- Persetujuan dokumen keuangan lebih cepat karena proses tanda tangan selesai dalam hitungan menit tanpa perlu cetak dan kirim fisik.
- Arsip keuangan tersimpan terpusat dan rapi, memudahkan pencarian sekaligus memangkas biaya kertas, tinta, dan kurir.
- Keamanan dokumen terjamin dengan enkripsi, verifikasi identitas, serta audit trail yang memenuhi regulasi seperti UU ITE, PP PSTE, hingga SOX.
- Kepatuhan terhadap standar akuntansi dan regulasi OJK semakin terjaga karena tanda tangan digital terintegrasi dengan sistem audit dan pelaporan PSAK.
Tim finance sering menghadapi hambatan saat menunggu persetujuan dokumen keuangan. Proses manual dari cetak, tanda tangan, hingga pengiriman fisik memperlambat alur kerja dan mengganggu pencatatan transaksi.
Transformasi digital memberi jalan keluar dengan solusi tanda tangan digital yang sah secara hukum. Manfaat praktis hingga aspek legal yang mendukung produktivitas tim finance selengkapnya akan dibahas sebagai berikut.
1. Proses persetujuan keuangan lebih cepat
Tanda tangan digital memangkas waktu persetujuan dokumen. Proses yang sebelumnya membutuhkan percetakan, pengiriman, dan menunggu tanda tangan, kini selesai dalam hitungan menit.
Contohnya seorang manajer yang biasanya menandatangani 20 dokumen per hari kini menyelesaikannya dalam 30 menit lewat notifikasi ponsel. Alur kerja menjadi lebih singkat, sehingga tim keuangan dapat fokus pada analisis strategis.
2. Pengelolaan dokumen lebih efisien
Dokumen keuangan sering tersebar di berbagai folder atau bahkan masih berbentuk cetak. Kondisi ini menyulitkan pencarian data saat tim membutuhkan salinan cepat.
Tanda tangan digital membuat setiap dokumen tersimpan secara terpusat dan rapi. Tim Finance cukup melakukan pencarian berdasarkan nomor dokumen atau nama file. Proses pelacakan menjadi praktis, tanpa risiko kehilangan arsip.
Baca Juga: 5 Cara Mengunci File PDF, Anti Copy & Edit!
3. Hemat biaya operasional
Setiap transaksi yang beralih ke digital mengurangi biaya kertas, tinta, mesin, hingga ongkos kurir. Penghematan ini langsung terasa pada anggaran operasional.
Data dari Dukcapil Kemendagri menghemat Rp450 miliar berkat layanan digital. Sementara di sektor pengadaan, biaya pengiriman dokumen dapat dipangkas hingga SGD 50 per transaksi. Efisiensi ini mendukung praktik bisnis yang lebih ramah lingkungan.
4. Meningkatkan keamanan dan kepatuhan regulasi
Setiap tanda tangan digital tersertifikasi dilindungi enkripsi dan identitas penandatangan diverifikasi. Hal ini menjaga keaslian dokumen dan menutup celah pemalsuan.
Landasan hukum juga jelas, tercantum dalam UU ITE dan PP PSTE. Untuk laporan keuangan dan audit yang terkait OJK maupun PSAK, kepatuhan ini krusial agar dokumen memiliki legitimasi penuh di mata regulator.
Keamanan dokumen digital bergantung pada sistem enkripsi dan jejak audit yang menyertainya. Mekanisme ini memastikan dokumen keuangan tidak berubah setelah ditandatangani sekaligus memberi perusahaan bukti sah yang bisa dipertanggungjawabkan secara hukum.
5. Audit trail otomatis untuk lacak progress
Setiap aktivitas tanda tangan tercatat dalam audit trail: waktu, identitas penandatangan, hingga alamat IP. Catatan ini berfungsi sebagai bukti digital yang tidak bisa diubah.
Audit trail membantu perusahaan memenuhi regulasi seperti SOX, sekaligus mencegah penipuan. Pada konteks audit laporan keuangan untuk OJK, fitur ini memudahkan pelaporan yang transparan sesuai PSAK Reporting.
6. Integrasi dengan sistem keuangan dan ERP
Tanda tangan digital terhubung dengan sistem ERP, CRM, atau HRIS. Integrasi ini mengotomatisasi alur dokumen keuangan dari awal hingga akhir.
Contohnya pada aplikasi SAKTI di Kementerian Keuangan yang mempercepat otorisasi pembayaran APBN. Bagi perusahaan di industri perbankan, asuransi, dan sekuritas, integrasi ini mendukung proses audit serta pelaporan regulasi secara otomatis.
7. Mendorong produktivitas kerja tim
Dengan proses lebih cepat dan biaya lebih efisien, tim keuangan dapat fokus pada analisis, manajemen risiko, dan perencanaan. Proses seperti faktur, pembuatan laporan keuangan, dan perjanjian keuangan kini terselesaikan lebih cepat, sehingga tim memberikan kontribusi langsung pada pertumbuhan bisnis.
Penerapan tanda tangan digital juga mempermudah perusahaan menerapkan standar PSAK sekaligus memenuhi kewajiban pelaporan ke OJK, membuat proses kepatuhan lebih tertata dan transparan.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Tanda Tangan Online Terbaik
Manfaat tanda tangan digital membantu tim keuangan bekerja lebih efisien sekaligus menjaga keamanan dan legalitas dokumen. Untuk mengelola dokumen keuangan dengan cepat dan aman, gunakan tanda tangan digital yang sah agar setiap transaksi tetap valid.
Bagi perusahaan di sektor finansial yang diawasi OJK, pemenuhan regulasi PSAK akan lebih praktis dengan dukungan tanda tangan digital. Mekari Sign menyediakan solusi bersertifikasi yang mendukung kebutuhan bisnis Anda. Untuk memperdalam wawasan seputar transformasi digital, baca juga artikel lain di blog Mekari Sign sebagai panduan terkini.
Mulai Transisi Paperless? Coba dengan Tanda Tangan Digital dari Mekari Sign
Referensi
- Direktorat Jenderal Perbendaharaan Kementerian Keuangan Republik Indonesia
- Pemerintah Kabupaten Mimika
