- Decision Making Process adalah rangkaian proses untuk memahami masalah, mengumpulkan informasi, mengevaluasi pilihan, menetapkan keputusan, menjalankannya, dan meninjau hasilnya.
- Berbagai framework menggunakan 7 atau 8 tahap, tetapi fondasinya serupa: masalah, informasi, alternatif, evaluasi, keputusan, implementasi, dan review.
- Dalam perusahaan, kualitas proses dipengaruhi oleh kejelasan role, decision authority, kriteria evaluasi, approval, serta informasi yang menjadi dasar keputusan.
- Evaluasi Decision Making Process membantu perusahaan menemukan titik yang membuat keputusan lambat, terus dieskalasikan, sulit dijelaskan kembali, atau tertahan saat implementasi.
- Fitur Approval Mekari Sign membantu mengatur proses persetujuan dokumen berdasarkan pihak dan kewenangan yang telah ditentukan.
Proposal vendor sudah dibahas beberapa kali. Procurement sudah membandingkan penawaran, IT memberikan catatan keamanan, dan Legal mengusulkan perubahan pada kontrak. Namun keputusan masih tertahan karena belum jelas siapa yang memiliki kewenangan untuk menetapkan pilihan akhir.
Situasi seperti ini menunjukkan bahwa hambatan pengambilan keputusan dapat muncul sebelum perusahaan mengetahui apakah keputusan tersebut benar atau salah. Persoalannya bisa berada pada cara masalah dirumuskan, informasi dikumpulkan, alternatif dibandingkan, atau kewenangan ditetapkan.
Decision Making Process adalah rangkaian proses yang digunakan untuk memahami masalah, mengevaluasi pilihan, menetapkan keputusan, menjalankannya, dan meninjau hasilnya. Dalam konteks enterprise, proses tersebut melibatkan dasar pertimbangan, owner, authority, dan jalur implementasi yang jelas.
Dalam riset McKinsey terhadap lebih dari 1.200 manajer, kurang dari separuh responden menilai keputusan dalam organisasinya dibuat tepat waktu. Responden juga melaporkan menghabiskan rata-rata 37% waktu mereka untuk decision making, dengan 58% dari waktu tersebut digunakan secara tidak efektif. McKinsey mengaitkan persoalan tersebut dengan masalah seperti role yang tidak jelas, proses yang berbelit, dan keputusan yang terlalu banyak naik ke level senior.
Karena itu, evaluasi Decision Making Process perlu melihat perjalanan keputusan dari awal sampai akhir. Fokusnya adalah memastikan perusahaan memiliki proses yang cukup kuat untuk menghasilkan keputusan yang dapat dijelaskan, disetujui, dijalankan, dan ditinjau kembali.
Mengapa Decision Making Process Perlu Dievaluasi?
Keputusan yang buruk tidak selalu berasal dari kurangnya kemampuan orang yang mengambil keputusan. Proses yang digunakan juga dapat menciptakan masalah ketika pertanyaan awal terlalu sempit, informasi tidak relevan, alternatif terbatas, atau kewenangan tidak jelas.
HBS Online menempatkan framing the decision sebagai tahap awal karena cara perusahaan merumuskan pertanyaan akan memengaruhi proses setelahnya. HBS Online menjelaskan bahwa framing yang terlalu sempit dapat membuat manager bergerak terlalu cepat, sedangkan framing yang terlalu luas dapat membuat proses kehilangan arah.
Karena itu, evaluasi perlu dilakukan sebelum hasil akhir terlihat. Pertanyaan seperti “apakah keputusan ini benar?” tetap relevan, tetapi perusahaan juga perlu menilai: apakah proses yang menghasilkan keputusan ini sudah berjalan dengan cara yang tepat?
Apa Saja Tahapan Decision Making Process?
Tidak ada satu jumlah langkah yang berlaku untuk semua organisasi. UMass Dartmouth menggunakan tujuh tahap, sedangkan HBS Online membahas delapan langkah dengan penekanan pada framing, struktur tim, timeframe, pendekatan, diskusi, dan kesiapan implementasi.
Untuk kebutuhan perusahaan, tujuh tahap berikut merangkum elemen yang paling relevan sekaligus memberikan ruang untuk mengevaluasi kualitas proses pada setiap fase.
1. Identifikasi Masalah atau Keputusan
Proses dimulai dengan menentukan apa yang sebenarnya perlu diputuskan. Rumuskan kondisi saat ini, hasil yang ingin dicapai, batasan yang berlaku, serta konsekuensi ketika keputusan ditunda.
Di tahap ini, periksa kembali pertanyaan dasarnya: apakah tim sedang menyelesaikan masalah yang tepat? Masalah yang terlihat di permukaan bisa saja merupakan gejala, sementara akar persoalannya berada di area lain.
Rumusan yang berbeda dapat menghasilkan jalur solusi yang berbeda. Karena itu, pihak yang terlibat perlu memiliki pemahaman yang sama tentang keputusan yang sedang dibahas sebelum masuk ke tahap berikutnya.
2. Kumpulkan Informasi yang Relevan
Informasi memberikan dasar untuk memahami kondisi dan membandingkan pilihan. Sumbernya dapat berasal dari data internal, riset eksternal, laporan operasional, pengalaman tim, masukan ahli, atau stakeholder yang terdampak.
UMass Dartmouth menempatkan pengumpulan informasi sebagai tahap kedua dan membedakan sumber internal serta eksternal yang relevan dengan keputusan. Panduan UMass Dartmouth juga menekankan perlunya menentukan informasi yang dibutuhkan dan sumber terbaik sebelum alternatif dinilai.
Dalam konteks enterprise, jumlah informasi bukan ukuran kualitasnya. Pertanyaan yang lebih berguna adalah: informasi apa yang dapat mengubah penilaian terhadap alternatif yang sedang dipertimbangkan?
3. Identifikasi Alternatif
Setelah masalah dan informasi dipahami, susun alternatif yang layak. Pilihan dapat berupa beberapa tindakan berbeda, kombinasi solusi, atau pendekatan yang mengubah kondisi saat ini menuju tujuan yang telah ditetapkan.
Satu pola yang perlu dicermati adalah ketika tim sudah menyukai satu opsi sejak awal, lalu proses berikutnya hanya digunakan untuk mencari pembenaran. Karena itu, tanyakan: apakah alternatif yang dibandingkan benar-benar memberikan pilihan yang berbeda?
Semakin besar dampak keputusan, semakin penting memastikan opsi yang dipertimbangkan masih memenuhi kebutuhan dan batasan yang telah ditentukan.
4. Tetapkan Kriteria Evaluasi
Kriteria menentukan dasar untuk membandingkan alternatif. Kriterianya dapat mencakup biaya, waktu, risiko, kualitas, keamanan, compliance, kapasitas, dampak operasional, atau faktor lain yang berkaitan langsung dengan tujuan keputusan.
Literatur Taherdoost dan Madanchian menempatkan kriteria sebagai bagian dari proses untuk melihat sejauh mana alternatif dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kriteria sebaiknya ditetapkan sebelum hasil perbandingan terlihat. Dengan begitu, tim dapat menguji kembali apakah setiap alternatif dinilai menggunakan dasar yang konsisten.
Untuk keputusan yang mempertimbangkan dampak lingkungan, sosial, dan tata kelola, faktor ESG juga dapat menjadi bagian dari kriteria evaluasi ketika relevan terhadap tujuan bisnis.
5. Evaluasi dan Pilih Alternatif
Setiap alternatif kemudian dibandingkan berdasarkan kriteria yang sudah ditetapkan. Penilaian dapat menggunakan data kuantitatif, pertimbangan kualitatif, atau kombinasi keduanya sesuai karakter keputusan.
Pengambil keputusan juga bekerja dalam kondisi yang memiliki batas. Waktu, biaya, dan informasi yang tersedia sering membuat perusahaan tidak dapat mengevaluasi seluruh kemungkinan secara sempurna. Konsep bounded rationality menjelaskan kondisi tersebut dan menunjukkan bahwa keputusan dapat dibuat dengan pemahaman yang belum lengkap.
Karena itu, ukuran kualitas keputusan tidak perlu berupa kesempurnaan. Pertanyaan yang lebih realistis adalah: apakah pilihan yang diambil memiliki dasar yang cukup kuat dibandingkan alternatif lain yang tersedia ketika keputusan dibuat?
