Apa Itu Dokumen Elektronik? Pengertian, Dasar Hukum, Jenis & Contohnya

Dokumen elektronik digunakan untuk membuat, menyimpan, mengirim, dan mengelola informasi dalam bentuk digital. Bentuknya dapat berupa dokumen teks, PDF, surat elektronik, gambar, laporan, dan berbagai file lainnya.

Dalam penggunaannya, dokumen elektronik memiliki karakteristik dan ketentuan yang berbeda dari dokumen cetak. Artikel ini membahas pengertian, dasar hukum, jenis, format, contoh, serta kedudukannya sebagai alat bukti.

Apa Itu Dokumen Elektronik?

Sumber gambar: Unsplash

Menurut UU ITE, Dokumen Elektronik adalah informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk tertentu dan dapat dilihat, ditampilkan, atau didengar melalui komputer atau Sistem Elektronik. cite…

Sederhananya, dokumen elektronik adalah informasi yang dibuat atau disimpan secara digital dan dapat diakses melalui perangkat atau sistem elektronik.

Istilah ini sering digunakan berdampingan dengan dokumen digital, meskipun penggunaannya dapat bergantung pada konteks.

Apa Dasar Hukum Dokumen Elektronik?

Dokumen elektronik diatur dalam Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE). Ketentuan tersebut telah mengalami perubahan, termasuk melalui UU No. 1 Tahun 2024 sebagai perubahan kedua atas UU No. 11 Tahun 2008. cite…

UU No. 1 Tahun 2024 menyatakan bahwa Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik serta hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah. Dokumen elektronik dinyatakan sah apabila menggunakan Sistem Elektronik sesuai ketentuan UU ITE, dengan pengecualian apabila undang-undang lain mengatur berbeda.

Jenis Dokumen Elektronik

Menurut Pangaribuan (2008), ada empat jenis dokumen ini, yaitu:

1. Buku Elektronik (E-Book)

Seperti namanya, e-book adalah buku yang diterbitkan dalam bentuk elektronik. Biasanya, isi dari e-book ini mirip dengan buku fisik atau versi cetaknya. Hanya bentuknya saja yang berbeda.

Nah, karena bentuknya yang berbeda, cara penggunaannya pun juga berbeda. Biasanya, e-book bisa Anda beli secara utuh selayaknya buku biasa dalam format PDF dan sejenisnya. Selain itu, bisa juga dalam bentuk CD atau media rekam elektronik lainnya.

2. Jurnal Elektronik (E-Journal)

Sebenarnya, e-jurnal tak jauh berbeda dengan buku elektronik. Isi jurnal elektronik ini juga sama dengan versi cetak atau versi fisiknya. Namun, e-jurnal ini biasanya bisa Anda download secara online, baik per judul atau dalam bentuk bundle. Tergantung website-nya, Anda bisa mendownload secara gratis maupun berbayar.

3. Dokumen Lain

Selain e-book dan e-jurnal, ada dokumen lain dalam bentuk ini. Biasanya, hampir semua dokumen fisik sudah tersedia versi elektroniknya di zaman sekarang. Misalnya, kamus elektronik, ensiklopedia elektronik, makalah elektronik, dan masih banyak lainnya.

4. Dokumen yang Dibuat Perpustakaan

Terakhir, jenis dokumen ini biasanya dibuat oleh perpustakaan yang merupakan hasil digitalisasi alias alih media, yaitu dari dokumen fisik menjadi elektronik. Biasanya, dokumen ini berupa karya ilmiah, seperti skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, dan sejenisnya.

Baca juga: 15 Cara Menjaga Dokumen Pribadi [Fisik dan Digital]

Apa Saja Format Dokumen Elektronik?

Dokumen elektronik dapat disimpan dalam berbagai format sesuai jenis informasi dan aplikasi yang digunakan. Beberapa format yang umum digunakan antara lain:

• Dokumen teks: DOC dan DOCX, yang umum digunakan untuk surat, laporan, dan dokumen yang masih perlu diedit.
• Portable document: PDF, yang sering digunakan untuk membagikan dokumen dengan tata letak yang tetap.
• Spreadsheet: XLS dan XLSX untuk data berbentuk tabel, perhitungan, atau laporan.
• Presentasi: PPT dan PPTX untuk materi presentasi.
• Gambar: JPG, JPEG, PNG, dan format gambar lain yang menyimpan informasi dalam bentuk visual.

Baca juga: Perbedaan dan Persamaan Dokumen PDF dengan Word

Contoh Dokumen Elektronik

Berdasarkan jenis-jenis di atas, bisa disimpulkan bahwa contoh dokumen ini bisa berupa:

• Buku elektronik atau e-book, seperti novel, buku pelajaran, komik dan sejenisnya
• E-jurnal seperti jurnal ilmiah versi elektronik yang biasanya tersedia di website seperti website kampus, scribd, dan sejenisnya
• Kamus elektronik
• Ensiklopedia elektronik
• Makalah elektronik
• Skripsi digital
• Laporan penelitian online
• Sertifikat online
• Dan sebagainya

Baca juga: 7 Cara Mengubah Foto Menjadi Dokumen [Online dan Offline]

Apakah Dokumen Elektronik Bisa Menjadi Alat Bukti?

Ya. UU ITE mengakui Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik beserta hasil cetaknya sebagai alat bukti hukum yang sah. Keabsahannya tetap mengikuti ketentuan mengenai penggunaan Sistem Elektronik dalam UU ITE dan aturan lain yang berlaku. cite…

Namun, tidak semua dokumen dapat diperlakukan dengan cara yang sama. UU ITE mengecualikan dokumen tertentu apabila undang-undang lain mengatur bahwa dokumen tersebut harus dibuat dalam bentuk tertentu atau sebagai akta yang dibuat oleh pejabat yang berwenang. cite…

Dalam kebutuhan tertentu, tanda tangan elektronik tersertifikasi dapat digunakan untuk mengaitkan tanda tangan dengan identitas penandatangan dan menjaga integritas dokumen.

Pelajari Selengkapnya: Tanda Tangan Elektronik: Definisi, Cara Membuat, dan Manfaatnya

Bagaimana Mengelola Dokumen Elektronik?

Dokumen elektronik dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan, mulai dari menyimpan informasi hingga menjalankan transaksi dan administrasi secara digital. Pastikan format, sistem penyimpanan, dan proses penggunaannya sesuai dengan kebutuhan dokumen.

Jika dokumen perlu ditandatangani secara digital, Mekari Sign dapat membantu proses tanda tangan elektronik secara digital.

Coba Mekari Sign Sekarang!