- Bentuk tanda tangan dokter yang sulit dibaca tidak otomatis membuat dokumen tidak sah. Identitas penanda tangan dan proses pengesahannya perlu dapat diperiksa.
- Jenis dokumen menentukan siapa yang harus menandatangani. Pada informed consent, misalnya, pasien atau wakilnya yang menandatangani persetujuan tertulis.
- UU 17/2023 mewajibkan setiap catatan rekam medis memuat nama, waktu, dan tanda tangan tenaga medis atau tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan.
- Risiko penyalahgunaan tanda tangan dapat dikurangi melalui pembatasan akun, pengaturan kewenangan, dan validasi dokumen.
- Mekari Sign sebagai Intelligent Contract Management Software (ICMS), mendukung tanda tangan elektronik tersertifikasi yang dapat diintegrasikan ke sistem rumah sakit.
Dokumen pelayanan bisa tertahan ketika tanda tangan dokter belum tersedia atau penerima tidak dapat memastikan siapa yang mengesahkannya. Pada rekam medis, UU Nomor 17 Tahun 2023 mewajibkan setiap catatan memuat nama, waktu, dan tanda tangan tenaga medis atau tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan atau tindakan.
Karena itu, tanda tangan dokter perlu dikelola sebagai bagian dari kontrol dokumen. Tanda tangan dokter adalah pengesahan pada dokumen pelayanan kesehatan yang mengaitkan identitas dokter dengan catatan atau instruksi medis yang disahkannya sesuai kewenangan.
Artikel ini membahas dokumen yang memerlukan pengesahan, ketentuan keabsahan tanda tangan, risiko pemalsuan, dan kontrol yang dapat diterapkan rumah sakit melalui sistem elektronik.
Kenapa tanda tangan dokter sering sulit dibaca?
Setiap dokter memiliki bentuk tanda tangan sendiri. Ada yang menulis nama secara lengkap, ada pula yang menggunakan paraf atau rangkaian goresan singkat. Karena itu, tanda tangan tidak selalu mudah dikenali oleh orang yang belum terbiasa melihatnya.
Bagi rumah sakit, keterbacaan goresan bukan satu-satunya dasar pemeriksaan. Nama dan identitas dokter harus tercantum dengan jelas, sementara proses pengesahan perlu dapat dikaitkan dengan dokter yang bersangkutan. Pada dokumen elektronik, penerima juga perlu memiliki cara untuk memeriksa identitas penanda tangan dan keutuhan dokumen.
Dokumen apa saja yang memerlukan pengesahan dokter?
Dokter mengesahkan berbagai dokumen selama pelayanan pasien. Namun, pihak yang menandatangani berbeda menurut tujuan dokumen dan kewenangannya.
| Dokumen | Pihak yang menandatangani | Fungsi pengesahan |
|---|---|---|
| Catatan rekam medis | Tenaga medis atau tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan atau tindakan. | Mengidentifikasi pemberi pelayanan dan mengesahkan catatan yang dibuat. |
| Resume medis | DPJP sesuai tanggung jawab dan prosedur rumah sakit. | Mengesahkan ringkasan pelayanan pasien. |
| Resep obat | Dokter atau dokter gigi yang berwenang menerbitkan resep. | Mengesahkan instruksi penggunaan obat. |
| Surat keterangan sakit atau sehat | Dokter yang melakukan pemeriksaan dan menerbitkan keterangan. | Menyatakan kondisi kesehatan berdasarkan pemeriksaan. |
| Surat rujukan | Tenaga medis atau tenaga kesehatan yang berwenang sesuai prosedur rujukan. | Mendukung pemindahan atau tindak lanjut pelayanan pasien. |
| Informed consent | Pasien atau wakilnya menandatangani persetujuan tertulis. Tenaga medis atau tenaga kesehatan menjadi saksi. | Mendokumentasikan persetujuan pasien atas tindakan pelayanan kesehatan. |
Perbedaan pihak penanda tangan penting saat rumah sakit mengatur alur persetujuan elektronik. Menurut UU Nomor 17 Tahun 2023 Pasal 293 ayat (8), persetujuan tertulis tindakan pelayanan kesehatan ditandatangani pasien atau wakilnya dan disaksikan tenaga medis atau tenaga kesehatan. Sementara itu, Pasal 296 ayat (4) mengatur tanda tangan pemberi pelayanan pada setiap catatan rekam medis.
Untuk pengelolaan dokumen elektronik, rumah sakit juga perlu memahami ketentuan TTE pada RME, terutama terkait identitas tenaga yang mengesahkan catatan.
Apa yang membuat tanda tangan dokter sah secara hukum?
Keabsahan tanda tangan tidak ditentukan hanya dari bentuk goresannya. Untuk dokumen elektronik, Pasal 11 UU Informasi dan Transaksi Elektronik mengatur persyaratan TTE, termasuk keterkaitan data pembuatan tanda tangan dengan penanda tangan, identifikasi pihak yang menandatangani, dan kemampuan mendeteksi perubahan setelah penandatanganan.
