Due Diligence: Jenis, Tahapan, dan Checklist Dokumen dalam Bisnis

Saat perusahaan akan mengakuisisi bisnis, menerima investor, atau menggunakan vendor, informasi yang tidak akurat dapat mengubah penilaian risiko dan keputusan transaksi. Menurut Occupational Fraud 2026 dari Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), skema korupsi, termasuk suap dan konflik kepentingan, muncul pada 45% dari 2.402 kasus fraud yang dianalisis di 143 negara dan teritori. Angka ini bukan ukuran langsung efektivitas due diligence, tetapi memberi konteks tentang pentingnya memeriksa risiko dan konflik kepentingan.

Due diligence membantu perusahaan menguji informasi sebelum menyetujui transaksi atau kerja sama. Due diligence adalah proses pemeriksaan dan verifikasi informasi mengenai individu, perusahaan, aset, atau transaksi sebelum keputusan bisnis, untuk menilai kondisi serta risiko yang dapat memengaruhi keputusan melanjutkan, menegosiasikan ulang, atau menghentikan kesepakatan.

Artikel ini membahas jenis pemeriksaan, dokumen yang perlu disiapkan, tahapan evaluasi, serta cara memverifikasi kewenangan penanda tangan. Pembahasan ditujukan bagi tim Legal, Finance, procurement, manajemen, dan pihak yang menilai investasi atau calon mitra bisnis. Untuk tahap dokumentasi setelah keputusan dibuat, pengelolaan kontrak dan penandatanganan elektronik dapat menjadi bagian dari alur kerja yang didukung Mekari Sign.

Apa Tujuan Due Diligence?

Dalam transaksi bisnis, due diligence membantu pengambil keputusan memahami kondisi yang mendasari sebuah penawaran atau hubungan kerja sama. Perusahaan dapat membandingkan informasi dari pihak terkait dengan dokumen pendukung, menguji ketidaksesuaian, dan menentukan apakah risiko yang ditemukan masih dapat diterima.

Ada tiga tujuan yang paling umum:

• Mengidentifikasi risiko sebelum transaksi. Pemeriksaan dapat menemukan potensi masalah hukum, kewajiban finansial, sengketa, ketidakpatuhan, konflik kepentingan, atau kelemahan operasional yang perlu ditangani sebelum kesepakatan ditandatangani.
• Memvalidasi informasi. Perusahaan memeriksa apakah data, dokumen, dan klaim pihak terkait konsisten dengan sumber yang relevan. Informasi yang belum terverifikasi perlu dicatat sebagai pertanyaan terbuka, bukan langsung dianggap benar.
• Mendukung valuasi dan negosiasi. Dalam investasi, merger, atau akuisisi, temuan pemeriksaan dapat memengaruhi penilaian nilai bisnis atau aset, harga transaksi, pembagian tanggung jawab, dan persyaratan dalam perjanjian.

Manfaatnya bergantung pada kualitas pemeriksaan dan tindak lanjut. Dokumen yang lengkap belum tentu membuktikan semua informasi benar. Karena itu, perusahaan perlu menguji konsistensi, mengklarifikasi temuan, dan menyimpan dasar pertimbangan yang digunakan untuk mengambil keputusan.

Kapan Perusahaan Perlu Melakukan Due Diligence?

Due diligence relevan ketika keputusan melibatkan nilai transaksi yang signifikan, kewajiban jangka panjang, akses ke data atau aset penting, atau ketergantungan pada pihak eksternal. Ruang lingkupnya disesuaikan dengan tujuan pemeriksaan.

• Merger dan akuisisi. Sebelum melakukan merger atau akuisisi, perusahaan perlu memahami kondisi hukum, kepemilikan, keuangan, kontrak, aset, kewajiban, dan operasional bisnis target. Temuan dapat memengaruhi harga atau syarat transaksi.
• Investasi dan pendanaan. Investor menilai model bisnis, kondisi keuangan, struktur kepemilikan, ketergantungan pendapatan, serta risiko yang dapat memengaruhi prospek investasinya.
• Kemitraan strategis. Pemeriksaan membantu memastikan calon mitra mempunyai kapasitas operasional, legalitas, sumber daya, serta kewenangan yang sesuai untuk memenuhi komitmen kerja sama.
• Onboarding vendor. Perusahaan dapat memeriksa legalitas, rekam jejak, pemilik manfaat, keamanan informasi, kapasitas layanan, dan potensi konflik kepentingan. Vendor yang mengakses sistem atau data sensitif biasanya memerlukan penilaian lebih mendalam daripada penyedia berisiko rendah.
• Penerimaan pelanggan di sektor tertentu. Institusi yang diatur oleh ketentuan sektoral perlu mengidentifikasi dan memverifikasi pelanggan sesuai kewajiban yang berlaku.
• Pembelian aset atau properti bisnis. Pemeriksaan dapat mencakup bukti kepemilikan, kondisi aset, hak pihak lain, pembatasan penggunaan, dan kewajiban yang melekat pada aset tersebut.

Skala pemeriksaan sebaiknya mengikuti tingkat risiko. Vendor yang mengirim perlengkapan kantor, misalnya, belum tentu memerlukan prosedur sedalam penyedia yang mengelola data pelanggan atau mendukung sistem inti perusahaan. Sebaliknya, nilai transaksi yang besar atau akses sensitif dapat menuntut verifikasi lebih jauh meskipun pihak terkait sudah lama dikenal.

Apa Saja Jenis Due Diligence dan Dokumen yang Diperiksa?

Jenis due diligence dapat dikerjakan oleh tim yang berbeda dan dilakukan secara paralel. Pembagian kategorinya tidak selalu seragam karena menyesuaikan tujuan transaksi. Tabel berikut adalah kerangka awal untuk membantu tim menentukan dokumen yang relevan, bukan daftar persyaratan yang wajib digunakan dalam setiap situasi.

Daftar tersebut perlu disesuaikan dengan transaksi. Misalnya, dokumen lingkungan menjadi relevan ketika kegiatan usaha atau aset memiliki kewajiban lingkungan tertentu. PP Nomor 22 Tahun 2021 mengatur sejumlah aspek penyelenggaraan perlindungan dan pengelolaan lingkungan hidup, termasuk persetujuan lingkungan dan pengelolaan limbah. Dokumen yang diminta perlu mengikuti jenis kegiatan dan ketentuan yang benar-benar berlaku untuk pihak yang diperiksa.

Legal due diligence: periksa hak dan kewajiban

Legal due diligence memeriksa kondisi hukum pihak atau objek transaksi. Tim dapat meninjau status badan usaha, struktur kepemilikan, kontrak material, perizinan, pembatasan atas aset, serta sengketa yang berpotensi memengaruhi transaksi.

Pemeriksaan perlu menjawab pertanyaan konkret: apakah pihak tersebut berwenang menjalankan kegiatan yang ditawarkan, adakah persetujuan yang masih diperlukan, apakah kontrak yang ada membatasi transaksi baru, dan siapa yang bertanggung jawab atas kewajiban yang ditemukan. Bila dokumen bertentangan atau belum lengkap, minta klarifikasi sebelum menarik kesimpulan.

Financial dan tax due diligence: uji angka dan kewajiban

Financial due diligence menilai apakah kondisi finansial sesuai dengan informasi yang disampaikan. Tim dapat membandingkan laporan keuangan dengan laporan manajemen, meninjau arus kas, menguji konsentrasi pendapatan, dan memeriksa kewajiban material. Pertumbuhan pendapatan, misalnya, perlu dinilai bersama kualitas penagihan dan ketergantungan pada pelanggan tertentu.

