- Surat PHK adalah dokumen resmi dari perusahaan untuk mengakhiri hubungan kerja dengan karyawan secara formal, dengan menyebutkan alasan dan tanggal efektifnya.
- Fungsinya sebagai bukti hukum yang sah, menjelaskan hak kompensasi karyawan pasca-kerja (seperti pesangon), dan menjadi penutup hubungan kerja secara profesional.
- Pembuatan surat PHK wajib mengikuti UU Ketenagakerjaan dan UU Cipta Kerja serta Peraturan Perusahaan untuk memastikan kepatuhan hukum.
- Surat ini harus disusun dengan cermat, empati, dan profesional, serta diserahkan dengan etika yang baik untuk menjaga citra perusahaan.
Salah satu langkah terakhir dalam prosedur Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) adalah penerbitan surat resmi. Sebagai HR, Anda wajib memastikan surat PHK yang dibuat telah memenuhi semua standar, baik dari segi format, isi, maupun dasar hukumnya.
Untuk membantu Anda, artikel ini menyediakan panduan lengkap dan contoh surat PHK untuk berbagai alasan, mulai dari efisiensi hingga pelanggaran disiplin.
Apa Itu Surat PHK?
Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK), atau sering juga disebut surat pemberhentian kerja, adalah sebuah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada seorang karyawan untuk memberitahukan secara formal bahwa hubungan kerja antara mereka telah atau akan berakhir pada tanggal tertentu.
Surat ini berfungsi sebagai pemberitahuan akhir yang sah, yang merinci alasan pengakhiran hubungan kerja dan seringkali juga menjelaskan mengenai hak-hak yang akan diterima oleh karyawan setelah tidak lagi bekerja, seperti uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan kompensasi lainnya.
Baca Juga: Ini Perbedaan PKWT dan PKWTT yang Pekerja Wajib Tahu!
Dasar Hukum Surat PHK
Penerbitan surat PHK dan proses PHK itu sendiri bukanlah tindakan yang bisa dilakukan sewenang-wenang. Semuanya diatur secara ketat dalam peraturan perundang-undangan di Indonesia.
Dasar hukum utama yang menjadi acuan bagi HR dalam melakukan proses PHK adalah:
- Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (UU Ketenagakerjaan): Merupakan undang-undang induk yang mengatur berbagai aspek hubungan industrial, termasuk alasan-alasan yang memperbolehkan PHK dan hak-hak karyawan.
- Undang-Undang No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Cipta Kerja menjadi UU (UU Cipta Kerja): UU ini membawa perubahan signifikan pada beberapa pasal dalam UU Ketenagakerjaan, terutama terkait alasan PHK dan formula perhitungan kompensasinya.
- Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021 (PP 35/2021): Ini adalah peraturan pelaksana dari UU Cipta Kerja yang wajib menjadi panduan utama HRD saat ini. PP ini mengatur secara sangat rinci mengenai tata cara PHK dan perhitungan hak akibat pemutusan hubungan kerja.
- Perjanjian Kerja (PK), Peraturan Perusahaan (PP), atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB): Dokumen-dokumen internal ini juga menjadi dasar hukum yang mengikat, selama isinya tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi.
Format Surat PHK
Sebagai dokumen hukum yang formal, surat PHK harus memiliki format yang terstruktur dan memuat informasi yang jelas untuk menghindari ambiguitas.
- Kop Surat Perusahaan: Menunjukkan bahwa surat ini bersifat resmi.
- Nomor Surat dan Tanggal: Untuk keperluan administrasi dan pengarsipan.
- Tujuan Surat: Ditujukan kepada karyawan yang bersangkutan, lengkap dengan nama dan jabatannya.
- Isi Surat:
- Kalimat Pembuka: Menyatakan dengan hormat bahwa surat ini adalah pemberitahuan resmi mengenai pengakhiran hubungan kerja.
- Identitas Karyawan: Menyebutkan kembali nama, NIK, dan jabatan karyawan.
- Alasan PHK: Menjelaskan secara singkat, jelas, dan objektif alasan dilakukannya PHK (misalnya, efisiensi perusahaan, pelanggaran peraturan, pensiun, dll.).
- Tanggal Efektif PHK: Menyebutkan dengan pasti kapan hari terakhir karyawan bekerja.
- Rincian Hak Kompensasi: Menjelaskan hak-hak finansial yang akan diterima karyawan (seperti pesangon, UPMK, atau kompensasi lain) dan kapan akan dibayarkan.