PP Nomor 71 Tahun 2019 membedakan TTE tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. Keduanya dapat memiliki kekuatan hukum jika memenuhi persyaratan Pasal 59 ayat (3). TTE tersertifikasi secara khusus menggunakan Sertifikat Elektronik yang diterbitkan PSrE Indonesia dan perangkat pembuat tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Untuk rekam medis, Pasal 31 Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 menyebut bahwa RME dapat dilengkapi TTE sebagai alat verifikasi dan autentikasi isi rekam medis serta identitas penanda tangan. Artinya, rumah sakit dapat menerapkan mekanisme tersebut untuk mendukung pengesahan catatan elektronik sesuai ketentuan yang berlaku.
Rumah sakit dapat mempelajari peran Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) ketika mengevaluasi penyedia TTE. Istilah tanda tangan elektronik dan tanda tangan digital juga memiliki konteks berbeda, sebagaimana dijelaskan dalam artikel perbedaan tanda tangan elektronik dan tanda tangan digital.
Apa risiko pemalsuan tanda tangan dokter bagi rumah sakit?
Gambar tanda tangan yang dipindai dapat disalin dan ditempel pada dokumen lain. Jika tidak ada mekanisme verifikasi, penerima akan kesulitan memastikan apakah dokter benar-benar menyetujui isi dokumen tersebut.
Risiko serupa muncul ketika beberapa pengguna berbagi akun atau dokumen yang sudah disahkan masih dapat diubah tanpa pemeriksaan. Masalah ini dapat memengaruhi keandalan dokumen rekam medis, surat keterangan, maupun dokumen pendukung klaim.
KUHP Nasional melalui UU Nomor 1 Tahun 2023 mengatur beberapa perbuatan yang berkaitan dengan pemalsuan dokumen:
- Pasal 391: pemalsuan atau penggunaan surat palsu yang dapat menimbulkan kerugian.
- Pasal 395: dokter memberikan surat keterangan mengenai kondisi kesehatan atau kematian seseorang yang tidak sesuai keadaan sebenarnya.
- Pasal 396: pembuatan, pemalsuan, atau penggunaan surat keterangan dokter yang tidak benar dengan maksud menyesatkan pejabat berwenang atau penanggung asuransi.
Ketiga pasal tersebut mengatur unsur perbuatan yang berbeda. Kesalahan administrasi atau tanda tangan yang sulit dibaca tidak otomatis termasuk tindak pidana. Penilaian hukum bergantung pada fakta dan unsur perbuatan dalam setiap kasus.
Untuk mengurangi risiko penyalahgunaan, rumah sakit dapat menerapkan empat kontrol berikut:
- Gunakan akun pribadi untuk setiap dokter. Hindari menyimpan file gambar tanda tangan yang dapat digunakan bersama.
- Atur hak akses berdasarkan peran dan kewenangan pengguna di SIMRS.
- Gunakan mekanisme tanda tangan yang memungkinkan penerima memeriksa identitas penanda tangan dan perubahan dokumen.
- Simpan riwayat aktivitas penandatanganan agar tim dapat menelusuri proses pengesahan.
Kontrol tersebut membantu mengurangi peluang pemalsuan tanda tangan dan mendukung upaya pencegahan fraud pada dokumen pelayanan. Rumah sakit juga dapat menyediakan prosedur pemeriksaan bagi pihak yang menerima dokumen, misalnya dengan panduan cara verifikasi tanda tangan digital.
Bagaimana TTE tersertifikasi meningkatkan keamanan dokumen medis?
Melalui integrasi API, rumah sakit dapat menghubungkan proses tanda tangan elektronik tersertifikasi ke SIMRS. Dokter mengesahkan dokumen dari sistem yang sudah digunakan, sementara identitas penanda tangan dan keutuhan dokumen dapat diperiksa melalui validasi sertifikat elektronik.
Mekari Sign sebagai Intelligent Contract Management Software (ICMS) menyediakan layanan TTE tersertifikasi melalui kemitraan dengan PSrE PT Tilaka Nusa Teknologi. Fitur eKYC mendukung verifikasi identitas, sedangkan OpenAPI menghubungkan proses penandatanganan dengan SIMRS. Pengaturan akun dan kewenangan dokter tetap dikelola oleh rumah sakit.
Penerapan integrasi ini sudah dilakukan oleh RS Raudhah Bangko untuk penandatanganan RME dan dokumen klaim BPJS. Berdasarkan studi kasus RS Raudhah Bangko, sebanyak 29 dokter menggunakan sistem tersebut dengan waktu penandatanganan sekitar 10–15 detik per dokumen.
Pengalaman tersebut menunjukkan bahwa rumah sakit dapat mempercepat pengesahan dokumen medis tanpa harus mengganti SIMRS yang sudah berjalan. Melalui solusi Mekari Sign untuk rumah sakit dan klinik, proses TTE tersertifikasi dapat diintegrasikan ke sistem operasional sesuai kebutuhan fasilitas kesehatan.
