Apa Itu Legalisir? Fungsi, Syarat, dan Cara Legalisasi Resmi

Mengesahkan dokumen bukan sekadar formalitas, legalisir menjadi langkah penting untuk memastikan salinan dokumen resmi, seperti ijazah, KTP, atau akta kelahiran, diakui keabsahannya. Proses ini wajib dalam berbagai keperluan, mulai dari pendidikan, kerja, hingga administrasi di luar negeri.

Sering kali muncul istilah lain seperti legalisasi atau waarmerking. Sekilas mirip, padahal berbeda: waarmerking hanya menandai bahwa salinan sesuai dengan aslinya tanpa memeriksa keabsahan isinya. Penting untuk memahami perbedaan ini agar tidak salah langkah saat mengurus dokumen penting.

Untuk memudahkan, artikel ini akan membahas definisi legalisir, fungsi, dasar hukum, hingga cara melakukan legalisasi dokumen resmi secara sah dan efisien, termasuk melalui jalur digital, sebagai berikut:

Apa itu Legalisir?

Legalisir adalah proses pengesahan salinan dokumen resmi dengan cara membubuhkan stempel dan tanda tangan asli dari pejabat berwenang pada fotokopi dokumen tersebut. Tujuannya adalah untuk menyatakan bahwa salinan tersebut sesuai dengan dokumen aslinya dan sah digunakan secara hukum.

Umumnya, dokumen yang perlu dilegalisir mencakup ijazah, transkrip nilai, akta kelahiran, hingga SKCK dokumen-dokumen penting yang dibutuhkan untuk keperluan administrasi pendidikan, pekerjaan, hingga proses ke luar negeri. Tanpa proses legalisir, salinan dokumen sering kali tidak diakui sebagai bukti resmi.

Legalisir juga menjadi langkah krusial dalam menjaga integritas dokumen di tengah proses administratif yang kompleks. Maka dari itu, penggunaan cap atau stempel resmi tak hanya bersifat simbolis, tetapi menjadi penanda keabsahan yang dibutuhkan dalam berbagai instansi.

Baca juga: Cara Menjaga Dokumen Pribadi agar Tetap Aman dan Sah

Dasar Hukum Legalisir Dokumen Resmi

Pengaturan mengenai legalisir dokumen di Indonesia mengacu pada beberapa ketentuan hukum yang menjelaskan jenis dokumen yang dapat dilegalisasi, pihak yang berwenang, serta prosedur yang harus diikuti:

1. Peraturan Menteri Hukum dan HAM No. 19 Tahun 2020 

• Pasal 2:
  • Ayat (1) menyatakan bahwa legalisasi dilakukan terhadap tanda tangan pejabat pada dokumen.
  • Ayat (2) menjelaskan dua jenis dokumen yang dapat dilegalisasi, yaitu:
    1. Dokumen dari dalam negeri untuk digunakan di luar negeri, dan
    2. Dokumen dari luar negeri untuk digunakan di dalam negeri.
• Pasal 3:
  • Ayat (1) mengatur bahwa legalisasi dilakukan berdasarkan permohonan oleh pemohon atau kuasanya.
  • Ayat (2) menyebutkan bahwa permohonan diajukan secara elektronik melalui situs resmi Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum.

2. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 11 Tahun 2014 

• Pasal 1 angka 2: Sertifikat Profesi diartikan sebagai pengakuan resmi atas kompetensi profesi yang diperoleh lulusan pendidikan profesi melalui kerja sama antara perguruan tinggi dan instansi berwenang.
• Pasal 2: Menjelaskan bahwa Ijazah atau Sertifikat Profesi harus memuat informasi identitas penerima, perguruan tinggi penerbit, program studi, nomor pokok mahasiswa, tanggal kelulusan, dan data lainnya secara lengkap.
• Pasal 4:
  • Ayat (1) menyebutkan bahwa pengesahan fotokopi ijazah dilakukan oleh perguruan tinggi penerbit.
  • Ayat (2) merinci pejabat yang berwenang melakukan pengesahan, seperti dekan (untuk universitas/institut), wakil ketua (untuk sekolah tinggi), atau wakil direktur akademik (untuk politeknik/akademi).