- Kewajiban Karyawan: Mengingatkan karyawan untuk menyelesaikan proses serah terima pekerjaan (handover) dan mengembalikan semua aset perusahaan.
- Ucapan Terima Kasih: Menyampaikan apresiasi atas kontribusi karyawan selama bekerja.
- Penutup dan Tanda Tangan: Ditandatangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang (misalnya Manajer HRD atau Direktur) dan dibubuhi stempel perusahaan.
Contoh Surat PHK
Berikut adalah beberapa contoh surat PHK yang disesuaikan dengan berbagai alasan pemutusan hubungan kerja.
1. Contoh Surat PHK karena Efisiensi Perusahaan
Contoh ini digunakan ketika perusahaan terpaksa melakukan pengurangan karyawan karena alasan efisiensi atau restrukturisasi. Bahasa yang digunakan harus empatik dan profesional, dengan penekanan pada hak pesangon sesuai peraturan.
[Kop Perusahaan]
[Tanggal Surat]
Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja
Yth. Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
[Jabatan Karyawan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami memberitahukan bahwa terhitung sejak tanggal [Tanggal Efektif PHK], hubungan kerja Bapak/Ibu dengan PT [Nama Perusahaan] akan berakhir karena alasan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) yang disebabkan oleh kebijakan efisiensi dan restrukturisasi perusahaan.
Keputusan berat ini kami ambil setelah melalui pertimbangan yang sangat matang dan mendalam terkait dengan kondisi ekonomi [spesifik, misal: global/nasional/industri] serta tantangan operasional yang dihadapi perusahaan. Langkah ini adalah bagian dari upaya kami untuk menjaga keberlangsungan usaha dan memastikan perusahaan dapat beradaptasi dengan perubahan pasar di masa mendatang. Kami memahami bahwa keputusan ini akan berdampak signifikan bagi Bapak/Ibu dan keluarga, dan kami sangat menyesal atas kondisi yang tidak menyenangkan ini.
Sebagai bentuk penghargaan atas dedikasi, kontribusi, dan kinerja Bapak/Ibu selama ini di PT [Nama Perusahaan], perusahaan akan memenuhi seluruh hak-hak Bapak/Ibu sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Republik Indonesia, khususnya Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang, serta Peraturan Pemerintah turunannya.
Rincian hak-hak Bapak/Ibu yang akan kami berikan meliputi:
- Uang Pesangon: [Jumlah/Besaran sesuai perhitungan UU Cipta Kerja dan PKWT/PKWTT].
- Uang Penghargaan Masa Kerja: [Jumlah/Besaran sesuai perhitungan UU Cipta Kerja].
- Uang Penggantian Hak: [Misal: sisa cuti tahunan yang belum diambil, biaya perjalanan pulang ke tempat domisili jika bekerja di luar kota, dll.].
- Hak-hak lainnya yang relevan (jika ada, misal: sisa gaji, bonus prorata, dll.).
Perusahaan akan mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada tanggal [Tanggal Pertemuan] pukul [Waktu Pertemuan] di [Lokasi Pertemuan] untuk penjelasan lebih lanjut mengenai perhitungan dan mekanisme pembayaran hak-hak Bapak/Ibu, serta penandatanganan berita acara PHK. Harap membawa identitas diri yang sah.
Kami berharap Bapak/Ibu dapat memahami situasi yang kami hadapi dan menerima keputusan ini dengan lapang dada. Kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kerja keras, loyalitas, dan segala kontribusi positif yang telah Bapak/Ibu berikan selama bergabung dengan PT [Nama Perusahaan]. Kami mendoakan yang terbaik untuk kesuksesan Bapak/Ibu di masa depan.
Hormat kami,
[tanda tangan & stempel perusahaan]
[Nama Lengkap Pimpinan/HRD]
[Jabatan Pimpinan/HRD]
PT [Nama Perusahaan]
Download Template Surat PHK karena Efisiensi Perusahaan | PDF
2. Contoh Surat PHK karena Pelanggaran Berat (Setelah SP3)
Surat ini bersifat sangat tegas dan menjadi langkah terakhir setelah proses pemberian Surat Peringatan (SP) 1, 2, dan 3 tidak diindahkan. Surat ini wajib merujuk pada rangkaian SP yang telah diberikan sebelumnya.
