Apa itu Scope of Work Freelance? Ini Panduan dan Contohnya!

Format:

PDF

Download

Jumlah freelancer di Indonesia terus meningkat sejak pandemi. Dalam laporannya, Katadata mengutip data BPS yang mencatat bahwa pada Agustus 2020, ada 5,9 juta freelancer di sektor pertanian, sementara pekerja formal justru turun hingga 11% di periode yang sama.

Pergeseran ini menunjukkan makin populernya sistem kerja fleksibel. Tanpa perjanjian kerja yang jelas, freelancer berisiko menghadapi revisi berulang, tenggat yang tidak jelas, hingga ekspektasi klien yang sulit dikendalikan.

Menyusun Scope of Work menjadi langkah krusial untuk mencegah risiko tersebut. Dokumen ini merinci tugas, tanggung jawab, dan batasan kerja sejak awal sehingga proyek dapat berjalan profesional dan minim salah paham.

Apa Itu Scope of Work ?

Scope of Work (SOW) adalah dokumen formal yang menjelaskan ruang lingkup suatu proyek secara rinci, mulai dari tujuan, metode pelaksanaan, hingga hasil yang diharapkan. Pihak-pihak yang terlibat menyusun dokumen ini sebelum menandatangani kontrak dan menggunakannya sebagai acuan selama proyek berlangsung.

SOW membantu semua pihak memahami peran, tanggung jawab, serta ekspektasi yang telah disepakati. Dengan dokumen ini, perusahaan dan freelancer bisa menghindari miskomunikasi, mencegah scope creep, serta memudahkan evaluasi dan revisi.

Mengapa Freelancers Perlu Scope of Work?

Bagi freelancer, SOW berfungsi sebagai fondasi kerja profesional yang melindungi hak dan memastikan arah kerja yang jelas, dengan manfaat sebagai berikut:

• Mencegah scope creep: Menetapkan batasan kerja sejak awal.
• Menyamakan ekspektasi: Menjelaskan tugas, hasil, dan tenggat waktu.
• Meningkatkan profesionalisme: Menunjukkan kredibilitas dan kesiapan kerja.
• Mempermudah evaluasi: Menyediakan indikator dan hasil terukur.
• Memberikan perlindungan hukum: Menjadi bukti tertulis jika terjadi sengketa.

Baca juga: Pentingnya Asuransi Untuk Freelancer Dengan Lengkap!

Mengapa Perusahaan Butuh Scope of Work dengan Freelancer?

Bagi perusahaan, SOW menjadi alat penting untuk menjaga kelancaran kerja sama dengan freelancer, seperti:

• Menetapkan ekspektasi secara jelas: Menghindari salah paham terkait tugas dan hasil.
• Mendokumentasikan kesepakatan: Menjadi acuan formal bila terjadi perubahan sepihak.
• Meningkatkan akuntabilitas: Memastikan freelancer bekerja sesuai target dan jadwal.

Baca juga: Pentingnya Asuransi Untuk Freelancer Dengan Lengkap!

Legalitas Scope of Work di Indonesia

Meskipun lebih umum di ranah bisnis internasional, dokumen Scope of Work tetap memiliki kekuatan hukum di Indonesia, asalkan disepakati oleh kedua belah pihak, tidak melanggar hukum, dan dibuat dengan itikad baik.

Dokumen Scope of Work, ketika dibuat dan disepakati secara sah oleh kedua belah pihak, baik melalui tanda tangan basah maupun digital, memiliki kekuatan hukum yang setara dengan kontrak kerja formal. Ini penting terutama dalam kerja sama freelance yang sering kali tidak tercakup dalam struktur kerja tetap.

Yocky

Legal Professional di Mekari

1. Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata)

• Pasal 1313 KUHPerdata:
  Menyatakan bahwa “perjanjian adalah suatu perbuatan dengan mana satu orang atau lebih mengikatkan dirinya terhadap satu orang lain atau lebih.”

Artinya, dokumen Scope of Work yang ditandatangani sebagai bagian dari kontrak, baik dalam bentuk cetak maupun elektronik, memiliki kedudukan hukum yang sah dalam hubungan kerja atau bisnis.

2. Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE)

• Pasal 5 Ayat (1) menyebutkan bahwa:
  “Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah.”
  Ini berarti, Scope of Work yang dikirim, disetujui, atau ditandatangani secara digital memiliki kekuatan pembuktian yang sama dengan dokumen fisik
• Peraturan ini kemudian diperkuat oleh UU No. 19 Tahun 2016, yang merupakan perubahan atas UU ITE sebelumnya dan mempertegas pengakuan terhadap transaksi serta dokumen digital.

3. Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

• Meski tidak menyebut Scope of Work secara langsung, undang-undang ini mengatur hubungan kerja antara pemberi kerja dan pekerja, termasuk dasar legal dari perjanjian kerja dan hak serta kewajiban para pihak.
• Dalam konteks freelancer dan pekerja kontrak, SOW dapat menjadi bukti tertulis atas ruang lingkup pekerjaan yang disepakati kedua belah pihak.

Baca juga: Apa Itu Dokumen Digital dan Pentingnya dalam Proses Hukum

Elemen Penting dalam Scope of Work

Berikut adalah komponen penting yang harus disertakan dalam setiap dokumen SOW, khususnya untuk proyek freelance:

• Pahami Kebutuhan Proyek: Langkah pertama adalah memahami ruang lingkup dan tujuan proyek. Ini mencakup latar belakang proyek, kebutuhan klien, serta hasil akhir yang diharapkan. Pemahaman yang tepat akan memudahkan dalam menyusun deliverables secara presisi.
• Sesuaikan Template Scope of Work: Gunakan template dasar yang kemudian dikustomisasi sesuai jenis proyek, industri, dan durasi. Penyesuaian ini membuat dokumen lebih relevan dan tidak bersifat generik.
• Definisikan Deliverables: Rincikan hasil kerja yang harus diserahkan, baik berupa produk, layanan, maupun dokumen. Setiap deliverable perlu memiliki deskripsi yang spesifik agar tidak menimbulkan interpretasi berbeda.
• Tentukan Timeline Proyek: Jabarkan durasi proyek dan batas waktu setiap tahapan. Penjadwalan ini membantu kedua belah pihak memantau progres dan menyesuaikan sumber daya.
• Tetapkan Milestone: Tentukan titik-titik evaluasi atau penyelesaian tahapan proyek yang penting. Milestone berfungsi sebagai pengukur kinerja sekaligus dasar untuk penagihan bila diperlukan sistem pembayaran bertahap.
• Tinjau dan Dapatkan Persetujuan Klien: Sebelum proyek dimulai, pastikan seluruh isi SOW ditinjau bersama dan disetujui oleh klien. Langkah ini mencegah potensi perselisihan dan memperjelas ekspektasi.

Cara Menggunakan Scope of Work Freelancer

Agar efektif dan minim kesalahpahaman, Scope of Work harus memuat beberapa elemen utama berikut ini:

1. Pahami Kebutuhan Proyek Secara Menyeluruh

Sebelum menyusun SOW, penting untuk memahami ruang lingkup dan tujuan proyek secara detail.
Freelancer perlu menggali informasi tentang latar belakang proyek, kebutuhan spesifik klien, target yang ingin dicapai, serta batasan-batasan yang ada. Dengan pemahaman menyeluruh, dokumen SOW akan lebih akurat dan sesuai ekspektasi semua pihak.

2. Sesuaikan Template Scope of Work dengan Jenis Proyek

Gunakan template SOW sebagai dasar, namun pastikan untuk menyesuaikannya dengan karakteristik proyek.
Faktor yang perlu diperhatikan antara lain jenis layanan yang diberikan (desain, penulisan, pengembangan web, dll.), industri klien, durasi proyek, dan kompleksitas tugas. Template yang tepat akan mempercepat proses penyusunan dokumen sekaligus memastikan semua aspek penting tercakup.

3. Definisikan Deliverables dengan Spesifik dan Terukur

Deliverables adalah hasil konkret yang harus diserahkan freelancer kepada klien.
Setiap deliverable perlu dijelaskan secara spesifik: termasuk jumlah, format, spesifikasi teknis, dan standar kualitas yang diharapkan. Penjelasan ini akan menghindari interpretasi ganda dan menjadi dasar evaluasi kinerja proyek.

4. Tentukan Timeline Proyek yang Realistis

Timeline proyek harus disusun secara rinci, mencakup tanggal mulai, tenggat waktu tiap deliverable, serta deadline akhir.
Penjadwalan realistis membantu mengatur ekspektasi, menghindari keterlambatan, serta menjadi referensi utama dalam monitoring progres.

5. Tetapkan Milestone sebagai Titik Evaluasi

Milestone adalah tahapan kunci dalam perjalanan proyek yang berfungsi sebagai titik evaluasi.
Contohnya: penyelesaian draft pertama, pengiriman desain awal, atau penerbitan modul uji coba.
Menetapkan milestone memungkinkan klien memantau perkembangan proyek dan freelancer dapat mengelola pembayaran bertahap berdasarkan progres.

6. Tinjau, Revisi, dan Dapatkan Persetujuan Final dari Klien

Sebelum proyek dimulai, freelancer wajib meninjau seluruh isi SOW bersama klien.
Jika diperlukan, lakukan revisi untuk menyempurnakan detailnya. Setelah kedua belah pihak setuju, sahkan dokumen dengan tanda tangan digital untuk menguatkan kesepakatan secara hukum dan mempercepat eksekusi proyek.

Baca juga: Contoh Kontrak Kerja Freelance & Tips Penyusunannya

Contoh Template Scope of Work Freelancer

Butuh dokumen pendukung lainnya? Unduh juga template kontrak kerja freelance di sini.

Tips Umum dalam Menyusun Scope of Work

Agar proyek berjalan efektif dan minim miskomunikasi, terapkan tips berikut saat menyusun Scope of Work:

• Gunakan Bahasa Jelas: Tulis deskripsi tugas, deliverables, dan batasan kerja dengan kalimat singkat, tegas, dan tanpa istilah ambigu.
• Rinci Deliverables: Jabarkan hasil kerja dengan format, jumlah, dan standar yang spesifik. Misalnya, “laporan keuangan bulanan dalam format Excel X.”
• Tentukan Timeline: Atur jadwal kerja dengan tanggal mulai, tenggat penyelesaian, dan estimasi durasi untuk setiap tahap proyek.
• Batasi Jumlah Revisi: Tetapkan berapa kali revisi diperbolehkan, misalnya maksimal 2 revisi ringan, dan jelaskan perbedaan revisi minor dan mayor.
• Atur Mekanisme Komunikasi: Tentukan kanal komunikasi utama (email, Slack, Zoom) dan jadwal evaluasi rutin seperti weekly update atau monthly review.
• Integrasikan SOW ke Kontrak: Lampirkan Scope of Work sebagai bagian sah dari perjanjian kerja untuk memperkuat aspek legalnya.
• Update Secara Berkala: Tinjau dan perbarui SOW jika ada perubahan ruang lingkup, deliverables, atau timeline. Pastikan perubahan disetujui kedua pihak.

Baca juga: Tips Work from Home agar Tetap Produktif dan Profesional

Itulah penjelasan lengkap mengenai Scope of Work, mulai dari pengertian, manfaat, elemen penting, hingga cara menggunakannya secara efektif bersama freelancer. Dokumen ini membantu memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama terhadap ruang lingkup kerja dan hasil yang diharapkan.

Baik dari sisi HR maupun freelancer, menyusun SOW yang jelas dapat mencegah konflik, meningkatkan akuntabilitas, serta memperkuat kerja sama profesional. Pastikan setiap poin penting terdokumentasi dengan baik dan disepakati kedua belah pihak sebelum proyek dimulai.

Untuk kemudahan dan legalitas dokumen SOW, Anda bisa memanfaatkan Mekari Sign yang menyediakan tanda tangan digital tersertifikasi dan e-Meterai resmi. Dengan solusi digital ini, proses validasi dokumen jadi lebih cepat, sah secara hukum, dan aman dilakukan kapan saja.

Amankan kesepakatan proyek Anda! Tanda tangani Scope of Work secara digital dengan Mekari Sign

Coba Gratis

Referensi

• Peraturan Pemerintah Republik Indonesia. (2008). Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE).
• Peraturan Pemerintah Republik Indonesia. (2016). Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
• Peraturan Pemerintah Republik Indonesia. (n.d.). Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
• Project Management Institute. (2013). Pulse of the Profession: High Cost of Low Performance.