- Business Process Automation atau BPA merupakan pendekatan untuk mengotomatisasi proses bisnis berdasarkan aturan dan workflow yang telah ditetapkan.
- Jenis BPA mencakup workflow automation, task automation, process automation, dan RPA dengan cakupan automation yang berbeda dalam sebuah proses.
- BPA relevan untuk proses dengan banyak tahap, pihak, handoff, pekerjaan berulang, dan volume tinggi yang membuat pekerjaan manual semakin berat.
- Manfaat BPA mencakup pengurangan pekerjaan manual, visibilitas proses yang lebih baik, konsistensi workflow, penyelesaian yang lebih cepat, dan pengurangan kesalahan rutin.
- Contract workflow menjadi salah satu penerapan BPA yang dapat dikembangkan ke Contract Lifecycle Management Software untuk pengelolaan kontrak yang lebih terstruktur.
Dalam perusahaan, satu dokumen bisa melewati beberapa tim sebelum proses selesai. Procurement mengajukan dokumen, Legal memeriksa isinya, atasan memberikan approval, lalu tim berikutnya melanjutkan pekerjaan.
Saat pola tersebut muncul berulang kali, staf ikut menghabiskan waktu untuk meneruskan file, memperbarui status, dan mengecek pekerjaan yang masih menunggu. Business Process Automation membantu perusahaan menjalankan bagian proses yang mengikuti aturan tetap melalui sistem.
Apa Itu Business Process Automation?
Business Process Automation atau BPA adalah penggunaan teknologi untuk mengotomatisasi proses bisnis berdasarkan aturan dan alur kerja yang telah ditentukan. IBM menjelaskan business process automation sebagai pendekatan untuk mengotomatisasi proses bisnis dan mengurangi pekerjaan manual pada aktivitas yang terstruktur.
BPA menghubungkan beberapa aktivitas dalam satu proses. Sistem dapat meneruskan pekerjaan, memperbarui status, atau menjalankan tindakan tertentu ketika kondisi yang sudah ditetapkan terpenuhi.
Contohnya terlihat pada approval dokumen. Staf mengirim dokumen, sistem meneruskannya kepada approver, lalu workflow bergerak ke tahap berikutnya setelah persetujuan diberikan.
Pendekatan yang sama dapat diterapkan pada document approval workflow ketika proses melibatkan beberapa pihak dan membutuhkan jalur persetujuan yang jelas.
Jenis Business Process Automation
Business Process Automation dapat diterapkan pada satu tugas maupun rangkaian aktivitas dalam sebuah proses. Perbedaannya terletak pada bagian workflow yang dijalankan oleh sistem.
| Jenis automation | Fokus | Contoh |
|---|---|---|
| Workflow automation | Mengatur perpindahan pekerjaan antar tahap | Dokumen masuk → review → approval |
| Task automation | Menjalankan satu pekerjaan rutin | Mengirim notifikasi atau memperbarui status |
| Process automation | Menghubungkan beberapa aktivitas dalam satu proses | Pengajuan → verifikasi → approval → pencatatan |
| Robotic Process Automation (RPA) | Menjalankan tugas melalui interaksi dengan aplikasi | Memindahkan data dari satu aplikasi ke aplikasi lain |
Workflow automation mengatur perpindahan pekerjaan antar tahap, sedangkan task automation menangani pekerjaan tertentu di dalam proses. Process automation memiliki cakupan yang lebih luas karena menghubungkan beberapa aktivitas dalam satu alur.
RPA mengotomatisasi pekerjaan melalui interaksi dengan aplikasi berdasarkan langkah yang telah ditentukan. Pendekatan ini berguna ketika perusahaan perlu menjalankan tugas rutin pada sistem yang masih membutuhkan interaksi pengguna.
Bagaimana Business Process Automation Bekerja?
BPA bekerja berdasarkan kondisi dan aturan yang perusahaan tetapkan. Ketika sebuah proses dimulai, sistem menjalankan tindakan sesuai workflow yang berlaku.
Ambil contoh pengajuan pembelian. Staf mengirim permintaan melalui sistem, lalu sistem memeriksa informasi yang diperlukan sebelum mengirimkannya kepada approver.
Setelah approver memberikan keputusan, sistem memperbarui status dan meneruskan pekerjaan ke tahap berikutnya. Setiap tahap mengikuti aturan yang sudah disiapkan sebelumnya.
Proses juga dapat melibatkan beberapa aplikasi. Ketika sistem perlu bertukar data, perusahaan dapat menggunakan integrasi API untuk menghubungkan aplikasi yang terlibat.
Kapan Perusahaan Membutuhkan Business Process Automation?
