- Surat bisnis merupakan alat komunikasi tertulis resmi yang sangat penting sebagai dokumentasi dan alat bukti legal bagi sebuah perusahaan.
- Fungsinya tidak hanya mempererat hubungan profesional, tetapi juga menjadi pelindung hukum preventif dari potensi pelanggaran kesepakatan bisnis.
- Penulisan dokumen ini wajib menggunakan kalimat yang jelas dan tidak bertele-tele, dengan menyertakan elemen standar seperti kop surat hingga tanda tangan pengesahan.
- Penggunaannya terbagi menjadi format formal dan informal yang dapat langsung Anda praktikkan melalui belasan contoh draf siap pakai untuk berbagai keperluan.
Apakah Anda sedang mencari contoh surat bisnis? Anda sudah datang ke artikel yang tepat!
Seperti namanya, surat bisnis adalah dokumen yang Anda gunakan untuk berbagai keperluan bisnis. Mulai dari penawaran, pengiriman, penagihan, dan masih banyak lainnya. Tak perlu khawatir, kami akan memberikan Anda 16 contoh surat ini untuk berbagai keperluan, sehingga tinggal Anda sesuaikan saja.
Namun sebelum itu, yuk pelajari dahulu apa itu surat bisnis!
Apa itu Surat Bisnis?
Surat bisnis adalah surat yang berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk berbagai keperluan bisnis dan dunia kerja. Mulai dari undangan, kerja sama, memberikan pernyataan, menyampaikan informasi, dan sebagainya.
Biasanya, surat ini dibuat oleh suatu perusahaan dan dikirimkan ke perusahaan lain, klien, investor, atau pihak pemangku kepentingan lainnya. Namun, tak jarang juga surat bisnis Anda kirim ke sesama individu sebagai media komunikasi. Sehingga, bisa menunjukkan profesionalitas dalam dunia bisnis dan dunia kerja sesuai kebutuhan Anda.
Baca juga: Apa Itu Surat Perjanjian? Jenis, Contoh, dan Cara Membuatnya
Fungsi atau Manfaat Surat Bisnis
Pada dasarnya, berikut beberapa manfaat atau fungsi surat ini:
- Bukti tertulis yang otentik dan pelindung hukum preventif apabila salah satu pihak melanggar kesepakatan (wanprestasi).
- Mempererat hubungan dengan pihak lain dalam dunia bisnis atau dunia kerja.
- Menjaga hubungan dengan pelanggan atau klien Anda.
- Komunikasi tertulis yang resmi di dunia bisnis.
- Menunjukkan profesionalitas serta meningkatkan kredibilitas perusahaan di mata mitra strategis dan investor.
- Dokumentasi yang bisa menjadi referensi dan mempermudah proses rekam jejak untuk kebutuhan audit.
Baca juga: 11 Contoh Kontrak Bisnis, Terlengkap!
Jenis Surat Bisnis
Ada dua jenis surat ini yang sering digunakan, yakni:
- Surat Bisnis Formal: digunakan untuk keperluan formal atau resmi, seperti perjanjian kesepakatan bisnis atau partnership dengan perusahaan lain.
- Surat Bisnis Informal: digunakan untuk kepentingan yang lebih kasual dan santai, seperti meminta referensi kerja, ucapan terima kasih, penilaian kinerja, dan sebagainya.
Baca juga: 10 Contoh Surat Resmi Berbagai Jenis, Terlengkap!
Struktur atau Format Surat Bisnis
Biasanya, surat ini memiliki format atau struktur sebagai berikut:
- Kop Surat: memuat nama perusahaan, alamat, logo, kontak, email, dan semacamnya
- Tanggal dan Nomor Surat: terletak di bawah judul surat, tepatnya di pojok kanan atas
- Identitas Penerima: seperti nama lengkap penerima, jabatannya, perusahaan, alamat, dan semacamnya
- Salam: untuk menghormati penerima dan memberikan kesan profesional
- Body Surat: terdiri dari bagian pembuka, isi surat, dan penutup
- Tanda Tangan: tuliskan nama Anda sebagai pengirim dan bubuhkan tanda tangan
- Lampiran dan Tembusan: bila surat Anda terdapat lampiran atau tembusan lainnya.
Baca juga: 50+ Istilah Umum dalam Dunia Bisnis, Terlengkap! [Edisi 2023]
16 Contoh Surat Bisnis Berbagai Keperluan
Berikut beberapa contoh surat ini dalam berbagai keperluan yang bisa Anda jadikan referensi sesuai kebutuhan:
1. Contoh Surat Bisnis Pesanan 1
Sumber gambar: toriqa
2. Contoh Surat Bisnis Pesanan 2
Sumber gambar: majoo
3. Contoh Surat Bisnis Permintaan Penawaran
Sumber gambar: toriqa
4. Contoh Surat Bisnis Penawaran
Sumber gambar: majoo
5. Contoh Surat Bisnis Penawaran Kerjasama
Sumber gambar: tauaja
6. Surat Bisnis Penagihan 1
Sumber gambar: majoo
7. Surat Bisnis Penagihan 2
Sumber gambar: suratresmi
8. Surat Bisnis Pengiriman Barang
Sumber gambar: pintarnesia
9. Surat Bisnis Bahasa Inggris 1
Sumber gambar: tabrakan
10. Surat Bisnis Bahasa Inggris 2
Sumber gambar: macan
11. Contoh Surat Bisnis Konfirmasi Pesanan
Sumber gambar: suratresmi
12. Contoh Surat Bisnis Pengiriman Bukti Pembayaran
Sumber gambar: suratbisnis
13. Contoh Surat Bisnis Penolakan Pesanan
Sumber gambar: suratresmi
14. Contoh Surat Bisnis Jawaban Pengaduan
Sumber gambar: suratresmi
15. Contoh Surat Bisnis Penangguhan Pembayaran
Sumber gambar: suratresmi
16. Contoh Surat Bisnis Jawaban Penangguhan Pembayaran
Sumber gambar: mypurohith
Tips Membuat Surat Bisnis yang Cepat Direspons
Agar surat Anda tidak sekadar dibaca sekilas atau bahkan diabaikan klien, terapkan strategi anti-mainstream berikut:
- Terapkan Prinsip BLUF (Bottom Line Up Front): Langsung sampaikan tujuan utama dan inti permintaan di paragraf pertama. Jangan biarkan penerima menebak-nebak hingga akhir surat.
- Maksimalkan White Space: Pengambil keputusan biasanya hanya memindai (scanning) dokumen. Gunakan paragraf pendek dan bullet points agar surat tidak terlihat padat dan melelahkan mata.
- Riset Ekstra Gelar & Nama: Keliru menulis gelar profesional bisa merusak first impression. Selalu cek silang profil penerima (misal via LinkedIn) sebelum mengirim.
- Gunakan Kalimat Asertif: Hindari kata yang terkesan ragu seperti “mungkin” atau “sepertinya”. Gunakan bahasa yang tegas, meyakinkan, namun tetap sopan.
- Tutup dengan Instruksi Spesifik (CTA): Jangan biarkan kalimat menggantung di akhir surat. Berikan arahan langkah selanjutnya atau tenggat waktu yang jelas (misal: “Mohon konfirmasi balasan selambatnya Jumat, 12 Agustus…”).
- Sahkan Secara Digital: Mengirim scan tanda tangan basah sudah usang dan rawan dipalsukan. Gunakan Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi untuk membuktikan perusahaan Anda modern, efisien, dan taat hukum.
Itulah penjelasan lengkap mengenai pengertian, fungsi, hingga struktur surat bisnis untuk menunjang profesionalisme organisasi Anda. Dengan memahami format yang tepat, Anda kini dapat menyusun korespondensi perusahaan yang lebih efektif dan sah secara hukum.
Anda dapat mempermudah pengelolaan administrasi tersebut melalui fitur tanda tangan elektronik tersertifikasi dan e-Meterai di Mekari Sign. Temukan panduan dokumen lainnya di blog Mekari Sign sebagai platform persetujuan dokumen yang merupakan bagian dari ekosistem Mekari untuk memastikan keamanan dokumen digital.
Buktikan mudahnya kelola administrasi paperless dengan Mekari Sign
