Apa Itu Tender? Semua Hal Tentang Tender yang Perlu Diketahui!

Tender adalah aktivitas yang tak boleh dilewatkan oleh para bisnis. Melalui tender, para pebisnis bisa melakukan kerjasama yang baik dengan pihak lainnya, sehingga bisa menaikkan value bisnis agar bisa bertahan di pasar yang semakin ketat ini.

Lalu, apa itu tender sebenarnya? Bagaimana syarat dan tahapan yang harus dilalui dalam melakukannya? Tenang, kami akan membahasnya dengan lengkap di artikel ini. Jadi, simak sampai selesai ya!

Apa Itu Tender?

Sumber gambar: Pixabay

Secara bahasa, tender adalah proses penawaran atau pengajuan harga, memborong, atau menyediakan barang. Proses ini biasanya melibatkan kerjasama dengan perusahaan penyelenggara dan perusahaan penawar alias vendor.

Baca juga: Contoh Lengkap Surat Perjanjian Kerjasama untuk Semua Keperluan!

Di Indonesia, tender adalah kegiatan umum yang sering dilakukan oleh pemerintah maupun perusahaan swasta. Baik itu bersakala mikro, kecil, menengah, hingga besar sekalipun.

Tender ini juga diatur secara hukum, lho! Tepatnya pada PERPRES No. 12 Tahun 2021. Di situ juga dijelaskan mengenai pengertian vendor, yaitu metode pemilihan untuk mendapatkan penyedia barang atau pekerjaan konstruksi atau jasa lainnya.

Pengertian Tender Menurut Ahli

Selain pengertian di atas, berikut beberapa pengertian menurut para ahli:

–       Alfian Malik

Rangkaian kegiatan penawaran yang bertujuan untuk menyeleksi, mendapatkan, menetapkan, dan menunjuk perusahaan mana yang paling layak dan pantas untuk mengerjakan suatu paket pekerjaan.

–       Sudarsono

Hal yang berkaitan dengan kegiatan memborong pekerjaan atau menyuruh pihak lain untuk memborong ataupun mengerjakan sebagian maupun seluruh pekerjaan sesuai dengan kontrak atau perjanjian yang disepakati.

–       Guritno

Kontrak bisnis oleh supplier atau kontraktor untuk memborong/memasok barang/jasa tertentu yang bisa dilakukan dengan dua mekanisme, yaitu open bid tender (peserta bisa bersain dalam menurunkan harga) dan sealed bid tender (penawaran bermaterai sehingga peserta tak bisa menurunkan harga).

Baca juga: Apa Itu Procurement? Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!

Perbedaan Tender dan Lelang

Melihat beberapa pengertian di atas, tender memang terlihat sangat mirip dengan lelang. Namun, ada sedikit perbedaan di antara keduanya, yaitu dari ruang lingkupnya.

Seperti yang dijelaskan di atas, tender adalah suatu bentuk kerjasama bisnis. Sehingga biasanya hanya melibatkan perusahaan yang memang sama-sama berkepentingan dalam satu proyek bisnis.

Sedangkan lelang, ruang lingkupnya lebih luas karena sifatnya yang general. Pada lelang, proses penjualan dan penawaran terbuka untuk umum, sehingga siapapun bisa mengikutinya. Penawarannya pun juga bisa secara lisan atau tertulis dan dipimpin oleh pejabat lelang.

Namun, satu hal yang perlu Anda perhatikan adalah tender dan lelang dianggap sama di mata hukum. Sesuai yang tercantum pada PP No. 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang dan Jasa.