Beberapa kondisi membuat sebuah proses bisnis layak dievaluasi untuk setup automation. Berikut contohnya pada tabel di bawah:
| Kondisi proses bisnis | Contoh yang sering terjadi |
|---|---|
| Banyak tahap | Dokumen melewati review, approval, lalu signing |
| Banyak pihak terlibat | Procurement, Legal, Finance, dan manajemen menangani satu proses |
| Pekerjaan berulang | Staf meneruskan dokumen, memperbarui status, atau mengirim notifikasi |
| Banyak handoff | Pekerjaan berpindah dari satu tim atau sistem ke tim lain |
| Volume tinggi | Puluhan atau ratusan dokumen mengikuti alur yang serupa |
Semakin banyak kondisi tersebut muncul dalam satu workflow, semakin besar ruang untuk automation. Perusahaan dapat memulainya dari proses yang paling sering menyita waktu tim.
Manfaat Business Process Automation
Ketika sistem berhasil takeover proses bisnis yang berulang, dampaknya bisa terasa pada saat tim menjalankan proses sehari-hari. Perubahan paling terlihat pada waktu yang digunakan untuk pekerjaan rutin, visibilitas proses, dan konsistensi pelaksanaannya.
1. Mengurangi Pekerjaan Manual yang Berulang
BPA dapat mengambil alih pekerjaan yang mengikuti aturan tetap, seperti meneruskan dokumen, mengirim notifikasi, memperbarui status, atau memindahkan informasi antarproses.
Tim kemudian dapat memakai waktunya untuk pekerjaan yang membutuhkan analisis, komunikasi, dan pengambilan keputusan.
2. Memperjelas Alur dan Status Proses
Workflow yang terotomatisasi membuat posisi sebuah pekerjaan lebih mudah dilihat. Tim dapat mengetahui tahap yang sedang berjalan dan pihak yang menangani langkah berikutnya.
Manajer juga dapat menemukan pekerjaan yang tertahan tanpa meminta staf mengecek status satu per satu.
3. Menjaga Proses Tetap Konsisten
Sistem menjalankan aturan yang sama setiap kali workflow dipicu. Perusahaan dapat menerapkan prosedur yang seragam ketika beberapa tim menjalankan proses yang sama.
Pola ini membantu menjaga standar kerja ketika jumlah pengguna dan transaksi bertambah.
4. Mempercepat Penyelesaian Proses
Sistem dapat meneruskan pekerjaan setelah sebuah tahap selesai. Waktu tunggu ikut berkurang ketika workflow memiliki banyak handoff antarorang atau antardepartemen.
5. Mengurangi Kesalahan pada Tugas Rutin
Pekerjaan yang berulang memberi banyak ruang untuk kesalahan input atau langkah yang terlewat. Automation menjalankan aktivitas berdasarkan aturan yang telah ditentukan sehingga tugas rutin mengikuti pola kerja yang konsisten.
Keputusan yang membutuhkan penilaian tetap berada pada pihak yang bertanggung jawab atas proses tersebut.
Baca juga: Workflow Management: Manfaat, Jenis, dan Cara Mengelolanya
Contoh Penerapan Business Process Automation
Penerapan BPA dapat masuk ke berbagai proses operasional perusahaan, terutama ketika alurnya berulang dan melibatkan beberapa pihak.
| Area | Proses yang dapat diotomatisasi | Contoh alur |
|---|---|---|
| Approval dokumen | Review dan persetujuan | Pengajuan → review → approval |
| Procurement | Pengajuan pembelian | Request → approval → proses berikutnya |
| Onboarding karyawan | Pengumpulan data dan koordinasi | Data karyawan → dokumen → pemberian akses |
| Finance | Verifikasi dan approval invoice | Penerimaan → verifikasi → approval |
| Contract workflow | Pengelolaan tahapan kontrak | Drafting → review → approval → signing → renewal |
Approval Dokumen
Workflow approval dapat menghubungkan pengajuan, review, dan persetujuan dalam satu alur. Sistem meneruskan dokumen kepada pihak yang sesuai dan mencatat status setiap tahap.
Contract Workflow
Kontrak melibatkan beberapa tahap sebelum dan sesudah penandatanganan. BPA dapat menghubungkan drafting, review, approval, signing, hingga renewal dalam satu workflow.
Ketika perusahaan mengelola banyak kontrak, alur tersebut dapat berkembang menjadi contract lifecycle management yang mencakup perjalanan kontrak sepanjang masa berlakunya.
Baca juga: Manajemen Approval: Peran Penting dan Jenis-jenisnya
Dalam praktiknya, automation paling terasa ketika perusahaan mengelola proses yang berulang, melibatkan banyak pihak, dan membutuhkan alur yang konsisten. Contract workflow menjadi salah satu contohnya, terutama ketika perusahaan perlu menjaga proses kontrak tetap berjalan dari review sampai tahap berikutnya.
Perusahaan dapat mulai dari satu proses yang paling sering menyita waktu tim, lalu mengembangkan automation sesuai kebutuhan workflow. Untuk kebutuhan pengelolaan kontrak yang lebih menyeluruh, Mekari Sign menyediakan Contract Lifecycle Management Software untuk membantu perusahaan mengelola proses kontrak dalam satu alur.
