Apa Itu Mesin Teraan Meterai Digital? – Mekari Sign

Berkas penting terus bertambah, tapi proses validasinya masih manual? Ini saatnya beralih ke solusi yang lebih cepat dan sah secara hukum: mesin teraan meterai digital. Teknologi ini hadir sebagai jawaban atas kebutuhan legalisasi dokumen secara efisien di era digital.

Bagaimana cara kerjanya, dan apa saja keunggulan dibanding meterai fisik? Selengkapnya akan dibahas sebagai berikut.

Apa Itu Mesin Teraan Meterai?

Sumber Gambar: DDTC News

Mesin teraan meterai adalah alat untuk membubuhkan tanda Bea Meterai Lunas ke dokumen, dengan sistem deposit elektronik. Proses ini menggantikan metode manual yang masih mengandalkan sistem mekanik dalam pengisian deposit.

Menurut PER-17/PJ/2008 dan PMK No. 78 Tahun 2024, meterai dalam bentuk digital ini dibubuhkan melalui printer khusus dan termasuk dalam kategori Meterai Dalam Bentuk Lain yang sah di Indonesia.

Dasar Hukum Mesin Teraan Meterai

Penggunaan mesin teraan meterai digital dan bea meterai secara umum diatur oleh beberapa dasar hukum utama, meliputi:

• Undang-Undang Nomor 13 Tahun 1985 tentang Bea Meterai: Meskipun merupakan UU yang lebih lama, beberapa ketentuannya, termasuk sanksi pidana bagi penggunaan mesin teraan meterai tanpa izin, masih relevan.
• Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-17/PJ/2008: Mengatur secara spesifik penggunaan mesin teraan meterai digital sebagai pengganti mesin teraan manual, dengan alasan peningkatan keamanan penerimaan negara dan penyesuaian dengan perkembangan dunia usaha.
• Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-66/PJ/2010: Mengatur lebih lanjut tata cara pelunasan bea meterai dengan membubuhkan tanda bea meterai lunas menggunakan mesin teraan meterai digital, termasuk prosedur permohonan izin dan penggunaan kode deposit. Pandangan dari praktisi hukum pajak berikut menyoroti urgensi kepatuhan terhadap prosedur ini di ranah korporasi:

Dalam praktiknya, banyak perusahaan belum menyadari bahwa penggunaan mesin teraan tanpa registrasi kode deposit yang valid bisa memicu risiko audit dan sanksi dari otoritas pajak. Padahal, proses perizinannya relatif mudah jika mengikuti prosedurnya dengan benar.

Nukke

Senior Legal Associate di Mekari

• Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Nomor 133/PMK.03/2021 (kini digantikan PMK 78/2024): Mendefinisikan Meterai Teraan sebagai meterai berupa label yang penggunaannya dilakukan dengan cara dibubuhkan pada dokumen dengan menggunakan mesin teraan Meterai digital.
• Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Nomor 78 Tahun 2024: Regulasi terkini yang menyederhanakan ketentuan pelaksanaan bea meterai, termasuk pengaturan jenis-jenis meterai dan proses perizinan untuk meterai dalam bentuk lain, termasuk meterai teraan digital.

Baca juga: 5 Distributor Resmi e-Meterai di Indonesia

Perbedaan Mesin Teraan Meterai Digital dan Manual

Perbedaan paling mendasar antara mesin teraan meterai digital dan manual terletak pada sistem pengisian deposit Bea Meterai dan mekanisme operasionalnya.

Mesin Teraan Meterai Manual

Mesin manual masih digunakan oleh sebagian kecil instansi, namun sistemnya sudah tidak lagi relevan dengan kebutuhan modern yang menuntut efisiensi dan keamanan.

• Pengisian deposit dilakukan secara mekanik, seringkali melibatkan pembukaan dan pemasangan segel timah.
• Sistem ini dianggap kurang aman dan tidak lagi sesuai dengan perkembangan teknologi serta kebutuhan dunia usaha modern.
• Berdasarkan PER-17/PJ/2008, penggunaan mesin teraan meterai manual telah dibatasi dan secara efektif digantikan oleh sistem digital.

Mesin Teraan Meterai Digital

Mesin digital kini menjadi standar baru dalam pelunasan Bea Meterai berkat efisiensi tinggi dan integrasi sistem berbasis elektronik.

• Pengisian deposit dilakukan secara elektronik, misalnya melalui sistem Deposit Code Recrediting (DCR) atau sistem sejenis lainnya, yang tidak memerlukan intervensi manusia secara langsung dalam proses pengisian.
• Menawarkan jaminan keamanan yang lebih memadai bagi penerimaan negara.
• Memberikan kemudahan dan efisiensi yang lebih besar bagi Wajib Pajak dalam proses pelunasan Bea Meterai.

Transisi ke sistem digital ini bertujuan untuk meningkatkan akuntabilitas, keamanan, dan efisiensi dalam pengelolaan Bea Meterai.

Baca Juga: Apa itu Bea Meterai? Objek dan Tarif Terbarunya

Unsur-Unsur Penting pada Meterai Teraan Digital yang Sah

Agar meterai teraan yang dihasilkan oleh mesin digital dianggap sah dan memenuhi ketentuan, terdapat beberapa unsur penting yang wajib tercantum. Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 134/PMK.03/2021 dan sumber lainnya , unsur-unsur pada contoh meterai teraan yang sah meliputi:

1. Warna Teraan Merah: Ini adalah ciri khas visual dari meterai teraan.
2. Logo Kementerian Keuangan: Menunjukkan identitas resmi pemerintah.
3. Tulisan “Direktorat Jenderal Pajak”: Mengindikasikan keterkaitan dengan otoritas pajak.
4. Logo dan/atau Tulisan Nama Pembuat Meterai: Identitas Wajib Pajak atau pihak yang diizinkan menggunakan mesin teraan tersebut.
5. Tulisan “METERAI TERAAN”: Penanda jenis meterai yang digunakan.
6. Angka yang Menunjukkan Tarif Bea Meterai: Nominal tarif yang berlaku, misalnya Rp10.000.
7. Tanggal, Bulan, dan Tahun Pembubuhan: Informasi waktu teraan dilakukan.
8. Nomor Mesin: Nomor identifikasi unik dari mesin teraan meterai digital yang digunakan.
9. Kode Unik: Serangkaian kode spesifik pada teraan tersebut untuk tujuan identifikasi dan keamanan.

Keberadaan dan kelengkapan unsur-unsur ini sangat penting untuk memastikan keabsahan meterai teraan sebagai bukti pelunasan Bea Meterai.

Baca juga: Contoh dan Cara Tanda Tangan di Atas Materai yang Benar

Bagaimana Cara Mendapatkan Izin Penggunaan Mesin Teraan Meterai Digital?

Penggunaan mesin teraan meterai digital tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Wajib Pajak, biasanya perusahaan atau institusi dengan volume transaksi dokumen yang tinggi, harus mendapatkan izin resmi terlebih dahulu dari Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Proses “cara mendapatkan meterai teraan” dalam konteks ini merujuk pada perolehan izin penggunaan mesin tersebut.

Berikut adalah gambaran umum proses perizinan berdasarkan regulasi yang ada (PER-17/PJ/2008, PER-66/PJ/2010, dan PMK terkait seperti PMK 133/2021 yang kini digantikan PMK 78/2024) :

1. Pengajuan Permohonan Izin

Sebelum mesin bisa digunakan, langkah pertama yang wajib dilakukan adalah mengajukan permohonan izin secara resmi.

• Wajib Pajak mengajukan permohonan izin penggunaan mesin teraan meterai digital secara tertulis kepada Kepala Kantor Pelayanan Pajak (KPP) tempat Wajib Pajak terdaftar.
• Permohonan ini biasanya harus dilampiri dengan dokumen pendukung, seperti surat keterangan layak pakai mesin dari distributor dan surat pernyataan kepemilikan mesin.
• PMK 78/2024 menyebutkan bahwa permohonan izin pembuatan meterai dalam bentuk lain (termasuk meterai teraan) dapat disampaikan secara langsung, melalui pos/kurir, atau secara elektronik jika sistem Coretax Administration System (CTAS) sudah tersedia.

2. Penelitian dan Penerbitan Izin

Setelah permohonan dikirim, DJP tidak langsung memberikan izin begitu saja.

• KPP akan melakukan penelitian terhadap kelengkapan dan kebenaran permohonan.
• Jika disetujui, KPP akan menerbitkan surat izin penggunaan mesin teraan meterai digital.

3. Pembayaran Deposit Awal

Setelah izin diperoleh, Wajib Pajak diwajibkan untuk melakukan penyetoran sejumlah deposit Bea Meterai di muka ke kas negara melalui bank persepsi atau kantor pos persepsi yang telah ditunjuk. Besaran deposit ini diatur dalam ketentuan, misalnya minimal Rp15.000.000 atau kelipatannya untuk PMK 133/2021.

4. Pengisian Kode Deposit ke Mesin

Langkah terakhir adalah pengisian saldo ke dalam mesin, agar bisa digunakan secara operasional.

• Setelah pembayaran deposit diverifikasi, sistem (misalnya melalui Aplikasi Kode Deposit yang terhubung dengan server e-Meterai DJP) akan menghasilkan kode deposit khusus.
• Kode deposit ini kemudian diinformasikan kepada Wajib Pajak untuk diisikan ke dalam mesin teraan meterai digital yang akan digunakan. Proses ini mengaktifkan saldo Bea Meterai pada mesin.

Penting untuk selalu merujuk pada peraturan terbaru dari DJP atau Kementerian Keuangan terkait detail prosedur dan persyaratan, karena regulasi dapat mengalami pembaruan.

Alur Penggunaan Mesin Teraan Meterai Digital

Setelah Wajib Pajak mendapatkan izin dan mesin teraan meterai digital siap digunakan dengan saldo deposit yang mencukupi, alur penggunaannya secara umum adalah sebagai berikut :

1. Persiapan Dokumen: Siapkan dokumen yang akan dibubuhi meterai teraan.
2. Operasional Mesin: Operasikan mesin teraan meterai digital sesuai dengan petunjuk penggunaan dari pabrikan atau distributor.
3. Pembubuhan Teraan: Mesin akan membubuhkan tanda Bea Meterai Lunas (berupa teraan dengan unsur-unsur yang telah disebutkan sebelumnya) pada dokumen. Setiap pembubuhan akan secara otomatis mengurangi saldo deposit Bea Meterai pada mesin.
4. Pelaporan (jika disyaratkan): Wajib Pajak mungkin diwajibkan untuk membuat laporan penggunaan meterai teraan secara berkala kepada KPP sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Penggunaan mesin teraan meterai digital harus selalu dilakukan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan untuk menghindari sanksi atau masalah hukum di kemudian hari.

Transformasi Meterai Teraan dan Fungsinya Saat ini

Seringkali muncul pertanyaan mengenai “meterai teraan kantor pos”. Penting untuk dipahami bahwa peran Kantor Pos terkait layanan meterai telah berkembang.

Saat ini, PT Pos Indonesia lebih difokuskan pada penyediaan dan sosialisasi e-Meterai (meterai elektronik). Masyarakat dapat membeli e-Meterai melalui saluran resmi yang bekerja sama dengan PT Pos Indonesia.

Sementara itu, meterai teraan yang dihasilkan oleh mesin teraan meterai digital adalah mekanisme yang berbeda. Penggunaan mesin ini umumnya dilakukan oleh entitas (perusahaan atau institusi) yang telah mendapatkan izin khusus dari Direktorat Jenderal Pajak untuk mengoperasikan mesin tersebut pada dokumen-dokumen internal mereka. Ini bukanlah layanan teraan meterai yang disediakan secara umum di loket Kantor Pos untuk publik.

Jadi, jika Anda mencari layanan teraan meterai untuk dokumen pribadi atau dalam jumlah kecil, Kantor Pos bukanlah tempatnya. Untuk kebutuhan meterai modern, Kantor Pos menyediakan solusi e-Meterai.

Baca juga: Cara Beli Materai 10.000 Tempel di Pos Indonesia

Keunggulan Menggunakan Mesin Teraan Meterai Digital

Penggunaan mesin teraan meterai digital menawarkan beberapa keunggulan dibandingkan metode pelunasan Bea Meterai lainnya, terutama bagi entitas dengan kebutuhan tinggi:

• Efisiensi: Proses pembubuhan meterai dapat dilakukan dengan cepat dan dalam jumlah besar, menghemat waktu dan tenaga.
• Keamanan: Sistem digital dengan kode deposit dan pencatatan elektronik memberikan tingkat keamanan yang lebih tinggi terhadap pemalsuan dan penyalahgunaan dibandingkan sistem manual.
• Kontrol dan Akuntabilitas: Saldo deposit dan penggunaan meterai tercatat secara digital, memudahkan proses audit dan pelaporan.
• Kepatuhan Regulasi: Memastikan pelunasan Bea Meterai dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk dokumen dalam jumlah besar.
• Profesionalisme: Penggunaan meterai teraan dapat meningkatkan citra profesional dokumen resmi perusahaan.

Baca Juga: Cara Mengatasi Pembubuhan e-Meterai yang Gagal

Frequently Asked Questions (FAQ)

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan terkait mesin teraan meterai digital:

Apakah meterai teraan digital sama dengan e-Meterai?

Tidak. Meterai teraan digital dibubuhkan menggunakan mesin fisik khusus pada dokumen (biasanya kertas), sedangkan e-Meterai adalah meterai dalam format digital yang dibubuhkan pada dokumen elektronik melalui sistem tertentu. Keduanya adalah bentuk pelunasan Bea Meterai yang sah, namun mekanisme dan mediumnya berbeda.

Siapa saja yang biasanya menggunakan mesin teraan meterai digital?

Umumnya digunakan oleh perusahaan atau institusi dengan volume dokumen yang memerlukan pembubuhan meterai dalam jumlah besar dan rutin, seperti bank, perusahaan pembiayaan, notaris, atau instansi pemerintah tertentu yang telah mendapatkan izin dari DJP.

Apakah ada biaya untuk mendapatkan izin penggunaan mesin teraan meterai digital?

Proses perizinan itu sendiri mungkin tidak dikenakan biaya spesifik, tetapi Wajib Pajak perlu melakukan investasi untuk pengadaan mesin teraan meterai digital dan melakukan penyetoran deposit Bea Meterai awal.

Bagaimana jika terjadi kesalahan dalam pembubuhan meterai teraan?

Prosedur koreksi atau pembatalan teraan yang salah mungkin memerlukan mekanisme khusus sesuai ketentuan dari DJP atau panduan dari penyedia mesin. Penting untuk selalu berhati-hati dalam proses pembubuhan.

Di mana saya bisa mendapatkan informasi resmi terbaru mengenai regulasi mesin teraan meterai digital?

Sumber informasi resmi utama adalah situs web Direktorat Jenderal Pajak (pajak.go.id) dan Kementerian Keuangan (kemenkeu.go.id), khususnya terkait Peraturan Menteri Keuangan dan Peraturan Direktur Jenderal Pajak.

Baca Juga: Cara Kerja e-Meterai API di Mekari Sign

Itulah penjelasan lengkap mengenai mesin teraan meterai digital, dengan memahami definisi, dasar hukum, unsur-unsur penting, dan alur penggunaannya, Wajib Pajak dapat memastikan kepatuhan terhadap regulasi serta keabsahan dokumen-dokumen penting mereka.

Bagi Anda yang membutuhkan solusi pengelolaan dokumen dan tanda tangan digital yang aman dan sah, termasuk integrasi dengan produk meterai elektronik, Mekari Sign hadir untuk menjawab kebutuhan Anda. Kunjungi juga artikel terbaru Mekari Sign untuk mendapatkan wawasan terkini seputar legalitas digital dan manajemen dokumen.

Buktikan keabsahan dokumen Anda dengan e-Meterai terpercaya dari Mekari Sign!

Klik di sini

Referensi

• Direktorat Jenderal Pajak. Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-66/PJ/2010 tentang Tata Cara Pelunasan Bea Meterai dengan Mesin Teraan Meterai Digital.
• Kementerian Keuangan. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 78 Tahun 2024.
• Kementerian Keuangan. Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor 45/PJ/2008.
• Peraturan BPK. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 1985 tentang Bea Meterai.