- Penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip melalui pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang memenuhi ketentuan, dan penyerahan arsip statis.
- Jadwal Retensi Arsip (JRA) menjadi acuan untuk menentukan masa simpan dan tindakan yang dilakukan terhadap arsip setelah masa retensinya berakhir.
- Perusahaan perlu menentukan status arsip berdasarkan masa simpan dan nilai gunanya sebelum memindahkan, memusnahkan, atau mempertahankannya.
- Penyusutan juga berlaku pada arsip elektronik sehingga perusahaan perlu memiliki aturan yang jelas untuk penyimpanan, retensi, dan penghapusannya.
- Dokumen yang masih berada dalam tahap pembuatan dan persetujuan dapat ditandatangani secara digital menggunakan tanda tangan digital Mekari Sign sebelum masuk ke tahap pengelolaan arsip.
Perusahaan menghasilkan arsip dari berbagai aktivitas, seperti kontrak, dokumen keuangan, administrasi, dan korespondensi. Ketika jumlah dokumen terus bertambah, perusahaan perlu menentukan mana yang masih diperlukan, mana yang perlu dipindahkan, dan mana yang sudah dapat ditindaklanjuti sesuai masa simpannya.
ANRI menjelaskan bahwa penyusutan arsip mencakup pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, serta penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Apa Itu Penyusutan Arsip?
Penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip melalui pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Artinya, penyusutan tidak sama dengan pemusnahan. Sebagian arsip dapat dipindahkan karena sudah jarang digunakan, sebagian dapat dimusnahkan setelah memenuhi persyaratan, sementara arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan dapat dipertahankan sebagai arsip statis.
Bagi perusahaan, pembagian ini membantu menentukan tindakan terhadap dokumen setelah masa penggunaannya berakhir. Keputusan tersebut perlu memiliki dasar yang jelas agar dokumen yang masih dibutuhkan tetap tersedia dan dokumen yang sudah memenuhi syarat untuk ditindaklanjuti tidak terus tersimpan tanpa batas.
Baca juga: Manajemen Arsip: Menjaga Dokumen Tetap Tertata dan Terlacak
Peran JRA dalam Penyusutan Arsip
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang menentukan jenis arsip, jangka waktu penyimpanan, dan tindakan terhadap arsip setelah masa retensinya berakhir. JRA digunakan sebagai pedoman untuk menentukan apakah arsip akan dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menjelaskan bahwa ketentuan JRA mengacu pada Pasal 48 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Pasal 53 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012.
Untuk perusahaan swasta, JRA ditetapkan oleh pimpinan perusahaan setelah mendapat pertimbangan Kepala ANRI. Dengan adanya JRA, perusahaan memiliki dasar yang lebih jelas untuk menentukan masa simpan dan tindakan akhir terhadap setiap kelompok arsip.
Pedoman penyusutan arsip juga diatur dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, yang tercatat berstatus berlaku dalam basis data Badan Pemeriksa Keuangan (BPK).
Penetapan masa simpan dan tindakan akhir arsip juga berkaitan dengan kewenangan, pencatatan keputusan, dan pengawasan sebagai bagian dari tata kelola perusahaan.
Bentuk Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip terdiri dari tiga bentuk utama, yaitu pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip statis.
Pemindahan Arsip Inaktif
Pemindahan dilakukan ketika arsip sudah tidak sering digunakan oleh unit kerja tetapi masih harus disimpan. Arsip tersebut dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan agar penyimpanannya lebih teratur dan mudah dikendalikan.
Menurut Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara, pemindahan arsip merupakan salah satu bagian dari penyusutan yang dilakukan berdasarkan masa retensi dan pengelolaan arsip yang berlaku.
Pemusnahan Arsip
Bentuk penyusutan lain adalah pemusnahan arsip di mana dilakukan terhadap arsip yang telah habis masa retensinya, tidak memiliki nilai guna, dan memenuhi ketentuan untuk dimusnahkan.
Keputusan pemusnahan perlu didasarkan pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan hasil penilaian arsip. Arsip yang masih memiliki kepentingan hukum, administrasi, keuangan, atau nilai guna lainnya perlu dipertahankan sesuai ketentuan yang berlaku.
Karena pemusnahan menghilangkan fisik dan informasi arsip, perusahaan perlu memastikan dokumen yang dipilih memang telah memenuhi seluruh persyaratan sebelum tindakan dilakukan.
Penyerahan Arsip Statis
Arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan dapat ditetapkan sebagai arsip statis dan diserahkan kepada lembaga kearsipan sesuai ketentuan. Tahap ini memastikan informasi yang masih memiliki nilai historis atau nilai guna sekunder tetap dipertahankan.
Dengan demikian, akhir masa retensi tidak selalu berarti arsip harus dimusnahkan. Status dan nilai guna arsip menentukan tindakan berikutnya.
Penyusutan Arsip pada Dokumen Digital
Arsip elektronik juga perlu dikelola berdasarkan masa simpan dan tindakan akhir yang telah ditentukan. Menghapus file dari komputer atau penyimpanan cloud tidak otomatis berarti proses penyusutan sudah selesai.
Perusahaan perlu mengetahui dokumen yang masih harus disimpan, periode retensinya, serta pihak yang berwenang melakukan penghapusan. Catatan mengenai keputusan dan tindakan tersebut juga membantu perusahaan menelusuri bagaimana dokumen dikelola sepanjang lifecycle-nya.
Penelitian pada Lembaga Kearsipan UPI menunjukkan bahwa pemusnahan arsip elektronik tetap mengikuti prosedur yang ditetapkan dan tidak dilakukan melalui penghapusan data semata.
Pendekatan ini sejalan dengan konsep data governance, yang mencakup pengelolaan data sepanjang lifecycle, termasuk retention dan deletion.
Baca juga: Apa Itu Digitalisasi Arsip? Tujuan, Contoh, dan Langkahnya
Penyusutan Arsip dalam Siklus Hidup Dokumen
Penyusutan membantu perusahaan menentukan tindakan terhadap dokumen setelah masa penggunaannya berakhir. JRA menjadi dasar untuk menentukan masa simpan, kemudian perusahaan dapat memindahkan, memusnahkan, atau mempertahankan arsip sesuai statusnya.
Proses ini menjadi bagian dari siklus hidup dokumen yang dimulai sejak dokumen dibuat, digunakan, disimpan, hingga mencapai tindakan akhirnya. Dengan aturan yang jelas, perusahaan dapat menjaga dokumen yang masih dibutuhkan sekaligus mengendalikan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna.
Untuk dokumen yang masih berada pada tahap pembuatan dan persetujuan, Mekari Sign membantu perusahaan menggunakan tanda tangan digital sebelum dokumen masuk ke tahap penyimpanan dan pengelolaan berikutnya.
Referensi
- Arsip Nasional Republik Indonesia. Penyusutan Arsip Dinamis.
- Arsip Nasional Republik Indonesia. Layanan Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (Pusat).
- Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip.
- Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara. Penyusutan Arsip.
- Syifa Diani Fadilah, Hana Silvana, dan Lutfi Khoerunnisa. Strategi Efektif dalam Kegiatan Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip di Lembaga Kearsipan UPI.
- Muhammad Luqman Hakim. Pengertian dan Tujuan Penyusutan Arsip, Pahami!.
