Apa Itu Procurement? Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!

Seorang pebisnis wanita sedang mengatur proses procurement melalui telepon di ruang kerja — Apa Itu Procurement? Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!

Ringkasan

Procurement mendukung efisiensi bisnis dengan memastikan pengadaan barang/jasa tepat guna, sesuai kebutuhan, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Dasar hukum procurement mencakup Perpres No. 16/2018, Perpres No. 12/2021, serta UU ITE untuk sektor publik dan KUHPerdata, UUPT, serta regulasi OJK untuk sektor swasta.
Jenis procurement meliputi direct, indirect, goods, services, strategic, dan non-official procurement, masing-masing disesuaikan dengan fungsi dan urgensi kebutuhan.
Tantangan umum seperti fluktuasi harga, rendahnya transparansi, dan kurangnya teknologi dapat diatasi lewat e-procurement, evaluasi vendor berbasis data, serta pelatihan SDM.

Dalam bisnis, kemampuan memperoleh barang dan jasa dengan tepat, efisien, dan sesuai regulasi bukan sekadar keunggulan, tapi keharusan. Procurement menjadi jantung operasional yang berdampak langsung pada kelancaran supply chain hingga efisiensi anggaran.

Namun, proses procurement tidak sesederhana memilih vendor termurah. Ada prinsip hukum, strategi, dan jenis-jenis pengadaan yang harus dipahami agar proses ini berjalan efektif dan akuntabel. Selengkapnya akan dibahas sebagai berikut.

Apa itu Procurement?

Procurement atau pengadaan adalah proses strategis dalam memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan organisasi, mencakup perencanaan, pemilihan vendor, kontrak, hingga evaluasi. Diatur oleh regulasi seperti Perpres No. 16 Tahun 2018 untuk sektor publik, dan fleksibel di sektor swasta.

Kini, banyak perusahaan mulai beralih ke sistem digital seperti eProcurement untuk mempercepat proses dan memastikan akurasi dokumen. Contoh penyedia layanan pengadaan berbasis kebutuhan kantor juga bisa ditemukan di platform seperti Asani.

Dasar Hukum Procurement di Indonesia

Pengadaan barang dan jasa di Indonesia memiliki payung hukum yang kuat, baik untuk sektor pemerintah maupun swasta. Regulasi ini memastikan setiap proses procurement berjalan efisien, akuntabel, dan sesuai aturan.

Sektor Pemerintah

Procurement di instansi pemerintah wajib mengikuti ketentuan berikut:

Perpres No. 16 Tahun 2018: Mengatur seluruh siklus pengadaan, termasuk perencanaan, pemilihan penyedia, pelaksanaan kontrak, hingga pengawasan.
Perpres No. 12 Tahun 2021: Menyesuaikan proses procurement untuk percepatan pembangunan, penguatan UMKM, dan penggunaan e-marketplace.
Peraturan LKPP: LKPP menerbitkan regulasi teknis seperti PerLKPP No. 9 Tahun 2018 untuk perencanaan dan pelaksanaan pengadaan.
UU ITE: Mendukung legalitas dokumen elektronik dan tanda tangan digital dalam proses e-procurement.
Aturan Khusus Instansi: Misalnya, DJKN Kemenkeu mengatur pemanfaatan tanda tangan digital dalam PMK No. 86 Tahun 2024 untuk efisiensi dan keamanan transaksi.

Sektor Swasta

Procurement di perusahaan swasta berlandaskan prinsip hukum kontraktual dan tata kelola perusahaan:

KUHPerdata: Mengatur dasar perjanjian dalam pengadaan, termasuk syarat sah kontrak dan jual beli.
UU No. 40 Tahun 2007 (UUPT): Mendorong pengadaan dilakukan secara transparan dan akuntabel sesuai prinsip GCG.
UU No. 2 Tahun 2017: Berlaku untuk pengadaan jasa konstruksi, mencakup standar kontrak, keselamatan kerja, hingga penyelesaian sengketa.
Peraturan OJK: Mengatur kebijakan procurement di sektor keuangan agar terdokumentasi, transparan, dan bisa diaudit.
UU ITE: Memberi legalitas kontrak elektronik dan e-signature, penting untuk percepatan pengadaan digital yang aman dan sah.

