Contoh Tanda Tangan Atas Nama Perwakilan yang Benar: untuk Surat Dinas, Surat Perusahaan, dan Kontrak

Contoh tanda tangan atas nama perwakilan umumnya menggunakan format a.n. (atas nama), u.b. (untuk beliau), atau keterangan bahwa penanda tangan bertindak berdasarkan surat kuasa. Sementara itu, Plt. dan Plh. menunjukkan kapasitas pejabat yang menjalankan tugas sementara. Format yang tepat bergantung pada jenis dokumen dan dasar kewenangan penanda tangan.

Praktik ini diperlukan ketika direktur, kepala dinas, atau pejabat yang berwenang tidak dapat menandatangani dokumen secara langsung. Penunjukan perwakilan membantu proses administrasi tetap berjalan tanpa menyamarkan identitas orang yang sebenarnya membubuhkan tanda tangan.

Apa Itu Tanda Tangan Atas Nama Perwakilan?

Tanda tangan atas nama perwakilan adalah tanda tangan yang dibubuhkan seseorang untuk dan atas nama pihak lain berdasarkan kewenangan yang sah. Kewenangan tersebut dapat berasal dari jabatan, mandat, penunjukan, atau surat kuasa.

Agar penggunaannya jelas, pastikan empat hal berikut:

• Dasar kewenangan tersedia. Penanda tangan memiliki mandat, penunjukan, surat kuasa, atau kewenangan berdasarkan jabatan yang sesuai.
• Identitas jelas. Dokumen menyebut pihak yang diwakili dan orang yang benar-benar menandatangani.
• Format sesuai konteks. Penulisan mengikuti ketentuan instansi atau kebijakan perusahaan yang berlaku.
• Kewenangan masih berlaku. Periksa masa berlaku dan ruang lingkup tindakan yang diizinkan.

Untuk perseroan terbatas, Pasal 103 UU No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, beserta perubahan yang berlaku, mengatur pemberian kuasa tertulis oleh Direksi kepada karyawan atau pihak lain untuk melakukan perbuatan hukum tertentu atas nama perseroan. Rujukan resmi tersedia dalam UU Perseroan Terbatas di JDIH BPK. Untuk tata naskah dinas pemerintah daerah, salah satu acuannya adalah Permendagri No. 1 Tahun 2023. Aturan untuk instansi lain dapat berbeda sehingga perlu diperiksa sesuai konteks dokumennya.

Baca juga: 15 Contoh Surat Tugas untuk Berbagai Keperluan, Lengkap!

Format a.n., u.b., p.p., Plt., dan Plh. beserta Contohnya

Setiap format memiliki arti dan konteks penggunaan berbeda. Contoh berikut merupakan pola penulisan yang perlu disesuaikan dengan aturan instansi, kebijakan perusahaan, dan kewenangan penanda tangan.

1. a.n. (atas nama)

a.n. merupakan singkatan dari “atas nama”. Dalam tata naskah dinas, format ini menunjukkan bahwa penanda tangan bertindak berdasarkan pelimpahan kewenangan dari pejabat yang berwenang. Dalam surat perusahaan, penggunaannya juga perlu mengikuti kebijakan dan dasar kewenangan internal.

2. u.b. (untuk beliau)

u.b. berarti “untuk beliau”. Dalam tata naskah dinas yang mengaturnya, format ini dapat menunjukkan pelimpahan lanjutan setelah a.n. Penggunaannya harus mengikuti jenjang pelimpahan dan ketentuan yang berlaku di instansi tersebut.

3. Plt. (Pelaksana Tugas)

Plt. adalah singkatan dari Pelaksana Tugas. Dalam administrasi pemerintahan, istilah ini digunakan untuk pejabat yang ditunjuk menjalankan tugas suatu jabatan sesuai ketentuan yang berlaku. Kewenangannya mengikuti dasar penunjukan dan batas tindakan yang diizinkan.

4. Plh. (Pelaksana Harian)

Plh. berarti Pelaksana Harian. Dalam administrasi pemerintahan, istilah ini digunakan ketika pejabat ditunjuk untuk menjalankan tugas harian saat pejabat definitif berhalangan sementara, sesuai ketentuan yang berlaku.

5. p.p. (per procurationem)

p.p. adalah singkatan dari per procurationem, yang lazim dijumpai dalam korespondensi bisnis internasional untuk menunjukkan bahwa seseorang menandatangani berdasarkan kuasa pihak lain. Singkatan ini bukan pengganti surat kuasa atau bukti kewenangan yang diperlukan.

Contoh Tanda Tangan Atas Nama per Jenis Dokumen

Jenis dokumen menentukan format dan keterangan kewenangan yang perlu dicantumkan. Surat dinas mengikuti tata naskah dinas instansi, surat perusahaan mengikuti kebijakan internal, sedangkan kontrak harus memperjelas kapasitas pihak yang menandatangani.

1. Surat dinas instansi pemerintah

Surat dinas dapat memakai format a.n., u.b., Plt., atau Plh. sesuai ketentuan instansi. Perhatikan penulisan jabatan, nama penanda tangan, dan NIP apabila diwajibkan. Struktur lengkap surat dapat dipelajari melalui artikel apa itu surat dinas dan contoh surat dinas resmi.