Dok. Mekari Sign
Download Template Surat PHK karena Pelanggaran Berat (Setelah SP3) | PDF
3. Contoh Surat PHK karena Karyawan Mengundurkan Diri (Resign)
Meskipun karyawan yang mengundurkan diri, perusahaan tetap perlu mengeluarkan surat ini sebagai konfirmasi resmi penerimaan pengunduran diri dan penutup administrasi. Isinya lebih berupa persetujuan dan ucapan terima kasih.
Dok. Mekari Sign
Download Template Surat PHK karena Karyawan Mengundurkan Diri | PDF
4. Contoh Surat PHK karena Pensiun
Diberikan kepada karyawan yang telah mencapai usia pensiun sesuai kebijakan perusahaan. Nada surat ini penuh apresiasi dan menghormati masa bakti karyawan.
Dok. Mekari Sign
Download Template Surat PHK karena Pensiun | PDF
Etika Memberi Surat PHK
Sebagai seorang profesional HR, cara Anda menyampaikan keputusan PHK akan sangat memengaruhi citra perusahaan dan kondisi psikologis karyawan.
Proses PHK adalah momen yang sangat sensitif. Berikut adalah etika yang harus dijaga:
- Sampaikan Secara Langsung dan Pribadi: Jangan pernah memberitahukan PHK melalui email, pesan singkat, atau telepon jika memungkinkan. Adakan pertemuan tatap muka di ruang tertutup.
- Jadilah Empatik tapi Tegas: Tunjukkan empati terhadap situasi karyawan, namun tetap sampaikan keputusan perusahaan dengan jelas dan tidak berbelit-belit.
- Jelaskan Alasannya Secara Objektif: Sampaikan alasan PHK berdasarkan fakta dan data, bukan opini personal. Hindari menyalahkan atau menghakimi.
- Fokus pada Langkah Selanjutnya: Jelaskan dengan detail mengenai hak-hak kompensasi yang akan diterima karyawan dan bagaimana proses selanjutnya. Ini akan membantu mengurangi kecemasan mereka.
- Tawarkan Bantuan (Jika Memungkinkan): Tawarkan bantuan seperti pembuatan surat rekomendasi atau informasi mengenai program pelatihan pasca-kerja jika perusahaan memilikinya.
Baca Juga: Pengertian Surat Paklaring, Fungsi, dan Cara Membuatnya dan Contoh Surat Paklaring Kerja yang Tepat
Hak Karyawan Saat Menerima PHK
Memahami hak-hak karyawan adalah kewajiban HR untuk memastikan proses berjalan adil dan sesuai hukum.
Setiap karyawan yang mengalami PHK (dengan alasan tertentu sesuai UU) berhak mendapatkan kompensasi. Sesuai PP No. 35 Tahun 2021, komponen hak tersebut umumnya meliputi:
- Uang Pesangon (UP): Dihitung berdasarkan masa kerja karyawan.
- Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK): Juga dihitung berdasarkan masa kerja.
- Uang Penggantian Hak (UPH): Mencakup sisa cuti tahunan yang belum diambil, biaya atau ongkos pulang untuk pekerja dan keluarganya ke tempat di mana pekerja diterima bekerja, dan hal-hal lain yang ditetapkan dalam perjanjian kerja.
Besaran UP dan UPMK akan berbeda-beda tergantung pada alasan PHK (misalnya, karena efisiensi, pelanggaran, atau pensiun). Tugas HR adalah menghitungnya secara akurat sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Baca Juga: Apa itu Uang Kompensasi? Dasar Hukum dan Cara Menghitungnya
Itu dia panduan lengkap mengenai surat PHK dari sudut pandang HR. Membuat dan menyampaikan surat PHK memang tugas yang menantang, namun dengan pendekatan yang profesional, empatik, dan berlandaskan hukum, proses ini dapat dijalankan dengan baik dan tetap menjaga martabat semua pihak. Pastikan setiap surat PHK yang Anda keluarkan telah memenuhi semua unsur formal dan legal untuk melindungi perusahaan dari potensi sengketa di kemudian hari.
Proses PHK melibatkan dokumen yang sangat sensitif dan memerlukan tanda tangan yang sah dari pejabat berwenang. Mekari Sign hadir untuk membantu Anda mengelola proses ini dengan lebih aman dan efisien. Anda dapat mengirimkan surat PHK secara digital, ditandatangani dengan tanda tangan digital tersertifikasi, dan memastikan kerahasiaannya terjaga. Permudah dan amankan setiap proses administrasi HR Anda bersama Mekari Sign!
Proses tanda tangan dokumen jadi lebih mudah dan cepat dengan Mekari Sign!
