Certificate of Analysis: Fungsi, Jenis, dan Contohnya!

Certificate of Analysis merupakan salah satu dokumen wajib bila Anda hendak melakukan ekspor impor. Dengan dokumen ini, konsumen Anda di luar negeri bisa mengetahui bahwa produk yang mereka pesan memang sesuai kebutuhan.

Lalu, apa itu COA? Nah, di artikel ini Anda akan belajar seluk beluk COA dengan mendalam. Mulai dari pengertian, fungsi, isi, jenis, cara mengurus, hingga contoh-contohnya. Maka dari itu, simak artikel ini sampai akhir ya!

Apa Itu Certificate of Analysis?

Certificate of Analysis atau COA adalah dokumen yang menyatakan bahwa produk telah melewati pengujian, sehingga kualitasnya memenuhi spesifikasi yang ditetapkan. Dengan begitu, pelanggan benar-benar menerima barang sesuai yang mereka harapkan dan butuhkan. Biasanya, penerapan COA untuk produk makanan dan minuman, obat-obatan, hingga bahan kimia.

Umumnya, produsen atau perusahaan pembuat produk tersebut yang bertugas menerbitkan COA. Tapi, terkadang juga diterbitkan oleh lembaga atau perusahaan yang terakreditasi seputar analisa produk.

Fungsi Certificate of Analysis

Pada dasarnya, berikut fungsi COA:

• Syarat wajib bila Anda ingin melakukan ekspor produk (eksportir)
• Bagi konsumen, COA ini bisa menjamin bahwa produk yang mereka pesan memang sesuai ekspektasi dan kebutuhannya
• Salah satu cara untuk melakukan inspeksi produk yang datang (incoming inspection) sudah memenuhi standar kualitas. Jadi, bila produk tak memenuhi syarat minimum seperti yang COA jelaskan, maka produk tersebut bisa langsung mereka kembalikan.
• Sebagai bukti bahwa produk telah memenuhi spesifikasi dan syarat tertentu. Alhasil, bisa meningkatkan kenyamanan dan kepercayaan pembeli terhadap produk.
• Bagi produk makanan, COA ini menjamin bahwa produk tersebut sudah memenuhi persyaratan edar dan layak untuk konsumsi.
• Mempermudah proses audit ke depannya

Isi Certificate of Analysis

Secara umum, COA berisi informasi sebagai berikut:

• Nama lembaga atau perusahaan yang melakukan pengujian kualitas
• Tanggal pengujian kualitas atau tanggal penerbitan nomor COA
• Nomor batch atau nomor lot produk. Perlu Anda ingat, bahwa produk dengan nomor berbeda akan memiliki COA yang berbeda pula
• Spesifikasi atau nilai standar parameter pengujian, serta satuannya
• Hasil pengujian produk tersebut
• Tanggal kadaluarsa (expiry date)
• Kesimpulan pengujian, apakah diterima (pass) atau ditolak (reject)
• Tanda tangan dan nama pejabat penerbit COA, serta stempel perusahaan atau lembaganya

Jenis Certificate of Analysis

Sebenarnya, ada banyak jenis COA tergantung industri dan jenis produknya. Berikut beberapa contohnya:

1. COA ISO 9001 : 2008

Untuk mendapatkan sertifikasi ini, perusahaan Anda harus memenuhi beberapa syarat di bawah ini. Syarat ini bersifat umum dan bisa diterapkan di semua organisasi, tak peduli jenis, ukuran, dan produknya. Berikut syaratnya:

• Mampu menunjukkan konsistensi dalam menyediakan produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku
• Mampu meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistem yang efektif. Termasuk, proses untuk perbaikan berkelanjutan serta menjamin kebutuhan pelanggan dan mengikuti peraturan yang berlaku.

2. COA Good Manufacturing Practices (GMP)

COA GMP adalah sertifikasi yang memuat persyaratan minimum untuk industri makanan. Terutama, terkait keamanan pangan, kualitasnya, hingga persyaratan legalitasnya. Sebab, produksi makanan yang tak aman bisa mengakibatkan keracunan, penarikan produk, proses hukum panjang, hingga merusak reputasi produk tersebut.

3. COA Hazard Analysis and Critical Control Points (HACCP)

Sebenarnya, COA ini masih merupakan bagian dari GMP. Dokumen ini mampu menjawab tuntutan konsumen terkait keamanan pangan. Caranya, dengan memberlakukan sistem yang dirancang secara sistematis dan terintegrasi baik. HACCP ini wajib dimiliki produsen bahan pangan bila ingin terjun ke pasar global.

