- Surat penolakan lamaran kerja adalah surat pemberitahuan formal kepada pelamar bahwa mereka tidak lolos seleksi pekerjaan dari suatu perusahaan
- Selain untuk memberitahu hasil seleksi, surat penolakan lamaran kerja juga diberikan untuk menjaga employer branding
- Format resmi surat penolakan lamaran kerja: kop surat, tempat & tanggal, perihal, pihak tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan
- Tim HRD perlu memahami tips terkait surat penolakan lamaran kerja, seperti mengirim penolakan secepat mungkin di hari kerja setelah keputusan dibuat atau bubuhi tanda tangan digital resmi jika surat memiliki format PDF
Setiap harinya perusahaan pasti menerima banyak lamaran kandidat untuk posisi pekerjaan yang dibuka. Sayangnya, tidak semua kandidat memenuhi kriteria awal atau tidak berhasil melewati tahap-tahap seleksi. Tim HRD pun perlu mengonfirmasi atau membalas lamaran kandidat yang tidak lolos melalui surat penolakan. Lalu, bagaimana cara membuat surat penolakan lamaran kerja yang baik? Apa saja formatnya?
Apa Itu Surat Penolakan Lamaran Kerja?
Surat penolakan lamaran kerja adalah surat pemberitahuan formal kepada pelamar bahwa mereka tidak lolos seleksi pekerjaan dari suatu perusahaan. Jenis surat resmi ini dikirimkan oleh tim HRD perusahaan jika mereka mendapati latar belakang pendidikan atau pengalaman pelamar kurang cocok dengan kebutuhan perusahaan, atau hasil tes yang didapat kandidat belum mencapai standar perusahaan. Sederhananya, surat penolakan lamaran kerja atau rejection letter merupakan respon atau balasan atas suatu lamaran kerja, baik yang sudah mencapai tahapan tes atau baru melamar.
Baca Juga: Terima Kandidat dengan Surat Ini (Offering Letter)!
Apa Saja Fungsi Surat Penolakan Lamaran Kerja?
Tidak hanya berfungsi untuk memberitahu pelamar bahwa mereka tidak akan melanjutkan proses rekrutmen, surat penolakan lamaran kerja juga memiliki fungsi sebagai berikut:
- Menjaga employer branding dan reputasi
- Menutup proses rekrutmen secara formal
- Bukti pihak HR telah memberitahu hasil seleksi
- Efisiensi waktu respons pertanyaan terkait status lamaran
- Menunjukkan apresiasi dan feedback
Format & Cara Membuat Surat Penolakan Lamaran Kerja
Sebagai tim yang cenderung lebih dekat dengan pelamar atau calon karyawan, HR perlu mengetahui format resmi surat penolakan lamaran kerja agar bisa membuat surat penolakan yang baik.
Berikut struktur dan cara membuat surat penolakan lamaran kerja:
1. Ketahui format resmi surat penolakan lamaran kerja
Meski isinya kurang menyenangkan, surat penolakan tetap harus dibuat mengikuti struktur resmi.
- Kop surat (Header): Logo, nama resmi, alamat, dan kontak perusahaan
- Tempat dan tanggal: Tempat (kota) dan tanggal surat dikeluarkan
- Perihal: Tujuan surat, misalnya “Surat Penolakan Lamaran Pekerjaan” atau “Pemberitahuan Hasil Seleksi Lamaran Kerja”
- Pihak yang dituju: Nama lengkap kandidat yang dituju
- Salam pembuka: Gunakan salam formal, misalnya “Yth. [Nama Kandidat]”
- Isi surat: Tiga paragraf utama (apresiasi, penolakan, dan harapan)
- Salam penutup: Tutup dengan “Salam Hormat,”
- Tanda tangan: Tanda tangan pihak HR atau manajer terkait diikuti nama jelas & jabatannya di perusahaan
2. Mulai dengan apresiasi dan konfirmasi
Apresiasi dan konfirmasi terdapat pada paragraf pertama yang menyebut bahwa perusahaan telah menerima lamaran kandidat di posisinya dan mengucapkan terima kasih atas waktu dan usaha kandidat.
3. Sampaikan keputusan penolakan dengan sopan
Paragraf kedua harus menyampaikan keputusan penolakan dengan langsung tetapi sopan tanpa menyalahkan atau memojokkan kandidat. Berikan alasan positif dan umum (fokus pada kebutuhan perusahaan, bukan kekurangan kandidat).
4. Tutup dengan harapan baik
Akhiri surat penolakan dengan gaya bahasa positif yang menyemangati kandidat. Sampaikan harapan tulus untuk kesuksesan karir mereka di masa depan dan informasikan bahwa Anda akan menyimpan data mereka dalam talent pool (jika sesuai kebijakan perusahaan).
Baca Juga: Ketahui Jenis Kontrak Kerja Karyawan: PKWT atau PKWTT
Agar lebih mudah, berikut template sederhana sesuai format resmi untuk surat penolakan lamaran kerja:
[KOP SURAT PERUSAHAAN]
[Alamat Perusahaan]
[Telepon | Email | Website]
[Tempat], [Tanggal Surat]
Perihal: Pemberitahuan Hasil Lamaran Kerja
Yth.
[Nama Pelamar]
Dengan hormat,
Terima kasih telah mengirimkan lamaran dan mengikuti proses seleksi di [Nama Perusahaan] untuk posisi [Nama Posisi]. Kami sangat menghargai minat dan waktu yang telah Anda berikan.
Setelah mempertimbangkan seluruh hasil seleksi, kami informasikan bahwa saat ini kami belum dapat melanjutkan proses rekrutmen Anda. Keputusan ini bukan karena kurangnya kualitas, namun karena kandidat yang terpilih lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan saat ini.
Kami tetap menyimpan data Anda untuk kemungkinan peluang lain di masa mendatang. Terima kasih atas ketertarikan Anda bergabung dengan kami. Semoga Anda segera menemukan kesempatan yang terbaik untuk perkembangan karir Anda.
Hormat kami,
(tanda tangan)
[Nama Pejabat HR]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja
Selain template sederhana di atas, Anda sebagai tim HRD juga bisa mengikuti contoh di bawah untuk membuat surat penolakan lamaran kandidat.
1. Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja Karyawan Swasta
[Download Template Surat Penolakan Lamaran Kerja Swasta]
2. Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja BUMN
Sumber: Scribd
Tips dalam Membuat Surat Penolakan Lamaran Kerja
Anda bisa mengikuti tips di bawah ini saat membuat dan mengirim surat penolakan lamaran kerja:
- Kirim surat penolakan secepat mungkin setelah keputusan dibuat. Idealnya dalam 1-2 minggu setelah wawancara terakhir.
- Kirim email penolakan di hari kerja saat jam kerja untuk menunjukkan rasa hormat.
- Pastikan isi pesan untuk semua kandidat yang ditolak untuk posisi yang sama seragam.
- Jangan cantumkan alasan spesifik atau alasan yang dapat memicu gugatan diskriminasi (usia, suku, jenis kelamin, atau afiliasi). Alasan lebih baik fokus pada kesesuaian kualifikasi dengan kebutuhan tim.
- Bubuhi tanda tangan digital dari penyedia resmi seperti Mekari Sign jika surat dikirim dalam bentuk dokumen PDF agar lebih profesional.
Baca Juga: Etika Pemberhentian & Contoh Surat PHK Karyawan
Itulah pengertian, fungsi, cara membuat, hingga tips terkait surat penolakan lamaran kerja untuk kandidat yang belum lolos seleksi. Melalui artikel ini, tim HR bisa membuat surat penolakan yang baik dan memotivasi kandidat untuk bisa sukses di tempat lain atau tertarik melamar kembali di posisi lain.
Sementara itu, gunakan Mekari Sign untuk mengelola dokumen administrasi perusahaan lebih mudah melalui pembubuhan tanda tangan digital, e-Meterai, hingga pengurusan kontrak. Kunjungi juga blog Mekari Sign untuk tips atau contoh dokumen lain.
Kelola dokumen administrasi digital Anda melalui Mekari Sign!
