- Surat pemberitahuan adalah dokumen esensial untuk menyampaikan informasi resmi secara satu arah, baik untuk keperluan internal perusahaan maupun eksternal.
- Format surat pemberitahuan resmi mencakup elemen kunci seperti kop surat, nomor surat, perihal, isi yang jelas, dan penutup yang dilegitimasi dengan tanda tangan.
- Untuk kegiatan publik, penting membedakan antara surat pemberitahuan (sesuai UU No. 9 Tahun 1998) dan surat permohonan izin keramaian (sesuai Perpol No. 7 Tahun 2023) untuk memastikan kepatuhan hukum.
- Digitalisasi melalui tanda tangan elektronik tersertifikasi membuat proses pengesahan dan distribusi surat pemberitahuan menjadi lebih efisien, aman, dan sah secara hukum.
Mulai dari panitia acara lingkungan yang perlu melapor ke Polsek, HR yang mengumumkan karyawan baru, hingga bagian keuangan yang mengirim pengingat pembayaran, kebutuhan akan sebuah pengumuman resmi sangatlah beragam. Namun, sering kali muncul pertanyaan: bagaimana format yang benar? Apa saja yang wajib dicantumkan? Kapan harus menggunakan surat fisik dan kapan cukup via email atau WhatsApp?
Kekeliruan dalam membuat surat pemberitahuan dapat berakibat fatal, mulai dari acara yang tidak mendapat izin keamanan hingga pesan penting yang diabaikan. Artikel ini sebagai panduan lengkap mulai dari yang paling sederhana hingga yang paling formal, lengkap dengan tips dan landasan hukumnya agar setiap pesan Anda tersampaikan dengan tepat sasaran.
Apa Itu Surat Pemberitahuan?
Surat pemberitahuan adalah dokumen resmi untuk menyampaikan informasi penting secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Umumnya digunakan oleh individu, perusahaan, atau instansi untuk memastikan informasi tersampaikan dengan jelas dan formal.
Berbeda dari surat permohonan atau undangan, surat pemberitahuan bersifat satu arah dan tidak selalu membutuhkan respons. Tujuannya adalah mencatat secara formal bahwa suatu informasi telah dikomunikasikan. Jenis informasinya beragam, mulai dari pengumuman kegiatan, perubahan jadwal, kebijakan baru, hingga pemberitahuan transaksi keuangan.
Fungsi Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan bukan sekadar media komunikasi, tetapi juga alat strategis untuk menjaga kepatuhan, efisiensi, dan hubungan organisasi.
- Kepatuhan hukum: Berfungsi sebagai bukti sah bahwa informasi telah disampaikan sesuai regulasi, seperti dalam pengumuman PHK atau izin kegiatan.
- Efisiensi informasi: Menjamin informasi tersebar seragam, mencegah miskomunikasi, dan mempercepat koordinasi.
- Penguatan relasi: Menunjukkan transparansi dan kepedulian terhadap karyawan, pelanggan, atau mitra melalui komunikasi proaktif.
Jenis-Jenis Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan dapat diklasifikasikan berdasarkan tujuan, audiens, dan tingkat formalitasnya. Berikut adalah tabel perbandingan beberapa jenis surat pemberitahuan yang paling umum digunakan:
| Jenis Pemberitahuan | Tujuan | Formalitas | Media Umum |
| Kegiatan Internal | Menginformasikan acara kantor ke staf | Formal / Semi | Email, memo, surat PDF |
| Pembayaran | Mengingatkan atau menagih pembayaran | Formal | Surat resmi, email bisnis |
| Kegiatan Publik | Memberitahu pihak berwenang soal acara publik | Sangat Formal | Surat resmi cetak dengan kop surat |
| Rekrutmen | Mengabarkan hasil seleksi | Formal / Semi | Email resmi, pesan WA profesional |
| Perubahan Kebijakan | Mengumumkan perubahan internal | Sangat Formal | Surat PDF, portal internal |
| Libur Resmi | Memberi tahu jadwal libur/cuti bersama | Formal | Email bisnis, surat edaran |
Baca Juga: 15 Contoh Surat Edaran Berbagai Keperluan, Terlengkap!
Format dan Struktur Standar Surat Pemberitahuan Resmi
Untuk memastikan sebuah surat pemberitahuan resmi dapat tersampaikan secara efektif dan diakui keabsahannya, ia harus disusun mengikuti format dan struktur standar. Berikut adalah formatnya:
- Kop Surat: Cantumkan nama instansi/perusahaan, alamat, kontak, dan logo untuk menunjukkan kredibilitas.
- Tempat & Tanggal: Tulis di kanan atas, menunjukkan waktu dan lokasi pembuatan surat.
- Nomor, Lampiran, & Perihal:
- Nomor Surat: Untuk identifikasi dan pelacakan.
- Lampiran: Jumlah dokumen pendukung (isi strip jika tidak ada).
- Perihal: Ringkasan isi surat.
- Alamat Penerima: Tulis jelas, cukup jabatan jika formal (contoh: Yth. Manajer HRD).
