- Integrasi API menggunakan API untuk menghubungkan dua atau lebih aplikasi atau sistem agar dapat bertukar data atau menggunakan fungsi tertentu.
- Tujuan integrasi bukan sekadar membuat dua software terhubung, tetapi membuat data dan fungsi dari berbagai sistem dapat digunakan dalam satu workflow bisnis.
- Selain koneksi API, integrasi perlu memperhatikan struktur data, autentikasi, keamanan, pengujian, dan aturan workflow.
- API yang tersedia pada sebuah software belum tentu langsung cocok untuk kebutuhan integrasi. Fungsi, dokumentasi, format data, sandbox, dan dukungan vendor perlu diperiksa.
- Dalam pengelolaan dokumen, integrasi API dapat menghubungkan sistem seperti HRIS, CRM, ERP, atau aplikasi internal dengan layanan tanda tangan elektronik dan e-Meterai.
Setelah kita bahas API untuk Bisnis: Apa yang Perlu Dipahami Sebelum Memilih Software, yang jadi pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana API memungkinkan software berkomunikasi dengan sistem lain? Dan mengapa kemampuan tersebut perlu dipertimbangkan saat memilih software?
Kebutuhan ini biasanya muncul ketika perusahaan menggunakan beberapa software untuk menjalankan proses yang saling berkaitan. Data karyawan, misalnya, sudah tersimpan di HRIS, tetapi informasi yang sama perlu digunakan untuk payroll, pembuatan dokumen, atau proses lain di sistem berbeda. Tanpa koneksi antarsistem, data tersebut bisa harus dipindahkan atau dimasukkan kembali secara manual.
Integrasi API menjadi salah satu cara untuk membuat sistem-sistem tersebut saling berkomunikasi. Data atau fungsi tertentu dari satu sistem dapat digunakan oleh sistem lain melalui API, sehingga workflow tidak harus berhenti setiap kali proses berpindah aplikasi.
Lalu, seperti apa proses integrasi API sebenarnya? Apa yang perlu disiapkan, dan bagaimana menentukan apakah API sebuah software memang cocok untuk kebutuhan integrasi bisnis?
Apa Itu Integrasi API dan Bagaimana Cara Kerjanya?
Di artikel sebelumnya, API untuk Bisnis: Apa yang Perlu Dipahami Sebelum Memilih Software, kita sudah membahas bagaimana API memungkinkan aplikasi berkomunikasi dengan sistem lain dan mengapa kemampuan tersebut perlu dipertimbangkan saat memilih software. Sekarang, kita lanjut ke tahap berikutnya: bagaimana API digunakan untuk menghubungkan sistem yang memang perlu bekerja bersama.
Integrasi API adalah proses menggunakan API untuk menghubungkan dua atau lebih aplikasi, sistem, atau layanan agar dapat bertukar data atau menggunakan fungsi tertentu dalam satu workflow.
Kalau API menyediakan cara bagi sistem untuk berkomunikasi, integrasi API menggunakan kemampuan tersebut untuk membuat sistem bekerja bersama. Misalnya, HRIS menyimpan data karyawan, sedangkan software lain digunakan untuk membuat dokumen kerja. Melalui integrasi API, informasi yang dibutuhkan dari HRIS dapat digunakan oleh software dokumen tanpa harus selalu dimasukkan kembali secara manual.
Secara dasar, prosesnya masih menggunakan mekanisme API yang sudah kita bahas sebelumnya: satu sistem mengirimkan request, sistem tujuan memprosesnya, lalu mengembalikan response. Bedanya, mekanisme tersebut sekarang menjadi bagian dari workflow yang menghubungkan beberapa sistem.
| Tahap | Yang Terjadi dalam Integrasi |
|---|---|
| Request | Sistem sumber meminta data atau fungsi dari sistem tujuan. |
| Authentication | Sistem memeriksa apakah request memiliki akses yang sesuai. |
| Processing | Sistem tujuan memproses permintaan sesuai aturan API dan workflow. |
| Response | Data atau hasil proses dikembalikan ke sistem yang melakukan request. |
Dalam implementasi nyata, alurnya dapat melibatkan validasi, aturan bisnis, transformasi data, penanganan error, atau beberapa API sekaligus. Karena itu, mengintegrasikan API bukan sekadar membuat koneksi antaraplikasi, tetapi memastikan koneksi tersebut dapat menjalankan proses yang memang dibutuhkan.
Apa yang Terjadi Saat Dua Sistem Diintegrasikan?
Memiliki API pada kedua software belum berarti data dari satu sistem dapat langsung digunakan oleh sistem lainnya. Setiap aplikasi dapat memiliki struktur data, format, dan aturan workflow yang berbeda.
Karena itu, data terkadang perlu dipetakan atau ditransformasikan sebelum dapat diproses oleh sistem tujuan. Misalnya, satu sistem menggunakan field employee_name, sementara sistem lain menggunakan name. Integrasi perlu menentukan bagaimana informasi tersebut dipetakan agar dapat digunakan dengan benar.
| Bagian | Perannya dalam Integrasi |
|---|---|
| Sistem sumber | Menyediakan data atau memulai proses. |
| API | Menyediakan mekanisme komunikasi antara sistem. |
| Authentication | Memastikan akses ke API diberikan kepada pihak yang sesuai. |
| Data mapping | Menyesuaikan data dari sistem sumber dengan struktur yang dibutuhkan sistem tujuan. |
| Sistem tujuan | Menerima data atau menjalankan fungsi yang diminta. |
| Response | Mengembalikan hasil atau informasi yang dibutuhkan oleh sistem sumber. |
Dengan begitu, keberhasilan integrasi tidak hanya ditentukan oleh apakah API tersedia. Sistem yang terhubung juga perlu memiliki data, fungsi, dan aturan yang dapat disesuaikan dengan workflow yang ingin dibangun.
Apa Manfaat Integrasi API bagi Bisnis?
Manfaat integrasi API paling mudah terlihat ketika sebuah proses sebelumnya mengharuskan pengguna memindahkan informasi atau menjalankan langkah yang sama di beberapa aplikasi. Ketika sistem dapat saling berkomunikasi, sebagian proses tersebut dapat berjalan berdasarkan alur yang sudah ditentukan.
| Dampak pada Workflow | Apa yang Berubah? |
|---|---|
| Mengurangi input data berulang | Data yang sudah tersedia di satu sistem dapat digunakan oleh sistem lain tanpa harus selalu dimasukkan kembali secara manual. |
| Mempercepat perpindahan informasi | Data dapat diteruskan dari satu aplikasi ke aplikasi lain sebagai bagian dari proses yang sudah dirancang. |
| Mengurangi risiko perbedaan data | Penggunaan kembali data dari sumber yang sama dapat membantu mengurangi kesalahan akibat penyalinan atau input manual. |
| Mendukung workflow lintas aplikasi | Proses yang melibatkan beberapa software dapat berjalan sebagai satu rangkaian meskipun fungsi masing-masing tetap berada di sistem yang berbeda. |
Namun, integrasi API tidak otomatis membuat semua proses menjadi lebih efisien. Hasilnya tetap bergantung pada bagaimana workflow dirancang, data yang dipertukarkan, serta kemampuan API dan sistem yang dihubungkan.
Contoh Integrasi API dalam Workflow Bisnis
Di artikel sebelumnya, kita sudah melihat beberapa contoh penggunaan API dalam HR, CRM, pembayaran, dan pengelolaan dokumen. Dalam konteks integrasi, fokusnya bukan lagi sekadar pada fungsi API, tetapi pada bagaimana beberapa sistem dapat bekerja bersama dalam satu workflow.
HRIS dengan Software Dokumen
Data karyawan sudah tersimpan di HRIS. Ketika perusahaan perlu membuat kontrak kerja, informasi seperti nama, jabatan, dan data lainnya dapat digunakan oleh software dokumen melalui API. HR tidak perlu memasukkan data yang sama dari awal pada aplikasi berikutnya.
CRM dengan Sistem Kontrak
Tim sales dapat menyimpan data pelanggan dan informasi transaksi di CRM, sementara proses pembuatan kontrak dilakukan di sistem lain. Integrasi API dapat meneruskan data yang dibutuhkan dari CRM ke sistem kontrak sehingga pembuatan dokumen menjadi bagian dari workflow penjualan.
ERP atau Aplikasi Internal dengan Layanan Pihak Ketiga
ERP atau aplikasi internal dapat menjadi sumber data, sementara layanan pihak ketiga menangani fungsi tertentu yang tidak tersedia di sistem utama. Melalui API, data yang diperlukan dapat dikirim ke layanan tersebut dan hasilnya digunakan kembali dalam proses berikutnya.
Apa yang Perlu Disiapkan Sebelum Integrasi API?
Sebelum membangun koneksi, perusahaan perlu memastikan bahwa kebutuhan workflow dan kemampuan API yang digunakan memang sesuai. Langkah ini membantu tim menghindari integrasi yang hanya membuat koneksi teknis tanpa menyelesaikan masalah proses bisnis.
| Yang Perlu Dicek | Pertanyaan |
|---|---|
| Workflow | Proses apa yang ingin dihubungkan atau dibuat lebih otomatis? |
| Sistem | Aplikasi mana yang menjadi sumber dan tujuan data? |
| Data | Data apa yang perlu dikirim, diterima, atau diproses? |
| Fungsi API | Apakah API menyediakan fungsi yang dibutuhkan untuk menjalankan workflow? |
| Dokumentasi | Apakah endpoint, parameter, request, dan response dijelaskan dengan jelas? |
| Authentication dan keamanan | Bagaimana akses diberikan, dibatasi, dan diamankan? |
| Testing | Apakah tersedia sandbox atau lingkungan pengujian sebelum digunakan di production? |
| Support dan versioning | Bagaimana vendor menangani perubahan API dan membantu ketika terjadi kendala integrasi? |
Karena itu, pertanyaan saat mengevaluasi software tidak cukup berhenti pada “Apakah software ini punya API?” Kemampuan API perlu dilihat dari fungsi yang tersedia, dokumentasi, keamanan, kompatibilitas data, serta dukungan yang diberikan vendor.
Contoh Integrasi API untuk Proses Dokumen Bisnis
Dalam pengelolaan dokumen, kebutuhan integrasi API biasanya muncul karena perusahaan sudah memiliki sistem sendiri untuk menjalankan proses bisnis. HRIS, CRM, ERP, atau aplikasi internal tetap menjadi tempat kerja utama, tetapi proses tertentu membutuhkan layanan dokumen tambahan.
API dapat menjadi penghubung agar kemampuan tersebut masuk ke dalam workflow yang sudah digunakan perusahaan. Misalnya, data dari sistem internal digunakan untuk mendukung pembuatan dokumen, lalu dokumen diproses menggunakan tanda tangan elektronik atau e-Meterai.
Dengan pendekatan ini, perusahaan tidak harus memindahkan seluruh workflow ke platform baru. Layanan dokumen dapat menjadi bagian dari proses yang sudah berjalan melalui koneksi API yang sesuai.
Tertarik mengintegrasikan alur dokumen langsung ke sistem perusahaan Anda? Gunakan Mekari Sign Open API untuk menghubungkan layanan tanda tangan elektronik dan e-Meterai dengan cepat dan aman. Pelajari detail teknisnya di halaman eSignature API atau e-Meterai API!