3. Undang-Undang No. 2 Tahun 2014

• Pasal 15 Ayat (1): Notaris memiliki kewenangan untuk membuat akta autentik, menyimpan akta, serta memberikan salinan dan kutipan sebagai bukti hukum yang sah.
• Pasal 15 Ayat (2) huruf a: Menjelaskan bahwa notaris juga dapat melegalisasi dokumen di bawah tangan melalui pendaftaran dalam buku khusus. Ini penting untuk memberikan kekuatan hukum terhadap dokumen yang tidak berbentuk akta notariil.

4. Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 104 Tahun 2019 

• Pasal 19 Ayat (6): Menyatakan bahwa dokumen kependudukan dalam format digital yang telah ditandatangani secara elektronik (termasuk KTP-el) tidak memerlukan legalisasi tambahan, karena sudah memiliki validitas hukum.

Tujuan Legalisir

Legalisir memiliki beberapa tujuan penting dalam administrasi dan pemanfaatan dokumen resmi. Proses ini bukan sekadar formalitas, melainkan langkah penting untuk memastikan keabsahan dokumen dalam berbagai keperluan administratif maupun hukum.

Legalisir bukan hanya formalitas, melainkan proses otentikasi yang menjamin keabsahan dokumen menurut hukum. Pada administrasi publik maupun penggunaan lintas negara, legalisir menjadi syarat penting agar dokumen dapat diakui secara sah, melindungi kepentingan pemilik dari potensi sengketa hukum atau administratif.

Alifa

Notary Public di Kantor Notaris Alifa Dewi Djoyosugito, S.H., M.Kn.

Sejalan dengan pernyataan tersebut, legalisir bertujuan dalam:

• Menjamin keaslian dokumen: Legalisir memastikan bahwa dokumen yang digunakan adalah salinan sah dari dokumen asli yang dikeluarkan oleh instansi resmi.
• Memenuhi persyaratan hukum: Banyak lembaga pemerintahan dan swasta, baik dalam maupun luar negeri, mewajibkan legalisir sebagai bukti bahwa dokumen telah melalui proses verifikasi sesuai ketentuan hukum.
• Digunakan untuk keperluan luar negeri: Dokumen yang diterbitkan di Indonesia dan akan digunakan di luar negeri, seperti ijazah, akta kelahiran, atau surat nikah, perlu dilegalisir agar diakui oleh negara tujuan.
• Persyaratan pendidikan dan kerja: Legalisir sering dibutuhkan saat mendaftar ke institusi pendidikan, melamar pekerjaan (terutama CPNS), atau mengikuti seleksi beasiswa, baik di dalam negeri maupun internasional.
• Perlindungan hukum dan administratif: Dengan dokumen yang telah dilegalisir, pemilik dokumen mendapat perlindungan administratif bila terjadi penyalahgunaan atau pemalsuan dokumen.

Perbedaan Legalisir, Legalisasi, dan Waarmerking

Dalam praktik administrasi hukum di Indonesia, terdapat tiga istilah yang sering digunakan terkait pengesahan dokumen: legalisir, legalisasi, dan waarmerking. Meski terdengar mirip, ketiganya memiliki arti, fungsi, dan proses yang berbeda.

Penjelasan Singkat:

• Legalisir: biasa dilakukan terhadap ijazah, transkrip nilai, atau dokumen akademik lainnya.
• Legalisasi: dibutuhkan untuk dokumen yang akan digunakan lintas yurisdiksi, seperti surat kuasa luar negeri, dokumen perusahaan, dan sebagainya.
• Waarmerking: berkaitan erat dengan proses notarial, khususnya untuk perjanjian atau pernyataan pribadi yang ingin memiliki kekuatan hukum lebih kuat.

Baca juga: Surat Kuasa: Pengertian, Jenis, dan Cara Membuatnya

Jenis Dokumen yang Bisa Dilegalisir

Legalisir umumnya dilakukan terhadap dokumen resmi yang memerlukan pengesahan untuk keperluan administrasi, hukum, atau penggunaan internasional. Berikut adalah jenis-jenis dokumen yang paling umum dapat dilegalisasi:

• Dokumen Pendidikan: Ijazah, transkrip nilai, sertifikat profesi, dan surat keterangan lulus.
• Dokumen Kependudukan: KTP, Kartu Keluarga (KK), Akta Kelahiran, Akta Kematian, dan Kartu Identitas Anak (KIA).
• Dokumen Hukum dan Keamanan: SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian), surat perjanjian, surat kuasa, dan dokumen hukum lainnya.
• Dokumen Kerja dan Kepegawaian: Surat perjanjian kerja, surat keterangan pengalaman kerja, dan dokumen dari instansi pemerintah atau swasta.
• Dokumen Perjalanan dan Imigrasi: Paspor, visa, dan surat-surat keimigrasian lainnya.

Baca juga: Contoh Surat Pernyataan Bermaterai yang Sah dan Tepat

Syarat Legalisir Dokumen

Agar proses legalisir dapat dilakukan dengan lancar, pemohon harus memenuhi sejumlah persyaratan administratif berikut:

• Dokumen Asli: Dokumen yang akan dilegalisir harus asli dan diterbitkan oleh instansi resmi yang berwenang (misalnya perguruan tinggi, lembaga pemerintah, notaris).
• Fotokopi Dokumen: Beberapa instansi mensyaratkan fotokopi dokumen yang akan dilegalisir sebagai lampiran untuk pencocokan.
• Identitas Diri: Pemohon wajib melampirkan fotokopi KTP atau identitas resmi lainnya untuk keperluan verifikasi.
• Surat Kuasa (Jika Dikuasakan): Bila proses legalisir dilakukan oleh pihak ketiga, harus disertakan surat kuasa bermaterai yang sah dari pemilik dokumen.
• Formulir Permohonan Legalisir: Pengisian dan pengunggahan formulir legalisir secara manual atau elektronik tergantung pada kebijakan lembaga penerbit dokumen.
• Bukti Pembayaran: Legalisir di beberapa instansi mewajibkan biaya administrasi. Pemohon perlu melampirkan bukti pembayaran resmi.
• Permintaan Tertulis (untuk Dokumen Khusus): Untuk dokumen tertentu seperti ijazah atau sertifikat profesi, diperlukan surat permintaan legalisir yang ditandatangani pemohon.

Cara dan Prosedur Legalisir Dokumen

Legalisasi dokumen merupakan proses yang penting untuk memastikan bahwa dokumen telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan sah secara hukum, berikut cara dan prosedur ketika ingin legalisir dokumen:

1. Tentukan Tujuan Penggunaan Dokumen

Langkah pertama: pastikan dulu dokumen akan digunakan di mana dalam negeri atau luar negeri. Ini akan menentukan jalur legalisasi yang harus diikuti:

• Untuk keperluan luar negeri:
  • Jika negara tujuan adalah anggota Konvensi Apostille, cukup gunakan sistem Apostille dari Kemenkumham.
  • Jika bukan anggota, dokumen harus melalui legalisasi bertahap di Kemenkumham, Kemlu, dan kedutaan negara tujuan.
• Untuk keperluan dalam negeri:
  Legalisasi biasanya cukup dilakukan di instansi penerbit (sekolah, universitas, kantor catatan sipil, dll) atau melalui notaris.

2. Siapkan Dokumen dan Persyaratan

Sebelum mengajukan legalisasi, pastikan dokumen lengkap:

• Dokumen asli (misalnya: ijazah, akta kelahiran, surat keterangan)
• Fotokopi dokumen (jika diminta)
• KTP atau paspor
• Terjemahan tersumpah (jika diperlukan)
• Surat kuasa (jika diwakilkan)
• Bukti pembayaran (jika ada biaya legalisasi)

3. Ajukan Legalisasi Sesuai Jalur yang Diperlukan

Setelah memahami proses legalisir, langkah berikutnya adalah mengajukan legalisasi dokumen sesuai dengan jalur yang berlaku.

Pastikan mengecek persyaratan tambahan dari masing-masing lembaga, karena tiap jenis dokumen bisa memiliki prosedur berbeda.

4. Pilih Metode Legalisasi: Manual atau Digital

Sebelum legalisir dokumen, penting untuk memahami dua metode utama yang tersedia: legalisasi manual dan legalisasi digital. Keduanya memiliki keunggulan masing-masing tergantung kebutuhan Anda.

Legalisasi Manual:

• Datang langsung ke instansi terkait seperti notaris, kantor pengadilan, kementerian, atau lembaga pemerintah lainnya.
• Menyerahkan dokumen asli dan salinan untuk dicocokkan.
• Proses bisa memakan waktu beberapa hari tergantung antrian dan jenis dokumen.
• Biaya dan persyaratan bisa berbeda tergantung kebijakan instansi.

Namun, jika Anda ingin efisiensi dan kemudahan, legalisasi digital bisa menjadi solusi unggulan.

Legalisasi Digital:

• Dilakukan secara online melalui platform yang menyediakan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
• Tidak memerlukan dokumen fisik atau kehadiran langsung ke kantor layanan.
• Dapat diselesaikan dalam hitungan menit, kapan saja dan di mana saja.
• Keamanan data terjamin, disertai rekam jejak digital (audit trail) yang sah secara hukum.
• Cocok untuk keperluan administrasi bisnis, kontrak kerja, surat pernyataan, dan dokumen internal perusahaan.

Baca juga: Audit Trail: Pengertian, Fungsi, dan Contoh Penerapannya

Masa Berlaku Legalisir

Masa berlaku legalisir dokumen umumnya tidak diatur secara mutlak, tetapi sangat tergantung pada kebijakan instansi atau keperluan dokumen tersebut digunakan. Namun, berikut adalah acuan umum:

• Untuk keperluan administratif (misalnya beasiswa, lamaran kerja, CPNS): biasanya legalisir berlaku selama 6 bulan hingga 1 tahun sejak tanggal pengesahan.
• Untuk keperluan luar negeri (misalnya studi atau migrasi): masa berlaku mengikuti permintaan lembaga asing atau kedutaan, dan terkadang diminta dalam 3 bulan terakhir.
• Dokumen pendidikan: seperti ijazah atau transkrip nilai, umumnya tidak kadaluarsa, tetapi lembaga penerima tetap mensyaratkan legalisir terbaru.
• Legalitas bersifat situasional: instansi tertentu bisa meminta legalisir ulang jika dokumen lama dirasa tidak lagi relevan atau valid.

FAQ Seputar Legalisir

1. Apakah semua dokumen bisa dilegalisir?
   

   Tidak semua dokumen. Umumnya yang bisa dilegalisir adalah dokumen resmi seperti ijazah, transkrip, akta, sertifikat, dan dokumen lain yang dikeluarkan lembaga formal.

2. Haruskah membawa dokumen asli saat legalisir?
   

   Ya, legalisir manual mensyaratkan kehadiran dokumen asli untuk pencocokan. Sedangkan legalisir digital tidak memerlukan dokumen fisik jika sudah berbentuk elektronik dan terverifikasi.

3. Apakah legalisir sama dengan fotokopi berstempel?
   

   Tidak. Legalisir berarti dokumen fotokopi dinyatakan sesuai dengan aslinya melalui pengesahan resmi dari pihak berwenang, bukan hanya sekadar dicap.

4. Apakah legalisir bisa dilakukan secara online?

   Bisa. Saat ini banyak instansi mulai menerima legalisasi digital menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi, seperti melalui Mekari Sign.

5. Siapa yang berwenang melakukan legalisir?
   

   Tergantung dokumennya:

• • Dokumen akademik: sekolah atau perguruan tinggi penerbit.
  • Dokumen hukum: notaris, pengadilan, atau Kemenkumham.
  • Dokumen perusahaan: pejabat berwenang seperti direktur atau bagian legal.

Itulah penjelasan lengkap mengenai legalisir dokumen, mulai dari pengertian, tujuan, jenis dokumen yang bisa dilegalisir, hingga cara dan prosedur yang perlu Anda ikuti. Dengan memahami proses legalisasi secara menyeluruh baik secara manual maupun digital Anda dapat memastikan dokumen yang dibutuhkan sah digunakan sesuai keperluan.

Untuk kebutuhan legalisasi yang lebih cepat dan efisien, pertimbangkan solusi digital seperti Mekari Sign. Melalui fitur tanda tangan digital tersertifikasi dan dukungan e-Meterai resmi, Mekari Sign membantu Anda menyelesaikan proses legalisasi dokumen secara online tanpa perlu mencetak atau mendatangi instansi terkait. Cocok untuk berbagai kebutuhan profesional, mulai dari kontrak kerja, perjanjian bisnis, hingga keperluan administratif lainnya.

Dengan proses yang sah secara hukum dan terjamin keamanannya, kini Anda bisa menyelesaikan urusan legalisir dokumen kapan saja dan di mana saja cukup dalam hitungan menit.

Gunakan tanda tangan digital bersertifikat untuk dokumen legalisasi Anda!

Coba Sekarang!

Referensi

• Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 104 Tahun 2019 tentang Pendokumentasian Administrasi Pemerintahan
• Peraturan Menteri Hukum dan HAM No. 19 Tahun 2020 tentang Syarat dan Tata Cara Legalisasi Dokumen Publik
• Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 11 Tahun 2014 tentang Legalisasi Ijazah dan Sertifikat
• Undang-Undang No. 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris