Apa itu Invoice? Ini Definisi, Fungsi, Jenis, dan Cara Membuatnya

Featured image Invoice — Apa itu Invoice? Ini Definisi, Fungsi, Jenis, dan Cara Membuatnya

Seringkali invoice dianggap sebagai formalitas belaka. Padahal, kesalahan kecil dalam pembuatan atau pengelolaan invoice bisa membuat pembayaran mandek dan keuangan bisnis terganggu. Tanpa sistem yang rapi dan akurat, risiko gagal bayar akan terus membayangi dan berdampak pada kestabilan operasional.

Agar bisnis tetap sehat, penting untuk memahami apa itu invoice, fungsinya dalam transaksi, serta cara mengelola invoice dengan benar. Untuk itu, pembahasan lengkap mengenai invoice dapat Anda pelajari sebagai berikut:

Daftar isi

Apa Itu Invoice?

Invoice adalah dokumen resmi yang memuat rincian transaksi dan permintaan pembayaran dari penjual kepada pembeli. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invoice atau invois diartikan sebagai daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar.

Dalam praktik bisnis, invoice diterbitkan setelah barang atau jasa diserahkan kepada pelanggan, berbeda dengan purchase order (PO) yang dibuat sebelum transaksi berlangsung. Artinya, invoice menegaskan bahwa transaksi telah selesai dan pembayaran dapat ditagihkan.

Apakah invoice adalah bukti pembayaran?

Tidak. Invoice bukan bukti pembayaran, melainkan bukti penagihan. Bukti sah bahwa pembayaran telah dilakukan biasanya berupa kuitansi, bukti transfer, atau tanda terima resmi dari pihak penjual. Invoice lebih berfungsi sebagai dasar administratif untuk mencatat pendapatan dan mengatur arus kas perusahaan.

Sebagai dokumen keuangan yang penting, invoice juga berperan dalam akuntansi, audit, dan pelaporan pajak, serta menjadi bukti legal jika terjadi sengketa pembayaran di kemudian hari.

Fungsi Invoice dalam Bisnis

Invoice berperan penting dalam menjalankan operasional bisnis, baik dari aspek legal maupun praktis. Dokumen ini bukan sekadar alat untuk meminta pembayaran, tetapi juga menjadi bagian penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan.

Secara umum, fungsi invoice dalam bisnis adalah sebagai berikut:

Bukti Legalitas Transaksi: Invoice dapat menjadi alat bukti sah dalam kasus perselisihan, audit pajak, maupun proses hukum terkait pembayaran.

Dalam konteks hukum bisnis, invoice tidak sekadar dokumen penagihan, tetapi juga dapat menjadi bukti sah dalam proses hukum apabila terjadi sengketa pembayaran. Karena itu, validitas dan kelengkapan informasi di dalam invoice sangat krusial, khususnya dalam menjaga posisi hukum perusahaan.

Yocky

Legal Professional di Mekari

Dasar Penagihan Pembayaran: Invoice menjadi dokumen resmi yang menegaskan hak penjual untuk menerima pembayaran dari pembeli sesuai kesepakatan.
Pencatatan Keuangan: Setiap invoice membantu bisnis mencatat pendapatan dan pengeluaran dengan akurat, sehingga memudahkan dalam penyusunan laporan keuangan.
Pengelolaan Arus Kas: Dengan invoice yang tertata, bisnis dapat memprediksi pemasukan dan mengatur pengeluaran untuk menjaga stabilitas keuangan.
Mempermudah Rekonsiliasi Transaksi: Invoice memudahkan bisnis dalam mencocokkan pembayaran masuk dengan transaksi yang telah dilakukan.
Meningkatkan Kredibilitas Bisnis: Pengelolaan invoice yang profesional menunjukkan bahwa bisnis Anda terpercaya dan serius dalam menjalankan hubungan komersial.

Jenis-Jenis Invoice

Dalam dunia bisnis, penggunaan invoice dapat berbeda tergantung pada jenis transaksi dan kebutuhan perusahaan. Memahami berbagai jenis invoice akan membantu bisnis mengelola pembayaran dengan lebih efektif. Jenis-jenis invoice tersebut adalah sebagai berikut:

No	Jenis Invoice	Penjelasan
1.	Invoice Penjualan	Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa dari penjual kepada pelanggan. Memuat detail seperti tanggal transaksi, rincian produk, jumlah pembayaran, syarat pembayaran, dan informasi kontak.
2.	Invoice Pembelian	Diterbitkan oleh pemasok kepada pembeli untuk mencatat pembelian barang atau jasa. Biasanya mencakup rincian barang, harga, syarat pembayaran, dan identitas kedua belah pihak.
3.	Invoice Proforma	Dikeluarkan sebelum transaksi terjadi untuk memberikan estimasi biaya kepada pembeli. Invoice ini penting untuk mendapatkan persetujuan atau mempersiapkan pembayaran lebih awal.
4.	Invoice Retur	Digunakan saat terjadi pengembalian barang akibat kerusakan atau ketidaksesuaian. Invoice ini mencatat pengurangan jumlah pembayaran yang harus dilakukan.
5.	Invoice Konsinyasi	Dipakai dalam transaksi konsinyasi, di mana barang dikirim ke pengecer namun kepemilikan tetap di tangan penjual. Pembayaran baru dilakukan setelah barang terjual. (Biasanya ditemukan juga dalam bisnis ekspor-impor).
6.	Invoice Tagihan	Digunakan untuk mengingatkan pelanggan tentang pembayaran yang sudah jatuh tempo atau tertunda.
7.	Invoice Berkala	Diterbitkan untuk transaksi dengan pembayaran berkala, seperti tagihan bulanan untuk layanan berlangganan atau sewa.

Apa Bedanya Invoice dan Faktur?

Meskipun sering dianggap serupa, invoice dan faktur memiliki perbedaan mendasar yang perlu Anda pahami, terutama saat mengelola administrasi keuangan bisnis. Perbedaan ini terlihat dari fungsi, tujuan, hingga aspek legalnya sebagai berikut:

Aspek	Invoice	Faktur
Tujuan Pembuatan	Mencatat transaksi penjualan untuk kebutuhan administrasi internal perusahaan.	Bukti transaksi untuk keperluan perpajakan (khusus PKP).
Pajak	Tidak selalu mencantumkan pajak.	Selalu mencantumkan pajak (PPN/PPNBM).
Pihak Pembuat	Penjual atau vendor kepada pembeli.	Pengusaha Kena Pajak (PKP) kepada pembeli.
Waktu Pembuatan	Setelah kesepakatan jual beli, sebelum pengiriman barang.	Setelah transaksi penjualan atau saat pembayaran diterima.
Frekuensi Pembuatan	Bisa setiap transaksi atau berkala (mingguan/bulanan).	Biasanya dibuat sekali untuk satu periode transaksi.
Skala Penggunaan	Semua bisnis, skala kecil hingga besar.	Khusus bisnis yang sudah dikukuhkan sebagai PKP.

Secara singkat, invoice berfungsi sebagai dokumen pencatatan transaksi internal, sedangkan faktur lebih menekankan pada aspek pelaporan pajak. Jadi, jika Anda bertanya “invoice sama dengan apa dong?” jawabannya: invoice tidak sama dengan faktur, meski keduanya saling melengkapi dalam pengelolaan bisnis.

Invoice biasanya digunakan untuk mendokumentasikan penjualan secara umum, termasuk di bisnis kecil dan startup, sementara faktur digunakan untuk kepentingan perpajakan dalam bisnis yang lebih formal dan wajib pajak.

Format Invoice

Agar invoice Anda mudah dipahami dan sah secara administratif, Anda perlu menyusun formatnya secara sistematis. Setiap elemen di dalam invoice harus memuat informasi penting yang relevan dengan transaksi. Format standar invoice yang baik biasanya mencakup bagian-bagian sebagai berikut:

Komponen dalam Format Invoice:

Informasi Perusahaan: Cantumkan nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, dan email resmi perusahaan yang menerbitkan invoice.
Informasi Pelanggan: Sertakan nama pelanggan atau klien, alamat, kontak telepon, serta email penerima invoice.
Detail Invoice: Tulis nomor invoice (harus unik), tanggal penerbitan, dan tanggal jatuh tempo pembayaran.
Deskripsi Barang atau Jasa: Jelaskan barang atau layanan yang diberikan secara detail, termasuk kuantitas, harga satuan, subtotal, dan catatan bila ada diskon atau promo.
Total Pembayaran: Tampilkan jumlah total yang harus dibayar, termasuk pajak (PPN/PPH) dan biaya tambahan seperti ongkos kirim jika berlaku.
Metode Pembayaran: Berikan instruksi lengkap tentang cara melakukan pembayaran, misalnya nomor rekening bank, QRIS, atau payment gateway lain yang digunakan.
Syarat dan Ketentuan: Masukkan informasi penting terkait kebijakan retur, jatuh tempo, penalti keterlambatan, atau disclaimer sesuai kesepakatan.
Informasi Tambahan: Tambahkan elemen seperti nomor Purchase Order (PO), catatan internal, atau instruksi pengiriman yang relevan.

Cara Membuat Invoice (Manual & Digital)

Invoice memegang peranan penting dalam mencatat transaksi dan mempercepat proses pembayaran dalam bisnis. Baik invoice manual maupun digital, keduanya tetap perlu memuat informasi penting agar sah dan profesional. Cara membuatnya bisa Anda lakukan sebagai berikut:

Invoice Manual

Jika Anda masih menggunakan invoice manual, ikuti langkah berikut untuk memastikan invoice Anda lengkap dan rapi:

Tuliskan Informasi Pembeli dan Penjual Secara Lengkap: Sertakan nama, alamat, nomor telepon, dan email pembeli serta penjual.
Rinci Barang atau Jasa yang Diberikan: Masukkan detail barang/jasa, jumlah unit, harga satuan, total biaya, dan keterangan tambahan seperti potongan harga.
Cantumkan Tanggal dan Nomor Invoice: Tulis tanggal pembuatan invoice dan nomor invoice unik sebagai referensi administrasi.
Jelaskan Syarat Pembayaran: Informasikan batas waktu pembayaran dan metode pembayaran yang Anda terima.
Tandatangani Invoice: Untuk memperkuat validitas, pastikan invoice manual diberi tanda tangan atau cap perusahaan.

Invoice Digital

Menggunakan invoice digital membantu Anda mempercepat proses administratif dan meminimalisir risiko human error. Berikut langkah-langkahnya:

Gunakan Template atau Aplikasi Invoice Digital: Anda dapat memakai aplikasi pengelola invoice atau template dari Microsoft Word, Excel, maupun sistem berbasis cloud.
Lengkapi Data Bisnis dan Pelanggan: Isi semua data yang diperlukan secara akurat, termasuk NPWP jika dibutuhkan untuk keperluan pajak.
Input Daftar Produk atau Jasa dengan Rinci: Sebutkan detail produk/jasa, harga satuan, subtotal, pajak, dan total tagihan.
Atur Informasi Pembayaran yang Jelas: Sertakan informasi rekening bank, batas waktu pembayaran, dan opsi pembayaran lainnya seperti e-wallet.
Kirim Invoice Melalui Email atau Platform Digital: Invoice digital bisa dikirim langsung melalui email atau sistem e-invoicing, mempercepat penerimaan pembayaran.

Buat Invoice Lebih Efektif

Pastikan setiap invoice memiliki nomor unik agar mudah ditelusuri.
Gunakan format sederhana dan konsisten untuk mempercepat proses verifikasi pembayaran.
Tambahkan syarat pembayaran yang rinci, terutama untuk transaksi dalam jumlah besar.
Jika ingin mempercepat proses legalisasi invoice, Anda bisa menggunakan layanan e-invoice yang mendukung pembubuhan e-Meterai secara praktis, seperti yang dijelaskan dalam pembahasan mengenai pembubuhan e-Meterai di invoice.

5 Contoh Invoice untuk Referensi Anda

Supaya Anda mendapat gambaran lebih jelas, berikut beberapa contoh faktur:

1. Contoh Invoice Penjualan

Sumber gambar: cermati

2. Contoh Invoice Tagihan Listrik dan Air

Sumber gambar: proptech

3. Contoh Invoice Properti

Sumber gambar: opendocs

4. Contoh Invoice Transaksi Barang

Sumber gambar: Jurnal

5. Contoh Invoice Atas Pembelian Barang Lainnya

Sumber Gambar: Jurnal

Baca Juga: Contoh Invoice Tagihan Pembayaran

Itulah penjelasan lengkap mengenai format hingga cara membuat invoice secara manual maupun digital, termasuk studi kasus penggunaan e-Invoice di dunia nyata. Dengan memahami dasar-dasar ini, Anda dapat menyusun invoice yang lebih akurat, profesional, dan mempercepat proses pembayaran bisnis Anda.

Untuk meningkatkan efisiensi lebih jauh, pertimbangkan penggunaan e-Invoice yang lebih praktis dan aman. Mekari Sign hadir dengan berbagai solusi digital seperti e-Invoice, tanda tangan elektronik tersertifikasi, hingga pembubuhan e-Meterai resmi.

Pelajari lebih banyak tentang layanan lengkapnya di Mekari Sign dan temukan bagaimana digitalisasi invoice bisa membantu bisnis Anda lebih produktif, hemat waktu, dan terjamin keabsahannya.

Permudah Proses Penagihan dengan Tanda Tangan Digital

Coba Gratis