6. Tetapkan Decision Authority dan Jalur Implementasi
Memilih alternatif belum menyelesaikan proses. Perusahaan masih perlu menentukan siapa yang memiliki hak mengambil keputusan, siapa yang bertanggung jawab menjalankannya, dan kapan keputusan membutuhkan approval atau eskalasi.
RACI Matrix membantu memetakan siapa yang responsible, accountable, consulted, dan informed dalam suatu aktivitas. Namun, pembagian role tersebut perlu dilengkapi dengan kejelasan decision rights melalui delegasi wewenang atau authority matrix.
Pemisahan tugas juga perlu diperhatikan ketika satu keputusan melibatkan fungsi yang memiliki kontrol berbeda. Segregation of Duties membantu memisahkan aktivitas yang berpotensi menciptakan konflik kepentingan dalam suatu proses.
Setelah authority ditetapkan, jalur approval perlu mengikuti struktur tersebut. Approval workflow membantu menerjemahkan pihak yang memiliki kewenangan ke dalam urutan persetujuan yang dapat dijalankan.
Baca juga: Good Corporate Governance (GCG): Panduan Memperkuat Tata Kelola Perusahaan
7. Jalankan dan Review Hasil Keputusan
Keputusan perlu diterjemahkan menjadi tindakan yang memiliki owner, timeline, dan output yang dapat dipantau. Tanpa kejelasan tersebut, keputusan dapat berhenti sebagai kesepakatan pasca meeting saja.
Tahap review melihat apakah keputusan benar-benar menyelesaikan masalah awal. Tim dapat membandingkan hasil aktual dengan tujuan yang ditetapkan, lalu menilai asumsi mana yang terbukti dan bagian mana yang perlu diperbaiki.
Review juga menjadi feedback loop untuk keputusan berikutnya. UMass Dartmouth menempatkan review sebagai tahap terakhir dan membuka kemungkinan untuk kembali mengumpulkan informasi atau mengeksplorasi alternatif ketika hasil keputusan belum memenuhi kebutuhan awal.
Bagaimana Mengevaluasi dan Meningkatkan Decision Making Process?
Evaluasi Decision Making Process dapat dimulai dari gejala yang paling sering muncul dalam pekerjaan sehari-hari. Perusahaan kemudian dapat menghubungkan setiap gejala dengan bagian proses yang perlu diperbaiki.
| Tanda yang Perlu Dievaluasi | Yang Perlu Diperbaiki |
|---|---|
| Keputusan rutin terus naik ke level manajemen | Perjelas decision rights dan authority. |
| Kriteria berubah setelah alternatif mulai dipilih | Tetapkan kriteria evaluasi sebelum membandingkan alternatif. |
| Meeting bertambah, tetapi keputusan tidak bergerak | Perjelas owner, authority, dan jalur keputusan. |
| Alasan keputusan sulit dijelaskan kembali | Dokumentasikan dasar dan proses pengambilan keputusan. |
| Keputusan sudah dibuat, tetapi implementasi tertahan | Tetapkan owner, timeline, dan tindakan lanjutan. |
| Review hanya dilakukan ketika muncul masalah | Jadikan outcome review sebagai bagian dari feedback loop. |
Keputusan Rutin Terus Naik ke Level Manajemen
Ketika keputusan yang relatif rutin terus menunggu direktur atau pimpinan, persoalannya dapat berada pada pembagian decision rights. Keputusan yang seharusnya dapat diselesaikan di level operasional akhirnya ikut masuk ke jalur eskalasi yang lebih panjang.
McKinsey membahas masalah keputusan yang terlalu banyak berada di level senior dan menekankan pentingnya struktur yang jelas untuk membedakan jenis keputusan serta menentukan siapa yang memiliki authority.
Yang perlu ditanyakan: siapa yang memiliki authority untuk keputusan rutin ini, dan dalam kondisi apa keputusan harus dieskalasikan?
Kriteria Berubah Setelah Alternatif Mulai Dipilih
Tim dapat memulai evaluasi dengan beberapa kriteria, lalu menambah atau mengubahnya setelah satu alternatif terlihat lebih menarik. Pola tersebut membuat pilihan sulit dibandingkan secara konsisten.
Tetapkan kriteria sebelum evaluasi dimulai dan gunakan dasar yang sama untuk setiap alternatif. Untuk keputusan yang melibatkan banyak pertimbangan, kriterianya dapat mencakup biaya, risiko, waktu, kualitas, compliance, atau dampak operasional.