Fungsi dan Manfaat Tender

Berikut beberapa manfaat dan fungsi tender secara umum:

• Efektifitas yang lebih baik dalam mencari penawaran terkait barang atau jasa yang penyelenggara butuhkan.
• Mengurangi risiko penipuan di tengah-tengah kerjasama, sebab tender mengharuskan para pihak untuk terbuka dan transparan satu sama lain.
• Penyelenggara bisa mendapatkan penawaran terbaik dengan harga yang cukup bersaing
• Penyelenggara dan vendor bisa sama-sama merasakan peningkatan omzet
• Bisa berpengaruh positif pada track record vendor
• Kalau memang sudah cocok, biasanya penyelenggara akan bekerjasama dengan vendor dalam waktu yang lama
• Memperluas networking dan menambah relasi profesional di tengah pasar yang ketat dan kompetitif

Tujuan Tender

Menurut PERPRES No. 12 Tahun 2021, tujuan tender adalah sebagai berikut:

• Menghasilkan barang/jasa yang tepat dari setiap uang yang dibelanjakan, diukur dari aspek kualitas, kuantitas, waktu, biaya, lokasi, dan Penyedia
• Meningkatkan penggunaan produk dalam negeri
• Mendukung pelaksanaan penelitian dan
• Meningkatkan peran serta Usaha Mikro, Usaha Kecil, dan Koperasi;
• Meningkatkan peran Pelaku Usaha nasional
• Pemanfaatan barang/jasa hasil penelitian
• Meningkatkan keikutsertaan industri kreatif
• Mewujudkan pemerataan ekonomi dan memberikan perluasan kesempatan berusaha
• Meningkatkan Pengadaan Berkelanjutan.

Persyaratan Tender untuk Calon Vendor

Sebelum vendor bisa mengikuti aktivitas ini, ada beberapa syarat yang harus terpenuhi:

• Legalitas perusahaan: bisa dibuktikan dengan Akta Perusahaan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Tanda Daftar Perusahaan (TDP), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), dan dokumen lain yang sekiranya perlu.
• Mencari informasi pengadaan: terutama yang tersedia di portal e-procurement milik pemerintah daerah atau datang ke lembaga/instansi yang bersangkutan.
• Penawaran sesuai: barang atau jasa penawarannya harus sesuai dengan ketentuan, seperti garansi dan memberikan penawaran kualitas tertinggi.
• Teliti: terutama saat mengisi dokumen penawaran dengan memperhatikan penjelasan dan jangan merubah deskripsi pada dokumennya.
• Harus sesuai: barang atau jasa harus sesuai dengan spesifikasi, tipe, jenis, jumlah volume, dan keterangan lain sesuai dengan dokumen penawaran.

Tahapan Tender untuk Vendor

Secara umum, berikut tahapan tender yang harus vendor lalui:

• Penyelenggara mengirim undangan dan vendor menerimanya untuk mengikuti undangan tersebut.
• Proses pemberitahuan terbuka mengenai penilaian dan persyaratan selama berlangsungnya proses tender.
• Vendor lalu mengajukan proposal sesuai ketentuan yang ada.
• Menjelaskan penawaran langsung di hadapan penyelenggara, terutama bila vendor menerima undangan untuk presentasi proposal
• Pengumuman mengenai vendor yang lolos tahap presentasi tadi
• Terakhir, penyelenggara akan memilih dan menetapkan siapa vendor yang menang tender ini.

Kelola Undangan Tender Dengan Mekari Sign!

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai tender. Melalui artikel ini, Anda sudah belajar dengan mendalam mengenai topik ini. Mulai dari pengertian, fungsi, tujuan hingga tahapan untuk vendor. Tak terpungkiri kalau tender adalah salah satu cara terbaik untuk melakukan kerjasama bisnis agar mendapatkan barang atau jasa terbaik, kan?

Oh ya, terkadang vendor berada jauh dari penyelenggara, sehingga mengirim undangan melalui ekspedisi tentu memakan banyak waktu. Padahal bisa saja proses tender akan mulai dan penyelenggara membutuhkan produk segera. Untungnya, Anda tak perlu panik! Anda bisa memanfaatkan penyedia digital signature Indonesia di Mekari Sign. Yuk, coba!

Coba Mekari Sign Sekarang!