Tax due diligence memeriksa pelaporan, pembayaran, posisi pajak, serta sengketa yang relevan. Perbedaan antara laporan keuangan dan dokumen perpajakan perlu dijelaskan oleh pihak yang kompeten. Audit laporan keuangan bisa menjadi salah satu sumber informasi, tetapi ruang lingkupnya tidak otomatis menggantikan due diligence pajak atau legal.

Operational, IT, environmental, dan data privacy due diligence

Pemeriksaan operasional dan teknologi melihat apakah proses, aset, serta sistem mampu mendukung kegiatan bisnis. Pada calon penyedia layanan digital, tim dapat menilai pengelolaan akses, hak penggunaan perangkat lunak, pencadangan, penanganan insiden, dan kesiapan pemulihan layanan.

Jika data pribadi ikut diproses, perusahaan perlu memahami kategori data, tujuan pemrosesan, peran setiap pihak, akses, masa penyimpanan, serta prosedur saat terjadi insiden. Menurut UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, pemrosesan data pribadi dan kewajiban pengendali serta prosesor data termasuk dalam ruang lingkup pengaturan. Penerapannya pada transaksi harus dilihat berdasarkan peran para pihak dan kegiatan pemrosesan yang benar-benar dilakukan.

Vendor due diligence

Vendor due diligence menilai apakah penyedia layak dan mampu menjalankan pekerjaan sesuai kontrak serta standar risiko perusahaan. Pemeriksaan dapat mencakup legalitas, pemilik manfaat, kapasitas operasional, rekam jejak, keamanan, dan hubungan afiliasi dengan pihak internal. Untuk vendor yang akan mengakses data, sistem, atau proses penting, hasil pemeriksaan dapat menjadi dasar syarat tambahan dalam perjanjian, pembatasan akses, atau evaluasi berkala.

Pembahasan lebih luas mengenai risiko pihak eksternal dapat dibaca dalam artikel third-party risk management. Untuk kebutuhan operasional pengadaan, lihat juga panduan audit vendor.

Customer due diligence dan enhanced due diligence

Customer Due Diligence (CDD) adalah istilah yang memiliki konteks regulasi khusus pada sektor tertentu. Menurut POJK Nomor 8 Tahun 2023, CDD pada sektor jasa keuangan mencakup identifikasi, verifikasi, dan pemantauan untuk memastikan transaksi sesuai profil, karakteristik, atau pola transaksi calon nasabah, nasabah, atau walk-in customer.

Aturan itu berlaku dalam konteks pihak jasa keuangan yang berada dalam cakupan ketentuannya. Perusahaan di luar cakupan tersebut perlu memeriksa kewajiban yang berlaku bagi industrinya, alih-alih menganggap semua bisnis diwajibkan menjalankan prosedur CDD yang sama.

Enhanced Due Diligence (EDD) merupakan tindakan pemeriksaan yang lebih mendalam bagi pihak atau transaksi berisiko tinggi sesuai ketentuan yang berlaku. POJK tersebut mengatur EDD bagi pihak jasa keuangan terhadap kategori berisiko tinggi, termasuk kondisi terkait orang yang terpapar secara politik dan area berisiko tinggi. Dokumen tambahan dan langkah verifikasi harus mengikuti ketentuan serta hasil penilaian risiko, bukan diterapkan seragam kepada seluruh pelanggan.

Bagaimana Tahapan Due Diligence Dilakukan?

Untuk menjaga pemeriksaan tetap fokus, tim perlu menetapkan tujuan sejak awal, membagi tanggung jawab, dan mendokumentasikan temuan. Alur berikut dapat digunakan sebagai kerangka umum, lalu disesuaikan dengan transaksi.

1. Tentukan tujuan dan ruang lingkup. Catat keputusan yang akan dibuat, aspek yang perlu diperiksa, tim yang bertanggung jawab, batas waktu, serta kriteria risiko yang bisa diterima. Akuisisi perusahaan memerlukan cakupan berbeda dari onboarding vendor berisiko rendah.
2. Atur kerahasiaan dan akses. Sebelum berbagi informasi finansial, data pribadi, atau dokumen komersial, sepakati mekanisme kerahasiaan dan siapa yang berhak mengakses dokumen. NDA (Non-Disclosure Agreement) dapat digunakan untuk mengatur kewajiban terkait informasi rahasia jika sesuai kebutuhan, tetapi NDA sendiri tidak membuktikan kebenaran informasi yang dibagikan.
3. Kumpulkan dokumen pendukung. Siapkan daftar permintaan dokumen yang menyebutkan item, periode, format, pemilik dokumen, dan tenggat. Gunakan penyimpanan dengan akses yang terkontrol, penamaan file yang konsisten, serta pencatatan versi untuk mengurangi risiko menggunakan dokumen lama.
4. Verifikasi dan klarifikasi. Periksa kelengkapan, tanggal, konsistensi, dan sumber dokumen. Cocokkan data penting antarberkas, lalu minta penjelasan jika ditemukan perbedaan. Untuk informasi material, cari konfirmasi dari sumber independen apabila memungkinkan.
5. Catat temuan dan tingkat risiko. Pisahkan fakta yang sudah terverifikasi, informasi yang masih menunggu jawaban, serta interpretasi tim. Tentukan dampak, urgensi, penanggung jawab, dan bukti tindak lanjut bagi setiap temuan utama.
6. Tentukan keputusan dan syarat transaksi. Hasil pemeriksaan dapat digunakan untuk melanjutkan transaksi, meminta perbaikan, menegosiasikan ulang ketentuan, menetapkan syarat sebelum penutupan, atau menghentikan proses. Catat alasan keputusan beserta risiko yang masih harus dipantau.

Tim Legal, Finance, procurement, IT, HR, dan manajemen dapat memiliki peran berbeda. Pembagian tugas sebaiknya ditetapkan sejak awal agar tim yang mengumpulkan dokumen tidak menjadi satu-satunya pihak yang menilai atau menyetujui temuan yang berpotensi material.

Bagaimana Memverifikasi Kewenangan Penanda Tangan?

Dokumen identitas membuktikan identitas individu sesuai pemeriksaan yang dilakukan, tetapi tidak otomatis membuktikan bahwa individu tersebut berwenang mengikat suatu perusahaan dalam transaksi tertentu. Karena itu, verifikasi identitas dan verifikasi kewenangan perlu menjadi dua pemeriksaan yang berbeda.

Dalam konteks perseroan terbatas, Pasal 98 UU Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas mengatur bahwa direksi mewakili perseroan di dalam dan di luar pengadilan. Ketentuan tersebut juga memuat pengecualian terkait pengaturan dalam undang-undang, anggaran dasar, atau keputusan RUPS. Oleh karena itu, pemeriksaan kewenangan harus mempertimbangkan dokumen dan kondisi perusahaan yang bersangkutan.

Dokumen yang dapat diperiksa sesuai bentuk badan usaha dan jenis transaksi antara lain:

• Akta pendirian dan perubahan anggaran dasar. Periksa struktur pengurus, aturan representasi, dan batasan kewenangan yang relevan.
• Dokumen pengangkatan pengurus atau profil badan usaha terkini. Cocokkan informasi direksi atau pejabat yang mewakili perusahaan dengan bukti yang tersedia dan dapat diverifikasi.
• Keputusan persetujuan internal. Tinjau apakah transaksi memerlukan keputusan atau persetujuan organ perusahaan sesuai peraturan, anggaran dasar, dan kebijakan terkait. Jika relevan, periksa akta Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
• Surat kuasa. Jika penanda tangan bertindak berdasarkan kuasa, periksa pemberi dan penerima kuasa, ruang lingkup tindakan, masa berlaku, serta kesesuaiannya dengan transaksi.
• Identitas penanda tangan. Cocokkan nama dan informasi identitas dengan dokumen yang relevan. Untuk pihak asing, gunakan dokumen korporasi dan sumber resmi yang sesuai dengan yurisdiksinya.