2. Surat perusahaan

Surat perusahaan perlu memperlihatkan kapasitas orang yang menandatangani dan pihak yang diwakilinya. Contoh berikut hanya pola umum; sesuaikan dengan anggaran dasar, matriks kewenangan, surat penunjukan, atau surat kuasa yang berlaku.

3. Perjanjian atau kontrak

Dalam kontrak, dasar perwakilan sebaiknya dijelaskan pada bagian identitas para pihak atau komparisi. Cantumkan nama penerima kuasa, jabatan, pihak yang diwakili, dan dasar kuasanya.

Blok tanda tangan dapat menggunakan pola berikut apabila sesuai dengan isi kontrak dan surat kuasa:

Gunakan surat kuasa khusus jika kewenangan yang diberikan terbatas pada tindakan hukum tertentu. Tim legal juga dapat melihat solusi untuk tim legal saat mengelola dokumen dan proses persetujuan perusahaan.

Baca juga: Mengurus Akta Pendirian PT: Syarat dan Tips Membuatnya

Perbedaan a.n., u.b., p.p., Plt., dan Plh.

Perbedaan utama terletak pada arti dan dasar kewenangannya. Tabel ini merupakan ringkasan; untuk dokumen resmi, ikuti ketentuan instansi atau kebijakan perusahaan yang berlaku.

Jangan tertukar antara a.n. dan u.p. Singkatan u.p. menunjukkan kepada siapa surat ditujukan, sedangkan a.n. berhubungan dengan kapasitas orang yang menandatangani dokumen.

Kesalahan yang Perlu Dihindari saat Menandatangani atas Nama Perwakilan

Ketidakhadiran atasan tidak otomatis memberi kewenangan kepada orang lain untuk menandatangani dokumen atas namanya. Pastikan dasar kewenangan dan identitas penanda tangan jelas sebelum dokumen ditandatangani.

• Meniru tanda tangan atasan. Penanda tangan harus menggunakan tanda tangannya sendiri, bukan meniru tanda tangan pihak lain. Pahami pula fungsi spesimen tanda tangan sebagai contoh tanda tangan yang terdaftar.
• Menukar pihak yang diwakili dengan penanda tangan. Dokumen perlu membedakan pemberi kewenangan dan orang yang benar-benar menandatangani.
• Mengabaikan masa berlaku atau ruang lingkup kuasa. Surat kuasa untuk satu tindakan tidak otomatis mencakup semua tindakan hukum lainnya.
• Menganggap paraf setara dengan tanda tangan. Keduanya memiliki fungsi berbeda, seperti dibahas dalam artikel perbedaan paraf dan tanda tangan.
• Tidak memisahkan tanggung jawab. Untuk dokumen penting, organisasi perlu menetapkan pihak yang menyusun, menyetujui, dan menandatangani sesuai kewenangan. Prinsip ini sejalan dengan segregation of duties.

Baca juga: Pasal Pemalsuan Dokumen: Jerat Hukum, Unsur Pidana, dan Sanksinya

Bagaimana Tanda Tangan atas Nama Perwakilan Dilakukan pada Dokumen Digital?

Pada dokumen digital, penanda tangan menggunakan identitasnya sendiri. Untuk Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi, penggunaan identitas dan sertifikat elektronik penanda tangan membantu memperjelas siapa yang benar-benar menandatangani dokumen. Dasar kewenangan untuk mewakili pihak lain tetap harus tersedia.

Melalui fitur Delegasi Tanda Tangan, pengguna dapat meneruskan permintaan tanda tangan kepada pihak lain yang berwenang tanpa membuat ulang atau mengirim ulang dokumen. Penerima delegasi menandatangani menggunakan identitasnya sendiri; untuk tanda tangan PSrE, penerima perlu menyelesaikan verifikasi identitas.

Delegasi tercatat dalam jejak audit dan pengirim menerima notifikasi ketika permintaan diteruskan. Informasi lebih lanjut tentang alur fiturnya tersedia dalam artikel Mekari Sign Rilis Fitur Forward Signing: Delegasikan Tanda Tangan, Tingkatkan Keamanan!. Untuk proses penandatanganan tersertifikasi, lihat juga fitur Tanda Tangan Elektronik.

Delegasi mempermudah alur kerja, tetapi tidak menggantikan surat kuasa, matriks kewenangan, atau kebijakan internal. Perusahaan tetap perlu memastikan penerima delegasi berwenang melakukan tindakan yang diminta.

Pastikan Kewenangan Jelas sebelum Menandatangani Dokumen

Tanda tangan atas nama perwakilan membantu proses administrasi tetap berjalan ketika dokumen perlu ditandatangani oleh orang selain pejabat atau pihak utama. Kuncinya adalah dasar kewenangan yang jelas, identitas penanda tangan yang tidak disamarkan, dan format yang sesuai dengan jenis dokumen.

Untuk dokumen digital, Mekari Sign mendukung Delegasi Tanda Tangan yang memungkinkan permintaan diteruskan kepada pihak lain, ditandatangani menggunakan identitas penerima delegasi, dan dicatat dalam jejak audit. Perusahaan tetap perlu memastikan setiap delegasi sesuai surat kuasa atau kebijakan kewenangan internal.