- Sales contract adalah perjanjian yang mengatur transaksi penjualan antara penjual dan pembeli, mulai dari objek transaksi hingga kewajiban masing-masing pihak.
- Isi kontrak mencakup spesifikasi barang atau jasa, harga, pembayaran, pengiriman, penerimaan, serta ketentuan yang mengatur risiko transaksi.
- Quotation, purchase order, sales contract, dan invoice menjalankan fungsi berbeda. Tim perlu mencocokkan isinya sebelum menyetujui transaksi.
- Sales, Finance, Legal, dan Operations dapat membagi tugas saat memeriksa kontrak, sesuai tanggung jawab dan risiko transaksi.
- Perusahaan yang menangani banyak perjanjian dapat menggunakan software manajemen kontrak untuk membantu mengatur dokumen dan proses persetujuannya.
Dalam transaksi B2B, penjual dan pembeli biasanya bertukar beberapa dokumen sebelum menyepakati penjualan. Quotation memuat penawaran harga, purchase order mencatat pesanan, sales contract mengatur kesepakatan, sedangkan invoice merinci tagihan. Perbedaan angka atau ketentuan di antara dokumen tersebut dapat memicu revisi ketika transaksi sudah berjalan.
Misalnya, quotation mencantumkan pembayaran dalam 30 hari, tetapi draft kontrak menetapkan tenggat 14 hari. Perbedaan seperti ini perlu ditemukan saat review agar tim Finance dan pelanggan menggunakan ketentuan yang sama. Karena itu, tim perlu memeriksa isi kontrak sekaligus mencocokkannya dengan dokumen yang mendasari transaksi.
Apa Itu Sales Contract?
Sales contract adalah perjanjian antara penjual dan pembeli yang menetapkan syarat dan ketentuan transaksi penjualan barang atau jasa. Dokumen ini menjelaskan objek yang diperjualbelikan, harga, pembayaran, penyerahan, serta hak dan kewajiban para pihak.
Dalam praktik bisnis, istilah sales contract dan sales agreement sering digunakan untuk menyebut perjanjian penjualan. Perusahaan perlu membaca isi dan ruang lingkup dokumennya untuk memahami kesepakatan yang berlaku. Pembahasan mengenai pengertian kontrak dan syarat sahnya dapat membantu menjelaskan dasar perjanjiannya.
Sales contract dapat mengatur satu transaksi atau hubungan penjualan selama periode tertentu. Untuk kerja sama jangka panjang, kontrak dapat menetapkan ketentuan umum yang kemudian menjadi acuan bagi pesanan berikutnya.
Fungsi Sales Contract untuk Bisnis
Dalam kegiatan sehari-hari, kontrak membantu perusahaan melakukan beberapa hal berikut:
- Menetapkan ruang lingkup penjualan. Para pihak mengetahui barang atau jasa yang harus diserahkan, jumlahnya, spesifikasi, dan nilai transaksinya.
- Mengatur pembayaran dan penyerahan. Kontrak mencatat kapan pembeli membayar serta kapan penjual memenuhi kewajibannya.
- Membagi tanggung jawab. Masing-masing pihak memahami kewajiban yang perlu dipenuhi selama transaksi berlangsung.
- Menangani perubahan. Ketentuan dalam kontrak menjadi acuan ketika para pihak membahas perubahan harga, volume pesanan, atau jadwal.
- Mendukung koordinasi internal. Sales, Finance, Legal, Procurement, dan Operations dapat memeriksa ketentuan yang sama sesuai peran mereka.
Sales contract membantu penjual dan pembeli menjalankan transaksi berdasarkan ketentuan yang telah disepakati. Dokumen ini juga menjadi rujukan ketika tim perlu memeriksa detail pesanan atau menangani perubahan selama kerja sama.
Jenis-jenis Sales Contract
Perusahaan dapat membedakan sales contract berdasarkan objek dan pola transaksi. Pengelompokan ini membantu tim menentukan bagian yang perlu mendapat perhatian lebih saat menyusun perjanjian.
- Product Sales Contract. Digunakan untuk penjualan barang. Kontrak biasanya mencakup spesifikasi, kuantitas, harga, pengiriman, pemeriksaan, dan garansi.
- Service Sales Contract. Digunakan untuk penjualan jasa. Ketentuannya menjelaskan ruang lingkup pekerjaan, hasil yang diserahkan, jadwal, dan kriteria penerimaan layanan.
- Recurring Sales Contract. Digunakan untuk hubungan penjualan berulang. Kontrak dapat mengatur frekuensi pesanan, harga, jumlah minimum, dan perubahan pesanan.
- Framework Sales Agreement. Menetapkan ketentuan umum selama periode kerja sama. Pesanan individual dapat mengacu pada perjanjian ini sesuai kesepakatan para pihak.
- International Sales Contract. Digunakan untuk transaksi lintas negara. Kontrak perlu mengatur pengiriman internasional, mata uang, pembagian biaya dan risiko, serta hukum yang berlaku.
Dalam transaksi ekspor-impor, detail kontrak perlu selaras dengan dokumen perdagangan dan pengiriman. Perbedaan informasi tentang barang, nilai, atau pihak yang terlibat dapat memperlambat pemrosesan pesanan.
Untuk transaksi barang internasional, penjual dan pembeli dapat menggunakan Incoterms® Rules dari International Chamber of Commerce (ICC) untuk memperjelas pembagian tugas, biaya, dan risiko tertentu dalam penyerahan barang. Aturan ini menyediakan 11 istilah perdagangan tiga huruf. Cantumkan istilah yang dipilih bersama tempat atau titik yang sesuai dengan kesepakatan.
Transaksi lintas negara juga dapat melibatkan United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG). Konvensi ini mengatur penjualan barang internasional yang masuk dalam cakupannya, termasuk kewajiban pembeli dan penjual. Penerapannya bergantung pada kondisi transaksi dan ketentuan hukum yang relevan, sementara penjualan jasa berada di luar cakupan CISG.
Isi dari Sales Contract
Susunan sales contract bergantung pada barang atau jasa yang dijual, nilai transaksi, dan risiko yang perlu diatur. Transaksi sederhana mungkin membutuhkan ketentuan yang ringkas, sedangkan penjualan dengan spesifikasi teknis atau pengiriman kompleks memerlukan penjelasan lebih detail.
| Elemen | Informasi yang Dicantumkan | Fokus Pemeriksaan |
|---|---|---|
| Identitas para pihak | Nama individu atau perusahaan, alamat, dan identitas wakil perusahaan. | Periksa identitas dan kewenangan pihak yang mewakili perusahaan. |
| Objek penjualan | Nama barang atau jasa, spesifikasi, kualitas, kuantitas, satuan, dan ruang lingkup pekerjaan. | Gunakan detail yang dapat diperiksa saat penyerahan. |
| Harga dan biaya | Nilai transaksi, mata uang, pajak, pengiriman, instalasi, atau biaya tambahan. | Jelaskan komponen harga dan kondisi yang memengaruhi perubahan biaya. |
| Pembayaran | Metode pembayaran, termin, tenggat waktu, uang muka, atau pembayaran bertahap. | Selaraskan jadwal pembayaran dengan kesepakatan komersial. |
| Pengiriman atau penyerahan | Lokasi, jadwal, metode penyerahan, serta tanggung jawab masing-masing pihak. | Perjelas kewajiban ketika pengiriman mengalami kendala. |
| Pemeriksaan dan penerimaan | Kriteria penerimaan, standar kualitas, batas waktu pemeriksaan, serta prosedur untuk barang yang tidak sesuai. | Tentukan cara menyampaikan keberatan dan tindak lanjutnya. |
| Garansi dan klaim | Masa garansi, cakupan perlindungan, pengecualian, dan proses pengajuan klaim. | Pastikan ketentuan sesuai dengan penawaran dan kesepakatan. |
| Hak dan kewajiban | Tanggung jawab penjual dan pembeli selama transaksi berlangsung. | Periksa konsistensinya dengan ketentuan pembayaran, pengiriman, dan penerimaan. |
| Kerahasiaan | Informasi yang perlu dilindungi serta batas penggunaannya. | Pertimbangkan kebutuhan perlindungan informasi bisnis. |
| Pelanggaran dan pengakhiran | Kondisi pelanggaran, konsekuensi, dan prosedur mengakhiri kontrak. | Sesuaikan ketentuan dengan risiko dan kesepakatan para pihak. |
| Jangka waktu dan perubahan | Tanggal mulai dan berakhir, perpanjangan, serta mekanisme perubahan kontrak. | Tentukan pihak yang menyetujui perubahan. |
| Penyelesaian perselisihan | Mekanisme penyelesaian sengketa dan ketentuan hukum yang relevan. | Sesuaikan dengan karakter transaksi dan yurisdiksi para pihak. |
Klausul yang Perlu Anda Perhatikan dalam Sales Contract
Elemen kontrak menjelaskan informasi yang perlu dicantumkan. Klausul mengatur bagaimana ketentuan tersebut berlaku ketika para pihak menghadapi kondisi tertentu. Tim perlu memilih klausul sesuai risiko transaksi dan memastikan setiap ketentuan saling mendukung.
| Kondisi Transaksi | Ketentuan yang Perlu Diperjelas |
|---|---|
| Barang tidak sesuai spesifikasi | Kriteria penerimaan, batas waktu pemeriksaan, dan tindak lanjut seperti perbaikan atau penggantian. |
| Pembayaran terlambat | Tanggal jatuh tempo, konsekuensi yang disepakati, dan prosedur penagihan. |
| Pengiriman tertunda | Kewajiban pemberitahuan, tanggung jawab, dan langkah penanganan. |
| Harga atau volume berubah | Dasar perubahan, proses persetujuan, serta ketentuan harga atau jumlah yang baru. |
| Penjualan berulang | Frekuensi pemesanan, periode kontrak, perpanjangan, dan pengakhiran kerja sama. |
| Risiko khusus | Batas tanggung jawab, keadaan kahar, kerahasiaan, dan penyelesaian perselisihan sesuai kebutuhan. |
Contohnya, batas waktu pemeriksaan barang perlu selaras dengan tenggat pengajuan klaim. Ketentuan pembayaran juga perlu sesuai dengan tahapan penyerahan yang disepakati. Saat menyusun atau memeriksa klausul dalam kontrak, periksa hubungan antarbagian agar para pihak menjalankan ketentuan yang konsisten.
Bagaimana Cara Membuat Sales Contract?
Berikut langkah menyusun sales contract agar detail transaksi, tanggung jawab masing-masing pihak, dan mekanisme pelaksanaannya jelas sejak awal:
- Identifikasi para pihak. Catat identitas penjual dan pembeli, lalu pastikan wakil perusahaan memiliki kewenangan yang sesuai.
- Tentukan objek penjualan. Jelaskan spesifikasi barang atau jasa, jumlah, hasil pekerjaan, dan kriteria penerimaan.
- Sepakati harga dan pembayaran. Tuliskan nilai transaksi, mata uang, biaya terkait, termin pembayaran, dan tenggat waktu.
- Atur pengiriman atau penyerahan. Tentukan lokasi, jadwal, tanggung jawab, serta prosedur untuk menangani kendala.
- Rumuskan klausul sesuai risiko. Pertimbangkan garansi, klaim, keterlambatan, kerahasiaan, pengakhiran, dan penyelesaian perselisihan.
- Periksa kesesuaian dokumen. Cocokkan isi kontrak dengan quotation, PO, lampiran, dan kesepakatan komersial.
- Review dan setujui kontrak. Libatkan fungsi yang relevan sebelum pihak berwenang menandatangani dokumen.
- Simpan dokumen final. Arsipkan kontrak, lampiran, dan catatan persetujuan agar tim dapat menemukannya saat diperlukan.
Pembagian tugas review bergantung pada nilai, kompleksitas, dan risiko transaksi. Contoh berikut dapat membantu perusahaan menentukan pihak yang perlu terlibat.
| Fungsi | Fokus Review |
|---|---|
| Sales | Ruang lingkup, harga, janji komersial, dan kesepakatan dengan pelanggan. |
| Finance | Termin pembayaran, biaya, pajak, dan ketentuan penagihan. |
| Legal | Hak dan kewajiban, tanggung jawab, pengakhiran, serta risiko hukum. |
| Procurement atau Operations | Kesiapan barang atau jasa, jadwal, pengiriman, dan penerimaan. |
| Approver | Persetujuan akhir sesuai kewenangan dan kebijakan perusahaan. |
Contoh Sales Contract Sederhana
Contoh berikut menunjukkan struktur dasar sales contract untuk penjualan barang. Sesuaikan identitas, nilai transaksi, jadwal, dan klausulnya dengan kesepakatan kedua pihak.
SALES CONTRACT
Nomor: [Nomor Kontrak]
Tanggal: [Tanggal Perjanjian]
Perjanjian ini dibuat antara:
PIHAK PERTAMA (PENJUAL)
Nama perusahaan: [Nama Perusahaan]
Alamat: [Alamat]
Diwakili oleh: [Nama dan Jabatan]
PIHAK KEDUA (PEMBELI)
Nama perusahaan: [Nama Perusahaan]
Alamat: [Alamat]
Diwakili oleh: [Nama dan Jabatan]
Kedua pihak sepakat melaksanakan transaksi penjualan dengan ketentuan berikut.
Pasal 1. Objek Penjualan
Penjual setuju menjual dan pembeli setuju membeli barang dengan rincian berikut.
| Nama Barang | Spesifikasi | Jumlah | Harga |
|---|---|---|---|
| [Nama Barang] | [Spesifikasi] | [Jumlah dan Satuan] | Rp[Harga] |
Pasal 2. Harga dan Pembayaran
Total nilai transaksi sebesar [Nilai dan Mata Uang]. Pembeli melakukan pembayaran melalui [Metode Pembayaran] paling lambat [Tanggal atau Jangka Waktu], sesuai kesepakatan kedua pihak.
Pasal 3. Pengiriman dan Penerimaan
Penjual mengirimkan barang ke [Lokasi] pada [Tanggal atau Periode]. Pembeli memeriksa barang berdasarkan [Kriteria Penerimaan] dalam jangka waktu [Periode Pemeriksaan].
Pasal 4. Hak dan Kewajiban
Penjual menyerahkan barang sesuai spesifikasi yang disepakati. Pembeli melakukan pembayaran sesuai jadwal dan menjalankan kewajiban lain yang tercantum dalam perjanjian.
Pasal 5. Perubahan dan Pengakhiran
Kedua pihak menyetujui dan mendokumentasikan setiap perubahan sesuai prosedur yang disepakati. Para pihak dapat mengakhiri perjanjian berdasarkan kondisi yang tercantum dalam kontrak.
Pasal 6. Penyelesaian Perselisihan
Para pihak menyelesaikan perselisihan melalui [Mekanisme yang Disepakati] dengan memperhatikan ketentuan hukum yang berlaku.
Penutup dan Tanda Tangan
Kedua pihak menyetujui perjanjian ini melalui penandatanganan oleh pihak yang berwenang.
PIHAK PERTAMA
[Nama, Jabatan, dan Tanda Tangan]
PIHAK KEDUA
[Nama, Jabatan, dan Tanda Tangan]
Gunakan contoh ini sebagai kerangka awal, lalu sesuaikan dengan kebutuhan transaksi. Kontrak bernilai tinggi, transaksi lintas negara, atau kerja sama dengan pembagian tanggung jawab yang kompleks perlu ditinjau oleh pihak yang memiliki kompetensi hukum.
Untuk membandingkan susunan perjanjian lainnya, Anda juga dapat melihat contoh kontrak bisnis.
Bagaimana Strategi Menyusun Sales Contract yang Efektif?
Sales contract yang baik berangkat dari kesepakatan komersial yang jelas. Tim perlu menerjemahkan hasil negosiasi menjadi ketentuan yang bisa dipahami, diperiksa, dan dijalankan oleh setiap pihak terkait. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan saat menyusun kontrak.
1. Rangkum kesepakatan sebelum menyusun kontrak
Mulailah dengan merangkum hasil negosiasi, termasuk objek penjualan, harga, volume, jadwal penyerahan, dan termin pembayaran. Jika transaksi menggunakan quotation atau purchase order (PO), gunakan dokumen tersebut sebagai referensi untuk mencocokkan detail transaksi.
Langkah ini membantu tim menemukan perbedaan sejak tahap penyusunan. Sales dapat memastikan kesepakatan dengan pelanggan sudah tercatat, sementara Finance dan Operations dapat memeriksa ketentuan pembayaran serta pemenuhan pesanan.
2. Gunakan ruang lingkup yang spesifik dan terukur
Jelaskan barang atau jasa yang menjadi objek kontrak dengan detail yang sesuai. Untuk penjualan barang, cantumkan spesifikasi, jumlah, satuan, dan standar kualitas. Untuk jasa, jelaskan ruang lingkup pekerjaan, hasil yang diserahkan, tenggat waktu, serta kriteria penerimaan.
Rumusan yang terukur membantu kedua pihak menilai apakah kewajiban sudah dipenuhi. Tim juga memiliki acuan yang lebih jelas ketika memeriksa hasil penyerahan atau menangani klaim.
3. Selaraskan harga, pembayaran, dan penyerahan
Ketiga aspek ini saling berkaitan. Tentukan nilai transaksi dan biaya tambahan, jadwal pembayaran, serta waktu dan lokasi penyerahan. Jika pembayaran dilakukan bertahap, hubungkan setiap termin dengan kondisi yang disepakati, misalnya tanggal tertentu atau pencapaian tahap pekerjaan.
Pastikan ketentuan tersebut sejalan dengan proses penagihan perusahaan. Dengan begitu, tim Sales, Finance, dan Operations dapat menjalankan kewajibannya berdasarkan acuan yang sama.
4. Pilih klausul berdasarkan risiko transaksi
Identifikasi kondisi yang berpotensi menghambat transaksi. Penjualan barang mungkin membutuhkan ketentuan pemeriksaan, garansi, dan penggantian. Penjualan jasa dapat membutuhkan standar layanan, batas ruang lingkup pekerjaan, dan prosedur penerimaan hasil.
Untuk hubungan bisnis jangka panjang, perhatikan pula perubahan harga, perpanjangan, pengakhiran, kerahasiaan, dan penyelesaian perselisihan. Libatkan tim Legal ketika transaksi memiliki risiko hukum atau komitmen komersial yang signifikan.
5. Tetapkan penanggung jawab review dan persetujuan
Tentukan pihak yang memeriksa setiap bagian kontrak sebelum dokumen dikirim untuk ditandatangani. Pembagian tugas dapat disesuaikan dengan struktur perusahaan dan karakter transaksi.
| Tim | Fokus Pemeriksaan |
|---|---|
| Sales | Ruang lingkup, harga, dan kesepakatan dengan pelanggan. |
| Finance | Termin pembayaran, biaya, pajak, dan ketentuan penagihan. |
| Legal | Hak dan kewajiban, tanggung jawab, serta klausul terkait risiko. |
| Operations atau Procurement | Kesiapan pemenuhan pesanan, jadwal, dan proses penyerahan. |
| Approver | Persetujuan sesuai kewenangan dan kebijakan perusahaan. |
6. Kelola versi final dan tindak lanjut kontrak
Sebelum penandatanganan, pastikan semua perubahan sudah disetujui dan dokumen yang dikirim merupakan versi final. Setelah ditandatangani, simpan kontrak beserta lampirannya agar tim dapat memeriksa kembali ketentuan saat dibutuhkan.
Catat pula tanggal mulai, masa berlaku, dan jadwal perpanjangan jika relevan. Saat para pihak menyepakati perubahan harga atau ruang lingkup, dokumentasikan perubahan tersebut melalui mekanisme yang sesuai dengan kontrak awal.
Apakah Sales Contract Bisa Ditandatangani Secara Elektronik?
Perusahaan dapat menggunakan tanda tangan elektronik untuk memproses sales contract secara digital sesuai kebutuhan transaksi dan ketentuan yang berlaku. Sebelum mengirim dokumen, pastikan isi kontrak sudah final, pihak penandatangan memiliki kewenangan, dan seluruh lampiran sudah sesuai.
Kerangka hukum transaksi elektronik di Indonesia mencakup UU Nomor 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas UU ITE serta PP Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik. Penerapan aturan pada dokumen tertentu bergantung pada jenis transaksi, mekanisme penandatanganan, dan persyaratan hukum yang relevan.
Untuk menjalankan proses penandatanganan dokumen bisnis, perusahaan dapat mempertimbangkan solusi tanda tangan elektronik yang sesuai dengan kebutuhan alur kerja internal.
Kelola Sales Contract Lebih Terarah dengan Mekari Sign
Sales contract tetap membutuhkan pengelolaan setelah ditandatangani. Tim perlu menemukan dokumen final, memeriksa status penandatanganan, memantau masa berlaku, dan menindaklanjuti perpanjangan sesuai jadwal. Ketika kontrak tersimpan di berbagai folder dan email, pekerjaan administratif ini dapat menyita waktu tim Sales, Legal, dan Procurement.
Sebagai intelligent contract management software, Mekari Sign membantu perusahaan mengelola siklus kontrak dalam satu dashboard, mulai dari menyiapkan dan mengirim dokumen hingga penandatanganan, penyimpanan, pemantauan status, dan perpanjangan. Fitur template, alur persetujuan, pengingat kontrak, pencarian arsip, dan analitik membantu tim menjaga proses tetap terpantau.
Sebagai Intelligent Contract Management Software, Mekari Sign juga menyatukan manajemen kontrak dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi, e-Meterai resmi Peruri, verifikasi identitas, dan integrasi sistem bisnis. Dengan alur dokumen yang lebih terhubung, perusahaan dapat mengurangi pekerjaan manual sekaligus menjaga visibilitas atas kontrak yang sedang berjalan.
Pelajari bagaimana Mekari Sign Contract Lifecycle Management membantu perusahaan mengelola kontrak secara lebih terstruktur, dari proses persetujuan hingga pemantauan masa berlaku.
Referensi
- International Chamber of Commerce (ICC) – Incoterms® Rules
- United Nations Commission on International Trade Law (UNCITRAL) – CISG
- International Chamber of Commerce (ICC) – Model International Sale Contract
- UU Nomor 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas UU ITE
- PP Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik
- UU Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai
