- Arsip dapat dimusnahkan setelah masa retensinya berakhir dan memenuhi kriteria pemusnahan yang berlaku.
- Tidak ada satu angka tahun yang berlaku untuk semua arsip karena masa retensi ditentukan berdasarkan jenis arsip, JRA, dan ketentuan yang mengaturnya.
- Prosedur pemusnahan arsip mencakup identifikasi, seleksi, penilaian, persetujuan, penetapan, hingga pelaksanaan pemusnahan.
- Pemusnahan arsip perlu didukung dokumentasi seperti daftar arsip yang dimusnahkan dan berita acara sesuai ketentuan yang berlaku.
- Pemusnahan perlu dilakukan secara total agar fisik dan informasi arsip tidak dapat dikenali kembali.
Arsip yang sudah tidak diperlukan tetap perlu dikelola sampai tahap akhir masa simpannya. Ketika arsip memenuhi kriteria untuk dimusnahkan, perusahaan perlu memastikan prosesnya dilakukan berdasarkan retensi, kewenangan, dan prosedur yang jelas.
Pemusnahan arsip juga tidak berhenti pada menghancurkan kertas atau menghapus file. Perusahaan perlu memiliki catatan mengenai arsip yang dimusnahkan, dasar pelaksanaannya, serta pihak yang terlibat dalam proses tersebut.
Dalam artikel ini, kita membahas syarat pemusnahan arsip, kapan dokumen perusahaan dapat dimusnahkan, tahapan pelaksanaannya, serta peran berita acara dalam mendokumentasikan proses.
Apa Itu Pemusnahan Arsip?
Pemusnahan arsip adalah tindakan menghilangkan arsip yang telah memenuhi kriteria untuk dimusnahkan sehingga informasi di dalamnya tidak lagi dapat dikenali. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2016 mendefinisikan pemusnahan arsip sebagai salah satu bentuk penyusutan arsip untuk arsip yang tidak memiliki nilai guna.
Peraturan tersebut juga menempatkan pemusnahan sebagai bagian dari pengelolaan arsip bersama pemindahan arsip inaktif dan penyerahan arsip statis. Pencipta arsip melakukan penyusutan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Karena itu, pemusnahan arsip berbeda dari sekadar membuang dokumen yang sudah lama. Perusahaan perlu memastikan dokumen memang sudah mencapai tahap akhir retensi dan tidak memiliki alasan untuk tetap disimpan.
Proses ini merupakan bagian dari manajemen arsip yang mengatur dokumen sejak dibuat, digunakan, disimpan, hingga mencapai akhir masa simpannya.
Kapan Dokumen Perusahaan Boleh Dimusnahkan?
Dokumen perusahaan dapat dimusnahkan setelah memenuhi persyaratan yang berlaku, termasuk ketika masa retensinya telah berakhir dan tidak ada alasan hukum atau kebutuhan proses yang mengharuskan dokumen tersebut tetap disimpan.
Perka ANRI No. 37 Tahun 2016 menetapkan beberapa kriteria. Arsip yang akan dimusnahkan harus tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA, tidak dilarang oleh peraturan perundang-undangan, serta tidak berkaitan dengan penyelesaian suatu perkara.
| Kriteria | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Tidak memiliki nilai guna | Arsip tidak lagi dibutuhkan untuk kepentingan administratif, hukum, keuangan, atau kebutuhan lain yang relevan. |
| Masa retensi berakhir | Jangka waktu penyimpanan sudah habis dan JRA memberikan keterangan bahwa arsip dapat dimusnahkan. |
| Tidak ada larangan hukum | Tidak terdapat peraturan yang mengharuskan dokumen tetap disimpan. |
| Tidak terkait perkara | Arsip tidak sedang dibutuhkan untuk penyelesaian proses hukum atau perkara yang masih berjalan. |
Pemusnahan Arsip Dilakukan Setelah Berapa Tahun?
Pemusnahan arsip dilakukan setelah masa retensinya berakhir dan arsip memenuhi kriteria untuk dimusnahkan. Tidak ada satu angka masa penyimpanan yang berlaku untuk seluruh arsip perusahaan karena retensi bergantung pada jenis arsip, JRA, dan ketentuan yang berlaku.
Karena itu, usia dokumen saja tidak cukup menjadi dasar pemusnahan. Arsip yang sudah lama tetap perlu disimpan apabila masih memiliki nilai guna, masih diwajibkan oleh peraturan, atau masih berkaitan dengan penyelesaian suatu perkara.
Bagaimana Prosedur Pemusnahan Arsip?
Prosedur pemusnahan arsip mencakup proses dari penyeleksian sampai pelaksanaan pemusnahan. Perka ANRI No. 37 Tahun 2016 merinci tahapannya mulai dari pembentukan panitia penilai arsip, penyeleksian, pembuatan daftar arsip usul musnah, penilaian, permintaan persetujuan, penetapan, hingga pelaksanaan pemusnahan.
1. Identifikasi, Seleksi, dan Menilai Arsip
Tahap pertama pemusnahan arsip adalah mengidentifikasi dan menyeleksi arsip yang telah habis masa retensinya serta berketerangan dapat dimusnahkan dalam JRA. Arsip yang memenuhi kriteria kemudian dicatat dalam daftar arsip usul musnah untuk dinilai lebih lanjut.
Penilaian dilakukan untuk memastikan arsip benar-benar memenuhi kriteria pemusnahan. Tahap ini juga mencegah arsip yang masih memiliki nilai guna, masih diwajibkan untuk disimpan, atau masih berkaitan dengan suatu proses ikut dimusnahkan.
2. Mendapatkan Persetujuan dan Menetapkan Arsip
Setelah penilaian selesai, proses dilanjutkan dengan permintaan persetujuan dan penetapan arsip yang akan dimusnahkan sesuai kewenangan yang berlaku. Perka ANRI No. 37 Tahun 2016 menempatkan pimpinan Pencipta Arsip sebagai pihak yang bertanggung jawab atas pemusnahan arsip.
Perusahaan juga perlu memastikan pihak yang terlibat dalam proses memiliki kewenangan yang jelas. Pembagian peran dapat dipetakan agar pihak yang mengusulkan, menilai, menyetujui, dan melaksanakan pemusnahan tidak menimbulkan kebingungan dalam proses.
Untuk proses yang melibatkan banyak fungsi, pembagian tersebut dapat dipetakan menggunakan RACI Matrix agar ownership dan pihak yang perlu terlibat lebih jelas.
3. Melaksanakan Pemusnahan dan Membuat Berita Acara
Arsip yang sudah ditetapkan kemudian dimusnahkan secara total. Perka ANRI No. 37 Tahun 2016 menetapkan bahwa pemusnahan harus membuat fisik dan informasi arsip musnah sehingga tidak dapat dikenali.
Untuk dokumen perusahaan, PP No. 87 Tahun 1999 juga menetapkan bahwa setiap pemusnahan dokumen perusahaan wajib dibuatkan berita acara. Berita acara tersebut dilengkapi daftar dokumen yang dimusnahkan dan memuat informasi mengenai waktu, pelaksanaan, pihak yang melaksanakan, serta saksi.
| Dokumen | Fungsi dalam proses |
|---|---|
| Daftar arsip usul musnah | Mencatat arsip yang diajukan untuk dinilai sebelum dimusnahkan. |
| Penetapan pemusnahan | Menjadi dasar keputusan mengenai arsip yang akan dimusnahkan sesuai kewenangan. |
| Berita acara pemusnahan | Mendokumentasikan pelaksanaan pemusnahan dan pihak yang terlibat. |
| Daftar arsip yang dimusnahkan | Mencatat arsip yang benar-benar telah dimusnahkan. |
Contoh berita acara pemusnahan arsip bisa Anda salin di bawah ini
BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN/ARSIP
Nomor: [Nomor Berita Acara]
Pada hari ini, [hari], tanggal [tanggal] bulan [bulan] tahun [tahun],
telah dilaksanakan pemusnahan dokumen/arsip perusahaan berdasarkan:
1. [Jadwal Retensi Arsip / dasar kebijakan perusahaan]
2. [Keputusan pimpinan / pejabat yang berwenang]
3. [Dasar atau dokumen pendukung lainnya, jika ada]
Dokumen/arsip yang dimusnahkan terdiri atas:
Nama/jenis dokumen : [Jenis dokumen]
Periode dokumen : [Periode]
Jumlah : [Jumlah dokumen/berkas]
Metode pemusnahan : [Pencacahan/pembakaran/pulping/metode lain]
Lokasi pemusnahan : [Lokasi]
Pemusnahan dilakukan secara total sehingga isi dan bentuk dokumen/
arsip tidak dapat dikenali kembali.
Daftar dokumen/arsip yang dimusnahkan terlampir dan merupakan bagian
yang tidak terpisahkan dari berita acara ini.
Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenarnya untuk dipergunakan
sebagaimana mestinya.
[Tempat], [Tanggal]
Pihak yang bertanggung jawab,
[Nama]
[Jabatan]
[Tanda Tangan]
Saksi 1,
[Nama]
[Jabatan]
[Tanda Tangan]
Saksi 2,
[Nama]
[Jabatan]
[Tanda Tangan]
Bagaimana Document Shredding Mendukung Keamanan Dokumen?
Document shredding merupakan salah satu metode untuk menghancurkan dokumen fisik sehingga informasi di dalamnya tidak mudah dikenali atau disusun kembali. Metode ini relevan untuk dokumen yang sudah mendapatkan keputusan pemusnahan dan tidak lagi perlu dipertahankan dalam bentuk fisik.
Keamanan proses tetap perlu diperhatikan. Dokumen yang sudah masuk tahap pemusnahan sebaiknya tidak dibiarkan berada di area yang dapat diakses sembarang orang sebelum benar-benar dihancurkan.
Untuk dokumen dengan informasi sensitif, perusahaan juga perlu mempertimbangkan siapa yang menangani dokumen, bagaimana dokumen dipindahkan ke lokasi pemusnahan, dan bagaimana pelaksanaan pemusnahan dapat didokumentasikan.
Dengan pendekatan tersebut, shredding menjadi bagian dari kontrol operasional dalam pengelolaan informasi, bukan sekadar aktivitas membuang dokumen lama.
Bagaimana Pemusnahan Arsip Digital Dilakukan?
Pemusnahan arsip digital memiliki prinsip yang sama, yaitu memastikan arsip yang sudah ditetapkan untuk dimusnahkan tidak lagi dapat digunakan atau dikenali sebagai informasi yang dapat dipulihkan.
Prosesnya berbeda dari dokumen kertas karena perusahaan perlu memperhatikan media penyimpanan dan salinan digital yang terkait. Karena itu, kebijakan retensi sebaiknya sudah menentukan bagaimana dokumen digital diperlakukan ketika masa simpannya berakhir.
Pengelolaan sejak awal akan memudahkan perusahaan mengetahui dokumen apa yang masih aktif, mana yang sudah melewati masa retensi, dan dokumen mana yang perlu dipertahankan karena alasan hukum atau operasional.
Pendekatan tersebut berkaitan dengan siklus hidup dokumen dan dapat didukung oleh sistem Document Management System (DMS) yang membantu perusahaan mengelola dokumen dalam workflow bisnis.
Mengapa Pemusnahan Arsip Berkaitan dengan Tata Kelola Perusahaan?
Pemusnahan arsip merupakan salah satu kontrol operasional yang dapat mendukung tata kelola perusahaan. Prosesnya melibatkan aturan retensi, pembagian kewenangan, persetujuan, dokumentasi, dan pengawasan.
Dokumen tidak seharusnya dimusnahkan hanya karena sudah lama atau memenuhi ruang penyimpanan. Keputusan tersebut perlu memiliki dasar dan dapat ditelusuri kembali melalui dokumen yang tercipta selama proses.
Pemisahan pihak yang mengusulkan, menilai, menyetujui, dan melaksanakan pemusnahan juga dapat membantu membatasi konsentrasi kewenangan. Pendekatan ini sejalan dengan prinsip Segregation of Duties dalam pengendalian internal.
Dengan proses yang terdokumentasi, perusahaan memiliki dasar yang lebih jelas untuk menjelaskan mengapa suatu arsip dimusnahkan, siapa yang mengambil keputusan, dan kapan proses tersebut dilakukan. Inilah titik temu antara pengelolaan arsip dan tata kelola perusahaan.
Pengelolaan Dokumen Perlu Berjalan Sampai Tahap Akhir
Pemusnahan arsip merupakan tahap akhir dari siklus hidup dokumen yang perlu direncanakan sejak awal. Perusahaan perlu mengetahui masa retensi, menentukan pihak yang berwenang, dan menyimpan bukti proses sebelum dokumen benar-benar dimusnahkan.
Untuk dokumen yang membutuhkan persetujuan, alurnya dapat dikelola secara digital agar pihak yang terlibat dan proses persetujuannya lebih mudah ditelusuri. Fitur Approval Mekari Sign dapat digunakan untuk mengatur proses persetujuan dokumen secara digital.
Dalam pengelolaan kontrak, kebutuhan tersebut dapat berlanjut dari pembuatan, approval, penandatanganan, penyimpanan, hingga pembaruan dokumen. Software manajemen kontrak Mekari Sign menyediakan alur untuk mengelola tahapan tersebut dalam satu platform.
Setelah pihak yang berwenang memberikan persetujuan, dokumen yang membutuhkan pengesahan dapat ditandatangani secara elektronik menggunakan tanda tangan digital Mekari Sign. Pendekatan ini membantu perusahaan menjaga agar proses dokumen tetap terdokumentasi dari persetujuan hingga pengesahan.
Referensi:
- Arsip Nasional Republik Indonesia. Layanan Rekomendasi Pemusnahan Arsip.
- Arsip Nasional Republik Indonesia. Pedoman Penyusutan Arsip.
- Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia. PP No. 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.
- Universitas Sumatera Utara. Pemusnahan Arsip.