Yang perlu ditanyakan: apakah seluruh alternatif dinilai menggunakan dasar yang sama?
Meeting Bertambah, tetapi Keputusan Tidak Bergerak
Meeting tambahan seharusnya menghasilkan informasi, perspektif, atau keputusan yang lebih jelas. Ketika diskusi terus berulang tanpa memperjelas owner, criteria, atau authority, masalahnya dapat berada pada struktur proses.
Dalam riset McKinsey, banyak responden melaporkan bahwa sebagian besar waktu yang digunakan untuk decision making tidak efektif. Karena itu, perusahaan dapat melihat decision time dan jumlah eskalasi sebagai sinyal awal ketika proses mulai terlalu panjang.
Yang perlu ditanyakan: apa yang masih kurang untuk membuat keputusan, dan siapa yang sebenarnya dapat menutup pembahasannya?
Alasan Keputusan Sulit Dijelaskan Kembali
Setelah beberapa bulan, perusahaan seharusnya masih dapat menjelaskan masalah yang dihadapi, informasi yang digunakan, alternatif yang dibandingkan, pihak yang memberikan masukan, dan alasan pilihan akhir. Ketika konteks tersebut hanya tersimpan dalam percakapan atau ingatan peserta, perusahaan kesulitan melakukan review secara objektif.
Dokumentasi keputusan dapat memuat dasar pertimbangan, pihak yang terlibat, hasil evaluasi, keputusan akhir, dan waktu penetapannya. Struktur tersebut memberikan evidence ketika keputusan perlu ditinjau oleh management, Internal Audit, atau Compliance.
Yang perlu ditanyakan: apabila keputusan ini dipertanyakan enam bulan dari sekarang, apakah perusahaan masih memiliki bukti yang cukup untuk menjelaskan prosesnya?
Keputusan Sudah Dibuat, tetapi Implementasi Tertahan
Keputusan yang sudah disetujui tetap dapat berhenti ketika owner, timeline, atau tindakan berikutnya belum jelas. Kondisi tersebut menunjukkan bahwa proses pengambilan keputusan belum terhubung dengan eksekusi.
Tentukan siapa yang menjalankan keputusan, apa tindakan setelah approval, kapan tindakan dimulai, dan bagaimana penyelesaiannya dipantau. Untuk keputusan yang menghasilkan dokumen atau transaksi, alur tersebut perlu terlihat sampai tahap eksekusi.
Yang perlu ditanyakan: setelah keputusan ditetapkan hari ini, siapa yang harus melakukan apa dan kapan?
Review Hanya Dilakukan ketika Muncul Masalah
Review sering tertunda karena perusahaan baru mengevaluasi keputusan setelah hasilnya terlihat buruk. Review juga dapat digunakan untuk membandingkan asumsi awal dengan hasil aktual dan menemukan pola yang berguna untuk keputusan berikutnya.
Jadikan review sebagai bagian dari proses dengan menetapkan kapan hasil keputusan perlu diperiksa dan indikator apa yang digunakan. Temuan tersebut kemudian dapat menjadi input untuk memperbaiki kriteria, authority, informasi, atau workflow.
Yang perlu ditanyakan: kapan perusahaan akan mengetahui bahwa keputusan ini berhasil, meleset, atau membutuhkan tindakan korektif?
Bagaimana Memastikan Decision Making Process Tetap Efektif?
Perbaikan proses perlu diikuti pengukuran agar perusahaan dapat melihat apakah perubahan tersebut benar-benar memperbaiki cara keputusan dibuat. Pengukuran juga membantu membedakan masalah yang terjadi pada satu kasus dengan pola yang terus berulang.
| Indikator | Yang Perlu Dipantau |
|---|---|
| Decision time | Waktu dari keputusan mulai dibahas sampai keputusan ditetapkan. |
| Escalation rate | Jumlah keputusan yang naik ke level authority lebih tinggi. |
| Approval time | Waktu yang dihabiskan pada setiap tahap persetujuan. |
| Decision evidence | Kelengkapan dasar dan dokumentasi keputusan. |
| Implementation rate | Jumlah keputusan yang benar-benar diteruskan ke tindakan. |
| Outcome achievement | Tingkat pencapaian tujuan yang ditetapkan pada awal proses. |
| Review completion | Jumlah keputusan yang sudah menjalani evaluasi setelah implementasi. |
Indikator tersebut membantu perusahaan menemukan sumber masalah secara lebih spesifik. Decision time yang meningkat dapat mengarah pada pemeriksaan authority atau approval, sedangkan implementation rate yang rendah dapat menunjukkan bahwa keputusan belum diterjemahkan menjadi owner dan tindakan yang jelas.
Perusahaan juga dapat membandingkan indikator tersebut berdasarkan jenis keputusan. Dengan begitu, angka yang muncul tidak berdiri sendiri, tetapi dapat dibaca bersama tingkat risiko, frekuensi, dan kompleksitas keputusan.
Bagaimana Workflow Mendukung Decision Making Process?
Setelah role, authority, dan jalur keputusan ditetapkan, perusahaan membutuhkan cara untuk menjalankan proses tersebut secara konsisten. Workflow menghubungkan keputusan dengan tindakan yang harus dilakukan oleh setiap pihak.
Approval Workflow Menghubungkan Keputusan dengan Authority
Setelah pihak yang memiliki decision rights ditentukan, approval workflow dapat mengatur perpindahan dokumen atau permintaan dari requester ke reviewer dan approver. Jalurnya dapat mengikuti jenis dokumen, nominal transaksi, tingkat risiko, atau struktur organisasi.
Workflow juga perlu menangani kondisi yang muncul selama proses, seperti revisi, pergantian approver, atau eskalasi ketika proses melewati batas waktu. Dengan begitu, struktur authority yang sudah ditentukan dapat diterapkan secara konsisten dalam pekerjaan sehari-hari.
Audit Trail Menyediakan Evidence
Keputusan yang berdampak pada perusahaan perlu memiliki jejak aktivitas yang dapat ditinjau kembali. Audit trail membantu mencatat siapa yang melakukan tindakan, kapan proses berlangsung, dan bagaimana status keputusan berubah.
Evidence tersebut membantu management, Internal Audit, Compliance, atau fungsi lain memahami perjalanan keputusan tanpa harus mengandalkan percakapan atau ingatan pihak yang terlibat.
Baca juga: Workflow Management: Manfaat, Jenis, dan Cara Mengelolanya
Contract Workflow Membawa Keputusan ke Eksekusi
Keputusan terkait vendor, partnership, dan transaksi komersial sering menghasilkan kontrak yang membutuhkan review dan persetujuan beberapa fungsi. Karena itu, alurnya perlu membawa dokumen dari drafting dan review sampai approval, signing, dan penyimpanan.
Manajemen kontrak membantu menjaga tahapan tersebut tetap terstruktur ketika satu dokumen melibatkan Business Owner, Legal, Procurement, Finance, atau authorized signatory.
Penutup
Decision Making Process membawa perusahaan dari masalah menuju keputusan, tindakan, dan review. Tahapannya dapat mencakup identifikasi masalah, pengumpulan informasi, penyusunan alternatif, penetapan kriteria, evaluasi pilihan, penetapan authority, implementasi, dan review.
Bagi organisasi dengan banyak fungsi dan jenjang kewenangan, evaluasi proses membantu melihat bagian yang sering luput ketika perusahaan hanya menilai hasil akhir. Apakah masalah sudah dirumuskan dengan tepat? Apakah informasi yang digunakan relevan? Apakah alternatif dinilai secara konsisten? Siapa yang memiliki decision authority? Bagaimana approval berjalan? Dan apakah keputusan memiliki evidence yang dapat ditinjau kembali?
Pertanyaan tersebut membantu perusahaan menemukan pola yang perlu diperbaiki sebelum masalah yang sama berulang. Proses pengambilan keputusan yang terstruktur juga memberikan dasar yang lebih jelas untuk memperbaiki governance, workflow, dan eksekusi di tingkat operasional.
Untuk keputusan yang berujung pada persetujuan dokumen, fitur Approval Mekari Sign dapat membantu menerjemahkan pembagian kewenangan ke dalam alur persetujuan yang lebih terarah dan terdokumentasi.
References
- Harvard Business School Online. 8 Steps in the Decision-Making Process
- McKinsey & Company. Three Keys to Faster, Better Decisions
- UMass Dartmouth. Decision-Making Process
- Taherdoost, H. & Madanchian, M. Decision Making: Models, Processes, Techniques