4. Sertifikasi Produk

Sertifikasi Produk adalah pemberian jaminan secara tertulis dari pihak ketiga, yang menyatakan bahwa produk serta proses dibaliknya sudah memenuhi persyaratan, sehingga aman untuk dikonsumsi atau digunakan publik. Mulai dari syarat kesehatan, keamanan, kualitas, keselamatan, hingga lingkungan.

Cara Membuat Certificate of Analysis

Membuat COA yang valid memerlukan proses terstruktur untuk menjamin kualitas produk. Ikuti langkah berikut:

• Tentukan spesifikasi & parameter uji: Buat lembar spesifikasi produk berisi
  • Parameter uji (misalnya kadar air, pH, kemurnian, jumlah mikroba)
  • Standar acuan (BPOM, SNI, atau kontrak pelanggan)
  • Batas penerimaan setiap parameter
• Ambil sampel yang representatif: Ambil secara acak dari berbagai bagian batch. Catat waktu, lokasi, petugas pengambil sampel, dan label produk, batch, serta tanggal.
• Pilih laboratorium & lakukan pengujian
  • Lab internal: cocok untuk kontrol kualitas rutin.
  • Lab eksternal terakreditasi KAN: wajib untuk ekspor, regulasi ketat, atau permintaan pelanggan.
• Susun dokumen COA: Masukkan identitas produk, info produsen/lab, parameter & batas spesifikasi, hasil uji, metode uji, serta tanggal analisis & penerbitan.
• Verifikasi, setujui, & terbitkan: Periksa kesesuaian data dengan laporan asli. Tanda tangani oleh pihak berwenang. Terbitkan kepada pihak terkait, idealnya dengan tanda tangan digital Mekari Sign untuk keamanan tambahan.

Baca Juga: Legalitas Tanda Tangan Elektronik di Indonesia

Contoh Certificate of Analysis

Sebagai penutup artikel, berikut beberapa contoh COA agar Anda mendapatkan gambarannya:

Contoh Certificate of Analysis Bahan Jadi (Makanan, Minuman, Barang Kebutuhan Sehari-hari)

Contoh Certificate of Analysis Bahan Mentah (Raw Material)

Contoh Certificate of Analysis Bahan Plastik

Contoh Template Certificate of Analysis

Contoh Certificate of Analysis Produk Whey

Tips Penting Saat Membuat Certificate of Analysis

Untuk memastikan COA Anda kredibel dan efektif, perhatikan beberapa tips berikut:

• Gunakan Prosedur Terstandar: Pastikan metode pengujian yang digunakan adalah metode yang diakui secara nasional atau internasional untuk menjamin hasil yang valid dan dapat dipertanggungjawabkan.
• Jaga Transparansi Dokumentasi: Catat semua informasi dengan jelas dan jangan ada yang ditutupi. Informasi seperti nomor batch, tanggal, dan metode uji harus mudah ditemukan dan dibaca.
• Pilih Laboratorium Terakreditasi: Jika menggunakan lab eksternal, pastikan lab tersebut memiliki akreditasi dari KAN untuk ruang lingkup pengujian yang Anda butuhkan. Ini meningkatkan kepercayaan terhadap hasil analisis.
• Lakukan Verifikasi Ganda: Sebelum diterbitkan, minta orang kedua di tim kualitas untuk memeriksa kembali data pada COA untuk meminimalisir human error.
• Pahami Persyaratan Pelanggan: Untuk transaksi B2B, komunikasikan dengan pelanggan mengenai parameter spesifik yang mereka butuhkan dalam COA untuk menghindari penolakan barang.

Baca Juga: 16 Cara Menjaga Dokumen Pribadi (Fisik dan Digital)

Itulah penjelasan lengkap mengenai Certificate of Analysis, mulai dari fungsi, jenis, hingga langkah membuatnya dari Mekari Sign. Dengan mengikuti proses yang tepat, bisnis dapat memastikan kualitas produk sekaligus memenuhi standar regulasi yang berlaku. Untuk mempercepat penerbitan dan menjamin keamanan dokumen, manfaatkan fitur tanda tangan elektronik Mekari Sign yang telah memenuhi standar keamanan dan legalitas di Indonesia.

Jika Anda ingin memperdalam wawasan seputar dokumen bisnis, legalitas, dan teknologi pengelolaan dokumen digital, kunjungi artikel lainnya di blog Mekari Sign untuk mendapatkan panduan yang terpercaya, relevan, dan selalu diperbarui sesuai kebutuhan bisnis Anda.

Amankan proses penerbitan COA Anda menggunakan tanda tangan digital yang sah

Mulai Gratis

Referensi

• Health Safety Protection – Prinsip Dasar ISO 9001:2008
• SAI Assurance – HACCP
• Sucofindo – Good Manufacturing Practices: Know the Scope of GMP
• Sucofindo – Sertifikasi Produk dan Perbedaannya dengan Pengujian Produk