Jika dokumen belum cukup untuk menyimpulkan kewenangan, minta konfirmasi atau persetujuan tambahan sebelum penandatanganan. Pemeriksaan harus mencatat dasar yang digunakan untuk menyimpulkan bahwa pihak terkait boleh menandatangani perjanjian tersebut.

Red Flag Apa yang Perlu Ditindaklanjuti?

Red flag merupakan sinyal untuk melakukan pemeriksaan lebih lanjut. Satu temuan tidak selalu membuktikan terjadinya pelanggaran, tetapi perlu ada penjelasan dan tindak lanjut yang dapat ditelusuri.

• Dokumen tidak konsisten. Nama badan usaha, tanggal, alamat, angka transaksi, atau identitas pihak berbeda antarberkas tanpa penjelasan yang memadai.
• Dokumen penting tidak tersedia atau kedaluwarsa. Pihak terkait tidak dapat menunjukkan dokumen yang diperlukan atau menolak memberikan klarifikasi yang relevan.
• Kewenangan tidak jelas. Penanda tangan tidak dapat menunjukkan dasar kewenangannya atau ada indikasi bahwa persetujuan lain masih diperlukan.
• Temuan finansial dan hukum belum dijelaskan. Utang material, kewajiban pajak, sengketa, atau pembatasan kontrak berpotensi mengubah hasil transaksi.
• Perubahan rekening vendor secara mendadak. Verifikasi perubahan melalui kanal independen yang sudah dikenal, jangan hanya membalas email atau menghubungi nomor yang tercantum pada permintaan perubahan. Cocokkan nama pemilik rekening dan simpan bukti konfirmasinya sesuai kebijakan perusahaan.
• Potensi konflik kepentingan. Hubungan afiliasi yang tidak diungkapkan, permintaan pembayaran tidak wajar, atau indikasi suap perlu diteruskan melalui mekanisme pemeriksaan yang sesuai.
• Kendali data dan akses tidak jelas. Tidak ada penjelasan memadai mengenai data yang diakses, pihak yang dapat menggunakannya, tanggung jawab atas insiden, atau prosedur penghapusan data.

Contoh penerapan: ketika rekening pada invoice vendor berbeda dari rekening yang sebelumnya diverifikasi, tim tidak perlu langsung menyimpulkan bahwa vendor melakukan fraud. Tunda persetujuan pembayaran sesuai kebijakan, hubungi kontak resmi yang telah tersimpan, minta dokumen perubahan yang relevan, dan catat siapa yang memverifikasi informasi tersebut. Jika perubahan terbukti valid, perbarui data vendor melalui prosedur persetujuan internal. Jika tidak dapat diverifikasi, eskalasikan temuan sebelum transaksi dilanjutkan.

Dalam panduan ini, kami menyarankan agar setiap temuan memiliki empat elemen: bukti, dampak yang mungkin timbul, penanggung jawab, dan keputusan tindak lanjut. Struktur ini membantu tim membedakan dugaan awal dari fakta yang sudah diverifikasi.

Checklist Due Diligence Sebelum Transaksi

Gunakan checklist ini sebagai titik awal pemeriksaan. Kolom dokumen perlu disesuaikan dengan tujuan transaksi, sementara status dan tindak lanjut diisi oleh tim yang bertanggung jawab.

Untuk memudahkan pelaksanaan, tim dapat menambahkan kolom nama dokumen, tanggal pemeriksaan, sumber verifikasi, pemilik temuan, tingkat risiko, status, dan tenggat tindak lanjut. Dengan struktur ini, checklist menjadi catatan kerja yang dapat ditelusuri, bukan sekadar daftar dokumen yang sudah diterima.

Apakah Due Diligence Sama dengan Audit?

Due diligence dan audit dapat menggunakan sebagian dokumen yang sama, tetapi tujuan serta ruang lingkupnya berbeda. Due diligence ditetapkan untuk mendukung keputusan tertentu, misalnya investasi, akuisisi, atau kerja sama. Audit memiliki tujuan, prosedur, dan standar yang bergantung pada jenis auditnya. Karena itu, laporan audit keuangan dapat menjadi salah satu sumber data dalam due diligence, tetapi tidak otomatis menggantikan pemeriksaan legal, pajak, komersial, atau operasional.

Apakah semua perusahaan wajib melakukan due diligence?

Tidak semua transaksi memiliki kewajiban atau kedalaman pemeriksaan yang sama. Kebutuhannya bergantung pada jenis transaksi, kebijakan internal, profil risiko, dan aturan yang mengikat perusahaan. Kewajiban CDD/EDD pada sektor jasa keuangan, misalnya, harus dibaca sesuai ketentuan yang berlaku bagi pihak terkait, bukan dianggap berlaku seragam untuk setiap perusahaan di semua industri.

Berapa lama proses due diligence berlangsung?

Durasi bergantung pada skala transaksi, jumlah dokumen, kompleksitas struktur kepemilikan, respons pihak yang diperiksa, dan temuan yang perlu diklarifikasi. Pemeriksaan vendor berisiko rendah dapat mempunyai cakupan yang lebih ringkas daripada akuisisi yang melibatkan banyak entitas dan kewajiban lintas yurisdiksi. Tim sebaiknya menetapkan jadwal setelah ruang lingkup dan kesiapan dokumen dipahami.

Kelola Dokumen Kesepakatan Setelah Due Diligence

Setelah pemeriksaan dan keputusan bisnis selesai, tim masih perlu mengelola NDA, persetujuan, dan dokumen kesepakatan yang dihasilkan dari proses tersebut. Tantangannya dapat berupa pengumpulan tanda tangan dari banyak pihak, memastikan dokumen yang disetujui adalah versi yang tepat, serta menelusuri riwayat penandatanganan ketika diperlukan.

Mekari Sign adalah Intelligent Contract Management Software (ICMS) yang mengintegrasikan tanda tangan dan e-Meterai, manajemen kontrak, verifikasi identitas, serta integrasi dengan sistem bisnis. Dalam proses dokumentasi setelah due diligence, beberapa kapabilitasnya dapat mendukung alur kerja berikut:

• Penandatanganan NDA dan dokumen kesepakatan. Tanda tangan elektronik tersertifikasi mendukung penandatanganan dokumen tanpa bergantung pada pertukaran dokumen fisik. Layanan TTE tersertifikasi Mekari Sign didukung kemitraan dengan PSrE PT Tilaka Nusa Teknologi.
• Verifikasi identitas penanda tangan internasional. Untuk pihak yang menandatangani dari luar negeri, Global eKYC mendukung proses verifikasi identitas melalui alur layanan yang tersedia. Pemeriksaan identitas tetap perlu dilengkapi dengan pemeriksaan kewenangan untuk mewakili badan usaha.
• Penelusuran aktivitas dokumen. Jejak audit membantu tim meninjau riwayat aktivitas dokumen dan proses penandatanganan. Jika menerima dokumen bertanda tangan elektronik, tim juga dapat mengikuti panduan cara verifikasi tanda tangan digital untuk memahami langkah pemeriksaan dokumen tersebut.

Mekari Sign membantu proses dokumentasi, penandatanganan, dan penelusuran aktivitas setelah pemeriksaan dilakukan. Platform ini tidak menggantikan audit finansial, penilaian bisnis, pemeriksaan hukum, atau keputusan risiko oleh tim yang berwenang. Untuk perusahaan yang ingin merapikan alur dokumen legal, lihat solusi Legal Mekari Sign dan evaluasi kesesuaiannya dengan proses internal.

Catatan editorial: Artikel ini merupakan panduan umum, bukan nasihat hukum, pajak, atau kepatuhan. Untuk transaksi material, lintas negara, atau sektor yang diatur, ruang lingkup pemeriksaan dan interpretasi temuan perlu ditinjau oleh penasihat yang kompeten.