Tujuan dan Fungsi Procurement

Procurement merupakan elemen strategis yang mendukung operasional dan keberhasilan perusahaan. Berikut ini adalah tujuan dan fungsi utama procurement yang saling terintegrasi:

Menghemat anggaran pengadaan: Procurement membantu perusahaan mendapatkan barang dan jasa dengan harga terbaik melalui seleksi vendor yang kompetitif dan negosiasi yang efektif.
Memastikan ketersediaan barang dan jasa: Procurement menjamin bahwa kebutuhan operasional terpenuhi tepat waktu dan sesuai spesifikasi, agar proses bisnis tidak terganggu.
Mendukung pencapaian tujuan perusahaan: Dengan mengelola pengadaan secara strategis, procurement berkontribusi langsung pada pencapaian target bisnis jangka pendek maupun jangka panjang.
Mengurangi risiko rantai pasok: Procurement memilih mitra yang andal dan melakukan evaluasi berkelanjutan untuk menghindari keterlambatan, kekutasi rangan stok, atau kegagalan distribusi.
Membangun hubungan baik dengan vendor: Procurement menjaga komunikasi yang efektif dan kolaboratif dengan vendor untuk menciptakan kerja sama jangka panjang yang saling menguntungkan.
Meningkatkan efisiensi dan transparansi: Procurement menyederhanakan proses pengadaan dan memastikan setiap tahapan terdokumentasi dengan baik, guna menciptakan efisiensi, akuntabilitas, dan menghindari praktik curang.

Jenis-Jenis Procurement

Dalam dunia bisnis dan pemerintahan, procurement atau pengadaan terbagi menjadi beberapa jenis berdasarkan tujuan dan jenis barang/jasa yang dibeli. Berikut ini adalah jenis-jenis procurement yang paling umum digunakan:

Jenis Procurement	Tujuan Utama	Contoh Barang/Jasa	Ciri Khas Utama
Direct Procurement	Mendukung proses produksi/penjualan	Bahan baku, komponen mesin	Terkait langsung dengan revenue
Indirect Procurement	Mendukung operasional internal	Software, alat tulis, pelatihan	Tidak berkontribusi langsung pada pendapatan
Goods Procurement	Pengadaan barang fisik	Komputer, alat kesehatan	Berupa barang berwujud
Service Procurement	Pengadaan jasa dari pihak ketiga	Jasa IT, konsultan, keamanan	Melibatkan layanan berbasis kompetensi
Strategic Procurement	Membangun kemitraan jangka panjang	Kontrak vendor jangka panjang	Fokus pada nilai strategis dan keberlanjutan
Non-Official Procurement	Kebutuhan mendesak, ad-hoc	Pengadaan darurat	Di luar prosedur resmi, potensi risiko tinggi

Tahapan Proses Procurement

Proses procurement dilakukan secara sistematis untuk memastikan pengadaan berjalan efisien, transparan, dan sesuai kebutuhan perusahaan. Berikut adalah tahapan utamanya:

Dok. Mekari Sign

1. Identifikasi Kebutuhan

Tahapan ini dimulai dengan mengenali barang atau jasa yang diperlukan oleh unit atau divisi terkait. Tujuannya adalah memastikan bahwa pengadaan dilakukan sesuai prioritas operasional dan benar-benar dibutuhkan.

2. Perencanaan Pengadaan

Setelah kebutuhan teridentifikasi, tim procurement menyusun rencana pengadaan yang mencakup jadwal, anggaran, serta strategi pelaksanaan. Tahap ini penting untuk mencegah pembelian mendadak dan mengoptimalkan sumber daya.

3. Penyusunan Spesifikasi Teknis

Procurement menyusun detail spesifikasi teknis dan kriteria evaluasi vendor. Dokumen ini menjadi acuan penting bagi calon penyedia agar memahami secara tepat kebutuhan perusahaan.

4. Pemilihan Metode Pengadaan

Berdasarkan jenis dan nilai pengadaan, tim memilih metode yang paling tepat mulai dari tender terbuka, seleksi terbatas, hingga penunjukan langsung. Pemilihan metode ini berpengaruh terhadap efisiensi dan transparansi proses.

5. Evaluasi dan Seleksi Penyedia

Vendor yang memenuhi syarat akan dievaluasi berdasarkan kriteria objektif seperti harga, kualitas, dan pengalaman. Tujuannya adalah memilih mitra terbaik yang mampu memenuhi kebutuhan secara optimal.

6. Kontrak, Pembayaran, dan Evaluasi

Setelah vendor terpilih, kontrak ditandatangani dan implementasi dimulai. Pembayaran dilakukan sesuai ketentuan, lalu dilanjutkan dengan monitoring serta evaluasi kinerja vendor untuk peningkatan pengadaan berikutnya.

