- Surat pengunduran diri adalah dokumen formal untuk menyatakan niat berhenti bekerja secara profesional.
- Surat ini berfungsi sebagai pemberitahuan resmi, menjaga hubungan baik, dan menjadi syarat administrasi perusahaan.
- Formatnya harus mencakup tanggal efektif berhenti, pernyataan pengunduran diri yang jelas, dan ucapan terima kasih.
- Sebelum mengajukan surat, pertimbangkan kesiapan finansial dan sampaikan niat Anda secara lisan kepada atasan.
Ada berbagai alasan mengapa resign dari suatu pekerjaan bisa dipertimbangkan oleh karyawan seperti kita. Meski kadang sulit dan penuh keraguan, keputusan itu perlu diambil ketika lingkungan pekerjaan lama tidak lagi mendukung atau kesempatan yang lebih baik datang.
Kebingungan tentang bagaimana menyampaikannya kepada atasan pun merupakan masalah umum. Untuk itu, kita bisa membuat surat pengunduran diri. Surat pengunduran diri adalah surat resmi yang ditulis untuk menyatakan niat berhenti bekerja dari suatu pekerjaan. Lalu, bagaimana format dan contoh surat pengunduran diri? Adakah tips yang bisa kita praktikkan?
Fungsi Surat Pengunduran Diri
Surat pengunduran diri termasuk dokumen formal dan biasanya ditujukan kepada atasan langsung (manager, supervisi, dll.) dengan tembusan (CC) kepada HRD atau bagian kepegawaian perusahaan.
Dengan membuat surat ini, kita menunjukkan sikap etis dan profesional saat berpamitan dengan perusahaan. Adapun fungsi utama dari surat pengunduran diri adalah:
- Menyatakan niat pengunduran diri secara formal
- Menjaga hubungan baik dengan perusahaan
- Menjadi bukti tertulis pengunduran diri
- Memenuhi persyaratan administrasi perusahaan
- Memberi waktu perusahaan untuk memulai proses handover atau mencari pengganti
Baca Juga: Apa Itu Surat Paklaring
Format dan Cara Membuat Surat Pengunduran Diri
Tidak ada aturan tetap tentang cara membuat surat pengunduran diri. Namun, surat pengunduran diri yang profesional biasanya mengikuti format utama seperti berikut:
1. Kepala Surat
Kepala surat adalah bagian dari identitas surat yang wajib ada dalam dokumen formal, termasuk surat pengunduran diri. Bagian ini terletak di atas surat dan memiliki struktur sendiri:
- Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat: Ditulis di pojok kanan atas, menunjukkan tempat (kota) dan tanggal surat dibuat.
- Nama Penerima Surat: Ditulis di bawah tanggal, tetapi di sisi kiri. Tuliskan nama lengkap dan jabatan atasan langsung kita.
- Alamat Perusahaan: Meski surat ditujukan kepada atasan langsung, tetap tuliskan alamat lengkap perusahaan tempat kita bekerja (bukan alamat pribadi atasan).
2. Isi Surat
Bagian ini adalah bagian inti tempat kita menyampaikan maksud & tujuan penulisan surat. Tidak ada struktur baku untuk isi surat, tetapi kita bisa menyusunnya seperti berikut agar terlihat rapi:
- Mulai dengan salam pembuka yang formal, misal “Dengan hormat,” atau “Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan],”
- Penjelasan singkat yang terdiri dari keinginan undur diri, jabatan & nama perusahaan, serta tanggal efektif atau tanggal terakhir bekerja
- Alasan resign tidak wajib dicantumkan, tetapi sampaikan secara singkat, profesional, dan sopan jika ingin
- Ucapan terima kasih atas kesempatan bekerja yang sudah diberikan
3. Penutup
Akhiri surat pengunduran diri dengan kalimat penutup berisi harapan baik, seperti “Semoga perusahaan dapat terus berkembang” dan salam penutup formal “Hormat saya” yang diikuti tanda tangan dengan nama lengkap.
Baca Juga: Contoh Surat Lamaran Kerja yang Baik dan Tips Membuatnya
Berbagai Contoh Referensi Surat Pengunduran Diri
Setelah mengetahui format surat resign di atas, ini beberapa contoh surat pengunduran diri berdasarkan alasan yang bisa dijadikan referensi dan unduh langsung.
Contoh Surat Pengunduran Diri Sederhana
Jika ingin surat resign yang sederhana dan singkat, referensi berikut bisa diikuti.
SURAT PENGUNDURAN DIRI
[Tempat/Kota], [Tanggal, bulan, tahun]
Kepada Yth.
HRD [Nama Perusahaan]
di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap] bermaksud untuk mengajukan pengunduran diri dari jabatan saya sebagai [Jabatan] di [Nama Perusahaan], terhitung mulai tanggal [Tanggal Efektif].
Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan, bimbingan, dan kerja sama yang telah diberikan selama saya bekerja di perusahaan ini. Semoga [Nama Perusahaan] terus maju dan sukses di masa yang akan datang.
| Hormat saya, |
| [Nama Jelas] |
Contoh Surat Pengunduran Diri Bahasa Inggris
Template berikut bisa Anda unduh jika akan resign dari perusahaan milik negara asing atau budaya perusahaan yang mengharuskan komunikasi dalam bahasa Inggris.
[Download Template Surat Resign Bahasa Inggris]
Contoh Surat Pengunduran Diri One Month Notice
Setiap perusahaan memiliki aturan masing-masing, termasuk mengharuskan karyawannya untuk memberitahu perihal resign satu bulan sebelumnya. Berikut contoh yang bisa diikuti.
[Download Template Surat Resign One Month Notice]
Contoh Surat Pengunduran Diri Karena Sakit
Jika Anda sedang sakit atau harus fokus pada kesehatan, contoh surat berikut bisa dijadikan referensi.
[Download Template Surat Resign Karena Sakit]
Contoh Surat Pengunduran Diri Karena Diterima Kerja di Tempat Lain
Adanya kesempatan atau jenjang karir yang lebih baik juga bisa menjadi alasan resign dari pekerjaan lama. Ikuti template berikut agar lebih mudah.
[Download Template Surat Resign Karena Diterima Kerja di Tempat Lain]
Contoh Surat Pengunduran Diri Freelance
Pekerja lepas atau freelance turut berhak untuk berhenti dari pekerjaan lama jika menemukan karir baru atau dengan alasan apapun.
Sumber: Scribd
Contoh Surat Pengunduran Diri Karena Melanjutkan Kuliah
Menuntut ilmu sampai ke Negeri Cina, template ini bisa diunduh langsung untuk Anda yang akan resign karena harus melanjutkan pendidikan.
[Download Template Surat Resign Karena Melanjutkan Kuliah]
Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja Karena Tidak Nyaman
Kenyamanan dalam bekerja disebabkan oleh banyak faktor, termasuk lingkungan, workload, bahkan lokasi kerja. Berikut referensi surat pengunduran diri ketika sudah tidak nyaman.
[Download Template Surat Resign Karena Tidak Nyaman]
Contoh Surat Pengunduran Diri Alasan Keluarga
Dua template berikut bisa digunakan ketika Anda akan berhenti dari pekerjaan lama karena alasan keluarga, seperti keperluan mengurus anak atau orang tua yang sakit.
1. Resign Karena Mengurus Anak
[Download Template Surat Pengunduran Diri untuk Mengurus Anak]
2. Resign Karena Mengurus Orang Tua Sakit
[Download Template Surat Pengunduran Diri untuk Mengurus Orang Tua Sakit]
Contoh Surat Pengunduran Diri Karena Hamil
Jika Anda sedang hamil dan ingin lebih fokus menjaga kandungan atau kondisi kesehatan, ikuti template berikut agar lebih mudah.
[Download Template Surat Resign Karena Hamil]
Contoh Surat Pengunduran Diri Karena Habis Kontrak
Ketika kontrak pekerjaan sudah atau akan habis dan Anda merasa tidak akan melanjutkan bekerja di perusahaan lama, Anda bisa menjadikan contoh ini sebagai referensi.
Sumber: Scribd
Contoh Surat Pengunduran Diri Pindah Kota
Saat perusahaan meminta Anda untuk pindah tugas ke kota lain atau Anda yang berencana pindah ke luar kota, ini template yang bisa digunakan.
[Download Template Surat Resign Karena Pindah Kota]
Tips Dalam Membuat Surat Pengunduran Diri
Setelah memahami format penulisannya dan mantap resign, beberapa tips berikut bisa diperhatikan.
- Jika perusahaan mengizinkan surat pengunduran diri berbentuk dokumen digital, gunakan tanda tangan digital agar terlihat lebih profesional
- Masih ada perusahaan yang meminta surat pengunduran diri dalam bentuk dokumen cetak, sehingga pastikan penulisan rapi (tanpa typo atau coretan) dengan tinta hitam
- Jika surat pengunduran diri berbentuk dokumen digital, gunakan margin yang memadai dan ukuran spasi ideal 1.5 atau 2 agar tidak terlalu rapat
Baca Juga: 13 Contoh Surat Referensi Kerja Berbagai Jenis, Terlengkap!
Itulah fungsi, format, dan contoh surat pengunduran diri atau resign. Saat menyusun suratnya, sampaikan apresiasi dan rasa terima kasih kepada perusahaan dan atasan atas kesempatan yang telah diberikan.
Sementara itu, untuk kebutuhan kerja Anda di tempat baru, gunakan Mekari Sign agar pengurusan administrasi seperti pembubuhan tanda tangan digital, e-Meterai, dan kelola puluhan dokumen sekaligus jadi lebih mudah.
Tandatangani surat resign Anda dengan tanda tangan digital!