- Salam Pembuka: Gunakan sapaan formal seperti “Dengan hormat,” atau sesuai konteks.
- Isi Surat:
- Pembuka: Alasan pengiriman surat.
- Isi: Informasi inti, seperti jadwal, tempat, atau agenda.
- Penutup: Harapan atau ucapan terima kasih.
- Salam Penutup: Contoh: “Hormat kami,” atau “Wassalamualaikum Wr. Wb.”
- Tanda Tangan & Legitimasi: Cantumkan nama, jabatan, dan tanda tangan.
- Gunakan tanda tangan digital tersertifikasi untuk legitimasi yang sah dan efisien.
Baca Juga: Cara Membuat Kop Surat di Word yang Mudah & Profesional
Contoh Surat Pemberitahuan Berbagai Keperluan
Berikut beberapa contoh surat pemberitahuan yang umum digunakan. Formatnya bisa disesuaikan tergantung konteks dan pihak yang dituju.
Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Kantor
Surat ini dipakai untuk menginformasikan kegiatan internal atau eksternal perusahaan, seperti rapat, pelatihan, atau acara khusus, agar seluruh pihak terkait dapat mempersiapkan diri sesuai jadwal.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan ke Polsek
Berikut adalah contoh surat pemberitahuan untuk kegiatan masyarakat skala kecil yang tidak memerlukan izin keramaian, seperti kerja bakti atau perayaan HUT RI di tingkat RT/RW.
Nomor : 015/PAN-HUTRI/VIII/2024
Lampiran : 1 (satu) lembar – Susunan Acara
Perihal : Pemberitahuan Kegiatan Panggung Gembira HUT RI ke-79
Yth.
Kepala Kepolisian Sektor (Kapolsek) [Nama Kecamatan]
di
[Alamat Polsek]
Dengan hormat,
Dalam rangka memperingati Hari Ulang Tahun Kemerdekaan Republik Indonesia yang ke-79, kami selaku Panitia Peringatan HUT RI di lingkungan RW, Kelurahan [Nama Kelurahan], bermaksud untuk menyelenggarakan kegiatan Panggung Gembira yang akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : Sabtu, 17 Agustus 2024
Waktu : 19:00 WIB – 22:00 WIB
Tempat : Lapangan Serbaguna RW, Jl. [Nama Jalan]
Agenda Acara :
1. Sambutan Ketua RW
2. Pentas Seni Anak-anak
3. Pembagian Hadiah Lomba
4. Hiburan Musik Akustik
Kegiatan ini bertujuan untuk mempererat tali silaturahmi antar warga dan memupuk semangat nasionalisme. Perkiraan jumlah peserta yang akan hadir adalah sekitar 150 orang, yang seluruhnya merupakan warga RW.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami memberitahukan rencana kegiatan ini kepada Bapak Kapolsek. Kami juga memohon bantuan dan arahan terkait penjagaan keamanan dan ketertiban agar seluruh rangkaian acara dapat berjalan dengan lancar, aman, dan kondusif.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Panitia Peringatan HUT RI ke-79 RW
Ketua Panitia
(…………………………)
[Nama Ketua Panitia]
Contoh Surat Pemberitahuan Libur Cuti Bersama
Berikut adalah contoh pemberitahuan mengenai jadwal libur Lebaran dan cuti bersama yang dikirimkan melalui email atau surat edaran internal.
Nomor : 112/HRD-INFO/V/2024
Perihal : Pemberitahuan Libur Hari Raya Idulfitri 1445 H dan Cuti Bersama
Yth.
Seluruh Karyawan PT Inovasi Digital Nusantara
di Tempat
Dengan hormat,
Menindaklanjuti Surat Keputusan Bersama (SKB) 3 Menteri tentang Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama Tahun 2024, dengan ini kami memberitahukan jadwal libur dalam rangka perayaan Hari Raya Idulfitri 1445 H sebagai berikut:
- Libur Nasional Hari Raya Idulfitri: [Hari] &, [Hari]
- Cuti Bersama: [Hari] s/d, [Hari]
Seluruh kegiatan operasional kantor akan diliburkan selama periode tersebut dan akan kembali aktif seperti biasa pada hari [Hari].
Bagi departemen yang memiliki jadwal piket atau tugas khusus selama periode libur (misalnya Tim IT Support), mohon untuk berkoordinasi langsung dengan kepala departemen masing-masing mengenai teknis pelaksanaannya.
Kami segenap jajaran manajemen PT Inovasi Digital Nusantara mengucapkan Selamat Hari Raya Idulfitri 1445 H. Mohon maaf lahir dan batin. Semoga momen ini membawa kebahagiaan dan keberkahan bagi kita semua.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan agar menjadi perhatian.
[Jakarta],
Hormat kami,
(Tanda Tangan)
(………………………..)
Head of People Operations
Contoh Surat Pemberitahuan Diterima Kerja (Format Email Resmi)
Ini adalah format standar yang digunakan untuk mengirimkan penawaran kerja (offering letter) kepada kandidat yang lolos seleksi.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Pemberitahuan Diterima Kerja via WA (Format Profesional)
Untuk komunikasi awal yang lebih cepat, pemberitahuan via WhatsApp bisa digunakan, namun harus tetap profesional dan segera diikuti dengan email resmi.
Sumber Gambar: KitaLulus
Contoh Surat Pemberitahuan Pembayaran
Surat ini bertujuan untuk mengingatkan klien mengenai tagihan yang akan atau telah jatuh tempo dengan sopan tetapi tegas.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Surat Pemberitahuan Lomba antar Sekolah
Surat ini digunakan untuk menginformasikan pelaksanaan lomba antar sekolah. Cocok untuk instansi pendidikan yang ingin mengundang sekolah lain secara resmi.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Pemberitahuan Pembayaran Pajak
Dokumen ini berfungsi untuk memberitahukan wajib pajak mengenai jadwal atau kewajiban pembayaran pajak. Biasanya dikeluarkan oleh instansi perpajakan atau pihak yang ditunjuk secara resmi.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Permohonan Faktur Pajak
Surat ini dipakai untuk menginformasikan penerbitan faktur pajak kepada pihak terkait, mencakup nomor faktur, tanggal, dan nilai transaksi sesuai peraturan perpajakan.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Surat Pemberitahuan Pajak Penghasilan
Berisi informasi kewajiban pelaporan atau pembayaran Pajak Penghasilan (PPh) yang harus dipenuhi oleh wajib pajak sesuai ketentuan undang-undang.
Sumber Gambar: Scribd
Surat Pemberitahuan Kegiatan Unjuk Rasa
Surat resmi yang diajukan kepada pihak berwenang untuk memberi tahu rencana pelaksanaan unjuk rasa, termasuk lokasi, waktu, dan jumlah peserta, demi memastikan kegiatan berjalan sesuai hukum.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Pemberitahuan Dinas Kesehatan
Dokumen resmi dari Dinas Kesehatan yang berisi informasi penting terkait program, kegiatan, atau kebijakan di bidang kesehatan untuk masyarakat atau instansi tertentu.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Halal Bihalal
Surat ini digunakan untuk mengundang atau menginformasikan kegiatan Halal Bihalal, lengkap dengan waktu, tempat, dan susunan acara yang telah direncanakan.
Sumber Gambar: Scribd
Baca Juga: Contoh Laporan Bisnis dan Cara Membuatnya [Termudah!]
Tips Profesional Membuat Surat Pemberitahuan yang Efektif
Beberapa tips berikut dapat membantu Anda menyusun surat yang tepat sasaran dan tidak menimbulkan ambiguitas.
- Gunakan bahasa jelas dan formal: Sampaikan inti pesan di awal. Hindari jargon dan kalimat bertele-tele. Gunakan bahasa Indonesia baku dan mudah dipahami.
- Fokus pada isi objektif: Hindari bahasa emosional. Tulis informasi secara netral dan berdasarkan fakta, terutama untuk topik sensitif seperti perubahan kebijakan.
- Cantumkan informasi penting secara lengkap: Pastikan detail 5W+1H atau informasi pendukung lain seperti nomor invoice dan tenggat waktu tercantum.
- Antisipasi pertanyaan penerima: Bayangkan posisi penerima surat dan jawab potensi pertanyaan, misalnya dengan mencantumkan kontak yang bisa dihubungi.
- Cek ulang sebelum dikirim: Proofread untuk menghindari typo atau kesalahan tata bahasa yang bisa menurunkan kredibilitas surat.
Kejelasan adalah kunci dalam surat pemberitahuan. Dari perspektif hukum, ambiguitas dalam informasi seperti tanggal, kewajiban, atau konsekuensi dapat membuka celah sengketa. Pastikan setiap detail tertulis secara eksplisit dan tidak multitafsir untuk melindungi semua pihak yang terlibat.
Baca Juga: 10+ Contoh Surat Tugas Lengkap Berbagai Kebutuhan (Download Gratis!)
Itulah penjelasan lengkap mengenai format dan contoh surat pemberitahuan resmi untuk berbagai keperluan, mulai dari kegiatan eksternal, internal HR, hingga pemberitahuan pembayaran. Dengan memahami struktur dan tujuannya, Anda bisa menyusun surat yang profesional, efektif, dan sesuai standar dokumen bisnis yang sah secara hukum.
Untuk mempermudah proses administrasi, Anda juga dapat memanfaatkan fitur tanda tangan elektronik Mekari Sign agar surat pemberitahuan bisa dikirim dan ditandatangani secara digital dengan lebih cepat dan aman. Kunjungi artikel lainnya di blog Mekari Sign untuk panduan seputar legalitas dokumen, manajemen arsip digital, dan praktik terbaik lainnya dalam pengelolaan dokumen bisnis.
Kirim pemberitahuan ke puluhan orang sekaligus dengan satu klik, gunakan Mekari Sign!