Prinsip-Prinsip Pengadaan

Procurement wajib mengikuti prinsip yang ditetapkan dalam Perpres No. 16 Tahun 2018 Pasal 6 agar prosesnya adil, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan. Berikut tujuh prinsip utamanya:

Efisien: Gunakan waktu, biaya, dan tenaga secara optimal tanpa mengorbankan kualitas.
Efektif: Setiap proses pengadaan harus sesuai kebutuhan dan mendukung tujuan organisasi.
Transparan: Informasi pengadaan harus terbuka dan mudah diakses oleh pihak berkepentingan.
Terbuka: Berikan kesempatan seluas-luasnya bagi pelaku usaha yang memenuhi syarat.
Bersaing: Pilih penyedia lewat proses kompetitif untuk dapatkan kualitas dan harga terbaik.
Adil dan Tidak Diskriminatif: Perlakukan semua pihak secara setara tanpa konflik kepentingan.
Akuntabel: Setiap keputusan pengadaan harus terdokumentasi dan bisa dipertanggungjawabkan.

Tantangan dan Solusi dalam Procurement

Procurement bukan hanya soal pembelian barang atau jasa, tapi proses strategis yang memengaruhi efisiensi dan kelangsungan operasional. Di lapangan, praktisi sering menghadapi tantangan seperti tekanan biaya, pasokan tidak stabil, hingga tuntutan transparansi dan akuntabilitas.

Procurement modern menuntut lebih dari sekadar negosiasi harga. Profesional pengadaan saat ini harus mampu menavigasi risiko hukum, memastikan integritas proses, dan memanfaatkan teknologi secara maksimal. Tantangan-tantangan ini nyata di lapangan, terutama ketika proses masih mengandalkan metode manual yang rentan kesalahan dan penyimpangan.

Yocky

Legal Professional di Mekari

Berikut adalah beberapa tantangan utama dalam proses procurement, beserta solusi strategis yang dapat diterapkan oleh organisasi:

Fluktuasi harga dan ketersediaan pasokan: Perubahan harga pasar dan keterbatasan stok dapat mengganggu kelancaran pengadaan. Solusinya adalah dengan melakukan analisis tren pasar secara rutin, menjalin kerja sama jangka panjang dengan lebih dari satu vendor, dan membuat perencanaan kebutuhan yang adaptif.
Kurangnya transparansi dan risiko manipulasi: Minimnya visibilitas pada proses manual meningkatkan potensi penyimpangan dan korupsi. Penggunaan sistem e-procurement, penerapan SOP, dan audit internal berkala menjadi solusi penting untuk menjaga akuntabilitas.
Komunikasi yang tidak efektif dengan vendor: Kesalahpahaman spesifikasi, jadwal, atau kontrak bisa terjadi akibat komunikasi yang lemah. Solusinya adalah membangun komunikasi dua arah berbasis sistem digital yang terintegrasi dan terdokumentasi dengan baik.
Evaluasi vendor yang tidak objektif: Pemilihan penyedia yang tidak didasari kriteria yang terukur dapat menurunkan mutu layanan atau produk. Untuk itu, perlu diterapkan sistem evaluasi vendor berbasis data dengan indikator performa yang jelas dan konsisten.
Keterbatasan sumber daya manusia dan teknologi: Kurangnya pemahaman teknologi dan minimnya pelatihan membuat proses pengadaan berjalan lambat dan tidak efisien. Solusinya adalah peningkatan kapasitas SDM serta adopsi teknologi e-procurement yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Itulah pembahasan lengkap seputar procurement, mulai dari jenis-jenis, tantangan dihadapi, serta solusi yang dapat diterapkan baik melalui SOP, audit, maupun pemanfaatan teknologi dari Mekari Sign. Dalam praktiknya, proses procurement yang efektif tidak hanya menekan biaya, tapi juga menjaga kepatuhan hukum dan kelancaran operasional perusahaan.

Untuk mengetahui solusi lengkap seputar digitalisasi dokumen bisnis. Anda juga bisa menjelajahi blog Mekari Sign untuk mendapatkan insight terbaru seputar procurement, legalitas dokumen, hingga transformasi digital dalam pengelolaan bisnis.

Permudah Proses Procurement dengan Tanda Tangan Digital Secara Online!

Coba Gratis

Referensi

JDIH Mahkamah Agung – Kitab Undang-Undang Hukum Perdata
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah – Peraturan LKPP No. 9 Tahun 2018
Pemerintah Indonesia – Peraturan Menteri Keuangan (PMK) No. 86 Tahun 2024
Pemerintah Indonesia – Peraturan Presiden (Perpres) No. 12 Tahun 2021 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Pemerintah Indonesia – Peraturan Presiden (Perpres) No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Pemerintah Indonesia – Undang-Undang No. 2 Tahun 2017 tentang Jasa Konstruksi
Pemerintah Indonesia – Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE)