• Lampiran: Menyebutkan jumlah dokumen lain yang disertakan bersama surat.
• Perihal: Judul atau inti dari tujuan surat, ditulis secara singkat dan jelas.
• Alamat Tujuan: Nama dan alamat lengkap penerima surat.
• Salam Pembuka: Sapaan formal seperti “Dengan hormat,”.
• Isi Surat: Terdiri dari paragraf pembuka, isi utama, dan penutup yang menyampaikan pesan secara detail.
• Salam Penutup: Sapaan penutup seperti “Hormat kami,”.
• Tanda Tangan dan Nama Jelas: Nama pejabat yang berwenang beserta tanda tangannya sebagai bentuk validasi.

Baca Juga: Apa Itu Audit Trail? Ini Pengertian, Jenis & Dasar Hukumnya!

Contoh Surat Masuk dan Surat Keluar

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut adalah beberapa contoh sederhana yang mengilustrasikan format surat masuk (dari perspektif penerima) dan surat keluar (dari perspektif pengirim).

Contoh Surat Masuk

Surat masuk adalah surat yang diterima perusahaan. Berikut adalah contoh surat penawaran barang yang diterima dari vendor.

Surat Dinas

Sumber Gambar: Pengaduan.pu

Surat Edaran

Sumber Gambar: bekasikota.go.id

Internal Memo

Sumber Gambar: Scribd

Contoh Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh perusahaan. Berikut adalah contoh surat balasan pesanan.

Surat Bisnis

Sumber Gambar: Majoo

Surat Keputusan

Sumber Gambar: Scribd

Surat Tugas

Sumber Gambar: Mapel

Baca juga: 7 Contoh Surat Perjalanan Dinas, Terlengkap!

Itulah pembahasan lengkap seputar surat masuk dan surat keluar dari Mekari Sign. Dengan memahami perbedaan dan menerapkan praktik pencatatan yang akurat, perusahaan dapat menjaga efisiensi administrasi sekaligus memperkuat profesionalisme komunikasi bisnis.

Untuk solusi pengelolaan dokumen yang lebih modern dan efisien, Anda dapat memanfaatkan berbagai panduan praktis seputar dokumen legal dan manajemen bisnis lainnya di blog Mekari Sign.

Lengkapi Dokumen Anda Dengan Tanda Tangan Digital Resmi Dalam Hitungan Detik!

Coba Gratis